原始地質資料10.4.13

《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》

講稿全國地質資料館2009年5月一、原始地質資料的重要性二、《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》編制過程介紹三、《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》簡介四、原始地質資料立卷歸檔工作的原則及方法五、原始地質資料文件的分類六、原始地質資料立卷歸檔中的幾個需要注意事項七、新舊標準分類對照提綱一、原始地質資料的重要性

原始地質資料是地質勘查、科學研究工作中取得的第一手數(shù)據(jù)資料，是編寫最終成果地質報告的基礎和依據(jù)。原始地質資料信息資源豐富、數(shù)據(jù)相對準確，有著成果地質資料不能替代的重要作用。

（1）在有些原始地質資料中，所涉及的地質、礦產數(shù)據(jù)信息，鑒于當時科學技術水平的限制，不能正確或全部正確地進行解釋，所作出的結論可能不十分準確，甚至完全不準確。隨著科學技術水平的發(fā)展，人們可能需要重新查閱這些原始地質資料，重新提取數(shù)據(jù)進行理解或解釋，尋找更接近真相的答案，一旦取得突破，將會創(chuàng)造巨大的經濟價值和社會價值。

（2）有些編寫者在編寫成果地質報告時，會挑選使用原始地質資料來支持自己的結論。對不符合自己結論的某些數(shù)據(jù)可能會棄之不用。這樣得出的結論有可能是片面的、不準確的。如果將全部原始地質、礦產數(shù)據(jù)綜合分析來看，由于各自觀點不同、站的角度不同、研究水平不同，可能會得出不同甚至完全相反的結論。最近還發(fā)現(xiàn)有地質報告有造假現(xiàn)象，這就更需要用原始地質資料進行核對,揭穿造假，還原真相，避免對國家、集體或個人造成巨額經濟損失或不良的社會效果。

（3）在成果地質資料印刷出版過程中，由于打字、排版時校對不夠嚴格，很可能發(fā)生手誤、筆誤等錯誤，會產生某些數(shù)據(jù)與結論有矛盾的情況。這就需要查閱原始地質資料中的原始數(shù)據(jù)，一旦發(fā)現(xiàn)錯誤，就可以進行糾正。二、《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》

編制過程介紹

2006年儲量司下達任務，全國地質資料館向國家檔案局申請立項，《國家檔案局關于印發(fā)<全國檔案工作標準化委員會第十五次年會會議紀要>的通知》中將《地質檔案立卷歸檔規(guī)則》列入2007年檔案工作行業(yè)標準制定計劃。（一）項目任務來源

2000年開展立項工作

2001年起草征求意見稿向全國征求意見

2002年完成送審稿《地質測繪檔案立卷歸檔規(guī)則》《地球物理地球化學勘查檔案立卷歸檔規(guī)則》《固體礦產勘查地質檔案立卷歸檔規(guī)則》《區(qū)域地質調查檔案立卷歸檔規(guī)則》《水文地質工程地質環(huán)境地質災害地質勘查檔案立卷歸檔規(guī)則》以下五個標準并未出臺發(fā)布（二）編寫工作過程

調研、咨詢討論調研：地球物理地球化學勘查研究所北京市水文地質工程地質大隊北京市地質勘查技術院黑龍江地調總院等單位咨詢：四川省地質資料館成都地質礦產研究所西安地質礦產研究所黑龍江省測繪院等單位討論：項目組與部分單位，項目組內部就立卷歸檔問題組織多次研討會進行討論交流。（二）編寫工作過程征求意見

（1）征求范圍

印發(fā)全國31個?。▍^(qū)、市）及中國地質調查局（2）反饋情況提出意見單位：21個；無意見單位數(shù)：11個（3）采納情況有效意見：91條采納63條，占69.2%；未采納28條，占30.8％。無關意見：9條疑問性問題：12條（二）編寫工作過程（1）組織國土系統(tǒng)內專家進行評審。（2）組織檔案專業(yè)專家進行評審（3）送審檔案局（4）檔案局發(fā)布（2008－06－20）

DA/T41－20082008－09－01實施（三）評審、送審和發(fā)布標準編制原則

（1）承前啟后，保持工作連續(xù)性。（2）符合當前工作實際和科技發(fā)展的需要。（四）標準編制原則及特點60－80年代辦法2002年版本2008年版本載體分類信息分類地質工作階段

