第4章辦公軟件的應(yīng)用

第4章辦公軟件的應(yīng)用

4.1辦公軟件概述

4.2Word文字處理軟件

4.3Excel電子表格軟件

4.4PowerPoint演示文稿軟件4.1.1辦公軟件的發(fā)展與組成

辦公軟件：文字處理軟件、電子表格軟件、演示文稿軟件、網(wǎng)頁制作軟件、數(shù)據(jù)庫管理軟件等組件的集合體。

1979年，美國MicroPro公司最先推出了文字處理軟件WordStar。

微軟Office系列。

國內(nèi)的金山WPSOffice系列。4.1辦公軟件概述

4.1.2微軟Office辦公軟件的操作界面

1．MicrosoftOffice2003的安裝

2．MicrosoftOffice2003的啟動(dòng)

常用的方法有：

①在Windows桌面選擇“開始/所有程序”，再選擇MicrosoftWord、MicrosoftExcel或MicrosoftPowerPoint選項(xiàng)，即可啟動(dòng)相應(yīng)的Office組件。

②先在Windows桌面建立相應(yīng)組件的快捷方式，然后雙擊桌面上的快捷方式圖標(biāo)。3．MicrosoftOffice2003的退出

有3種常用的方法：

①選擇相應(yīng)程序的“文件/退出”菜單命令。

②單擊相應(yīng)程序工作窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。

③雙擊相應(yīng)程序工作窗口左上角的控制菜單圖標(biāo)或直接按組合鍵Alt+F4。4．MicrosoftOffice2003窗口的組成

在微軟Office套件中，所有組件都具有Windows標(biāo)準(zhǔn)的工作窗口和界面元素，包括標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、滾動(dòng)條、狀態(tài)欄等。當(dāng)然，由于不同組件所編輯加工的對(duì)象不同，所以各個(gè)組件的工作窗口又有各自不同的特征，最大的區(qū)別是編輯區(qū)的不同。Word編輯的對(duì)象是文字，Excel編輯的對(duì)象是表格，PowerPoint編輯的對(duì)象是幻燈片，所以編輯區(qū)的形式是不同的。4.1.3基本文檔操作

1．創(chuàng)建一個(gè)新文檔

要建立一個(gè)新的文檔，有兩種常用的方法：

①選擇“文件/新建”命令或按Ctrl＋N快捷鍵。

②單擊“常用”工具欄中的“新建空白文檔”按鈕。2．保存文檔

保存文檔的方法如下：

①選擇“文件/保存”命令或按Ctrl＋S快捷鍵。

②選擇“文件/另存為”命令。

③單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕。3．打開文檔

主要有以下兩種：

①選擇“文件/打開”菜單命令或按Ctrl＋O快捷鍵，彈出“打開”對(duì)話框，在對(duì)話框中選擇文檔所在的位置及文件名。

②單擊“常用”工具欄上的“打開”按鈕。4.2Word文字處理軟件

4.2.1文本的編輯

1．移動(dòng)插入點(diǎn)

2．輸入文本

輸入特殊符號(hào)：

①鼠標(biāo)右鍵單擊任一工具欄按鈕，在彈出的菜單中選擇“符號(hào)欄”命令，在顯示的“符號(hào)欄”中選擇需要的符號(hào)。

②選擇“插入/特殊符號(hào)”命令，打開“插入特殊符號(hào)”對(duì)話框，在6個(gè)選項(xiàng)卡中尋找需要的符號(hào)，找到所需要的符號(hào)后選中它，然后單擊“確定”按鈕。③選擇“插入/符號(hào)”命令，打開“符號(hào)”對(duì)話框，默認(rèn)顯示的是“符號(hào)”選項(xiàng)卡，在“符號(hào)”選項(xiàng)卡的“字體”列表框中選擇一種符號(hào)類型，雙擊需要插入的符號(hào)，或選中符號(hào)后單擊“插入”按鈕，再關(guān)閉“符號(hào)”對(duì)話框即可。切換到“特殊字符”選項(xiàng)卡，可以插入一些特殊的符號(hào)。3．插入和改寫

插入和改寫兩種編輯方式可以通過按Ins鍵或用鼠標(biāo)雙擊狀態(tài)欄上的“改寫”標(biāo)志進(jìn)行切換。通常默認(rèn)的編輯狀態(tài)為插入，此時(shí)“改寫”標(biāo)志為灰色；如果處于改寫狀態(tài)，“改寫”標(biāo)志為黑色。4．選定文本

（1）用鼠標(biāo)選定文本

使用鼠標(biāo)選定文本的基本操作方法是，將鼠標(biāo)指針移到要選定文本的首部，按下鼠標(biāo)左鍵并拖曳到所選文本的末端，然后松開鼠標(biāo)，所選文本可以是一個(gè)字符、一個(gè)句子、一行文字、一個(gè)段落、多行文字甚至是整篇文檔。

（2）用鍵盤選定文本

先將光標(biāo)移到要選定的文本之前，然后用組合鍵選擇文本。5．刪除文本

刪除文本最基本的方法是使用Backspace鍵和Del鍵。按一次Backspace鍵可以刪除插入點(diǎn)左側(cè)的一個(gè)字符，按一次Del鍵可以刪除插入點(diǎn)右側(cè)的一個(gè)字符。如果要?jiǎng)h除多個(gè)字符，則要先選中所要?jiǎng)h除的文本，然后按Backspace鍵或Del鍵，或選擇“編輯/清除”命令。6．文本塊的操作

使用Windows的剪貼板功能。具體步驟是先選定文本，再使用剪切或復(fù)制命令將選定的文本送到剪貼板，然后移動(dòng)插入點(diǎn)，最后使用粘貼命令將剪貼板中的內(nèi)容送到新的目標(biāo)位置。（1）刪除文本塊

選定要?jiǎng)h除的文本塊后，單擊常用工具欄上的“剪切”按鈕或選擇“編輯/剪切”菜單命令。（2）移動(dòng)文本塊

操作方法為：選定要移動(dòng)的文本后，選擇“編輯/剪切”命令或按快捷鍵Ctrl+X，也可以單擊“常用”工具欄上的“剪切”按鈕，再將插入點(diǎn)移到要插入的新位置，選擇“編輯/粘貼”命令或按快捷鍵Ctrl+V，還可以單擊“常用”工具欄上的“粘貼”按鈕。

用鍵盤操作方法為：首先要把鼠標(biāo)指針移到選定的文本塊中，按下鼠標(biāo)的左鍵將文本拖曳到新位置，然后放開鼠標(biāo)左鍵。（3）復(fù)制文本塊

操作方法是：選定要復(fù)制的文本塊后，選擇“編輯/復(fù)制”命令或按快捷鍵Ctrl+C，也可以單擊“常用”工具欄上的“復(fù)制”按鈕，再將插入點(diǎn)移到新位置，選擇“編輯/粘貼”命令或按快捷鍵Ctrl+V，還可以單擊“常用”工具欄上的“粘貼”按鈕。

用鍵盤操作方法為：首先選定要復(fù)制的文本塊，按下Ctrl鍵，用鼠標(biāo)拖曳選定的文本塊到新位置，同時(shí)放開Ctrl鍵和鼠標(biāo)左鍵。7．查找和替換

（1）查找

查找的操作步驟如下：

①選擇“編輯/查找”命令或按Ctrl+F快捷鍵，彈出“查找和替換”對(duì)話框。

②在“查找內(nèi)容”文本框內(nèi)輸入要搜索的文本。

③單擊“查找下一處”按鈕，則開始在文檔中查找。

若要更詳細(xì)地設(shè)置搜索選項(xiàng)，可以在“查找和替換”對(duì)話框中單擊“高級(jí)”按鈕進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。常用的選項(xiàng)有：

