公務(wù)員考試公文的格式

第三章公文的格式

學(xué)習(xí)提要：公文寫作與其他文體寫作的最大區(qū)別，就在于公文格式的規(guī)范，這種規(guī)范既體現(xiàn)在公文的內(nèi)容上，也體現(xiàn)在公文處理的程式化、程序化和文面結(jié)構(gòu)的相對(duì)固定化上。撰制公文是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作，探討公文的格式，也就使公文寫作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而增強(qiáng)公文外在形式的美好效果，更能符合通行慣例，使受文者更加準(zhǔn)確、快速地了解公文精神，從而大大提高公文辦理的效率和質(zhì)量。第一節(jié)公文格式的組成公文的格式一般包括三部分內(nèi)容：公文的書面格式公文的用紙格式公文的印裝格式《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》及《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章對(duì)公文格式作了明確規(guī)定：公文的書面格式由眉首、主體、版記三部分組成（如圖）。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即154mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；至于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。眉首部分001XX人民政府文件X政發(fā)[2000]1號(hào)機(jī)密一年特急

關(guān)于XXXXX的通知主體部分各縣、XXXXX:xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx附件：1.XXXXXXXXXX2XXXXXXXXXX（印章）二OOO年一月一日（XXXXX）版記部分主題詞：XXXXXX抄送：XXX、XXX、XXX、XXXXXXXXXX2000年XX月XX日印發(fā)公文的用紙格式，一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mmX297mm），左側(cè)裝訂。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm＋1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm＋1mm，版心尺寸為156mmX225mm（不含頁碼）。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。公文的印裝格式，文字從左至右橫寫、橫排。正文用3號(hào)仿宋字體，一般每面排22行，每行28個(gè)字。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫、排版）。第二節(jié)公文的眉首部分一、公文份數(shù)公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印刷若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。二、秘密等級(jí)和保密期限秘密等級(jí)簡稱密級(jí)，即表明公文保密程度的標(biāo)識(shí)符號(hào)。依據(jù)公文內(nèi)容涉及國家秘密的程度通常劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三個(gè)等級(jí)。涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。標(biāo)識(shí)密級(jí)用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用隔開，如保密6個(gè)月、機(jī)密3個(gè)月、絕密長期。三、緊急程度緊急程度表明對(duì)公文遞送和辦理急緩的要求，公文分為特急件、急件、普通件、限時(shí)送達(dá)件四種。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”，其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。緊急程度用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，密級(jí)等頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。四、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)即公文的發(fā)送機(jī)關(guān)，用于表明公文的責(zé)任者，展示公文的法定權(quán)威性。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，有發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上緣為25mm，對(duì)于上級(jí)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上緣為80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小宋字體，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀的為原則酌定，但最大不能等于或者大于22mmX15mm。五、發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)，指發(fā)文機(jī)關(guān)一年中所發(fā)文件的統(tǒng)一編號(hào)。發(fā)文字號(hào)由機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)三部分組成，如“國發(fā)[2000]23號(hào)”就是國務(wù)院2000年發(fā)布的第23號(hào)文件。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。機(jī)關(guān)代字，表明發(fā)文機(jī)關(guān)或主辦單位。六、簽發(fā)人簽發(fā)人指批準(zhǔn)發(fā)布公文的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人姓名，上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字體標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。第三節(jié)公文的主體部分公文的主體部分，由公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間、印章、附注幾個(gè)內(nèi)容要素組成。一、公文的標(biāo)題公文的標(biāo)題是標(biāo)明公文內(nèi)容的概括性名稱。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，完整的公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、公文種類三部分組成。標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般要標(biāo)注機(jī)關(guān)名稱的全稱。公布性、知照性公文可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，只標(biāo)明文種。標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般要標(biāo)明機(jī)關(guān)名稱的全稱。公布性、知照性公文可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，只標(biāo)明文種。標(biāo)題中的事由，應(yīng)用最少的詞語把公文的主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要地概括出來，使人一看便知公文主旨。標(biāo)題中的公文種類，應(yīng)以法定公文文種名稱為準(zhǔn)。0000001

機(jī)密★20年特急重慶市文化局渝教發(fā)〔2004〕1號(hào)

××××××××××××關(guān)于××××的通知××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

重慶市公安局重慶市教育委員會(huì)文件-1-0000001

機(jī)密★20年特急渝教發(fā)〔2004〕1號(hào)

××××××××××××關(guān)于××××的通知××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