標準特點按專業(yè)制定標準三、《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》

簡介1.原始地質資料：在進行地質工作時直接形成或采集的、反映地質現(xiàn)象或地質體的、以各種載體類型存在的原始記錄、數(shù)據(jù)及中間性解譯資料、最終地質工作成果原稿等。

2.地質檔案：地質工作中形成的對國家和社會具有保存價值的并歸檔保存的原始地質資料。

3.電子文件：在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。（一）確定標準中的一些術語和定義

4.立卷歸檔：根據(jù)原始地質資料形成規(guī)律和特點，按有關要求收集齊全，系統(tǒng)整理，組成案卷，移交地質檔案部門統(tǒng)一管理的過程。

5.案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。

6.件：歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，正文、表冊、附件、圖冊等一冊（本）文件為一件；以能獨立有效使用的電子文件（夾）為一件，數(shù)據(jù)庫或軟件文件夾為一件。（二）原始地質資料的歸檔范圍

地質工作中形成的具有保存價值的原始地質資料，均屬歸檔范圍。（三）卷內文件的分類

根據(jù)原始地質資料的形成規(guī)律、形式特征和內在聯(lián)系，案卷內的原始地質資料劃分為“底、測、觀、探、樣、試、錄、像、綜、文”10類。具體的分類方法將在后面的原始地質資料工作方法中詳細講解。（四）文件的編號

原始地質資料立卷歸檔最重要的工作就是建立為所有文件建立目錄

。

本規(guī)則規(guī)定文件號是由案卷號、卷內類別代號、件號組成：

案卷號：立卷歸檔時由地質檔案部門賦予案卷的代碼。

類別號：用規(guī)則中給定的類別代號表示。

件號：也就是各類中文件排列的順序號，以件為單位從1開始編流水號，一件一號。件號采用四位阿拉伯數(shù)字表示，不足四位的前面填充“0”。檔號（文件號）結構為：案卷號+類別號+件號。示例：檔號12345D0033中，12345為案卷號；D為卷內類別代號，代表成果底稿底圖類；0033為件號，代表“底”字類中第33個文件。

為便于理解，在這里我們要分析一下成果地質資料與原始地質資料的不同歸檔分類方式。在成果地質資料中，我們把案卷號稱作檔號。在原始地質資料管理中我們是把文件號稱為檔號。

在成果地質資料中，是按文、審、圖、表、件進行分類的。在原始地質資料中是按“底”、“測”、“觀”等等進行分類的。成果地質資料按文件類型分類，原始地質資料按文件內容分類。

一般地說，成果地質資料在文件印制時已經把文件號的部分信息印在文件封面上了。比如：“附圖1”、“附圖2”、“附圖3”、“附表1”、“附表2”等等。由于成果地質資料的分類為簡單的文件類型分類，各工作單位都很已好掌握。所以在印制成果地質資料時，把文件分類信息印在了文件的封面上，我們只需在文件上注記案卷號即可。其實它的每一個文件號同樣是案卷號+分類號+件號在原始地質資料立卷歸檔中，檔號也叫文件號是一組連續(xù)排列的字符。示例：檔號12345D0033中，12345為案卷號；D為卷內類別代號，代表成果底稿底圖類；0033為件號。（五）文件目錄的組織

文件目錄是由若干個文件條目構成。每個文件條目是由“序號”、“類別代字或代號”、“文件題名”、“單位”、“數(shù)量”、“密級”、“載體”、“紙介質盒（袋）號”、“電磁載體編號”、“文件字節(jié)數(shù)”、“備注”等信息項組成?！靶蛱枴笔俏募目偂靶蛱枴?。文件分為10類，其排序是按“底”、“測”、“觀”、“探”、“樣”、“試”、“錄”、“像”、“綜”、“文”順序排列的。這個順序是不能改變的，如果某一類沒有，應按順序排列后面類別的文件。

在各個類中，文件的排列順序應基本按《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》中附錄A的順序排列，也可按原始地質資料文件形成的時間順序或本單位歷史上原始地質資料分類文件排列習慣排列。

以件為單位，從1開始編流水號，一件一號，采用四位阿拉伯數(shù)字表示，不足四位的前面填充“0”。這種不足四位前面填充“0”的編號形式，為今后建立原始地質資料目錄數(shù)據(jù)庫打下基礎。（六）紙質文件材料立卷歸檔的一般要求