“區(qū)分大小寫”復(fù)選框：搜索英文大小寫完全匹配的文本。

“全字匹配”復(fù)選框：僅搜索一個(gè)單詞，而不搜索包括單詞的其他單詞。

“使用通配符”復(fù)選框：在查找內(nèi)容中使用通配符，可以查找一組字符。

“格式”按鈕：可以設(shè)置查找排版格式。

“特殊字符”按鈕：可以設(shè)置查找特殊符號(hào)。（2）替換

選擇“編輯/替換”命令或按Ctrl+H快捷鍵，或直接在查找操作對(duì)話框切換到“替換”選項(xiàng)卡。

替換功能除了適用于一般文本外，還能用于查找并替換帶有格式的文本和一些特殊字符，在“查找和替換”對(duì)話框中單擊“高級(jí)”按鈕，可進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。8．撤銷和重復(fù)

撤消操作是指取消“上一步（或多步）”操作，使文檔恢復(fù)到執(zhí)行該項(xiàng)操作前的狀態(tài)。當(dāng)執(zhí)行了撤消操作后，恢復(fù)操作用來恢復(fù)“上一步（或多步）”操作。重復(fù)操作是指將上一步操作再執(zhí)行一次或多次。

撤消操作可以直接單擊“常用”工具欄上的“撤銷”按鈕或按Ctrl+Z組合鍵，或選擇“編輯/撤消”命令?；謴?fù)操作直接“單擊”常用工具欄上的“恢復(fù)”按鈕。重復(fù)操作使用Ctrl+Y組合鍵或F4功能鍵，或選擇“編輯/重復(fù)”命令。9．文檔的顯示

Word提供了多種視圖，包括普通視圖、頁面視圖、大綱視圖、Web版式視圖，Word2003還增加了閱讀版式視圖。其中普通視圖和頁面視圖是最常用的兩種方式?？梢酝ㄟ^執(zhí)行“視圖”菜單中的“普通”、“Web版式”、“頁面”、“閱讀版式”、“大綱”命令或單擊編輯區(qū)下方水平滾動(dòng)條左側(cè)視圖欄的相應(yīng)按鈕來切換視圖方式。4.2.2文檔的排版

1．字符格式設(shè)置

（1）設(shè)置基本字符格式

字符的基本格式包括字體、字形、字號(hào)、字體顏色、字符間距以及文字效果等。字符格式設(shè)置可以通過“格式”工具欄或“其他格式”工具欄，還可以使用“格式”菜單中的“字體”命令來完成。操作方法如下：

①選定文本后，利用“格式”工具欄進(jìn)行格式設(shè)置。

②選定文本后，利用“其他格式”工具欄進(jìn)行格式設(shè)置。

③選定文本后，單擊“格式/字體”菜單命令，彈出“字體”對(duì)話框，利用“字體”選項(xiàng)卡進(jìn)行格式設(shè)置。

通過選擇“字體”對(duì)話框中的“字符間距”選項(xiàng)卡，可以設(shè)置字符間距、位置及縮放。利用“文字效果”選項(xiàng)卡可以進(jìn)行字符的動(dòng)態(tài)效果設(shè)置。（2）更改字母大小寫

Word提供了專門對(duì)英文大小寫轉(zhuǎn)換的功能。利用此項(xiàng)功能，可以方便地將大寫英文轉(zhuǎn)換成小寫或者是從小寫轉(zhuǎn)換到大寫，還可以自動(dòng)將所有句子或單詞的開頭字母變成大寫。具體操作步驟是：首先選中要更改大小寫的文本，再選擇“格式/更改大小寫”命令，此時(shí)打開“更改大小寫”對(duì)話框，在對(duì)話框中選中所需選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕。（3）設(shè)置上標(biāo)和下標(biāo)

可以先選中需要設(shè)置上下標(biāo)的文本，然后在“字體”對(duì)話框的“字體”選項(xiàng)卡中設(shè)置。更為簡(jiǎn)便的方法是，在英文輸入狀態(tài)下，按Ctrl+Shift+=組合鍵設(shè)置上標(biāo)，按Ctrl+=組合鍵設(shè)置下標(biāo)，再次按該組合鍵可恢復(fù)到正常狀態(tài)。（4）復(fù)制字符格式

使用格式刷可以快速地把已經(jīng)設(shè)置好的格式復(fù)制到其他文檔，具體方法是：將插入點(diǎn)置于已經(jīng)設(shè)置好格式的文檔中或者選定已經(jīng)設(shè)置好格式的文檔，單擊“常用”工具欄中的“格式刷”按鈕，光標(biāo)會(huì)變成“刷子”形狀，再在需要設(shè)置格式的文檔中拖動(dòng)。若雙擊“格式刷”按鈕，則可多次復(fù)制格式。2．段落格式設(shè)置

（1）設(shè)置基本段落格式

基本段落格式設(shè)置包括段落對(duì)齊方式、段落縮進(jìn)、行距、段間距、段落的修飾等內(nèi)容，主要通過“格式”菜單中的“段落”命令來實(shí)現(xiàn)。

段落的對(duì)齊方式也可以通過“格式”工具欄上的對(duì)齊方式按鈕來設(shè)置，包括“兩端對(duì)齊”按鈕、居中按鈕、右對(duì)齊按鈕和分散對(duì)齊按鈕。

通過標(biāo)尺可以直觀地設(shè)置段落的縮進(jìn)距離，Word標(biāo)尺欄上有4個(gè)小滑塊，它們分別對(duì)應(yīng)4種段落縮進(jìn)方式，如圖4-9所示。先按下Alt鍵，再移動(dòng)滑塊可以更精確地設(shè)置。（2）設(shè)置首字下沉

操作方法是：把插入點(diǎn)置于需要首字下沉的段落中，選擇“格式/首字下沉”命令，打開“首字下沉”對(duì)話框，在對(duì)話框中選擇是首字下沉還是懸掛下沉，并設(shè)置字體、下沉行數(shù)以及與正文的距離等信息。（3）設(shè)置邊框與底紋

操作方法是：先選定文檔內(nèi)容，再選擇“格式/邊框和底紋”命令，打開“邊框和底紋”對(duì)話框。在“邊框”選項(xiàng)卡中可以為文本或段落設(shè)置各種類型、各種線型、各種顏色和各種寬度的邊框。在“頁面邊框”選項(xiàng)卡中可以對(duì)頁面邊框設(shè)置效果并選擇不同的線型、顏色及寬度，還可以在“藝術(shù)型”下拉列表框中選擇不同的藝術(shù)圖形。在“底紋”選項(xiàng)卡中可以為文字或段落設(shè)置各種顏色、各種式樣的底紋。（4）設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)

項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)提供了一種文檔自動(dòng)分類或編號(hào)的方式，具體的操作方法是：選定需要?jiǎng)?chuàng)建的項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)的段落，選擇“格式/項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令，彈出“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框，在“項(xiàng)目符號(hào)”選項(xiàng)卡中選擇一種項(xiàng)目符號(hào)樣式或在“編號(hào)”選項(xiàng)卡中選擇一種編號(hào)樣式，單擊“確定”按鈕，即可把所選擇的項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)創(chuàng)建到相應(yīng)的段落中。另外，也可以單擊“格式”工具欄上的“項(xiàng)目符號(hào)”或“編號(hào)”按鈕，直接給選定的段落添加默認(rèn)的項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)。（5）設(shè)置文字方向

