第9章 采購合同履行

一、訂單管理二、貨款支付三、質量管理第9章采購合同履行1第一節(jié)訂單管理（一）采購訂單管理流程設計目標：方便管理，減少冗余工作，降低成本基本原則：符合邏輯、符合實際；簡捷、實用、規(guī)范；利于部門協(xié)作、便于與供應商的信息交流。

2在IT技術和網(wǎng)絡技術廣泛應用于采購中的現(xiàn)在，采購管理流程設計就是：“采購經(jīng)理人員流程管理理念+軟件上技術設計”39-1常見的訂單管理流程456（二）、訂單管理工作的監(jiān)督1、建立制度對訂單進行編號，并完整保存；核查訂單是否得到授權人的簽字；專人復查訂單的編制過程和內(nèi)容。2、確定監(jiān)控點：訂單的審批、訂單的詢價、訂單的登記、訂單的付款、訂單的驗收、訂單的審核、訂單的記賬。3、審查相關單據(jù)和記錄：審核采購業(yè)務原始單據(jù)的真實性和合法性，賬目的完整性，記錄的保密性。7案例材料TCL顯示科技（惠州）創(chuàng)立于2004年8月，隸屬于TCL集團，主要致力于TFT-LCD/STN-LCD/OLEDCSTN-LCD顯示模組的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售，是為TCL集團成員企業(yè)及國際電子企業(yè)提供全方位的產(chǎn)品液晶顯示模組技術及制造配套服務的現(xiàn)代高科技型企業(yè)。采購業(yè)務由資材部直接負責，其直接主管為資材部長，有4名采購人員，均為采購主管，同時還有一名采購計劃員。8資材部長：負責采購全面工作，協(xié)調(diào)和控制各采購主管的采購工作，審核采購訂單、各結算審批單據(jù)和采購主管報銷單據(jù)。采購主管：履行采購業(yè)務員的一般職責，負責電子原件、輔料的采購訂單編制、下達及跟催與結算工作；負責已采購物資和待采購物資的統(tǒng)計，報表的完成，資料管理，登記臺帳等工作。采購計劃員：電子原件、輔料采購業(yè)務計劃的制定，部門文件的管理以及ERP維護和培訓工作。9采購范圍：負責全公司物品的采購：電子原件等原材料和包裝材料、工具、消耗品等輔助材料的采購。采購一般開發(fā)票，單價都含稅，稅率17%；采購付款有現(xiàn)付、款到發(fā)貨、月結N天等；一般采購單價不包含運費，供應商送貨上門。國外采購涉及第三方代理機構，有運保費用及代理費用。采購必有采購訂單。有時先到貨后補訂單，需要采購主管審批；采購有時超訂單到貨，但超過部分作為備件入庫，不支付采購費用。TCL顯示科技的采購請購單在excel中手工錄入，而采購訂單也是手工錄入到SAP系統(tǒng)中。采購進度表跟進訂單的執(zhí)行情況。10下達采購訂單前先與供應商談妥價格，采購結算依據(jù)供應商報價單，供應商存貨價格依據(jù)市場行情變化較大。對于質量檢驗外觀有瑕疵但質量符合要求，經(jīng)相關部門評審通過后采購部下《特采單》入庫。