廣州龍湖地產(chǎn)費用報銷制度(2023年9月版)

廣州龍湖費用報銷管理辦法編制目的規(guī)范費用報銷日常操作，有效控制費用支出，提高費用報銷的效率。適用范圍廣州龍湖地產(chǎn)費用報銷日常費用報銷及領借款，未盡事宜參照集團《費用管理實施細則》（最新版本）執(zhí)行。費用定義本辦法主要指管理費用，費用科目明細及定義詳見以下附件本辦法管理費用付款包括日常費用報銷、無合同付款、合同付款、領借款四種付款方式。無論何種方式付款根據(jù)《龍湖集團合同管理辦法》：金額在1萬元人民幣以上的經(jīng)濟事務（不包括行政稅費）均應簽署合同/協(xié)議或其它書面文本。3.1費用管理框架費用管理以年度預算總額和年度預算費效比為考核依據(jù)，在管控過程中實施累計額度和累計費效比雙重管控。3.2費用審批環(huán)節(jié)各職能審核要點業(yè)務部門1）提報人是對業(yè)務發(fā)生真實性、合規(guī)性；提供附件明細完整及真實；票據(jù)真實合法性的第一責任人；2）業(yè)務部門審批人負責審核業(yè)務發(fā)生及員工行為真實且合理，同時對員工提交的附件明細完整及真實性負有審核責任；3）財務部門如發(fā)現(xiàn)有不合規(guī)的情況，有權駁回或協(xié)商，并不定期曬數(shù)據(jù)、評估各職能部門對本部門支出或報銷的審核質(zhì)量；財務部門1）財務部門審核審批附件是否形式完整、合規(guī)；2）報銷標準是否符合公司制度；實際流程增加“票據(jù)審核人”崗位重點關注：1）票據(jù)與實際業(yè)務對應關系是否符合本辦法的相關規(guī)定；2）票據(jù)是否存在明顯的假票錯票、非正常連號地區(qū)公司總經(jīng)理整體把控大額支付是否合理真實3.3重點費項的事前審批制度培訓費、部分差旅費、部分團建費、會務費、營銷調(diào)研推廣廣告費&銷售代理費等事項需進行事前審批，否則財務有權拒絕付款。對于重點事項事前管控及審批流程詳見以下附件業(yè)務付款流程4.1一般付款流程日常費用報銷，提交路徑：OA系統(tǒng)—費用報銷—日常報銷申請—新增。無/合同付款申請，提交路徑：OA系統(tǒng)—合同付款—（無）合同付款申請—新增付款申請/新增無合同付款申請。付款申請審核通過后，由經(jīng)辦人打印該單據(jù)并粘貼好相關發(fā)票到財務部出納處，4.2領借款流程領借款提交路徑：OA系統(tǒng)—費用報銷—領借款申請—新增原則上公司只支持業(yè)務類領借款，其他非業(yè)務類領借款需提請工作聯(lián)系單，說明事由，經(jīng)相關職能負責人、財務負責人、總經(jīng)理審批后方可提請領借款。領借款實行舊賬不清，新賬不借（指同類型的借款），借款人未對舊賬進行歸還，不能申請領借款，領借款發(fā)起前需與財務部溝通方可進行領借款，對公領借款收款人只能對公，不允許轉(zhuǎn)入個人賬戶。日常領借款范圍及限額詳見以下附件集團關于報銷類領借款指導意見4.3業(yè)務付款的時間財務部收單日為每月25日之前（25日之后單據(jù)下月進行處理）。無問題單據(jù)在收單后一周內(nèi)支付（集中支付時間為每周四，開箱處理單據(jù)時間為每周二下班前，之后收取單據(jù)下周處理），問題單據(jù)改正后按新單據(jù)處理。特殊款項需酌情靈活處理另外一事一議。4.4業(yè)務付款注意事項4.4.1日常費用報銷及領借款類型選擇日常費用報銷及領借款按照以下類型，根據(jù)不同業(yè)務進行選擇。通用，行政費用（辦公費、交通費、差旅費等）等預算規(guī)定一般費用科目。人工成本（工資、獎金），指員工薪資、社保類支出。