具體方法是：首先選中要設(shè)置文字方向的文本或段落，再選擇“格式/文字方向”命令，此時(shí)打開“文字方向”對(duì)話框，在對(duì)話框的“方向”選項(xiàng)組中選擇相應(yīng)的文字方向圖框，單擊“確定”按鈕。3．頁面格式設(shè)置

（1）頁面設(shè)置

選擇“文件/頁面設(shè)置”命令或雙擊標(biāo)尺欄兩側(cè)區(qū)域，可以打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框。在“頁邊距”選項(xiàng)卡中可以設(shè)置頁邊距和打印方向，在“紙張”選項(xiàng)卡中設(shè)置紙張大小。（2）設(shè)置頁眉和頁腳

選擇“視圖/頁眉和頁腳”命令或雙擊頁眉和頁腳位置，進(jìn)入頁眉/頁腳編輯區(qū)，同時(shí)顯示“頁眉和頁腳”工具欄。在頁眉/頁腳編輯區(qū)中輸入文字或插入圖形。要插入頁碼、日期等內(nèi)容，可單擊“頁碼和頁腳”工具欄中相應(yīng)的按鈕。單擊頁眉和頁腳切換按鈕，可在頁眉頁腳間切換，頁腳的編輯方法與頁眉類似。（3）設(shè)置頁碼

除了在頁腳中加入頁碼外，還有一種專門設(shè)置頁碼的方法：選擇“插入/頁碼”命令，打開“頁碼”對(duì)話框。分別指定頁碼所在的位置和對(duì)齊方式后，單擊“格式”按鈕，打開“頁碼格式”對(duì)話框。在“數(shù)字格式”下拉列表中選擇一種數(shù)字格式，在“起始頁碼”框中指定起始頁碼，然后單擊“確定”按鈕。（4）設(shè)置分欄

具體操作方法是：先選中需分欄的內(nèi)容，再選擇“格式/分欄”命令，打開“分欄”對(duì)話框。分別設(shè)置分欄的版式、欄數(shù)、寬度和間距等。設(shè)置不等寬的分欄版式時(shí)，先取消選中“欄寬相等”復(fù)選框，再在“寬度和間距”框中逐欄輸入欄寬和間距。若選中“分隔線”復(fù)選框可以在各欄之間加入分隔線。（5）分隔符及其應(yīng)用

插入分隔符的方法是：選擇“插入/分隔符”命令，打開“分隔符”對(duì)話框，如圖4-16所示。在“分隔符”對(duì)話框中可選擇插入不同的分隔符。

分節(jié)符的一些應(yīng)用。

①混合頁面設(shè)置。

②在一篇文檔的不同頁插入不同的頁眉和頁腳。

③在分欄操作中平衡各欄文字的長(zhǎng)度。（6）打印預(yù)覽及打印

進(jìn)行打印預(yù)覽的方法是：?jiǎn)螕簟俺Ｓ谩惫ぞ邫谏系摹按蛴☆A(yù)覽”按鈕，或選擇“文件/打印預(yù)覽”菜單命令。

在Word中打印設(shè)置方法是：選擇“文件/打印”菜單命令，彈出“打印”對(duì)話框，在打印機(jī)“名稱”列表框中選擇用于打印操作的打印機(jī)名稱，在“頁面范圍”選項(xiàng)組中指定文檔需打印的部分，頁碼范圍分為全部、當(dāng)前頁、頁碼范圍。如果想指定打印范圍，則選擇“頁碼范圍”單選按鈕，再輸入頁碼或頁碼范圍，在“副本”選項(xiàng)組中指定打印的“份數(shù)”及是否“逐份打印”。4.2.3樣式的創(chuàng)建與應(yīng)用

1．新建樣式

在Word中創(chuàng)建新樣式時(shí)，通常是在“基準(zhǔn)樣式”的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)新的樣式，其操作步驟是：選擇“格式/樣式和格式”命令，打開“樣式和格式”窗格。單擊任務(wù)窗格頂部的下三角按鈕，在彈出的菜單中選中“樣式和格式”選項(xiàng)。單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“新樣式”按鈕，打開“新建樣式”對(duì)話框。

在“新建樣式”對(duì)話框中使用“格式”選項(xiàng)組中的工具按鈕，設(shè)置字符格式，單擊左下角的“格式”按鈕，從下拉菜單中選擇“字體”、“段落”等選項(xiàng)，可以打開相應(yīng)的對(duì)話框，從中完成樣式設(shè)置。2．應(yīng)用樣式

完成樣式的創(chuàng)建后，在“常用”工具欄的“樣式”下拉列表中會(huì)自動(dòng)添加新建的樣式名。應(yīng)用樣式時(shí)，先選定要應(yīng)用樣式的文本或段落，再在“常用”工具欄的“樣式”下拉列表中選擇要應(yīng)用的樣式名即可。也可以在“樣式和格式”任務(wù)窗格中使用樣式。3．修改樣式

要修改某個(gè)樣式，需要在“樣式和格式”任務(wù)窗格中用鼠標(biāo)右鍵單擊該樣式名稱，在彈出的快捷菜單中，若選擇“修改”命令，則會(huì)打開“修改樣式”對(duì)話框，可以對(duì)該樣式重新進(jìn)行設(shè)置。修改完畢后，如果文本中應(yīng)用的樣式被修改了，那么應(yīng)用該樣式的文本也會(huì)自動(dòng)應(yīng)用修改后的新樣式。若選擇“刪除”命令，則刪除已有的樣式，此時(shí)，帶有此樣式的文本自動(dòng)應(yīng)用“正文”樣式。4．創(chuàng)建目錄

選擇“插入/引用/索引和目錄”命令，打開“索引和目錄”對(duì)話框，選擇“目錄”選項(xiàng)卡，選中“顯示頁碼”復(fù)選框，以便在目錄中顯示頁碼，選中“頁碼右對(duì)齊”復(fù)選框，可以使頁碼右對(duì)齊頁邊距。在“顯示級(jí)別”框中指定要顯示的最低級(jí)別，單擊“修改”按鈕，打開“目錄選項(xiàng)”對(duì)話框，從中設(shè)定各級(jí)目錄的格式，單擊“確定”按鈕，就可以完成目錄創(chuàng)建。5．應(yīng)用模板

模板又稱樣式庫，是樣式的集合，并包含版面設(shè)置（紙張、邊寬、頁眉和頁腳位置等）。如果要?jiǎng)?chuàng)建新文檔，可以載入某個(gè)模板，同時(shí)獲得其中所有的樣式設(shè)置，將這些樣式套用于文檔身上。模板文件的擴(kuò)展名是.dot。選擇“文件/新建”命令創(chuàng)建文件時(shí)，可以選擇所使用的模板。也可以在新建文檔后，為該文檔加載模板的樣式。方法是：選擇“工具/模板和加載項(xiàng)”命令，打開“模板和加載項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“選用”按鈕，在打開的對(duì)話框中找到所需要的模板，然后單擊“打開”按鈕。若選中了“自動(dòng)更新文檔樣式”復(fù)選框，則在每次打開文檔時(shí)，都會(huì)更新當(dāng)前文檔中的樣式，使其與附加模板中的樣式相同?？梢越⒆约旱哪０澹椒ㄊ牵何臋n編輯并排版以后，選擇“文件/另存為”命令，在“另存為”對(duì)話框內(nèi)指定文件類型為“文檔模板”，輸入模板文件名。

Word默認(rèn)使用Normal.dot模板文件。如果將自己的模板更名為Normal.dot，并替換原來的系統(tǒng)默認(rèn)模板，則以后在Word窗口中均以自己的模板來新建文件。4.2.4表格制作

