EXCEL基礎(chǔ)使用培訓(xùn)

EXCEL基礎(chǔ)使用培訓(xùn)2009-8-42EXCEL單元格格式EXCEL單元格格式-數(shù)值數(shù)值：可以選擇單元格內(nèi)輸入的數(shù)值的格式我們?nèi)粘９ぷ髦休斎腴L(zhǎng)數(shù)據(jù)時(shí)經(jīng)常遇到顯示不全的情況，那是因?yàn)樵贓xcel默認(rèn)情況下，當(dāng)單元格中輸入的數(shù)字位數(shù)超過11位（不含11位）時(shí)，系統(tǒng)將以“科學(xué)記數(shù)”格式顯示輸入的數(shù)字；當(dāng)輸入的數(shù)字位數(shù)超過15位（不含15位）時(shí)，系統(tǒng)將15位以后的數(shù)字全部顯示為“0”。這樣一來，如果我們要輸入身份證號(hào)碼（15位或18位），身份證號(hào)碼就不能正確顯示出來了。此時(shí)，我們就需要將單元格設(shè)置成“文本”才能整齊顯示。

注意：一旦選擇了“文本”，那么你輸入什么就會(huì)顯示什么，在“文本”格式下單元格是不能使用公式的。EXCEL單元格格式-數(shù)值EXCEL單元格格式-數(shù)值小技巧：如果要輸入的一組數(shù)據(jù)的前幾位都是一樣的，比如身份證號(hào)碼的前6位，是省、市、區(qū)（縣）的代號(hào)（如“420104”等），如果持證人是同一區(qū)（縣）的，輸入這樣的的身份證號(hào)碼，可以讓“數(shù)字”標(biāo)簽幫你減輕輸入的工作量：選中需要輸入身份證號(hào)碼的單元格（區(qū)域），打開“單元格格式”對(duì)話框，進(jìn)入“數(shù)字”標(biāo)簽，在“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng)，然后在右側(cè)“類型”下面的方框中輸入：“420104"@，確定退出。以后輸入身份證號(hào)碼7位及以后的數(shù)字（如“）后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在前面加上相應(yīng)的代碼，形成完整的身份證號(hào)碼（如“）。EXCEL單元格格式-對(duì)齊選中“縮小字體填充”后，當(dāng)單元格中容納不下數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將數(shù)據(jù)縮小排列選中“自動(dòng)換行”后，當(dāng)單元格中的文本一行容納不下時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將文本轉(zhuǎn)行排列選中“合并單元格”后，可以將選中的多個(gè)單元格合并成一個(gè)單元格快速輸入一批相同的數(shù)據(jù)1.選中區(qū)域2.輸入數(shù)據(jù)3.按ctrl+enter制定窗格（單元格）所在的行或列進(jìn)行凍結(jié)后，用戶可以任意查看工作表的其他部分而不移動(dòng)表頭所在的行或列，這樣較方便用戶查看表格末尾的數(shù)據(jù)。也就是凍結(jié)線以上或是凍結(jié)線以左的數(shù)據(jù)在進(jìn)行滾動(dòng)的時(shí)候位置不發(fā)生變化。拆分窗口可以把EXCEL拆開成為四個(gè)（或兩個(gè)）窗口顯示，以方便同時(shí)更改前面或后面的內(nèi)容。因?yàn)樵谥谱鞅容^大的表格時(shí)，能看到前面的內(nèi)容時(shí)但看不到后邊內(nèi)容，能看到上邊內(nèi)容時(shí)看不到下邊內(nèi)容，有了窗口拆分就可以方便地解決了這個(gè)問題。凍結(jié)和拆分窗格EXCEL功能運(yùn)用-排序在排序之前，要選擇排序的區(qū)域，通常情況下，要選擇所有的列一起排序，那就選擇一整行。所以通常情況下要選擇n行。選擇好區(qū)域以后，選擇“排序”，在排序條件中，指定某一列，這樣排序的結(jié)果就是一整行都跟著一起上下移動(dòng)。1.