在室內進行原始地質資料文件編寫、繪制時，書寫墨水應使用碳素或文件記錄墨水，要求書寫工整，符號清晰，著色符合規(guī)范標準，文字、圖等符號應著墨牢固。不應使用圓珠筆、彩色筆等易褪筆跡的材料書寫。野外記錄應使用適于野外記錄并利于長期保存的書寫材料，對點號、巖層產狀、地層代號、厚度、長度、面積、體積及坐標等重要數(shù)據(jù)、重要地質現(xiàn)象素描圖、采樣符號以及各種圖件均應著墨。（七）電子文件立卷歸檔的一般要求

電子文件的數(shù)據(jù)組織形式，應根據(jù)資料類別、數(shù)據(jù)成果特點、成果單元構成形式或參考利用方式而定，以方便地質檔案管理和利用。參考附錄A中的歸檔類目組織文件（依據(jù)內容進行分類排序），擬定名稱（電子文件名就是檔號，文件夾的名稱，依不同級次分別用案卷號、案卷號＋分類代碼、檔號作為名稱），建立文件夾，將電子文件存入文件夾中。a）每一項地質工作的電子文檔（也就是一個案卷）以一個獨立的子目錄置于根目錄下，(一級子目錄：就是以案卷號為條目組織的目錄)子目錄名即為該地質工作形成的地質檔案的案卷號，該份電子文檔的所有電子文件均置于此子目錄下。地質檔案文件目錄、備考表電子文件登記表放在一級子目錄下；

b）在一級子目錄下按卷內類別建立二級子目錄，分別用于直接存放該份電子文檔相應類別所有的電子文件，二級子目錄名為案卷號+類別代號，如“331D”；c）如果二級子目錄下需建三級子目錄，在二級子目錄下應按照一件文件一個子目錄的原則，再建立若干個三級子目錄，每一個子目錄的名字是該件所對應檔號(文件號)，它們將分別用于存放該文件及其運行時所必須的相關文件（如二次開發(fā)軟件、系統(tǒng)庫、字庫和文件等），且這些相關文件要存放在一個獨立的文件夾中。如果各件電子文件是用同一工具軟件形成的，運行時所必須的相關文件相同，則可以將這些相關文件以一個獨立文件夾的形式直接放在該二級目錄下，但應在電子文件登記表中進行說明；

d）如果三級子目錄下還需再建立其它的子目錄，那么創(chuàng)建后應在電子文件使用說明書中進行說明。e)電子文件數(shù)據(jù)信息及載體的歸檔要求同一案卷（或類目）的數(shù)據(jù)應存儲在一張光盤（磁帶、磁盤等）內。若一張光盤（磁帶、磁盤等）空間不夠，可存儲在多張光盤（磁帶、磁盤等）上。電子文件的載體，應采用利于長期保存的高質量載體，可參照GB/18894《電子文件歸檔與管理規(guī)范》有關規(guī)定。本標準推薦采用的載體為只讀光盤。不應用軟磁盤作為歸檔電子文件的載體。歸檔的電子文件的載體應無劃痕、斑點、霉變、變形等損傷，應能在通用讀取設備上正確讀取且不攜帶病毒。

電子文件所提供的信息，應齊全、完整、準確。電子文件一般不加密，如已加密應將密鑰同時歸檔。電子文件數(shù)據(jù)文件格式應采用通用標準格式，便于數(shù)據(jù)交換和共享，具體可參照國土資發(fā)〔2006〕210號《關于印發(fā)<成果地質資料電子文件匯交格式要求>的通知》中相關規(guī)定。不宜制作壓縮電子文件。電子文件應附有地質檔案文件目錄、備考表及電子文件登記表，并打印紙質文件以備查閱。存儲電子文件的載體上應附有外標簽，標簽內應填寫地質檔案案卷號、載體號、題名、寫入數(shù)據(jù)日期等（見圖）。四、原始地質資料立卷歸檔工作的原則及方法

原始地質資料立卷歸檔工作的基本原則“完整有序”。完整：就是在地質生產及科研工作中產生的所有有保存價值的文件、信息材料都要進行立卷歸檔，歸檔文件的內容要素構成應完整，并符合地質規(guī)范的要求。也就是說，文件材料數(shù)量要齊全，其內容構成也要齊全。有序：就是歸檔的原始地質資料每一個案卷的管理要有序，每一個案卷中所有文件材料及信息管理也要有序。也就是要按照《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》進行分類排序，建立卷內目錄。只有有序才能對原始地質資料進行有效管理，才能提供優(yōu)質服務。（一）立卷歸檔工作原則（二）立卷工作方法