1．創(chuàng)建表格

創(chuàng)建表格的方法有：

①使用“常用”工具欄按鈕創(chuàng)建表格。移動(dòng)光標(biāo)到要插入表格的位置，單擊“常用”工具欄的“插入表格”按鈕，拖動(dòng)鼠標(biāo)到所需的行和列數(shù)，釋放鼠標(biāo)，這時(shí)文檔中就出現(xiàn)一個(gè)滿頁寬的表格。②使用“表格”菜單創(chuàng)建表格。移動(dòng)光標(biāo)到要插入表格的位置，選擇“表格/插入/表格”菜單命令，打開“插入表格”對(duì)話框，在對(duì)話框中輸入列數(shù)、行數(shù)，單擊“確定”按鈕。③手工繪制表格。選擇要?jiǎng)?chuàng)建表格的位置，單擊“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕，將出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄。同時(shí)鼠標(biāo)將變成筆形指針，將指針移到文本區(qū)中，從要?jiǎng)?chuàng)建的表格的一角拖動(dòng)至其對(duì)角，可以確定表格的外圍邊框。在創(chuàng)建的外框或已有表格中，可以利用筆形指針繪制橫線、豎線、斜線等。2．編輯表格

（1）選定單元格

在對(duì)一個(gè)對(duì)象進(jìn)行操作之前必須先將它選定，表格也是如此。選擇表格中單元格的方法有多種。使用鼠標(biāo)在表格中進(jìn)行選定的方法。（2）插入行、列或單元格

插入的方法有3種：

①選擇“表格/插入”命令，在下拉菜單中選擇相應(yīng)的命令。

②單擊“表格和邊框”工具欄上的“插入表格”按鈕旁的小三角，從下拉菜單中選擇合適的選項(xiàng)。

③如果要在表格的末端添加一行，可單擊最后一行的最后一個(gè)單元格，再按下Tab鍵。（3）刪除行、列或單元格

刪除行、列或單元格的方法是：選定要?jiǎng)h除的行、列或單元格，選擇“表格/刪除”下拉菜單中的“行”、“列”或“單元格”命令。如果是刪除單元格，還會(huì)彈出“刪除單元格”對(duì)話框，選擇刪除單元格的方式，單擊“確定”按鈕。（4）合并與拆分單元格

合并單元格的方法是：選定將要合并的單元格，選擇“表格/合并單元格”菜單命令，或單擊“表格和邊框”工具欄上的“合并單元格”按鈕，即可將選定的多個(gè)單元格合并成一個(gè)單元格。拆分單元格的方法是：選定要拆分的一個(gè)或多個(gè)單元格，選擇“表格/拆分單元格”菜單命令；或單擊“表格和邊框”工具欄上的“拆分單元格”按鈕，彈出“拆分單元格”對(duì)話框，設(shè)置拆分的行數(shù)和列數(shù)，單擊“確定”按鈕。（5）拆分表格

Word允許用戶把一個(gè)表格拆分成兩個(gè)或多個(gè)表格，拆分表格的方法是：將插入點(diǎn)置于要分開的行分界處，也就是要成為拆分后第二個(gè)表格的第一行處，選擇“表格/拆分表格”菜單命令，這時(shí)，插入點(diǎn)所在行以下的部分從原表格中分離出來，變成另一個(gè)獨(dú)立的表格。3．表格排版

（1）縮放表格

縮放表格是指調(diào)整表格大小。可以直接利用鼠標(biāo)來縮放表格。當(dāng)鼠標(biāo)經(jīng)過表格時(shí)，表格的右下角就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)調(diào)整句柄，拖動(dòng)該句柄，調(diào)整表格到大小合適后，釋放鼠標(biāo)即可。（2）改變表格行高和列寬

改變行高和列寬可以通過鼠標(biāo)操作和菜單操作兩種方式。（3）設(shè)置表格中文本的格式

可以像普通文本排版那樣設(shè)置表格的文本格式。此外，可以用“格式”工具欄直接設(shè)置單元格中文本的水平對(duì)齊方式，而垂直對(duì)齊設(shè)置方法是：選定要排版的單元格，選擇“表格/表格屬性”菜單命令，彈出“表格屬性”對(duì)話框，選擇“單元格”選項(xiàng)卡，在“垂直對(duì)齊方式”選項(xiàng)中選擇所需要的垂直對(duì)齊方式，單擊“確定”按鈕。也可以在選定單元格后，單擊“表格和邊框”工具欄中的“單元格對(duì)齊方式”按鈕右側(cè)的下拉箭頭，從下拉列表中選擇一種對(duì)齊方式。4．表格邊框和底紋

其方法是：選定整個(gè)表格或部分單元格，選擇“格式/邊框和底紋”菜單命令；或者選擇“表格/表格屬性”菜單命令，然后單擊“表格”選項(xiàng)卡中的“邊框和底紋”按鈕。選擇“邊框”選項(xiàng)卡并為表格添加邊框，從“線型”、“顏色”和“寬度”列表框中選出要添加邊框的線型、顏色和邊框?qū)挾龋贿x擇“底紋”選項(xiàng)卡為表格添加底紋，在“填充”列表框中選出的填充顏色。5．自動(dòng)套用格式

其操作方法是：將插入點(diǎn)置于要排版的表格中，選擇“表格/表格自動(dòng)套用格式”菜單命令，彈出“表格自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，在“格式”列表框中選出所需要的格式，在“預(yù)覽”區(qū)中可瀏覽該樣式的效果，在“要應(yīng)用的格式”選擇區(qū)和“將特殊格式應(yīng)用于”選擇區(qū)中選擇所要應(yīng)用于表格的選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕。6．表格制作技巧

（1）標(biāo)題行重復(fù)

如果表格很大，需要幾頁才能顯示，這樣就會(huì)出現(xiàn)只有第1頁表格有標(biāo)題行，要使所有頁都能顯示標(biāo)題行，其方法是：選中表格第1行，選擇“表格/標(biāo)題行重復(fù)”菜單命令，則每一頁的表格中都會(huì)出現(xiàn)標(biāo)題行。（2）設(shè)置表頭斜線

有時(shí)需要在表頭單元格中繪制多條斜線以滿足表格制作中的不同要求，設(shè)置表頭斜線的方法是：將光標(biāo)定位在表頭區(qū)域，選擇“表格/繪制斜線表頭”菜單命令，彈出“插入斜線表頭”對(duì)話框，并進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。（3）表格排序

選定需要排序的列，選擇“表格/排序”菜單命令，在“排序”對(duì)話框進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置，或單擊“表格和邊框”工具欄上的“升序”、“降序”按鈕。（4）表格的計(jì)算

在Word中，用戶可以通過常用的算術(shù)運(yùn)算符或Word自帶的函數(shù)對(duì)文檔或表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的運(yùn)算。若要進(jìn)行復(fù)雜的數(shù)據(jù)運(yùn)算，則應(yīng)采用Excel。（5）表格與文本的相互轉(zhuǎn)換

表格轉(zhuǎn)換成文字的方法是：選定要轉(zhuǎn)換的表格，選擇“表格/轉(zhuǎn)換/表格轉(zhuǎn)換成文本”菜單命令，彈出“表格轉(zhuǎn)換成文字”對(duì)話框。在“文字分隔符”選項(xiàng)區(qū)中選擇相應(yīng)的分隔符，即可將表格轉(zhuǎn)換成文字。將文字轉(zhuǎn)換成表格的方法類似。4.2.5圖形操作

1．插入圖片

在文檔中插入圖片的方法是：把插入點(diǎn)置于要插入圖片的位置，展開“插入”菜單中的“圖片”子菜單，可以看見其中有多個(gè)圖片來源選項(xiàng)，常見的是剪貼畫和圖片文件。2．繪制圖形