1）《采購訂單》：廠商編號、廠商全稱、物料編號、品名規(guī)格、單價、數(shù)量、入庫區(qū)域、付款方式、付款地點、交貨日期、合計金額、說明等信息2）《采購請購單》：請購人填寫請購單——主管批——資材部長批——下采購訂單3）《到貨送檢單》4）《材料不良反饋報告》：傳給供應商作為退貨依據(jù)5）《驗收入庫單》6）《退貨處理清單》1112采購原材料MPS/MRP生成采購計劃【采購管理】——【請購單（生單由MPS/MRP生成）】——【采購訂單】——【采購到貨單】報檢——質量管理——【來料報檢】——【來料報檢單】——【來料檢驗單】——【來料不良品處理單】——庫存管理——【入庫業(yè)務】——【采購入庫單】——【采購發(fā)票】——財務會計—【應付單據(jù)處理】——【制作憑證】1314151617181920212223采購服務●MPS/MRP生成委外計劃【委外管理】——【委外訂單（生單由委外計劃單生成）】——【委外到貨】報檢——質量管理——【來料報檢】——【來料報檢單】——【來料檢驗單】——庫存管理——【入庫業(yè)務】——【采購入庫單】——【采購發(fā)票】——財務會計—【應付單據(jù)處理】——【制憑證】24第二節(jié)貨款支付（一）常用的支付方式:買方直接付款：訂貨付現(xiàn)，見單付款。銀行托收：光票托收，跟單托收。信用證：可分為可撤銷和不可撤銷的，保兌的和非保兌的，即期和遠期的等。251、買方直接付款由買方主動把貨款匯付給賣方的一種付款方式。（1）訂貨付現(xiàn)：賣方要求買方在訂貨時給付全部貨款或部分貨款，對賣方最有利。（2）見單付款：指賣方在發(fā)運貨物后，將有關單據(jù)寄交買方，由買方在收到單據(jù)后按照合同規(guī)定將貨款通過銀行匯付給賣方。

有信匯、電匯和票匯三種。26信匯：是指匯款人向當?shù)劂y行交付本國貨幣，由銀行開具付款委托書，用航空郵寄交國外分行或代理行，辦理付出外匯業(yè)務。采用信匯方式，由于郵程需要的時間比電匯長，銀行有機會利用這筆資金，所以信匯匯率低于電匯匯率，其差額相當于郵程利息。27電匯：通過電報辦理匯兌。電匯TT，貿(mào)易術語，英語名是：TelegraphicTransfer，電匯是匯款人將一定款項交存匯款銀行，匯款銀行通過電報或電傳給目的地的分行或代理行（匯入行），指示匯入行向收款人支付一定金額的一種匯款方式。電匯是匯兌結算方式的一種，匯兌結算方式除了適用于單位之間的款項劃撥外，也可用于單位對異地的個人支付有關款項，如退休工資、醫(yī)藥費、各種勞務費、稿酬等，還可適用個人對異地單位所支付的有關款項，如郵購商品、書刊，交大學學費等。28票匯（DemandDraft,RemittancebyBanker'sDemandDraft,簡稱D/D)是指匯出行應匯款人的申請，代匯款人開立以其分行或代理行為解付行的銀行即期匯票(Banker'sDemandDraft)，支付一定金額給收款人的一種匯款方式。我國現(xiàn)今所采用的憑匯款票證匯兌現(xiàn)金的一種方式。即接受票匯的單位（銀行或郵局）將匯款人所填匯款條寄交付款單位，由該單位再通知收款人領款。29電匯、票匯、及信匯三種匯付方式的異同1、共同點：匯款人在委托匯出行辦理匯款時，均要出具匯款申請書，這就形成匯款人和匯出行之間的一種契約。三者的傳送方向與資金流向相同，均屬順匯。2、不同點：電匯是以電報或電傳作為結算工具；信匯是以信匯委托書或支付委托書作為結算工具；票匯是以銀行即期匯票作為結算工具。票匯與電匯、信匯的不同在于票匯的匯入行無須通知受款人取款，而由受款人持票登門取款，匯票除有限制轉讓和流通者外，經(jīng)受款人背書，可以轉讓流通，而電匯、信匯委托書則不能轉讓流通。3、如何正確運用：電匯是收款較快、費用較高的一種匯款方式，匯款人必須負擔電報費用，所以通常以金額較大或有急用的匯款使用電匯方式。