重慶市教育委員會(huì)文件-1-二、主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)又叫做收文機(jī)關(guān)，指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí)，在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移到版記中的主題詞下，抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。主送機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí)應(yīng)注意：1、上行公文一般只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)2、下行公文多為兩個(gè)以上主送機(jī)關(guān)三、公文正文公文正文位于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段，左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。公文正文一般由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。（一）開頭部分開頭部分又稱為序引，其內(nèi)容主要闡明撰寫的依據(jù)、目的、緣由等。開頭的主要作用是強(qiáng)調(diào)發(fā)文的必要性、針對(duì)性，引起下文。開頭的撰寫要精確、簡潔、概括性強(qiáng)，要盡快引入主體部分。（二）主體部分主體部分又稱為中段，是正文的核心，其內(nèi)容主要闡述公文的具體事項(xiàng)、意圖。正文部分應(yīng)使受文者對(duì)公文所表達(dá)的信息獲得具體明確的認(rèn)識(shí)。主體部分應(yīng)主旨明確，重點(diǎn)突出，直陳其事。（三）結(jié)尾部分公文結(jié)尾一般十分簡潔，其內(nèi)容寫法主要有兩種：套語式結(jié)尾或文章式結(jié)尾。套語式結(jié)尾指人們約定成俗，長期慣用的文書套語結(jié)尾。文章式結(jié)尾，即撰寫一般文章式結(jié)尾。四、附件附件，是附屬于公文正文后面的文件或材料，它是對(duì)公文正文的補(bǔ)充、說明或是公文的具體化。附件標(biāo)識(shí)，在正文下一行左空2字用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱，附件如有序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。五、制文機(jī)關(guān)制文機(jī)關(guān)亦叫叫落款，指發(fā)文使用的名義，它是公文格式中的一個(gè)重要組成部分。黨的機(jī)關(guān)公文一般在落款處暑發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱。行政機(jī)關(guān)公文在落款處不屬發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間，并加蓋公章；當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋三個(gè)以上印章時(shí)，才暑發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。落款的文職，應(yīng)在正文右下方，成文時(shí)間上方，正文與落款間應(yīng)有一定距離（一般為兩三行間距），如有附件，落款則要放在附件標(biāo)注的右下側(cè)?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?。

附件：1.×××××

2.×××××二〇〇四年一月一日主題詞：××××××抄送：××，××，××××，××××?！痢痢痢?004年×月×日印發(fā)

3個(gè)及以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文-2-成文日期此處空2個(gè)字位置×××單位×××單位×××單位×××單位×××單位六、成文時(shí)間成文時(shí)間，指公文發(fā)布的確切日期，用于表明公文開始發(fā)揮效用的時(shí)間。成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)，要用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為0；成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)位置，應(yīng)在公文末頁“公文正文”或“附件”之后，成文時(shí)間空4字。成文時(shí)間以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行為以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。×××××××××××。

附件：1.×××××

2.×××××（×××××）主題詞：××××××抄送：××，××，××××，××××?！痢痢痢?004年×月×日印發(fā)

成文日期-2-此處空4個(gè)字位置二○○四年一月一日七、印章印章，即機(jī)關(guān)權(quán)利象征的的圖章，它是公文生效標(biāo)識(shí)。公文印章必須與發(fā)文機(jī)關(guān)一致。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不屬發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間，加蓋印章應(yīng)上距正文2～4mm端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。八、附注公文的附注，指公文需要說明的其他事項(xiàng)的注釋與說明。公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。第四節(jié)公文的版記部分及頁碼公文的版記部分，包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期三個(gè)內(nèi)容要素。版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。一、主題詞主題詞又稱“敘詞”、“關(guān)鍵詞”，是反映公文主題思想或主要內(nèi)容的代表性詞語。它一般有3～5個(gè)規(guī)范化詞目（即詞或詞組）構(gòu)成，每個(gè)詞目間要空一格。如“XX省公安廳關(guān)于打擊走私活動(dòng)的會(huì)議紀(jì)要”一文，的主題詞為“公文緝私紀(jì)要”。（一）主題詞的標(biāo)引方法一份文件的標(biāo)引，最多不超過5個(gè)主題詞。主題詞的標(biāo)引順序是：先標(biāo)反映文件內(nèi)容的類別詞和類屬詞，然后標(biāo)反映文件形式的公文文種詞。一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如會(huì)議紀(jì)要《聽取全國財(cái)政工作會(huì)議情況和全國打擊走私工作會(huì)議準(zhǔn)備情況的匯報(bào)》，先標(biāo)反映一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“財(cái)政”，再標(biāo)類屬詞“稅務(wù)”，然后再標(biāo)翻印第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“公安”，再標(biāo)類屬詞“緝私”，最后標(biāo)“會(huì)議、紀(jì)要”。當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可只在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。（二）主題詞的標(biāo)識(shí)主題詞位于“抄送機(jī)關(guān)”上方?！爸黝}詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間1字。二、抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化