（1）利用繪圖工具繪圖

利用“繪圖”工具欄可以繪制簡(jiǎn)單的圖形。選擇“視圖/工具欄/繪圖”菜單命令或者單擊常用工具欄中的“繪圖”按鈕，即可彈出“繪圖”工具欄。

根據(jù)需要選擇“繪圖”工具欄中相應(yīng)的“繪圖”按鈕，可以選擇基本的繪圖按鈕；或者打開“自選圖形”下拉列表，從自選圖形的模板中選擇，包括各種線條、箭頭、流程圖以及標(biāo)注等。選定繪圖按鈕后，鼠標(biāo)指針將變?yōu)椤笆弊中螤睢＿x定繪制圖形的起點(diǎn)，按下鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動(dòng)，釋放鼠標(biāo)，即可畫出需要的圖形。繪制圓和矩形時(shí)，在拖動(dòng)鼠標(biāo)的同時(shí)按住Shift鍵，可以畫出正圓和正方形。

也可以選擇“插入/圖片/自選圖形”菜單命令，打開“自選圖形”工具欄，利用此工具欄繪制自選圖形。（2）給繪制的圖形添加文字

可以在已經(jīng)繪制的自選圖形內(nèi)部添加文字，具體方法為：在繪制的自選圖形上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“添加文字”命令，可直接向自選圖形中添加文字。（3）旋轉(zhuǎn)圖片

已經(jīng)繪制的圖形可以進(jìn)行任意角度的旋轉(zhuǎn)。方法是：選定要旋轉(zhuǎn)的圖形，在“繪圖”工具欄中單擊“繪圖”按鈕，選擇“旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)”下拉菜單中的“自由旋轉(zhuǎn)”命令，這時(shí)選定的圖形有4個(gè)旋轉(zhuǎn)點(diǎn)，拖動(dòng)旋轉(zhuǎn)點(diǎn)到所需角度即可。也可以在單擊圖形后，直接拖曳旋轉(zhuǎn)點(diǎn)到所需角度。（4）改變圖形的疊放次序

可以根據(jù)實(shí)際需要改變圖形的疊放次序，方法是：選定需要改變疊放次序的圖形，在“繪圖”工具欄中單擊“繪圖”按鈕，或在該圖形對(duì)象上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“疊放次序”命令，在彈出的下拉菜單中選擇所需要的疊放方式。（5）組合圖形

有時(shí)需要把多個(gè)圖形組合成一個(gè)圖形，這樣可以把多個(gè)圖形作為一個(gè)整體進(jìn)行編輯，方法是：按下Shift鍵不放，單擊鼠標(biāo)選擇兩個(gè)以上需要組合為一個(gè)整體的圖形，再在“繪圖”工具欄中單擊“繪圖”按鈕，在彈出的菜單中選擇“組合”命令；或者在選擇的圖形上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“組合”選項(xiàng)。3．編輯圖片

（1）縮放圖片

當(dāng)圖片被選中時(shí)，四周回出現(xiàn)8個(gè)尺寸控制點(diǎn)，拖動(dòng)其中的一個(gè)，就可以改變圖片的大小。

選中所要設(shè)置的圖片，再選擇“格式/圖片”命令，或右擊圖片，在快捷菜單中選取“設(shè)置圖片格式”命令，打開“設(shè)置圖片格式”對(duì)話框，使用“圖片”選項(xiàng)卡也可以縮放圖片。（2）裁剪圖片

裁剪圖片的具體操作方法是：先選擇要裁剪的圖片，再選擇“視圖/工具欄/圖片”命令或右擊圖片，在快捷菜單中選取“顯示（或隱藏）“圖片”工具欄”打開“圖片”工具欄，單擊“圖片”工具欄中的“裁剪”按鈕，將鼠標(biāo)移至圖片四角控制點(diǎn)或各邊中間控制點(diǎn)，按住左鍵拖動(dòng)到合適位置后，松開鼠標(biāo)即可。

在使用按鈕裁剪時(shí)，如果在按下圖片的控制點(diǎn)之前先按下Alt鍵，可以更精確地裁剪圖片。另外，在“設(shè)置圖片格式”對(duì)話框中，使用“圖片”選項(xiàng)卡也可以精確地裁剪。4．圖文混排

操作方法有：

①選定圖片，在“繪圖”工具欄中選擇“繪圖”按鈕中的“文字環(huán)繞”按鈕，再在出現(xiàn)的“文字環(huán)繞”下拉菜單中選擇所需的環(huán)繞方式，如圖4-23所示。

②選定圖片，單擊“圖片”工具欄中的“文字環(huán)繞”按鈕，再在出現(xiàn)的“文字環(huán)繞”下拉菜單中選擇所需的環(huán)繞方式。

③在“設(shè)置圖片格式”對(duì)話框中，使用“版式”選項(xiàng)卡選擇所需的環(huán)繞方式。5．插入藝術(shù)字

插入藝術(shù)字的方法是：把插入點(diǎn)置于要插入藝術(shù)字的位置，選擇“插入/圖片/藝術(shù)字”命令或者單擊“繪圖”工具欄中的“插入藝術(shù)字”按鈕，彈出“‘藝術(shù)字’庫”對(duì)話框。在該對(duì)話框中選擇需要的藝術(shù)字樣式，單擊“確定”按鈕，彈出“編輯‘藝術(shù)字’文字”對(duì)話框，在其中輸入要插入藝術(shù)字的文字，單擊“確定”按鈕，即可把藝術(shù)字插入到文檔中。6．插入公式

具體操作方法是：首先欲插入公式的位置，然后選擇“插入/對(duì)象”命令，打開“對(duì)象”對(duì)話框，在對(duì)話框中選擇“Microsoft公式3.0”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕后就啟動(dòng)了“公式編輯器”。

啟動(dòng)“公式編輯器”后，Word會(huì)打開“公式”工具欄。該工具欄中提供了兩排工具按鈕，上面一排為“符號(hào)”按鈕，可以選擇插入一些特殊的符號(hào)，如希臘字母、關(guān)系符號(hào)等；下面一排為“模板”按鈕，提供了編輯公式所需的各種不同的模板樣式，如分式、根式、上標(biāo)和下標(biāo)等。

在公式編輯區(qū)（虛框）中輸入文字及從“公式”工具欄選擇有關(guān)“模板”或符號(hào)進(jìn)行公式編輯。7．插入文本框

文本框又分為橫排文本框和豎排文本框。

插入文本框的方法是：?jiǎn)螕簟安迦?文本框/橫排”命令或“插入/文本框/堅(jiān)排”命令，或單擊“繪圖”工具欄上的“文本框”或“豎排文本框”按鈕，然后在窗口中拖動(dòng)鼠標(biāo)，就可以在插入所需要的文本框。單擊文本框的任意位置，可以選中該文本框。

插入文本框后，可以對(duì)其進(jìn)行各種操作，操作方式與圖片的操作類似。4.3Excel電子表格軟件

4.3.1Excel基礎(chǔ)知識(shí)

1．Excel2003的工作界面2．基本概念

（1）工作簿

工作簿（Book）是用來存儲(chǔ)并處理數(shù)據(jù)的Excel文件，工作簿名就是文件名。

（2）工作表

工作簿中的每一張表稱為工作表（Sheet），它是Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)組織和管理的地方，用戶可以在工作表上完成數(shù)據(jù)的輸入、編輯和處理。在一個(gè)工作簿中，可以最多擁有255個(gè)工作表。（3）單元格

