第2章系統(tǒng)管理與基礎檔案設置

第2章系統(tǒng)管理與基礎檔案設置第2章系統(tǒng)管理與基礎檔案設置2.1系統(tǒng)管理2.2設置基礎信息2.1系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理是會計信息系統(tǒng)在財務業(yè)務一體化管理應用模式下，系統(tǒng)為各個功能模塊運行提供的一個公共管理平臺。系統(tǒng)管理的主要功能如下：統(tǒng)一管理賬套，如：賬套的建立、修改、引入、輸出和備份等。統(tǒng)一管理操作員功能權限，設立統(tǒng)一安全機制。統(tǒng)一管理年度帳，包括：年度賬的建立、引入、輸出、結轉上年數(shù)據(jù)和清空年度數(shù)據(jù)功能。2.1.1啟動系統(tǒng)管理鑒于系統(tǒng)管理各功能模塊在整個用友T3軟件應用中的地位和重要性，因此，對各功能模塊的使用，系統(tǒng)予以嚴格控制。用友T3系統(tǒng)只允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理，一是以系統(tǒng)管理員身份，二是以賬套主管身份。系統(tǒng)管理員和賬套主管各自所擁有的權限不同系統(tǒng)管理員和賬套主管權限區(qū)別

系統(tǒng)管理員賬套主管操作員及其權限設置賬套主管，增加或注銷操作員，修改操作員權限改變操作員權限賬套建立、引入和輸出賬套，不能修改賬套信息擁有所管轄賬套的所有模塊操作權限年度賬無清空、引入和輸出年度賬第一次進入系統(tǒng)管理，因為此時系統(tǒng)內未有任何賬套數(shù)據(jù)，只能使用系統(tǒng)管理員身份注冊進入。以后建立賬套數(shù)據(jù)后，可以用賬套主管身份注冊進入系統(tǒng)管理。2.1.2設置操作員操作員是指有權登錄并使用用友T3進行操作的人員。用友系統(tǒng)每次登錄都要對操作員身份進行合法性檢查，只有合法的用戶才能登錄系統(tǒng)。操作員設置包括操作員的增加、修改和刪除。2.1.3創(chuàng)建賬套在使用用友T3之前首先需要創(chuàng)建賬套，其本質就是為每個獨立核算單位準備一套數(shù)據(jù)庫文件以便記錄經(jīng)濟活動的各種數(shù)據(jù)。建立賬套之后才可啟用各個功能模塊，進行該賬套相關業(yè)務處理。2.1.4修改賬套在系統(tǒng)管理中，可以以該賬套賬套主管的身份登錄賬套，對已經(jīng)存在的賬套信息就行修改2.1.5賬套的備份與導入賬套備份，是指為防止因外界原因（如操作錯誤、病毒、火災和盜竊等）使軟件失效，將企業(yè)相關財務數(shù)據(jù)備份保存到不同介質的防護措施，備份數(shù)據(jù)可使企業(yè)的損失降到最小。2.1.6設置操作員權限根據(jù)企業(yè)會計電算化工作的要求，不同人員有不同的分工與職責，在不同的崗位上發(fā)揮不同作用。操作員的權限設置功能十分重要，使用時應嚴格按照會計電算化崗位劃分及會計電算化制度的要求進行設置，遵守各操作員間的相互牽制原則，防止計算機舞弊的可能行。2.1.7賬務的處理流程賬套建立只是賬務處理的首要步驟，無論是企業(yè)內部管理所需的會計信息，還是企業(yè)外部有關決策者所需的會計信息，都必須經(jīng)過一系列賬務處理流程對所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務進行加工處理后才能取得。