寫公函的注意事項(公函的注意問題及范文)

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公函的留意問題及范文

函，即信;公函即公務(wù)信件。它是上下級之間或者平行機關(guān)以及不相隸屬機關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、資訊和答復(fù)大事或者問題時所使用的基本文體。函的一個重要特點是不受公文所規(guī)定的各種嚴格限制，如不用在公文中重要的文件頭，也可不編文件號，有時標題也可以不要，因此用起來極為簡便。

公函的用法大約有下面幾種：

1、當下級機關(guān)需要向上級機關(guān)去詢問一般事宜的時候，或者上級的機關(guān)需要答復(fù)或催辦下級機關(guān)的一些有關(guān)事宜。

2、平行機關(guān)或者不相隸屬的機關(guān)之間商洽一些有關(guān)事宜，

3、機關(guān)或者機構(gòu)經(jīng)常用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關(guān)報送某項材料或統(tǒng)計某些數(shù)字等時，也常用公函。

4、向上級機關(guān)請示較小事宜也常用函。

函件采納書寫、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。

函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有肯定敏捷機動性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

(一)首部。主要包括標題、主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容。

1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

2、主送機關(guān)。即受文并辦理來函事項的機關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。

(二)正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。

1、開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、依據(jù)、緣由等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發(fā)文字號，然后再交代依據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門懇求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告知對方的問題、看法敘寫清晰。假如屬于復(fù)函，還要留意答復(fù)事項的針對性和明確性。

(三)結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢雠瓮??；蛘垖Ψ綆椭鉀Q某一問題，或請對方準時復(fù)函，或請對方提出看法或請主管部門批準等。

(四)結(jié)語。通常應(yīng)依據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。如“特此函詢(商)”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像一般信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

(五)結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。

署名機關(guān)單位名稱，寫明成文時間年、月、日;并加蓋公章。

撰寫函件應(yīng)留意的問題

函的寫作，首先要留意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要留意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要留意行文的針對性，答復(fù)的明確性。

其次，函也有時效性的問題，特殊是復(fù)函更應(yīng)當快速、準時。像對待其他公文一樣，準時處理函件，以保證公務(wù)等活動的正常進行。

中國科學(xué)院××討論所關(guān)于建立全面協(xié)作關(guān)系的函

××高校：

近年來，我所與你校雙方在一些科學(xué)討論項目上相互支持，取得了肯定的成果，建立了良好的協(xié)作基礎(chǔ)。為了鞏固成果，建議我們雙方今后能進一步在學(xué)術(shù)思想、科學(xué)討論、人員培訓(xùn)、儀器設(shè)備等方面建立全面的溝通協(xié)作關(guān)系，特提出如下看法：

一、定期進行所、校之間學(xué)術(shù)爭論與學(xué)術(shù)溝通。(略)

二、依據(jù)所、校各自的科研進展方向和特點，對雙方共同感愛好的課題進行協(xié)作。(略)

三、依據(jù)所、校各自人員配備狀況，校方在可能的條件下對所方討論生、科研人員的培訓(xùn)予以關(guān)心。(略)

四、雙方科研教學(xué)所需要高、精、尖儀器設(shè)備，在可能的條件下，予對方供應(yīng)利用。(略)

五、加強圖書資料和情報的溝通。

以上各項，如蒙同意，建議互派科研主管人員就有關(guān)內(nèi)容進一步磋商，達成協(xié)議，以利工作。特此函達，務(wù)希討論見復(fù)。

中國科學(xué)院××討論所(蓋章)

一九xx年×月×日

國務(wù)院辦公廳關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量等問題的函

國辦函[1993]2號

國家計委、經(jīng)貿(mào)辦、農(nóng)業(yè)部、商業(yè)部、經(jīng)貿(mào)部、紡織部、技術(shù)監(jiān)督局：

為進一步進展我國羊毛生產(chǎn)，搞活羊毛流通，提高羊毛質(zhì)量，依據(jù)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的批示，現(xiàn)就有關(guān)問題通知如下：

一、要切實抓緊抓好草場改造和羊種改良工作。(略)

二、技術(shù)監(jiān)督局要加強羊毛的質(zhì)量監(jiān)督和檢驗工作。(略)

三、要盡快組織直接進入國際羊毛拍賣市場。(略)

四、為了促進國內(nèi)養(yǎng)羊業(yè)的進展，支持紡織工業(yè)生產(chǎn)和擴大出口創(chuàng)匯。(略)

上述有關(guān)政策，請有關(guān)部門、各地區(qū)特殊是羊毛生產(chǎn)區(qū)仔細討論落實，執(zhí)行中的問題，由國家計委和經(jīng)貿(mào)辦協(xié)調(diào)，并督促落實。

國務(wù)院辦公廳(蓋章)

一九九三年一月三日

國務(wù)院辦公廳關(guān)于征求《國家行政機關(guān)公文處理方法(草案)》看法的函

國辦函[]××號