每個(gè)工作表由256列和65536行組成，列和行交叉形成的每個(gè)網(wǎng)格稱為一個(gè)單元格（Cell），它是存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的基本單元。單元格名稱或地址由其所在的列標(biāo)和行號(hào)組成，列標(biāo)在前，行號(hào)在后。在Excel中，列標(biāo)用字母表示，從左到右依次編號(hào)為A~Z、AA~AZ、BA~BZ、直到IA~IV，共256列。行號(hào)從上到下用數(shù)字1~65536標(biāo)記，共65536行。

（4）單元格區(qū)域

一組連續(xù)的單元格所組成的矩形區(qū)域，稱為單元格區(qū)域。單元格區(qū)域用左上角單元格地址和右下角單元格地址來表示，中間以冒號(hào)分隔。例如，B3:D5表示由B3、D5為對(duì)角頂點(diǎn)的矩形區(qū)域，共9個(gè)單元格。4.3.2數(shù)據(jù)的輸入與編輯

1．輸入數(shù)據(jù)

要往單元格內(nèi)輸入內(nèi)容，首先應(yīng)選定單元格。單元格內(nèi)可輸入數(shù)據(jù)，也可輸入公式，還可以利用Excel的自動(dòng)填充功能來輸入數(shù)據(jù)。

（1）輸入文本

文本是Excel常用的一種數(shù)據(jù)類型，其中包括漢字、字母、數(shù)字和空格等。輸入數(shù)字文本數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)在數(shù)字前加英文單引號(hào)（’），以區(qū)別文本與數(shù)值。

如果要求文本強(qiáng)制性換行，可以按組合鍵Alt+Enter。（2）輸入數(shù)值

數(shù)值數(shù)據(jù)是一個(gè)有大小值的數(shù)，可以進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算。在Excel中，數(shù)值數(shù)據(jù)除了以整數(shù)形式和小數(shù)形式表示外，還有特殊的表示形式。

（3）輸入日期和時(shí)間

常見的日期格式是yyyy/mm/dd或yy/mm/dd、yyyy-mm-dd或yy-mm-dd。如果要輸入當(dāng)天日期按組合鍵Ctrl+;，輸入當(dāng)時(shí)的時(shí)間按組合鍵Ctrl+Shift+;。2．自動(dòng)填充數(shù)據(jù)

自動(dòng)填充分為下面幾種情況：

①選中一個(gè)初始值時(shí)，填充完成的是一種復(fù)制。若初始值為數(shù)值并且在填充時(shí)按住Ctrl鍵不放，則數(shù)值會(huì)依次遞增，而不是簡(jiǎn)單的復(fù)制。

②選中兩個(gè)數(shù)值數(shù)據(jù)時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)判斷其增量，按照等差數(shù)列自動(dòng)填充。③初始值為Excel預(yù)設(shè)的自動(dòng)填充序列中的成員時(shí)，按預(yù)設(shè)序列成員依次填充。

Excel能實(shí)現(xiàn)等差序列、等比序列及系列日期的自動(dòng)填充，操作步驟為：選定一個(gè)有初始值的單元格或在某個(gè)單元格中輸入初始值，選擇“編輯/填充/序列”命令，打開“序列”對(duì)話框。確定序列產(chǎn)生的方向、序列的類型、序列變化的步長(zhǎng)和終止值、日期數(shù)據(jù)的單位，單擊“確定”按鈕，序列完成自動(dòng)填充。注意，除非在產(chǎn)生序列之前已選定了序列產(chǎn)生的區(qū)域，否則終止值是必須要輸入的。自定義序列可以直接在對(duì)話框中輸入，也可從工作表中導(dǎo)入。其操作步驟為：?jiǎn)螕簟肮ぞ?選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“自定義序列”選項(xiàng)卡，如圖4-27所示。在“自定義序列”列表中選擇“新序列”選項(xiàng)，在“輸入序列”框中輸入一個(gè)新的序列（注意，新序列中的逗號(hào)必須為半角字符），單擊“添加”按鈕，即可生成一個(gè)新的序列，并加入到“自定義序列”列表中。3．編輯數(shù)據(jù)

（1）編輯單元格數(shù)據(jù)

若單元格中的數(shù)據(jù)需全部修改，只要單擊單元格，輸入數(shù)據(jù)再回車即可。若只修改單元格中的部分?jǐn)?shù)據(jù)，先選中單元格，然后在編輯欄內(nèi)修改。也可以按F2鍵或雙擊單元格，當(dāng)出現(xiàn)插入點(diǎn)“I”型光標(biāo)，就可以修改數(shù)據(jù)了。（2）選擇性粘貼

在Excel中，一些基本的編輯操作方法與Word大同小異，例如復(fù)制、移動(dòng)和粘貼文本以及查找替換操作等。這里介紹

選擇性粘貼操作：首先選中要復(fù)制的單元格或區(qū)域，按Ctrl+C鍵或單擊“復(fù)制”按鈕，再選定目標(biāo)位置，執(zhí)行“編輯/選擇性粘貼”命令，彈出“選擇性粘貼”對(duì)話框，如圖4-28所示。其中，“全部”跟一般“粘貼”所實(shí)現(xiàn)的功能一樣?！肮健薄ⅰ皵?shù)值”、“格式”、“批注”等表示只單純復(fù)制指定的這項(xiàng)內(nèi)容。若選中“運(yùn)算”選項(xiàng)組中的“加”、減”、“乘”、“除”，則所復(fù)制的內(nèi)容自動(dòng)與目標(biāo)區(qū)域中的數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)運(yùn)算。（3）清除單元格數(shù)據(jù)

選定要清除數(shù)據(jù)的單元格，執(zhí)行“編輯/清除”命令，從中選擇一項(xiàng)即可。清除內(nèi)容也可按Del鍵或在單元格上單擊右鍵，執(zhí)行快捷菜單中的“清除內(nèi)容”命令。（4）插入行、列和單元格

定位到要插入的位置，執(zhí)行“插入/行”或“插入/列”或“插入/單元格”菜單命令?；蛟谶x定的行、列或單元格上單擊右鍵，執(zhí)行快捷菜單中的“插入”命令。（5）刪除行、列和單元格

選定的行、列或單元格，執(zhí)行“編輯/刪除”命令，或單擊右鍵，執(zhí)行快捷菜單中的“刪除”命令。4.3.3工作表的管理與格式化

1．工作表的基本操作

對(duì)工作表的管理主要是指對(duì)工作表進(jìn)行復(fù)制、移動(dòng)、插入、重命名、刪除等操作。

（1）選擇工作表

直接單擊工作表標(biāo)簽上的工作表名便可選擇工作表。要選擇多個(gè)工作表，需配合使用Shift鍵和Ctrl鍵進(jìn)行操作（和Windows文件操作時(shí)選擇多個(gè)文件是一樣的）。選定多個(gè)工作表后，標(biāo)題欄中會(huì)出現(xiàn)“工作組”。（2）插入工作表

選擇“插入/工作表”菜單命令，或用右鍵單擊活動(dòng)工作表標(biāo)簽，選擇快捷菜單中的“插入”命令。

（3）刪除工作表

選擇一個(gè)或多個(gè)工作表，選擇“編輯/刪除工作表”菜單命令，或右擊選定要?jiǎng)h除的工作表標(biāo)簽，執(zhí)行快捷菜單中的“刪除”命令。（4）移動(dòng)或復(fù)制工作表

要在一個(gè)工作簿中調(diào)整工作表的次序，只需單擊工作表標(biāo)簽，用鼠標(biāo)拖動(dòng)選中的工作表到新的位置，然后松開鼠標(biāo)即可將工作表移動(dòng)到新的位置。