資料工作人員要通過項目評審或其他途徑，及時掌握本單位各項目的完成時間，督促項目組及時進行原始地質資料的立卷歸檔，并對項目組原始地質資料的立卷歸檔工作進行指導。包括：協(xié)助項目組完成案卷內文件材料分類，建立目錄索引表、編制文件目錄及正確填寫備考表等。同時，資料室工作人員需提示項目組人員對文件中該著墨的文字、符號、線條都要著墨。文件材料的書寫要符合檔案管理的要求。

在項目組完成原始地質資料立卷后，資料室工作人員應到項目組，對該原始地質資料的立卷質量進行實地檢查。檢查合格后，項目組將立卷的原始地質資料移交到資料室，辦理移交手續(xù)，填寫備考表（見附件四），進行歸檔。（三）歸檔工作方法1．索取案卷號并填寫總帳資料室需給歸檔的原始地質資料索取案卷號。即從總賬簿中索取案卷號，并填寫總帳。案卷號一般地說是一個大流水號，按歸檔時間順序排號。有些資料室是按分類編號的方法進行管理的，同樣也要索號，填寫總帳。有了案卷號，這份原始地質資料就固定了它在原始地質資料庫中的排列順序及相應的存放位置。2．建立卷內目錄卷內目錄包括封面、索引目錄、文件目錄、備考表等。首先應建立文件目錄，就是將卷內所有文件材料進行分類，并按規(guī)定順序組織建立文件目錄。建立目錄就首先要知道一個目錄條目的構成形式。它是由文件總順序號、類別代字、類中文件序號、文件題名、單位、數(shù)量、密級、保管期限、載體形式、紙介質盒（袋）號、電磁載體編號、電子文件名或文件夾名、文件字節(jié)數(shù)及備注等組成。

建立文件目錄一般先從紙質目錄部分開始，然后才能建立相應的電子文件目錄。這是因為電子文件目錄要與紙質文件目錄在編號上取得一致，但有時，電子文件與紙質文件并不是一一對應的。

如果一個電子文件對應多個紙質文件，如分幅圖，如果它在紙質文件中有4個實物，而在電子文件中是1個文件。在文件目錄中，紙質文件按實際數(shù)量編號的，那么在文件目錄中，電子文件號就取所對應紙質文件的最小號（見附件二）。

如果分幅圖紙其紙質文件目錄的編號是一幅4分圖編一個文件號，與電子文件一致就沒有矛盾了（見附件三）。

在建立文件目錄時，對于分幅圖件的處理有兩種方法。一是每個物理上獨立的圖件占一個文件號；二是整個圖幅占一個文件號。兩種方法的側重點不同。第一種方法是側重實物管理，使每一文件都有一個檔號（文件號），在實物管理中，文件數(shù)量清楚，在統(tǒng)計資料總件數(shù)時也比較方便；第二種方法是側重目錄服務，使文件目錄更加簡潔、邏輯更為合理。第二種方法由于多張分幅圖件在紙質資料中視為一個文件，所以具有相同的編號，這樣，在實物管理中容易產生問題。為了不產生問題，就要人為再增加一個記號，比如我們在文件注記時，注記檔號后加一個1/4、2/4、3/4、4/4等。3．注記檔號在原始地質資料中，每一份紙質文件材料都要標注檔號。書本式文件注記在文件右上角：圖件類文件注記在圖簽附近。注記檔號不能遮蓋任何有用信息，這與成果地質資料的整理是一致的。原始地質資料文件的檔號由案卷號、類別代號、件號三段組成。例：文件檔號為：“539Y0032”，其中，“539”為案卷號；“Y”為類別代號；“0032”為件號。此檔號表明該文件是539號檔案中采樣測試鑒定類的第32個文件。4．原始地質資料進行排架紙質原始地質資料的排架一般按大流水順序排架，這與我們的目錄管理必須是一致的。特殊材料或不宜折疊的大型圖件應平放在特殊圖柜中。電磁介質可以單獨編制電子文檔號，也可與紙質資料使用同一案卷號，存放在防磁柜中。電子文檔號，有的單位采用大流水號，有的單位采用年流水號，有的單位則是沿用紙質資料的案卷號。各種編號有各自的優(yōu)點與缺點，應按照本單位的管理特點，選擇適合的編號方式。五、原始地質資料文件的分類（一）分類概念辨析