一般排序（對(duì)表格中某一列進(jìn)行排序）升序（按字母順序，數(shù)字由小到大，日期由前到后排序）降序（按反向字母排序，數(shù)據(jù)由大到小，日期由后到前）2.菜單排序（選中整個(gè)表格，選擇主要關(guān)鍵字和次要關(guān)鍵字進(jìn)行排序）主要關(guān)鍵字：優(yōu)先選擇排序的選項(xiàng)次要關(guān)鍵字：在前一選項(xiàng)得出結(jié)果相同的情況下選出次要選項(xiàng)數(shù)據(jù)--排序（Alt+D)3.自定義排序如果想按“職位”來排序，如先后順序是“經(jīng)理、主管、店長(zhǎng)、導(dǎo)購(gòu)員”，用以上兩種方法都不能實(shí)現(xiàn)，這時(shí)需要用到自定義排序1.選中“職位”所在列，選擇“數(shù)據(jù)”--“排序”2.在彈出的排序窗口中，在次序選擇“自定義序列”數(shù)據(jù)--排序（Alt+D)EXCEL功能運(yùn)用-篩選篩選是查找和處理區(qū)域中數(shù)據(jù)子集的快捷方法。篩選區(qū)域僅顯示滿足條件的行，該條件由用戶針對(duì)某列指定。MicrosoftExcel提供了兩種篩選區(qū)域的命令：自動(dòng)篩選，包括按選定內(nèi)容篩選，它適用于簡(jiǎn)單條件。高級(jí)篩選，適用于復(fù)雜條件，與排序不同，篩選并不重排區(qū)域。篩選只是暫時(shí)隱藏不必顯示的行。Excel篩選行時(shí)，您可對(duì)區(qū)域子集進(jìn)行編輯、設(shè)置格式、制作圖表和打印，而不必重新排列或移動(dòng)。自動(dòng)篩選使用“自動(dòng)篩選”命令時(shí)，自動(dòng)篩選箭頭顯示于篩選區(qū)域中列標(biāo)簽的右側(cè)。您可以使用自定義自動(dòng)篩選，以顯示含有一個(gè)值或另一個(gè)值的行。您也可以使用自定義自動(dòng)篩選以顯示某個(gè)列滿足多個(gè)條件的行，例如，顯示值在指定范圍內(nèi)的行。高級(jí)篩選“高級(jí)篩選”命令可像“自動(dòng)篩選”命令一樣篩選區(qū)域，但不顯示列的下拉列表，而是在區(qū)域上方單獨(dú)的條件區(qū)域中鍵入篩選條件。條件區(qū)域允許根據(jù)復(fù)雜的條件進(jìn)行篩選。EXCEL功能運(yùn)用-數(shù)據(jù)透視表“數(shù)據(jù)透視表”功能能夠?qū)⒑Y選、排序和分類匯總等操作依次完成，并生成匯總表格，是Excel強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理能力的具體體現(xiàn)。第一步：點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”，選擇“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”，點(diǎn)擊“下一步”EXCEL功能運(yùn)用-數(shù)據(jù)透視表第二步：選擇數(shù)據(jù)源區(qū)域，有鼠標(biāo)拖曳即可，點(diǎn)擊“下一步”EXCEL功能運(yùn)用-數(shù)據(jù)透視表第三步：選擇數(shù)據(jù)透視表顯示位置，新建工作表或在現(xiàn)有工作表上顯示，然后點(diǎn)擊“布局”EXCEL功能運(yùn)用-數(shù)據(jù)透視表第四步：將右邊的欄目拖曳到行或列的位置，將需要計(jì)數(shù)或求和的欄目拖曳到數(shù)據(jù)位置。請(qǐng)注意：如果想要求和項(xiàng)，那么源數(shù)據(jù)那一欄不能有空白的地方，空白的地方一律輸入0，否則數(shù)據(jù)透視表會(huì)默認(rèn)為計(jì)數(shù)項(xiàng)。EXCEL功能運(yùn)用-數(shù)據(jù)透視表第五步：點(diǎn)擊“確定”，然后點(diǎn)擊“完成”，數(shù)據(jù)透視表即完成了。