2023年農(nóng)林單位電子會計檔案管理問題與對策

農(nóng)林單位電子會計檔案管理問題與對策摘要：隨著信息化技術(shù)的飛速進(jìn)展，電子會計檔案的建立與管理，已漸漸成為農(nóng)林單位財務(wù)管理工作中的一項重要內(nèi)容。會計檔案管理是諸多會計管理工作的一個重要分支，是農(nóng)林單位內(nèi)部管理的重要組成部分，是記錄和反映農(nóng)林單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)和資金活動狀況的重要依據(jù)，是會計人員工作的成果。全面加強會計電子檔案管理工作，可以大幅度提高農(nóng)林單位的會計管理水平。針對農(nóng)林單位在實行電子會計檔案管理工作中存在的主要問題，提出了完善和解決問題的對策。

關(guān)鍵詞：農(nóng)林單位；電子會計檔案；問題；對策

引言

做好會計檔案管理工作，是農(nóng)林單位管理工作中的一項重要環(huán)節(jié)，也是一切科研、生產(chǎn)工作有條不紊運行的基礎(chǔ)[1]。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的飛速進(jìn)展，會計電算化漸漸走入了企、事業(yè)單位的應(yīng)用范疇[2]。建立電子會計檔案管理也在財務(wù)管理工作中應(yīng)運而生。電子會計檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)[3]。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。隨著電子會計檔案管理技術(shù)的普及和進(jìn)展，對于每一個農(nóng)林單位財務(wù)管理工作來說，單純保存?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案的弊端日益突顯出來，實行農(nóng)林會計檔案的數(shù)字化進(jìn)展至關(guān)重要。

1農(nóng)林實行電子會計檔案存在的問題

隨著科技的進(jìn)展迅猛，會計制度改革的不斷深化，計算機技術(shù)已在各行各業(yè)得到全面的應(yīng)用。會計電子檔案內(nèi)容、信息量驟增，傳統(tǒng)會計檔案管理方式的局限性越來越明顯，已經(jīng)不適應(yīng)新時代的進(jìn)展。電子會計檔案的進(jìn)展為會計檔案的進(jìn)展制造了良好的條件，會計電子檔案管理已經(jīng)漸漸滲透到會計檔案管理的全過程。由于會計電子檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理有著較大的差異性，因此在執(zhí)行過程中不行避開的遇到一些問題，會計電子檔案的管理已成為當(dāng)今時代一個急需解決的問題。

1.1熟悉不足、思想意識薄弱

在傳統(tǒng)的會計檔案管理模式下，會計檔案管理主要依靠財務(wù)人員手工記賬對賬，對會計檔案管理的要求也相對較低。大部分在實行電子會計檔案管理過程中，農(nóng)林單位最主要的緣由是領(lǐng)導(dǎo)層和詳細(xì)從事、辦事人員對其熟悉的不足，沒有從思想中深刻意識到實行電子會計檔案的重要性。單位內(nèi)部“所謂”的歸檔只是紙質(zhì)檔案的歸檔，而這無疑給會計檔案管理埋下了隱患[5]。尤其一些基層的農(nóng)林單位，數(shù)據(jù)保存的時效性和時間的長期性都難以保證。電子檔案管理人員的法律意識淡薄，對檔案保管的重要性熟悉不足，問題一旦消失將損失諸多會計信息，危害個人及單位利益。

1.2檔案管理人員素養(yǎng)良莠不齊

實行電子會計檔案的系統(tǒng)管理，歸根究竟還是由人來完成，人員素養(yǎng)的凹凸將打算著檔案管理工作的好壞。在農(nóng)林單位實際工作中，大多沒有相關(guān)財務(wù)專業(yè)的人員來從事這項工作，缺少相關(guān)專業(yè)學(xué)問，大部分電子檔案管理的工作人員是由其他行業(yè)非專業(yè)人員來從事，極簡單因操作不當(dāng)?shù)葐栴}影響會計檔案管理數(shù)據(jù)的管理效果，有可能導(dǎo)致會計信息檔案不能準(zhǔn)時更新，也就不能發(fā)覺更多的問題，嚴(yán)峻影響單位的進(jìn)展。

1.3電子會計檔案管理體系不夠健全

現(xiàn)階段我國許多單位缺乏完善的電子檔案管理制度，電子會計檔案的整理、利用、銷毀仍采納傳統(tǒng)的會計檔案管理方法。在一些農(nóng)林單位中，特殊是基層單位，沒有形成嚴(yán)格的規(guī)章制度，電子會計檔案管理制度亦不完善，這就造成無規(guī)章可循，不行避開的消失諸多問題和錯誤。還有部分單位存在著只需要一些基層檔案信息，大部分時間久遠(yuǎn)的檔案利用率不高，會計檔案的價值沒有充分發(fā)揮出來，盡管隨著時代的進(jìn)步，大部分農(nóng)林單位開頭使用電子會計檔案，但仍存在少數(shù)單位沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱方式仍是會計檔案管理的主要方式，這種慣例在肯定程度上制約了電子會計檔案管理的進(jìn)展。