信匯、票匯都不需發(fā)電，以郵遞方式傳送，所以費用較電匯低廉，但因郵遞關系，收款時間較晚。302、銀行托收指由賣方根據(jù)發(fā)票金額開立以買方為付款人的匯票，向出口地銀行提出托收申請，委托出口地銀行通過它在進口地的代理行或往來銀行，代為向買方收取貨款。（1）光票托收：指賣方僅開具匯票委托銀行向買方收款，而沒有附任何單據(jù)。（2）跟單托收：是指賣方將匯票連同提單、保險單、發(fā)票等裝運單據(jù)一起交給銀行，委托銀行向買方收取貨款。常用在國際貿(mào)易中31跟單托收包括以下兩種：付款交單：當買方付款時，代收行向其（買方）交付商業(yè)單據(jù)，并向付款人提示后，付款人檢查單據(jù)后決定是否接受，接受時即付款贖單。有即期付款交單、遠期付款交單兩種。承兌交單：指賣方的交單以買方的承兌為條件，買方承兌匯票后，即可向代收銀行取得貨運單據(jù)，待匯票到期時才付款。只適用于遠期匯票的托收。32信用證（LetterofCredit）是銀行根據(jù)進口人（買方）的請求，開給出口人（賣方）的一種保證承擔支付貨款責任的書面憑證。信用證是一種銀行信用，銀行承擔第一位的付款責任。受益人收到開證行開具的信用證，就得到了付款的保障。信用證在國際貿(mào)易中使用廣泛。33支付方式的比較支付方式手續(xù)費用供應商風險大小采購商風險大小資金負擔銀行費用提供信用方式匯付訂貨付現(xiàn)簡單小最小最大不平衡最小商業(yè)信用見單付款最大最小托收稍多稍大中中不平衡中商業(yè)信用信用證最多中小大較平衡最大銀行信用34（二）支付方式的選擇:不同的支付方式對貿(mào)易伙伴的雙方所產(chǎn)生的負擔和風險不同，因此有不同的選擇組合。1、支付方式選擇的依據(jù)：（1）、根據(jù)貿(mào)易伙伴的資信情況靈活選擇；（2）、根據(jù)貨物的市場行情選擇支付方式；（3）、根據(jù)貿(mào)易條件的性質選擇支付方式。352、單一的支付方式3、信用證與匯付相結合4、信用證與托收相結合5、匯付與銀行保函或信用證結合6、匯付、托收、信用證三者相結合以上支付方式適應不同的貨物采購，交易雙方強弱勢的不同地位也影響支付方式。36（三）、支付手續(xù)1、采購中的預付賬款，目的主要是為了獲得穩(wěn)定的供應，有時也是為了解決供應商周轉資金短缺問題。2、采購中的分期付款這是生產(chǎn)周期長、原材料昂貴或專門為買方加工生產(chǎn)的一些大型機器設備、工程項目等交易中經(jīng)常使用的一種支付方式。3、采購中的延期付款通過提供中長期信貸以推動出口，尤其是機器設備出口的一種支付方式.37第三節(jié)質量管理為了獲取滿意的產(chǎn)品，買賣雙方需要共同合作建立質量管理體系。（一）、制定質檢方案采購質量管理是企業(yè)全面質量管理的重要組成部分，也是關系企業(yè)整體采購績效的決定性環(huán)節(jié)之一。采購經(jīng)理人員必須高度關注采購質量管理，雖然不同的商品和物料存在著技術和質量標準的諸多差異，但采購質量管理的流程和控制點是基本相同的。38事前規(guī)劃事中執(zhí)行事后考核·決定品質標準并開列公平的規(guī)格·買賣雙方確認規(guī)格及圖樣·了解供應商的承制能力·買賣雙方確認驗收標準·要求供應商實施品管制度（品管認證等級）·準備核正檢驗工具或儀器·檢視供應商是否按照規(guī)范施工·提供試制品以供品質檢測·派駐檢驗員抽查在制品的品質·品管措施是否落實·解決買賣雙方有關品質分歧·嚴格執(zhí)行驗收標準·提供品質異常報告·要求賣方承擔保證責任·淘汰不合格供應商39采購質量管理方案的制定？1、明確采購質量控制原則2、制定采購質量標準