如果此時(shí)數(shù)據(jù)透視表還想變換格式，還可以繼續(xù)將需要的項(xiàng)目拖曳至你想要的位置（在紅色框內(nèi)的項(xiàng)目中拖曳）。EXCEL公式運(yùn)用-SUMIFSUMIF根據(jù)指定條件對(duì)若干單元格求和。語(yǔ)法SUMIF(range,criteria,sum_range)Range為用于條件判斷的單元格區(qū)域。Criteria為確定哪些單元格將被相加求和的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。例如，條件可以表示為32、“32”、“>32”或“apples”。Sum_range是需要求和的實(shí)際單元格。說明:只有在區(qū)域中相應(yīng)的單元格符合條件的情況下，sum_range中的單元格才求和。如果忽略了sum_range，則對(duì)區(qū)域中的單元格求和。MicrosoftExcel還提供了其他一些函數(shù)，它們可根據(jù)條件來分析數(shù)據(jù)。例如，如果要計(jì)算單元格區(qū)域內(nèi)某個(gè)文本字符串或數(shù)字出現(xiàn)的次數(shù)，則可使用COUNTIF函數(shù)。如果要讓公式根據(jù)某一條件返回兩個(gè)數(shù)值中的某一值則可使用IF函數(shù)。EXCEL公式運(yùn)用-IFIF函數(shù)是Excel邏輯函數(shù)的中最常用的，語(yǔ)法形式為IF（logical_test,value_if_true,value_if_false)If函數(shù)的作用是根據(jù)logical_test邏輯計(jì)算的真假值，返回不同的結(jié)果。IF函數(shù)最多可以嵌套7層。舉例：將對(duì)B2單元格輸入的百分制成績(jī)?cè)贐3單元格中轉(zhuǎn)化成通過和不通過兩級(jí)計(jì)分，則選擇“插入|函數(shù)”中的If函數(shù)，在其對(duì)話框中輸入對(duì)應(yīng)的有關(guān)值。也可以在編輯欄中輸入函數(shù)表達(dá)式（這種方式對(duì)于多條件判斷即IF的嵌套使用時(shí)更為方便）=IF（B2＞＝60，"通過","不通過")。嵌套使用舉例：?jiǎn)卧裰邪俜种妻D(zhuǎn)化成優(yōu)，良，中，及格五個(gè)等級(jí)，存放在B3中，在單元格B3的編輯欄中輸入=if（B2>=90,"優(yōu)"if(B2>=80，"良",if(B2>=70,"中"，If（B2>=60,"及格"，"不及格"））））對(duì)其他表格中的相同轉(zhuǎn)換可以利用自動(dòng)填充功能即可完成。EXCEL公式運(yùn)用-VLOOKUP在表格數(shù)組的首列查找指定的值，并由此返回表格數(shù)組當(dāng)前行中其他列的值。

VLOOKUP中的V參數(shù)表示垂直方向。當(dāng)比較值位于需要查找的數(shù)據(jù)左邊的一列時(shí)，可以使用VLOOKUP。Lookup_value

為需要在表格數(shù)組

（數(shù)組：用于建立可生成多個(gè)結(jié)果或可對(duì)在行和列中排列的一組參數(shù)進(jìn)行運(yùn)算的單個(gè)公式。數(shù)組區(qū)域共用一個(gè)公式；數(shù)組常量是用作參數(shù)的一組常量。）第一列中查找的數(shù)值。Lookup_value可以為數(shù)值或引用。若lookup_value小于table_array第一列中的最小值，VLOOKUP將返回錯(cuò)誤值#N/A。Table_array

為兩列或多列數(shù)據(jù)。請(qǐng)使用對(duì)區(qū)域的引用或區(qū)域名稱。table_array第一列中的值是由lookup_value搜索的值。這些值可以是文本、數(shù)字或邏輯值。不區(qū)分大小寫。為table_array中待返回的匹配值的列序號(hào)。Col_index_num為1時(shí)，返回table_array第一列中的數(shù)值；col_index_num為2，返回table_array