登錄賬務處理系統(tǒng)建立賬套初始化設置會計科目期初余額輸入并進行試算平衡檢驗錄入憑證審核憑證記賬處理（自動產(chǎn)生日記賬、總賬、明細賬等賬簿）期末核算處理期末結賬處理會計報表處理2.2設置基礎信息在用友T3系統(tǒng)中，每一個賬套都是由若干子系統(tǒng)構成的，所有子系統(tǒng)共用基礎信息，因此在啟用新賬套之后，應根據(jù)企業(yè)實際情況，事先設置基礎信息。2.2.1設置部門檔案一般來說，會計電算化系統(tǒng)中的所有模塊均需要使用部門檔案信息?？傎~總可以按照部門來考核收入和費用；工資管理系統(tǒng)按部門管理發(fā)放和管理職工工資；固定資產(chǎn)系統(tǒng)按部門管理各項固定資產(chǎn)并計提折舊費用；應收/應付系統(tǒng)按部門進行業(yè)務記錄，提供按部門進行考核的依據(jù)。部門是指某使用單位下轄的具有分別進行財務核算或業(yè)務管理要求的單元，不一定與企業(yè)實際的職能部門相對應。部門檔案用于設置部門相關信息，包括部門編碼、名稱、負責人和部門屬性等。2.2.2設置職員檔案職員檔案用于設置職員相關信息，包括職員編碼、職員名稱、所屬部門、職員屬性等。這里的職員指的是企業(yè)的各個職能部門中參與企業(yè)的業(yè)務活動、且需要對其進行核算和業(yè)績考核的人員。設置職員檔案之前，必須先設置部門檔案。2.2.3設置分類體系在【用友T3會計信息化軟件】中，用戶可按照客戶、供應商、地區(qū)和存貨的某種屬性或某種特征，將其信息進行分類管理，設置分類體系的目的，在于可以通過分類更加準確而詳細的記錄企業(yè)的各種信息，以便對業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析。1.客戶分類為方便企業(yè)對客戶進行分類管理，可將客戶按行業(yè)、地區(qū)等標準進行劃分。如果建賬時未勾選“客戶是否分類”，則不能使用此功能。（1）進入【客戶分類】操作界面在【用友T3會計信息化軟件】窗口中，單擊【基礎設置】，在下拉菜單中單擊【往來單位】下的【客戶分類】。2.供應商分類為方便企業(yè)對供應商進行分類管理，企業(yè)可按照供應商所屬行業(yè)、地區(qū)等進行劃分，建立供應商分類體系。3.地區(qū)分類地區(qū)分類，是指企業(yè)可以根據(jù)實際需要按照省、市、縣進行分類，建立地區(qū)分類可以有效的管理客戶、供應商，便于收集、提取與分析各業(yè)務數(shù)據(jù)。在用友T3軟件中，采購、銷售以及庫存管理等模塊中都要使用地區(qū)分類。4.存貨分類對存貨進行分類管理，企業(yè)既可以按照存貨在生產(chǎn)經(jīng)營中的狀態(tài)分類為商品、產(chǎn)成品、在成品以及各種材料、包裝物、低值易耗品等，也可按照存貨所屬部門、存放地點不同等情況進行分類。存貨分類最多可分為8級，編碼長度最長為30位。如果建賬時未勾選“存貨分類”，則不能使用本功能。2.2.4設置付款條件付款條件也叫現(xiàn)金折扣，是指企業(yè)為了鼓勵客戶盡快償還貸款而允諾在一定期限內給其的折扣優(yōu)惠。如付款條件為“3/10，2/20，n/30”表示客戶在10天內償還貨款，可得到3%的折扣，即只付97%的貨款；在20天內償還貨款，可得到2%的折扣，即只付98%的貨款；在30天內償還貨款，則需按照全額支付貨款。付款條件一旦引用，則不能刪除和修改。2.2.5設置客戶和供應商檔案客戶/供應商檔案主要用于設置往來客戶/供應商的檔案信息，便于對客戶/供應商及業(yè)務數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析。如果在建立賬套時選擇了需要進行客戶/供應商分類，則必須先設置客戶/供應商分類后再設置客戶/供應商檔案?？