人工成本（其它、福利），外派補貼、安家費、成長基金等人工成本類支出招待費類，用于招待性質(zhì)的費用，(凡用于接待外部人員餐費、禮品費及煙酒等交際應酬的報銷必須選擇此類別)。各職能負責/項目負責人費用，指地區(qū)公司各職能負責人和項目負責人的日常通用報銷（包括招待費等全部費用），（凡各職能負責人/項目負責人的報銷必須選擇此類別）。地區(qū)公司總經(jīng)理報銷，指各地區(qū)公司總經(jīng)理的日常通用類型的報銷。特殊類，指由公司或項目承擔的違約金、滯納金、捐贈款、贊助款、罰款等例外支出的報銷。合同及無合同付款按照合同模塊要求進行填列。4.4.2費用發(fā)生的報銷時限費用報銷應在事項發(fā)生35天內(nèi)提交審批。(35天報銷時長指：每次報銷時首筆業(yè)務發(fā)生時間起到提交報銷審批止的時長)如少數(shù)特殊情況未按時提交審批，應在審批時提交經(jīng)授權人簽字的超時報銷審批單，OA審批流程方可繼續(xù)流轉(zhuǎn)，對于小金額的發(fā)生頻繁的業(yè)務如市內(nèi)交通費、停車費、路橋費等可適當按次報銷4.4.3領借款沖賬時限領借款兩個月內(nèi)必須及時沖賬，否則系統(tǒng)將默認經(jīng)辦人無法提交任何付款申請。4.4.4費用報銷的提交人除集團另有規(guī)定外，六級以下員工應遵循“誰發(fā)生，誰提交報銷審批手續(xù)”的原則，不允許委托其他人代走報銷流程。領借款及費用報銷收款人應與提起申請保持一致。4.4.5填寫報銷及領借款申請時注意事項主題，盡量簡化寫為“日常報銷”，不要寫具體事項內(nèi)容，詳細事由在付款說明中描述。主題中不要出現(xiàn)人名、招待費、補貼、福利、禮品、禮金、安家費等字樣付款說明，需對本次報銷事項、原因進行簡要說明（如差旅費報銷應說明出差期間、地點、事由、人數(shù)及住宿標準）；需要審批人知曉，但不便顯示在主題中的內(nèi)容，請只體現(xiàn)在付款說明中。(如外派補貼、成長基金等補貼性質(zhì)報銷)付款說明中不要出現(xiàn)招待事項具體人員和內(nèi)容。費項分攤責任人：通常責任人為申請人，如代其他人提交報銷，責任人應為此筆費用的承擔人預算分攤部門：費用具體分攤部門費項：按照實際發(fā)生的費項進行選擇，不要按發(fā)票內(nèi)容選擇費項分攤金額：按照誰發(fā)生誰承擔的原則，將金額分攤至各部門。5票據(jù)5.1費用報銷發(fā)票注意事項發(fā)票抬頭為個人所在項目公司全稱：（例）佛山市順德區(qū)盛暉置業(yè)發(fā)票內(nèi)容完整、字跡清晰可辨。發(fā)票大小寫金額要一致，發(fā)票內(nèi)容與報銷內(nèi)容相符。發(fā)票內(nèi)容不能涂改，涂改處對方蓋財務章/公章均無效。開票日期為當前年度，發(fā)票要加蓋發(fā)票專用章，且章上公司名與票面上打印的出票單位一致。A4粘貼單上寫清所粘票據(jù)的張數(shù)和總金額，不要另加任何說明的文字，尤其是人名，粘貼發(fā)票要用膠水或固體膠，不能使用訂書器。5.2費用報銷發(fā)票范圍通用類發(fā)票包括：機票、大巴票、打車票、過路過橋票、機場大巴票、高速費、船票、長途客運票、住宿費、辦公用品、耗材、圖書、會議、培訓、咨詢。不可使用的發(fā)票包括：禮品、禮金、含煙酒等具體物品名稱的發(fā)票、物業(yè)費、醫(yī)療費、學費、個人房租發(fā)票、購發(fā)票（所有金額超過1500的固定資產(chǎn)類發(fā)票）各費項可用發(fā)票詳見附件：5.2抵票業(yè)務要求無發(fā)票或不合規(guī)發(fā)票替換為合規(guī)發(fā)票行為均為抵票業(yè)務。除車補、招待費、誤餐費等，原則上禁止用其他票據(jù)進行“抵票”。