（1）、規(guī)格、圖樣與采購訂單的要求。（2）、合格供應商的選擇標準和程序；（3）、質量保證協(xié)議和解決糾紛的條款；（4）、接受檢驗計劃與管制；（5）、接受質量記錄。

403、建立質量檢驗體系（1）、三檢制包括互檢，自檢和專檢。（2）、簽名制各個責任人對產(chǎn)品運動過程中要簽訂相關記錄文件，以便以后參考。（3）、質量復查制（4）、追溯制41評定供貨樣品質量1、憑實物表示品質（看貨、看樣品）2、憑說明表示品質（憑規(guī)格、等級、標準買賣）3、質量評定等級：致命缺陷嚴重缺陷；輕微缺陷。42不合格品管理1、不合格品產(chǎn)生的原因：設備損壞、原材料不合格、工藝控制不嚴格、人員疏忽、包裝防護不夠、搬運過程中的損壞、安裝調(diào)試不當。2、不合格品處理：返工、返修、原樣使用、降級和退貨等幾種方式。43本章結束44案例分析題

高山公司采購部楊經(jīng)理正坐在辦公桌前，乾程公司的程經(jīng)理來造訪，一番寒暄之后，程經(jīng)理問道：“楊經(jīng)理是不是正在找一個零件呀？”楊經(jīng)理說：“是啊?？墒悄窃趺粗赖模俊薄翱纯催@個零件是否合乎您的要求？”楊經(jīng)理很納悶，一是這個零件從來也沒有讓乾程公司做過呀，二是這種零件不是一個通用或標準件，三是乾程公司從來沒有得到過這個零件的圖樣或規(guī)格書呀，他們是怎么變出零件來的？”看著楊經(jīng)理迷惑的神態(tài)，程總忙解釋道：乾程公司這么長時間，一直沒有機會成為楊經(jīng)理的供應商，就找了一臺高山公司的舊機器拆了，找了幾樣零件，打了樣品，看看有沒有合作的可能。45“正好打聽到高山公司正在找這個零件的供應商。今天就登門毛遂自薦來了”。楊經(jīng)理說，“照貓畫虎的東西可能不靠譜呀，材料、工藝規(guī)程、精度等不一定能打到規(guī)格書的指標要求”。程總說，“只要楊經(jīng)理提出了，我們都可以回去修改”。楊經(jīng)理是在拗不過程總，同時也被其精神所打動，乾程公司經(jīng)過幾次修改，最終達到了規(guī)格書要求，還擠進了楊經(jīng)理的合格供應商名錄。楊經(jīng)理說，這種供應商愛不得，恨不得。當然，并不是所有的供應商都是那么熱情，高山公司還有一家供應商，叫應其公司，非常難打交道，處事非常刻板，可又說不上有什么不好：訂單能按時完成，質量也沒有大毛病，合同訂單下達后，不用跟催，不用費心。46但如果訂單要修改，無論是提前還是延后，都要經(jīng)過幾個回合的討論，阻力很大，而往往是幾乎不可能。要求未來一年的預測和計劃，訂單如果超出或小于原定的預測值20%以上，都常常會收到書面通知被拒絕，年底會受到一份客戶績效報告，統(tǒng)計過去的預測計劃與實際訂單的誤差，訂單變更次數(shù)和按時未付款次數(shù)等。新產(chǎn)品生產(chǎn)前，應其公司還要算投資回報率，再決定是否生產(chǎn)，非常小心謹慎，不想其他供應商對楊經(jīng)理的需求是趨之若鶩積極響應。打樣也不積極，免費打樣更是免談，若采購方不下訂單，這家供應商絕對不下料。應了一句話：不見兔子不撒鷹。但應其公司怎么要說不上不好，雖說不溫不火，但是挑不出毛