蛻?供應商基礎信息一般用于總賬、應收/應付及購銷存功能模塊中。2.2.7設置存貨檔案設置存貨檔案，目的在于方便企業(yè)對生產(chǎn)經(jīng)營中的存貨數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析。存貨檔案包括存貨的基本信息、成本和控制等內容。下面，我們首先來詳細了解存貨檔案基本信息設置的具體內容。存貨檔案的基本信息主要包括存貨名稱、規(guī)格型號、計量單位和存貨屬性等內容，企業(yè)應根據(jù)各存貨的具體內容填寫基本信息。2.2.8設置結算方式任何單位的會計業(yè)務中都有銀行結算業(yè)務，這類業(yè)務需要經(jīng)常與銀行對賬。為了便于對有關票據(jù)進行管理和提高銀行自動對賬的效率，用友T3財務軟件設有結算方式設置功能。結算方式與財務結算方式一致，有現(xiàn)金結算、支票結算等方式，結算方式一旦被引用，便不能修改和刪除。用友T3財務軟件中，結算方式最多可以分為兩級。2.2.9設置外幣及匯率在發(fā)生外幣業(yè)務時需要折算成本位幣（人民幣）記賬，因此需要輸入對應外幣的匯率，外幣及匯率設置通常需要設置外幣幣名、固定匯率和浮動匯率等，以便于輸入涉及外幣的憑證時，將外幣金額折算成人民幣記賬。該項設置與企業(yè)使用的調整外匯損益的方法有關，對于采用月末一次調匯的企業(yè)每月月初在固定匯率項輸入期初匯率，在月末計算匯兌損益時錄入期末匯率；對于采用逐日調匯的企業(yè)則每天在變動匯率項輸入當天匯率。2.2.10設置銀行賬戶用友T3財務軟件支持企業(yè)具有多個開戶行與賬號，開戶行一旦被引用，則不能修改或刪除。2.2.11設置會計科目會計科目設置，是指用戶使用用友T3系統(tǒng)時根據(jù)本單位會計業(yè)務處理和財務管理的需要及特點，在遵循系統(tǒng)要求的基礎上設置本單位的會計科目體系。會計科目不僅是計算機進行會計數(shù)據(jù)處理的依據(jù)，而且是通過財務系統(tǒng)與具體單位的具體業(yè)務相聯(lián)系的紐帶。因此科目設置的好壞對系統(tǒng)應用至關重要。設置會計科目應由具有建賬權限的操作人員進行，設置時必須從一級科目開始逐級設置明細科目。一級科目設置必須符合會計制度的規(guī)定，明細科目可以根據(jù)核算單位核算、管理及報表要求進行設置。1.會計科目設置的基本原則在設置會計科目的過程中，企業(yè)應遵循如下的基本原則：會計科目的設置必須符合會計制度的要求會計科目設置必須符合本單位經(jīng)濟管理的要求會計科目設置必須內容明確、講求實用、繁簡適宜及簡單明了會計科目設置必須保持相對穩(wěn)定2.會計科目的設置在創(chuàng)建賬套時，如果我們勾選【按行業(yè)預設科目】，系統(tǒng)會按照新建賬套行業(yè)類型預設一級會計科目，這樣就減少了大量會計科目的輸入工作。如果企業(yè)自己建立科目表，就必須逐項輸入科目，不僅工作量大，而且還要保證科目編碼的設置與國家標準相一致。但是用戶還要根據(jù)企業(yè)的實際業(yè)務情況，對系統(tǒng)預設的會計科目進行調整。2.2.12指定出納會計科目指定出納會計科目，是指指定供出納管理使用的現(xiàn)金、銀行存款科目，在查詢現(xiàn)金或銀行存款日記賬之前，必須指定現(xiàn)金或銀行存款總賬科目。只有科目性質為“借方”的科目方可被指定為現(xiàn)金科目或銀行科目。2.2.13設置憑證類別設置憑證類別，是指通過對記賬憑證的分類編制，以便于財務部門管理和登記賬簿。本章小結系統(tǒng)管理是會計信息系統(tǒng)在財務業(yè)務一