類是一組具有共同性質和特征的一些事物的組合。分類就是把具有共同特征的事物區(qū)分開來。分類并不是人類創(chuàng)造的，在自然界中，分類現(xiàn)象比比皆是。比如我們常說的“物以類聚，人以群分”，就是一種自然分類。再比如說不同海拔高度的植物的不同分布。這些都是自然分類的結果。人類只是把具體的物質的分類現(xiàn)象擴展到抽象的事物分類、信息分類概念中，并且創(chuàng)建了目錄體系。

分類的目的就是為了管理、學習研究、查尋檢索及統(tǒng)計的方便。比如人事管理，我們可以按年齡、性別、學歷、職稱等進行分類管理。再如在學習上，我們往往會把某些具有相同概念的東西歸納一起，這樣更便于記憶與領會。分類目錄則是按一定的邏輯關系，將事物進行分門別類，并確定每個事物各自的排列位置，滿足人們管理、檢索與統(tǒng)計的需要。

沒有分類目錄的分類是簡單的分類，它不能滿足精確檢索的目的。比如自然界中的分類，僅僅是具有共同特性物質的集合體，不便于個體的查找。還有一種是簡單的人工分類，沒有目錄，適合于不精確查找。比如大型自選市場，就是將成千上萬種貨物分在不同區(qū)域，不同貨架。購物人員只要根據(jù)購物指引標志，便可找到所需物品。這種分類管理方法可以滿足一般購物者的購物要求。因為購物者要購買的物品并不一定是精確的。地質檔案則不同，它的需求是比較精確的，所以必須建立文件目錄。（二）《規(guī)則》的分類《規(guī)則》分類邏輯依據(jù)地質工作的不同工作階段進行分類

1．成果底稿、底圖類（代字/代號：底/D）過去“底”字類有真正的手稿、底圖、手繪資料等。現(xiàn)在是通過計算機打印形成文字報告和各種圖件，修改也是在計算機上完成的，沒有了中間環(huán)節(jié)，所以我們只能按照原始地質資料管理的習慣，將現(xiàn)在的成果地質資料放在“底”字類中。它包括成果報告正文、附圖、附表、附件、數(shù)據(jù)庫和軟件、審批文件等。

2．測繪資料類（代字/代號：測/C）地質工作的開展，有時需要先測繪一些地形資料，這就形成了地質測繪文件材料。主要包括測繪設計、觀測記錄（專指測繪工作中形成的各種觀測記錄資料）、計算資料、測繪成果、驗收文據(jù)等。

3.野外地質觀察類（代字/代號：觀/G）地質測量工作完成后，地質人員開始在野外進行觀察與調查。形成了各種手工記錄或電子文件。包括野外地質調查圖件、觀測記錄、照片及底片、工作總結（小結），相關質量檢查記錄等。

4.勘探工程及現(xiàn)場試驗類（代字/代號：探/T）野外觀察有某些信息后，有時就要上地質工程，如鉆探、槽探、平垌等，這就形成了“探”字類文件材料。包括地質工作中的鉆探（井）、坑探、槽探等地質工程資料，各類野外試驗資料，相關質量檢查記錄等。

5.采樣測試鑒定類（代字/代號：樣/Y）在野外觀察及探礦工程中取得的各種標本、樣品需要進行鑒定，這就形成了“樣”字類文件材料。包括各類樣品的采樣記錄、采樣位置圖、測試成果及相應的總結報告、質量檢查記錄等。如重砂鑒定、薄片鑒定、化學分析數(shù)據(jù)等資料。6.試油、試采、采油類（代字/代號：試/S）這一類是主要為開展油氣地質工作設計的，主要包括油氣勘探與開發(fā)過程中試油、試采、采油形成的各種資料。

7.儀器記錄及動態(tài)資料類（代字/代號：錄/L）在地質工作中，我們有時采用地質工程進行地質勘查，有時采用物化探手段進行地質勘查，有時二者兼用。這一類中，主要是物化探工作中，水文地質觀測中各種儀器記錄形成的資料。包括各種儀器記錄形成的原始數(shù)據(jù)、圖紙、照像圖紙和底片、磁盤（帶）等，各類地質長期監(jiān)（觀）測點的位置圖、觀測記錄、動態(tài)曲線等材料，相關質量檢查記錄。8.航遙影像類（代字/代號：像/X）包括遙感、航空攝影測量過程中所形成的照片或像片資料。

