寫公函的注意事項(公函的注意問題及范文)

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公函的留意問題及范文

函，即信;公函即公務信件。它是上下級之間或者平行機關以及不相隸屬機關之間在商洽和聯(lián)系工作、資訊和答復大事或者問題時所使用的基本文體。函的一個重要特點是不受公文所規(guī)定的各種嚴格限制，如不用在公文中重要的文件頭，也可不編文件號，有時標題也可以不要，因此用起來極為簡便。

公函的用法大約有下面幾種：

1、當下級機關需要向上級機關去詢問一般事宜的時候，或者上級的機關需要答復或催辦下級機關的一些有關事宜。

2、平行機關或者不相隸屬的機關之間商洽一些有關事宜，

3、機關或者機構經(jīng)常用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關報送某項材料或統(tǒng)計某些數(shù)字等時，也常用公函。

4、向上級機關請示較小事宜也常用函。

函件采納書寫、復印、打印、傳真等傳遞方式均可。

函的結構、內容和寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內容表述均有肯定敏捷機動性。主要介紹規(guī)范性公函的結構、內容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

(一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

2、主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。

(二)正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

1、開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、依據(jù)、緣由等內容，然后用“現(xiàn)將有關問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發(fā)文字號，然后再交代依據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

2、主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門懇求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告知對方的問題、看法敘寫清晰。假如屬于復函，還要留意答復事項的針對性和明確性。

(三)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出盼望?；蛘垖Ψ綆椭鉀Q某一問題，或請對方準時復函，或請對方提出看法或請主管部門批準等。

(四)結語。通常應依據(jù)函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢(商)”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像一般信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

(五)結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。

署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日;并加蓋公章。

撰寫函件應留意的問題

函的寫作，首先要留意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要留意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要留意行文的針對性，答復的明確性。

其次，函也有時效性的問題，特殊是復函更應當快速、準時。像對待其他公文一樣，準時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。

中國科學院××討論所關于建立全面協(xié)作關系的函

××高校：

近年來，我所與你校雙方在一些科學討論項目上相互支持，取得了肯定的成果，建立了良好的協(xié)作基礎。為了鞏固成果，建議我們雙方今后能進一步在學術思想、科學討論、人員培訓、儀器設備等方面建立全面的溝通協(xié)作關系，特提出如下看法：

一、定期進行所、校之間學術爭論與學術溝通。(略)

二、依據(jù)所、校各自的科研進展方向和特點，對雙方共同感愛好的課題進行協(xié)作。(略)

三、依據(jù)所、校各自人員配備狀況，校方在可能的條件下對所方討論生、科研人員的培訓予以關心。(略)

四、雙方科研教學所需要高、精、尖儀器設備，在可能的條件下，予對方供應利用。(略)

五、加強圖書資料和情報的溝通。

以上各項，如蒙同意，建議互派科研主管人員就有關內容進一步磋商，達成協(xié)議，以利工作。特此函達，務希討論見復。

中國科學院××討論所(蓋章)

一九xx年×月×日

國務院辦公廳關于羊毛產(chǎn)銷和質量等問題的函

國辦函[1993]2號

國家計委、經(jīng)貿辦、農業(yè)部、商業(yè)部、經(jīng)貿部、紡織部、技術監(jiān)督局：

為進一步進展我國羊毛生產(chǎn)，搞活羊毛流通，提高羊毛質量，依據(jù)國務院領導同志的批示，現(xiàn)就有關問題通知如下：

一、要切實抓緊抓好草場改造和羊種改良工作。(略)

二、技術監(jiān)督局要加強羊毛的質量監(jiān)督和檢驗工作。(略)

三、要盡快組織直接進入國際羊毛拍賣市場。(略)

四、為了促進國內養(yǎng)羊業(yè)的進展，支持紡織工業(yè)生產(chǎn)和擴大出口創(chuàng)匯。(略)

上述有關政策，請有關部門、各地區(qū)特殊是羊毛生產(chǎn)區(qū)仔細討論落實，執(zhí)行中的問題，由國家計委和經(jīng)貿辦協(xié)調，并督促落實。

國務院辦公廳(蓋章)

一九九三年一月三日

國務院辦公廳關于征求《國家行政機關公文處理方法(草案)》看法的函

國辦函[]××號