如票據(jù)確實丟失或?qū)Ψ綗o法開具發(fā)票，應在審批時提交經(jīng)授權人簽字后的票據(jù)抵用審批單并附上驗收單、蓋章收據(jù)等佐證材料，審批級次詳見附件關于可抵票的費項，請按照附件“抵票”可使用票據(jù)的指導建議的要求執(zhí)行，對大額的抵票或特殊非常規(guī)活動取得發(fā)票，需事先與財務部進行協(xié)商，一事一議。6費用付款附件規(guī)范費用付款附件分為合同及非合同（報銷）兩類，發(fā)起業(yè)務付款，需提供相關業(yè)務的附件以便能更清晰地對付款申請進行審核。提供附件分為線上提供和線下提供兩部分，線上附件指需在發(fā)起OA系統(tǒng)審批時同時提供，線下附件則在交單到財務部準備付款時提供，線下附件提供時必須按照財務部相關票據(jù)粘貼要求整齊粘貼方可提供。具體要求詳見附件：對于合同類付款還需注意對于階段性付款應提供合同工作量清單，對于結(jié)算付款應提供合同結(jié)算單詳見附件：對于領借款附件除根據(jù)業(yè)務類型性質(zhì)參考合同及無合同附件，如是合同附件還需在OA系統(tǒng)上附上合同審批及其他相關審批鏈接，以明確相關流程已完成審批。7票據(jù)及附件粘貼要求粘貼單：A4單面紙，不需裁剪，用作粘貼發(fā)票的底單。費用類型：與成本系統(tǒng)中費項一致，如差旅費、招待費、辦公費等發(fā)票類型：將發(fā)票按內(nèi)容分類，如市內(nèi)打車票、出租車燃油稅票、加油票、住宿票、餐票、辦公用品發(fā)票。具體要求詳見8主要費用管理細則8.1差旅費指員工因公務需要（含公司安排的培訓）外出離開公司所在城市進行公務活動發(fā)生出差費用。1、4級及以下員工出差前必須提交出差申請，申請通過后攜程方可出票（含火車票）；對于PMO團隊成員（5級以上）出差無需進行OA出差申請，但需在出差前在地區(qū)PMO團隊微信群向地區(qū)總經(jīng)理報備報銷時除不須提交出差審批人員外一律附出差審批鏈接及出差模板，出差申請模板詳見附件：2、以職能部門、管理層、集團縱向業(yè)務條線等名義集體赴境外或境內(nèi)未開展業(yè)務的其他城市考察，需發(fā)起工作聯(lián)系單，提交部門負責人、財務負責人、地區(qū)總經(jīng)理及集團CEO審批（如赴境外，須經(jīng)集團董事長審批），同時抄送財務費用管理專員，工作聯(lián)系單應說明考察內(nèi)容及行程、擬達成的效果、費用預算、人員名單等。此類團隊名義赴境（內(nèi)）外的出差報銷務必提供事前管控審批單，否則不予付款。3、員工出差報銷標準參照集團頒布出差管理辦法執(zhí)行；對于出差住宿超標，需事前審批，填列“差旅特殊情況說明單”并上傳OA，連同發(fā)票一同提交財務部。4、六級以下人員差旅費由本人自行提報，出差人員同住的也需自行提報出差報銷申請；5、出差報銷時需提供附件參照本辦法第6條規(guī)定執(zhí)行，報銷人提供水單信息與發(fā)票信息一需一致，報銷人應按照集團統(tǒng)一模板填寫差旅費報銷明細，并按照貼票模板分類貼票。報銷人除集團規(guī)定可抵票費項外，相關費項需提供原始報銷票據(jù)，如遺失發(fā)票則進行抵票審批流程。6、對于需OA審批的出差申請，審批通過后方可出票，但對于特殊情況需提前訂票或更改行程，機票特殊授權人需看到相關審批人短信授權方能出票。8.2招待費參照《廣州龍湖招待費管理辦法》，8.3交通費交通費指因公或加班發(fā)生交通費（差旅期間發(fā)生交通費計入差旅費），享有車補的同事不能報銷市內(nèi)交通費。1.交通費報銷原則上禁止抵票。報銷時填制報銷模板列明事由\地點\時間上傳OA，票據(jù)必須與報銷單明細一一對應，報銷單不允許只填寫總額。