當(dāng)需建立的工作表與已有工作表有許多相似之處時(shí)，可以先復(fù)制再進(jìn)行修改。要在一個(gè)工作簿中復(fù)制工作表，只需單擊工作表標(biāo)簽，按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)拖動(dòng)選中的工作表到新的位置，松開鼠標(biāo)即可。上述的移動(dòng)與復(fù)制操作是在同一個(gè)工作簿中進(jìn)行的。有時(shí)需要把一個(gè)工作表從一個(gè)工作簿移動(dòng)或復(fù)制到另一個(gè)工作簿，操作方法是：選擇工作表，執(zhí)行“編輯/移動(dòng)或復(fù)制工作表”菜單命令，彈出“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對(duì)話框，或在工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出快捷菜單中選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”命令，在“工作簿”列表框中選擇“新工作簿”，確定目標(biāo)位置，若選中“建立副本”復(fù)選框，則是復(fù)制操作，否則為移動(dòng)操作。（5）重命名工作表

雙擊工作表標(biāo)簽，這時(shí)工作表標(biāo)簽會(huì)反相顯示，輸入新的名稱，按回車鍵即可?；蛴檬髽?biāo)右鍵單擊工作表標(biāo)簽，執(zhí)行快捷菜單中的“重命名”命令。2．工作表的拆分與凍結(jié)

工作表的拆分是指將工作表窗口分為幾個(gè)窗口，每個(gè)窗口均可顯示工作表。工作表的凍結(jié)是指將工作表窗口的上部或左部固定，不隨滾動(dòng)條而移動(dòng)。

（1）拆分工作表

工作表的拆分分為3種情況：水平拆分、垂直拆分和水平、垂直同時(shí)拆分。水平拆分的操作步驟為：?jiǎn)螕羲讲鸱志€的下一行的行號(hào)或下一行最左列的單元格，選擇“窗口/拆分”命令，在所選行的上方出現(xiàn)水平拆分線。利用垂直滾動(dòng)條可使上下兩個(gè)窗口分別顯示工作表中行號(hào)相距甚遠(yuǎn)的數(shù)據(jù)。

垂直拆分則要單擊垂直拆分線右一列的列號(hào)或右一列最上方的單元格。水平、垂直同時(shí)拆分則須單擊某一單元格，然后執(zhí)行“窗口/拆分”命令。單擊“窗口/取消拆分”命令或雙擊拆分線可以撤消拆分。（2）凍結(jié)工作表

如果工作表的數(shù)據(jù)很多，當(dāng)使用垂直滾動(dòng)條或水平滾動(dòng)條查看數(shù)據(jù)時(shí)，將出現(xiàn)行標(biāo)題或列標(biāo)題無法顯示的情況，使得查看數(shù)據(jù)很不方便。凍結(jié)窗格功能可將工作表的上部和左部?jī)鼋Y(jié)在屏幕上，在滾動(dòng)工作表時(shí)行標(biāo)題和列標(biāo)題會(huì)一直在屏幕上顯示。操作方法是：選中單元格后，再選擇“窗口/凍結(jié)窗格”命令。此時(shí)被選中的單元格將成為凍結(jié)點(diǎn)，該點(diǎn)上邊和左邊的所有單元格都被凍結(jié)，一直在屏幕上顯示。

如果要撤消窗口凍結(jié)，則選擇“窗口/撤消窗口凍結(jié)”命令。3．工作表的格式化

一般采用3種方法實(shí)現(xiàn)：一是使用“單元格格式”對(duì)話框，二是使用“格式”工具欄，三是Excel的表格自動(dòng)套用功能。4.3.4公式與函數(shù)的應(yīng)用

1．單元格的引用

單元格引用有相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用3種。

（1）相對(duì)引用

相對(duì)引用是指通過單元格的相對(duì)位置來進(jìn)行引用，直接使用單元格名稱的引用都是相對(duì)引用。相對(duì)引用時(shí)，公式中的單元格名稱會(huì)隨公式所在單元格的位置的改變而相對(duì)改變。

單元格的相對(duì)引用可以理解為公式所在單元格與被引用單元格的一種相對(duì)位置，公式復(fù)制時(shí)所復(fù)制的不是公式本身，而是公式所表示的一種邏輯關(guān)系，即公式復(fù)制后，保持公式所在單元格與被引用單元格的相對(duì)位置不發(fā)生變化，而要保持這種邏輯關(guān)系，就需要相應(yīng)改變公式中單元格的名稱。（2）絕對(duì)引用

絕對(duì)引用是指引用特定位置的單元格。引用時(shí)在列標(biāo)和行號(hào)之前加上“$”符就是絕對(duì)引用。在公式復(fù)制時(shí)，公式中采用絕對(duì)引用的單元格名稱將不隨單元格位置的改變而改變。

（3）混合引用

混合引用指的是在一個(gè)單元格引用中，列標(biāo)和行號(hào)有一個(gè)絕對(duì)引用，有一個(gè)相對(duì)引用，在進(jìn)行公式復(fù)制時(shí)，公式中相對(duì)引用部分隨公式位置的變化而變化，而絕對(duì)引用部分始終保持不變。2．公式的應(yīng)用

（1）公式的輸入

在輸入一個(gè)公式時(shí)總是以“=”開頭，然后才是公式的表達(dá)式。要在單元格中輸入公式，可先選中該單元格，然后在編輯欄的文本框中輸入公式（先輸入等號(hào)“=”），輸入完畢后按回車鍵或單擊編輯欄的“輸入”按鈕。單擊“取消”按鈕撤銷剛才輸入的內(nèi)容。公式輸入后，在單元格中顯示公式的計(jì)算結(jié)果，編輯欄中顯示公式。（2）運(yùn)算符和運(yùn)算規(guī)則

公式中可使用的運(yùn)算符包括數(shù)學(xué)運(yùn)算符、關(guān)系運(yùn)算符和文本運(yùn)算符。

算術(shù)運(yùn)算符：+、-、*（乘）、/（除）、%（百分比）、^（乘方）。這些算術(shù)運(yùn)算符的運(yùn)算含義和數(shù)學(xué)中的含義一樣，但要注意書寫方法不完全一致。例如“=7^3*75%”、“=$C$5*12/2^3-A2/5”。

關(guān)系運(yùn)算符：=、>、<、>=（大于等于）、<=（小于等于）、<>（不等于）。關(guān)系運(yùn)算用于比較判斷，其運(yùn)算結(jié)果為TRUE或FALSE。例如“=B2>=42”，又如“=23=32”，這里第一個(gè)等于“=”是輸入公式時(shí)必須的，第二個(gè)等于表示進(jìn)行“等于”比較判斷，顯然結(jié)果為FALSE。

文本運(yùn)算符：&（連接），其功能是將兩個(gè)文本連接起來而生成一個(gè)新的文本。例如“=”北京“&”2008“”、“=A1&B2”。注意，在公式中直接使用文本，需用雙引號(hào)（必須為半角字符的雙引號(hào)）把文本括起來。

各運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)依次為：（）、%、^、乘除（*、/）、加減（+、-）、&和關(guān)系運(yùn)算。若運(yùn)算符優(yōu)先級(jí)相同，則按從左到右的順序計(jì)算。

（3）公式的復(fù)制

公式的復(fù)制和一般文本的復(fù)制方法類似，也可用自動(dòng)填充方法復(fù)制公式。3．函數(shù)的應(yīng)用4．自動(dòng)求和

求和是Excel中常用函數(shù)功能之一，Excel提供了一種自動(dòng)求和功能，可以快捷地輸入SUM函數(shù)。方法是：選定需要求和的一行（一列）或一個(gè)區(qū)域，單擊“常用”工具欄上的“自動(dòng)求和”按鈕，行（列）或區(qū)域數(shù)據(jù)之和分別顯示在右側(cè)一列（下方一行）或下方一行各列的單元格中。