1.4電子會計檔案保管的平安性問題

電子會計檔案保管的機密性，在肯定程度上影響著單位的生存和進(jìn)展。在實際工作中存在著平安性、保密性的重視度不高。主要表現(xiàn)在檔案維護和網(wǎng)絡(luò)平安問題上。在維護方面假如維護不當(dāng)易造成數(shù)據(jù)損失。在平安方面存在著易篡改、易泄密、易感染病毒等幾種狀況，會計電子檔案系統(tǒng)發(fā)生意外事故會使數(shù)據(jù)混亂或丟失，一旦消失問題將對單位造成無法彌補的損失。

2農(nóng)林實行電子會計檔案解決問題的對策

針對會計電子檔案工作中消失的上述問題，應(yīng)從以下幾個方面進(jìn)行解決：

2.1轉(zhuǎn)變思想觀念，提高意識

由于會計檔案管理與傳統(tǒng)的會計檔案管理存在著較大的差異，因此在執(zhí)行過程中不行避開的會遇到一些問題，提高會計電子檔案管理的質(zhì)量已成為當(dāng)務(wù)之急。首先，在農(nóng)林單位中，為了適應(yīng)時展的需要，從領(lǐng)導(dǎo)到詳細(xì)辦事管理的人員都要從根本上轉(zhuǎn)變觀念，提升自我意識，用進(jìn)展的眼光看待電子會計檔案管理，使軟件得到充分利用。檔案管理人員必需要增加法律意識，依法辦事，不違法，不違規(guī)。增加檔案管理人員的道德意識和責(zé)任意識。

2.2提高檔案管理人員的素養(yǎng)

只有提高農(nóng)林單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，才能提高其工作效率，更有效的管理電子會計檔案。農(nóng)林單位可以指定專人負(fù)責(zé)會計電子檔案管理工作，培育專業(yè)的會計電子檔案管理人員。管理人員要跟上時代的步伐，就是要定期的對其進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員專業(yè)水平。也可以培育一些高端的專業(yè)人才。如既擁有檔案管理和財務(wù)管理相關(guān)學(xué)問，又懂計算機業(yè)務(wù)的特地人才。定期的對檔案管理人員進(jìn)行再次培育，確保人才能夠與時俱進(jìn)，緊跟先進(jìn)的管理理念。

2.3完善電子會計檔案的管理體系

在農(nóng)林單位中，需要不斷加強和完善電子會計檔案的各項規(guī)章制度。形成自己獨有的管理制度，建立健全適應(yīng)會計電子檔案管理工作環(huán)境的制度體系，建立會計電子檔案的備份制度，對電子會計檔案建立完善的索引體系[6]。做到有章可循，可以建立檔案管理小組，由領(lǐng)導(dǎo)帶頭，建立相應(yīng)的歸檔、保管、借閱和備份管理流程。建立審批制度，做到誰借閱誰負(fù)責(zé)，有底可查。提高電子會計檔案的利用效率，把握最新的工作動態(tài)，提高更新速度，這樣才能使檔案更好的為大家所利用。對單位的進(jìn)展關(guān)心很大。

2.4加強電子會計檔案的平安和維護

必需提高農(nóng)林單位檔案人員對會計電子檔案的維護，要做到定時、有序。在單位進(jìn)行電子檔案保存的同時，可以有選擇性保存紙質(zhì)資料。對相關(guān)軟件和數(shù)據(jù)做好備份，可以由農(nóng)林主管部門出面制定專業(yè)統(tǒng)一的軟件，對軟件的開發(fā)商和銷售商進(jìn)行規(guī)范化的掌握，對相關(guān)人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，對所傳輸?shù)奈募M(jìn)行加密，要充分顧及電子設(shè)備的防磁防雷電等平安要求。對會計檔案建立保密等級，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，設(shè)置防篡改多層校驗。保管部分紙質(zhì)檔案，作為會計電子檔案的幫助和補充?？紤]到基層農(nóng)林單位人員軟件應(yīng)用力量問題，應(yīng)對操作系統(tǒng)進(jìn)行簡潔化處理并配備完善的售后服務(wù)。只有這樣才能準(zhǔn)時進(jìn)行信息反饋，對軟件不足的地方進(jìn)行準(zhǔn)時修改。

3結(jié)語

隨著電子技術(shù)的進(jìn)展，電子會計檔案的應(yīng)用也得到了很大程度的提升，其進(jìn)展模式也更加的科學(xué)化和精細(xì)化。雖然電子會計檔案在基層農(nóng)林單位的實行還存在著一些問題，但由電子會計檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案已成為必定趨勢。農(nóng)林單位實行電子檔案管理，樂觀推動會計電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，能夠