項(xiàng)目部資料室管理制度

項(xiàng)目部資料室管理制度河南安信建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司恒星?美景花園項(xiàng)目部資料室管理制度為了做好工程及設(shè)施檔案資料的管理工作，參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求,聯(lián)合本項(xiàng)目實(shí)質(zhì)狀況和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的有關(guān)要求特制定本管理制度。一、工程資料歸檔范圍主要為工程和設(shè)施檔案資料:1。工程檔案是指各種報(bào)批文件(對(duì)政府各行政部門的各種報(bào)批文件、答復(fù)的批改文件、對(duì)外發(fā)文、對(duì)外接收的文件）、各種合同（所有合作合同、供應(yīng)合同、工程合同以及各合同的附件、增補(bǔ)合同，供應(yīng)商（服務(wù)）單位的報(bào)價(jià)資質(zhì)資料、報(bào)價(jià)商務(wù)資料及報(bào)價(jià)匯總表說(shuō)明文件，比價(jià)的觀察調(diào)研報(bào)告，觀察調(diào)研的影像、照片資料)、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)更改與工程洽談資料、監(jiān)理文件、施工日志、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各樣查收證件、檢測(cè)報(bào)告、用于工程上的各樣資料合格證明證明(公司資質(zhì)、產(chǎn)品認(rèn)證、型式查驗(yàn)報(bào)告、出廠合格證等）設(shè)施隨機(jī)資料（生產(chǎn)資質(zhì)、合格證、說(shuō)明書、安裝施工圖）及其余需要存檔的文件等。2。設(shè)施檔案是判定評(píng)論(儀器）技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料，是為保障（儀器）設(shè)施正常運(yùn)行并處于良好狀態(tài)的重要依照。檔案員接收歸檔本公司的各種設(shè)施資料。主要包含計(jì)劃、選購(gòu)階段的儀器設(shè)施購(gòu)買申請(qǐng)單、協(xié)議、合同、重要來(lái)往信函、電文;開(kāi)箱查收階段的裝箱單、開(kāi)箱查收單、出廠合格證書、出廠精度查驗(yàn)單、圖樣、技術(shù)手冊(cè)、使用維護(hù)手冊(cè)、說(shuō)明書、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊(cè)、軟件、硬件部分的文件資料、開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄;安裝調(diào)試階段的試車、試驗(yàn)記錄、安裝查收單、存在問(wèn)題及辦理建議;運(yùn)行及保護(hù)維修階段的設(shè)施儀器移交使用部門1河南安信建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司恒星?美景花園項(xiàng)目部的附件和隨機(jī)工具清單、設(shè)施儀器保護(hù)養(yǎng)護(hù)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)施儀器使用記錄、設(shè)施儀器養(yǎng)護(hù)狀況記錄、設(shè)施儀器檢查記錄及維修記錄；改造、更新階段合理化建議及辦理結(jié)果、設(shè)施儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)、改良、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)施儀器報(bào)廢技術(shù)判定書、請(qǐng)示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成就申報(bào)獎(jiǎng)賞等各種文件.二、檔案保密制度1。檔案工作人員一定建立高度的保密觀點(diǎn)，恪守公司的各項(xiàng)保密制度。2.凡波及不宜公然的公司機(jī)密等檔案，應(yīng)作奧密保留并嚴(yán)格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)贊同.3。凡作奧密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行查閱審批手續(xù)，禁止私自攝影和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格恪守保密規(guī)定，不得泄漏公司奧密.4(對(duì)確已無(wú)保留價(jià)值的建設(shè)工程和設(shè)施檔案,列出銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并署名注銷.三、資料員崗位職責(zé)1。熱愛(ài)檔案事業(yè),忠于職責(zé)，遵紀(jì)守紀(jì)，勤勞學(xué)習(xí)，具備檔案采集管理、承做工程資料專業(yè)知識(shí)。2。負(fù)責(zé)本項(xiàng)目建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)施資料的采集、整理、立卷、歸檔工作,踴躍供應(yīng)利用，為各項(xiàng)工作服務(wù).3。