9.中間性綜合資料類（代字/代號：綜/Z）野外工作告一段落，野外所取得的數(shù)據(jù)要進行階段處理。這一類主要是在室內整理過程中所形成的文件材料。包括重要中間性成果及其圖（冊）、表、卡，相關質量檢查記錄等，技術階段小結、總結、技術專報等。

10.技術管理文件類（代字/代號：文/W）主要是項目管理工作中形成的各種文件材料。包括立項文件、設計書、指示性文件、重要技術措施材料、質量體系運行的相關文件、申報獎勵材料等。

在《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》的文件分類中，沒有設置“其它”類，我們必須把所有文件、信息依此分到所設置的10類中。需要指出的是，在文件目錄中，我們不以信息的載體形式進行分類，只以信息內容進行分類。沒有設電子文檔類，這樣的分類在邏輯上是統(tǒng)一的。在信息檢索上，可根據(jù)統(tǒng)一的邏輯關系快捷地進行相關資料的檢索。如果我們是把電子文件單分目錄，有許多文件信息紙質也有，電子也有，勢必造成目錄過長。并且不易看出哪些信息是有紙無電的，哪些信息是有電無紙的，哪些信息是有紙有電的。我們現(xiàn)在的目錄就很容易看出文件的載體形式。

科學合理分類是實現(xiàn)原始地質資料管理、服務的核心。如不實行科學合理分類，我們將無法對繁雜的原始地質資料進行有效管理和快速檢索。當前的原始地質資料著錄規(guī)則、檢索標引都是以科學分類為前提?？茖W合理的分類可以使資料管理機構隨時為上級部門提供各類準確數(shù)據(jù)；幫助閱者快速尋訪所需檔案資料信息。原始地質資料分類是原始地質資料管理工作中的重要環(huán)節(jié)。

在《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》中，把原始地質資料文件分為10類，一是考慮到原始地質資料文件形成的規(guī)律；二是考慮到原始地質資料的總數(shù)量及每類文件的數(shù)量，使之不至于過多或過少，便于信息資源的查找；三所設類別是完全概括原始地質資料所包含的全部文件、信息內容，使每一文件都可以歸入相應的類別。理想的分類必定要遵循一個統(tǒng)一的分類邏輯，每一類要有明確的定義和范圍，各類之間必須是排他的。類別的選擇不能過粗或過細，控制每類材料的數(shù)量不至于過多或過少。所以我們在分類中不能以極個別極特殊的特征進行分類。這樣的分類沒有統(tǒng)計意義更沒有管理意義。所以必須依照檔案資料的形成規(guī)律及文件材料的內容信息進行科學的分類設計。六、原始地質資料立卷歸檔中的幾個需要注意事項

（1）一個文件、信息按內容只能分在某一類中。但由于文件、信息涉及的事項復雜，邏輯關系錯綜，按內容可能會出現(xiàn)跨類現(xiàn)象。對跨類文件、信息的解決方法是：可以按照大多數(shù)閱者的習慣，遵照基本合理的原則，分到某一類中。（2）如果一個原始地質資料文件，其內容是跨類的，則應根據(jù)該文件的主體內容分入相應類中。（3）一般說來，各種未被加工的原始的文件、信息應按《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》歸于相應類，而經過后期加工，比如室內加工后的文件材料，一般可歸于“底”字類或“綜”字類。

（4）野外記錄本盡量根據(jù)內容編制簡要題名。不能在文件目錄中寫野外記錄本多少本，這樣不便于信息資源的查找。

（5）文件載體單位及數(shù)量：根據(jù)需要可填文件的頁及頁數(shù)。比如文字報告等一些重要文件，它的頁數(shù)一般可反映該報告的工作詳細程度，這也是一種有用信息。

（6）分類觀點可以不同，但最好不保存相同的文件材料。比如，有的單位在“底”字類中保管有鉆孔柱狀圖，在“探”字類中又保管有相同的鉆孔柱狀圖，同一案卷重復保管相同文件勢必造成人力、物力的浪費，這種方法是不可取的。

分類不是目的，如何有效地收集、管理好原始地質資料中的每一份文件材料，如何提供更便捷的服務是我們的目的。我們要做的是將原始地質資料所有文件材料收集齊全，并在目錄中充分反映其信息。分類不可能是極端精確的，每個人對類別的劃分有自己的理解。原始地質資料文件的