報銷模板詳見附件：2.員工工作日加班到晚上9點后，可報銷回家打的費用。8.4團建費團建費指培訓及會務中發(fā)生的公司內(nèi)部組織安排的餐飲、娛樂費用。公司內(nèi)部招待屬于團建費用不屬于招待費范疇。不允許境外團建，針對各地區(qū)公司（集團本部）俱樂部費用（每人100元）使用前須由人力資源部提起工作聯(lián)系單，審批至財務部費用管理專員、財務負責人、地區(qū)總經(jīng)理，同時抄送財務費用管理專員。對部門大型出外聯(lián)誼活動如外出游玩、住宿等需通過工作聯(lián)系單作事前審批。3、團隊建設費原則不允許抵票。針對需事前審批的團建報銷，報銷時須附相關審批鏈接。團建費工作聯(lián)系單屬部門層面由部門發(fā)起，公司層面（包括俱樂部費用）行政部發(fā)起，審批至財務部費用管理專員、財務負責人、地區(qū)總經(jīng)理。8.5會務費1、包含會議期間的場地、耗材、設備租賃等。會議期間的會務用餐、娛樂聯(lián)歡等應計入團隊建設費用；會議期間茶歇和會場工作盒飯可計入會務費。半年會/年會的特殊處理：除火車/船/機票（差旅費）、培訓（培訓費）以外的所有費用都包括在會務費中（其中包括:住宿、會場、第三方服務、禮品、餐飲、娛樂費）。2、會務費報銷需公司層面(不含部門內(nèi)及部門間日常溝通會議)會議方可報銷,重大會議如年會需發(fā)起工作聯(lián)系單，提交部門負責人、行政部負責人、費用管理專員、財務負責人及地區(qū)總經(jīng)理進行事前審批并報銷時一并提供。報銷金額與審批金額差異過大，則業(yè)務部門須在報銷審批時在系統(tǒng)中注明差異原因。3、年會類報銷如禮品發(fā)放等須注明發(fā)放清單，耗材類須提供詳細清單等證明文件，年會酒店住宿提供水單和住宿名單，餐飲提供酒水清單。8.5培訓費1、培訓費范圍：僅包含培訓期間發(fā)生的外部講師費用（含講師食宿費）、場地費用以及培訓資料費用。內(nèi)部員工培訓期間的食宿費用等均不得計入培訓費用（計入差旅費）；仕官生集中培訓時的住宿和團隊聚餐特例可計入培訓費。2、培訓費按照重點費項事前管控的原則，應按實際需求編制培訓方案，列明培訓課程的名稱、內(nèi)容、培訓名單和費用預算等。并發(fā)起工作聯(lián)系單，提交部門負責人及人力資源部培訓專員及人力負責人審批，同時抄送財務費用管理專員。3、培訓費報銷分為日常報銷類和合同類兩種，日常報銷類：1、報銷人務必提供培訓明細，列明講師費用（含食宿）、場地費用、資料費用。2、如含仕官生培訓須列明住宿名單和水單明細、團隊就餐的酒水清單等附件。合同類：1、預付款須提供發(fā)票，財務復核比例和金額以及付款日期是否與合同相符。2、階段性付款及結(jié)算尾款須提供工作量確認單和結(jié)算單。同時附上培訓詳細日常安排和相應項目。8.6招聘費1、招聘費范圍：包含因招聘發(fā)生的獵頭費、展會費、支付給高校的招聘費用以及部分候選人、獵頭面試往返機票等。內(nèi)部人員因招聘事項發(fā)生的食宿費等均不得計入招聘費（計入差旅費）；2、預付款：審核有無發(fā)票、付款時間和比例是否與合同吻合，獵頭類合同嚴禁預付。3、階段性付款：提供招聘人員人數(shù)、部門（如較為敏感，可提前與財務溝通）、工作量確認單（主要是指非獵頭形式的招聘費支出，比如招聘廣告、相關宣傳片制作等）。結(jié)算尾款：合同結(jié)算單。8.7資本性支出資本性支出主要包括：房屋裝修、車輛運輸設備、辦公設備（電腦）、家具用品、軟件等，物品申購報銷參照《龍湖集團資產(chǎn)配置標準》，其中單件物品價值超過1500元物品需錄入資產(chǎn)管理平臺，報銷時應將錄入資產(chǎn)管理平臺的資產(chǎn)在付款說明