常常深入現(xiàn)場(chǎng)，認(rèn)識(shí)施工進(jìn)度及質(zhì)量狀況，保證資料的真切性，做到資料與工程同步。踴躍開(kāi)發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案資料，以知足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。2河南安信建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司恒星？美景花園項(xiàng)目部做好檔案、資料的統(tǒng)計(jì)工作,成立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，實(shí)時(shí)、正確地向有關(guān)管理部門填報(bào)其余檢查統(tǒng)計(jì)表。6。在做好資料室內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)部各科室檔案工作進(jìn)行監(jiān)察、檢查和指導(dǎo).按規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。8。踴躍主動(dòng)地向上司主管部門報(bào)告檔案、工程資料工作狀況，接受其監(jiān)察、檢查和指導(dǎo).9。辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其余檔案業(yè)務(wù)工作.四、檔案管理制度非檔案管理人員不得私自查閱檔案柜里的模卷，確因工作需要,須經(jīng)本項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)贊同贊同后方可查閱。2。檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)擺列寄存，禁止堆放與檔案沒(méi)關(guān)的東西，做到完好安全，寄存有序，查找方便3。做好檔案柜內(nèi)“六防”(防盜、防火、防塵、防陽(yáng)光、防潮、防鼠蟲(chóng)蛀）工作，平常要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整齊、安全。4。對(duì)檔案柜所藏檔案要進(jìn)行常常檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題實(shí)時(shí)采納有效舉措.5。凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)施的全套隨機(jī)技術(shù)文件，儀器設(shè)施說(shuō)明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等資料若系一式二份，應(yīng)留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復(fù)印件隨機(jī)使用。與工程有關(guān)的任何資料不得歸個(gè)人所用。資料員負(fù)責(zé)儀器設(shè)施檔案的采集、整理、保留、利用和統(tǒng)計(jì)工作.儀器設(shè)施3河南安信建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司恒星？美景花園項(xiàng)目部檔案內(nèi)的文件資料，要準(zhǔn)時(shí)間先后擺列好,用鉛筆編寫頁(yè)號(hào),凡有文字的頁(yè)面,都要編號(hào)，正面編在右上角，反面寫在左上角，而后填寫好卷內(nèi)目錄。五、檔案安全制度1。嚴(yán)格執(zhí)行按期檢查和出入檔案盤點(diǎn)制度，檔案柜推行專人負(fù)責(zé)，鑰匙應(yīng)妥當(dāng)保留,若有丟掉應(yīng)實(shí)時(shí)報(bào)告并采納舉措，非管理人員不得任意翻閱檔案柜里的檔案。每次長(zhǎng)假前應(yīng)付檔案進(jìn)行全面檢查，檔案柜加貼封條,確實(shí)除去安全隱患。六、檔案資料查閱利用制度1。本項(xiàng)目人員借閱檔案、資料須登記,未執(zhí)行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予供應(yīng)檔案、資料。檔案資料的借出時(shí)間，不得超出半個(gè)月，確需持續(xù)借閱，一定辦理續(xù)借手續(xù)。關(guān)于重點(diǎn)性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。檔案、資料的原件一般不外借給其余單位人員,特別狀況需要外借時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)贊同，辦理外借手續(xù)并限時(shí)送還。借出的檔案資料的原件,借用人要妥當(dāng)保留,不得破壞和丟失，如期送還，若有破壞、丟失，由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)贊同后方可進(jìn)行。3。檔案柜里有檔案、資料需交給其余單位時(shí)應(yīng)填交接單方可交托。4。查閱檔案時(shí),禁止抽煙,嚴(yán)禁在文件資料上劃線、打勾、作記號(hào)、折角等,禁止涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的,依法追查當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。查閱檔案者有義務(wù)將利用成效反應(yīng)給檔案管理人員，以利探究和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。4河南安信建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司恒星?美景花園項(xiàng)目部七、檔案立卷歸檔制度1、本部門在工作活動(dòng)中形成和使用的各樣有保留價(jià)值的文件以及其余有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。2、一定按本部門立卷歸檔分類方案，將各樣有保留價(jià)值的文件資料采集齊備完好,由檔案人員和各室分別立卷。3、每年將有保留價(jià)值的文件資料,依照“年度”和文件形成規(guī)律和特色,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類正確,合理組卷。4、立卷要做到書面資料規(guī)范,擺列次序正確,目錄、頁(yè)碼清楚，標(biāo)量切實(shí)簡(jiǎn)明，保留限時(shí)區(qū)分正確，模卷裝訂齊整雅觀。5、各分包單位歸檔的模卷一定編制移交目錄,向資料室移交,交接兩方按移交目錄盤點(diǎn)查對(duì)，并執(zhí)行署名手續(xù)。資料室對(duì)接帳的模卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查，實(shí)時(shí)登記，編目上架。7、檔案室對(duì)文書檔案和其余門類檔案的立卷工作進(jìn)行敦促檢查與指導(dǎo)幫助。八、檔案的采集1。檔案管理人員收到項(xiàng)目?jī)?nèi)部人員或有關(guān)單位人員賜予的資料應(yīng)實(shí)時(shí)登記.2。工程檔案資料按項(xiàng)目采集，檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類一致寄存檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便往后檢索。3。設(shè)施檔案資料按名稱分類組卷，將一組內(nèi)容上擁有有機(jī)聯(lián)系的資料組合成一個(gè)保留單位.卷內(nèi)文件擺列,依照設(shè)施資料的自然形成過(guò)程擺列并做電子目錄方便往后檢索。4。應(yīng)妥當(dāng)保留各種檔案和資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師批閱確定用途.5河南安信建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司恒星?美景花園項(xiàng)目部勘探、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單,雙方署名、蓋印后方可交接。6。項(xiàng)目簽署承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)施資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、模卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)實(shí)時(shí)間要求.勞務(wù)隊(duì)禁止時(shí)提交合格完工文件的不算達(dá)成施工任務(wù)。7。本項(xiàng)目購(gòu)買的設(shè)施儀器的隨機(jī)全套資料，由拆箱負(fù)責(zé)人采集齊備,實(shí)時(shí)移交資料員一致累積和集中保留。8。本著誰(shuí)施工誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則，特?cái)M訂以下規(guī)定：由項(xiàng)目部采買的用于工程上的各樣資料,由項(xiàng)目采買員向資料員供應(yīng)資料合格的有關(guān)文件；2）合同商定中分包單位自購(gòu)的資料，由分包單位向資料員供應(yīng)資料合格的相關(guān)文件，供應(yīng)文件合格、齊備程度，做為項(xiàng)目與分包單位的結(jié)算依照之一.3）誰(shuí)攪拌的砼誰(shuí)做試塊，如發(fā)生試塊抗壓強(qiáng)度不合格或無(wú)試塊的狀況，由攪拌方出頭解決，直至出具合格文件為止。如所以給項(xiàng)目造成危害者,項(xiàng)目部將對(duì)有關(guān)責(zé)任方進(jìn)行處分。未盡事項(xiàng)按此項(xiàng)執(zhí)行（如鋼筋試件不合格者，由鋼筋試焊方出頭解決等）?，F(xiàn)場(chǎng)資料取樣程序：資料員通知工長(zhǎng)取樣品種、數(shù)目、規(guī)格？工長(zhǎng)通知有關(guān)施工隊(duì)進(jìn)行取樣？施工隊(duì)把樣品送到資料室.九(檔案統(tǒng)計(jì)制度：1（成立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作,正確地反應(yīng)本單位檔案數(shù)目質(zhì)量及其管理狀況。6河南安信建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司恒星？美景花園項(xiàng)目部2(成立檔案、資料、設(shè)施等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和登記臺(tái)帳，做到數(shù)字正確。3(堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作，做好平常原始數(shù)據(jù)登記工作，注意累積統(tǒng)計(jì)資料。4（每年對(duì)所有檔案資料進(jìn)行全面檢查，并做詳盡記