4.3.5數(shù)據(jù)的圖表化

1．創(chuàng)建圖表

圖表的創(chuàng)建一般是借助于“圖表向?qū)А毕盗袑?duì)話框來完成的。具體操作步驟如下：

①選擇數(shù)據(jù)源。使用向?qū)?chuàng)建圖表之前，先要選擇作為圖表數(shù)據(jù)源的單元格范圍。在工作表中，可以用鼠標(biāo)選取連續(xù)范圍，也可以配合使用Shift鍵和Ctrl鍵進(jìn)行選?。ㄟ@和Windows中選擇文件、Word中選擇文本是類似的）。

②選中單元格范圍作為數(shù)據(jù)源后，單擊“插入/圖表”命令或單擊“常用”工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o，打開“圖表向?qū)А睂?duì)話框。

③依次確定“圖表類型”、“圖表源數(shù)據(jù)”、“圖表選項(xiàng)”和“圖表位置”等內(nèi)容。2．圖表的編輯

圖表的編輯是指對(duì)已建立的圖表及圖表中各種對(duì)象進(jìn)行編輯。具體方法有：

①使用“圖表”菜單：“圖表”菜單中的命令是專門為圖形編輯而設(shè)計(jì)的，初始Excel工作窗口沒有“圖表”菜單，該菜單是隨著圖表的建立自動(dòng)生成的。當(dāng)選中圖表后，單擊“圖表”菜單中的相關(guān)命令，即可進(jìn)行圖表編輯修改。②直接雙擊圖表對(duì)象，在打開的對(duì)話框進(jìn)行修改?；蚴褂檬髽?biāo)右鍵單擊圖表對(duì)象，從彈出的快捷菜單中選擇相應(yīng)命令進(jìn)行編輯修改。

③單擊圖表對(duì)象可以選中圖表中的各個(gè)部分，但是有時(shí)很難準(zhǔn)確地選中。在“圖表”工具欄中可以準(zhǔn)確選中圖表對(duì)象。方法是：激活圖表后，“圖表”工具欄最左側(cè)的“圖表對(duì)象”下拉列表框中將顯示相應(yīng)圖表對(duì)象的名稱，從這里可以選擇圖表的各個(gè)組成部分。

4.3.6數(shù)據(jù)管理

1．?dāng)?shù)據(jù)清單

數(shù)據(jù)清單是由Excel工作表中的單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域，即一張二維表，它是包含列標(biāo)題且具有一組連續(xù)數(shù)據(jù)行的工作表。數(shù)據(jù)清單中的每一行稱為一個(gè)記錄（Record），每一列稱為一個(gè)字段（Field），第一行為表結(jié)構(gòu)，由若干個(gè)字段名組成。數(shù)據(jù)清單中不允許有空行或空列，否則會(huì)影響Excel檢測(cè)和選定數(shù)據(jù)列表。字段名必須唯一，每一字段中的數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型必須相同，如字段名為“姓名”，則該列中存放的都必須是姓名，而且不能有數(shù)據(jù)完全相同的兩行記錄。

數(shù)據(jù)清單可象普通的Excel工作表一樣直接建立和編輯，還可以以記錄為單位創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單，方法是：選中記錄清單中的某一個(gè)單元格，選擇“數(shù)據(jù)/記錄單”命令，在打開的記錄編輯對(duì)話框進(jìn)行記錄編輯。2．?dāng)?shù)據(jù)排序

數(shù)據(jù)排序是指根據(jù)指定的關(guān)鍵字對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄按照一定的順序來排列。數(shù)據(jù)排序的步驟是：選擇數(shù)據(jù)區(qū)中的任一單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)/排序”命令，彈出“排序”對(duì)話框。在“主要關(guān)鍵字”下拉列表框中選擇排序的主要關(guān)鍵字，然后選擇一種排序的方式，如降序。再選擇其他選項(xiàng)。

對(duì)單一字段按升序或降序進(jìn)行排列，可直接利用“常用”工具欄上的“升序排序”和“降序排序”按鈕實(shí)現(xiàn)。3．?dāng)?shù)據(jù)篩選

數(shù)據(jù)篩選就是在數(shù)據(jù)清單中選擇滿足一定條件的記錄。篩選分為兩種：自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選。

使用自動(dòng)篩選功能，一次只能對(duì)工作表中的一個(gè)數(shù)據(jù)清單使用篩選命令，對(duì)同一列數(shù)據(jù)最多可以應(yīng)用兩個(gè)條件。具體操作步驟是：?jiǎn)螕艄ぷ鞅碇袛?shù)據(jù)區(qū)域的任一單元格，選擇“數(shù)據(jù)/篩選/自動(dòng)篩選”命令，這時(shí)在每個(gè)字段上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)篩選下拉列表框。根據(jù)需要在某個(gè)字段中的篩選下拉列表框中選擇某一篩選條件，即可把符合條件的記錄篩選出來。選擇“(自定義)”可以自定義篩選條件。4．分類匯總

分類匯總是指對(duì)數(shù)據(jù)清單按某字段進(jìn)行分類，將字段值相同的連續(xù)記錄分作一類，進(jìn)行求和、平均、計(jì)數(shù)等匯總運(yùn)算。在分類匯總之前，首先必須對(duì)要分類的字段進(jìn)行排序，否則分類無意義。其次，在分類匯總時(shí)要設(shè)置匯總的字段以及匯總的方式。

操作方法是：首先對(duì)分類字段進(jìn)行排序，然后單擊工作表中數(shù)據(jù)區(qū)域的任一單元格，選擇“數(shù)據(jù)/分類匯總”命令，在“分類匯總”對(duì)話框中進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。5．?dāng)?shù)據(jù)透視表

分類匯總適合于按一個(gè)字段進(jìn)行分類，對(duì)于一個(gè)或多個(gè)字段進(jìn)行匯總。當(dāng)用戶要求按多個(gè)字段進(jìn)行分類并匯總時(shí)，必須采用數(shù)據(jù)透視表。單擊用來創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)清單，選擇“數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令，向?qū)Х?步來創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

4.4PowerPoint演示文稿軟件

4.4.1PowerPoint基礎(chǔ)知識(shí)

1．PowerPoint2003的工作界面2．視圖

（1）普通視圖

普通視圖是默認(rèn)的視圖，它一般由4個(gè)窗格組成：大綱窗格、幻燈片窗格、備注窗格和任務(wù)窗格。備注窗口中可以輸入幻燈片的備注信息。

（2）幻燈片瀏覽視圖

單擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕，所有幻燈片縮小，按順序排列在窗口中，便于快速瀏覽幻燈片的狀態(tài)。同時(shí)，可以方便地對(duì)幻燈片進(jìn)行移動(dòng)、復(fù)制、刪除等操作。

（3）幻燈片放映視圖

單擊“幻燈片放映”按鈕將從當(dāng)前幻燈片開始按順序在全屏幕上顯示，單擊或按回車鍵顯示下一張，按Esc鍵或放映完所有幻燈片結(jié)束放映。4.4.2演示文稿的編輯

1．幻燈片內(nèi)容的編輯

（1）輸入文本

（2）插入其他對(duì)象

2．幻燈片內(nèi)容的格式化

（1）文字的格式化

（2）段落的格式化

（3）項(xiàng)目符號(hào)的設(shè)置

（4）其他對(duì)象的格式化

（5）格式的復(fù)制3．幻燈片版式的更改

PowerPoint能夠使演示文稿中所有的幻燈片具有一致的外觀，控制外觀的方法有3種：母版、配色方案與應(yīng)用設(shè)計(jì)模板。

（1）PowerPoint中的母版

母板用于設(shè)置文稿中每張幻燈片的預(yù)設(shè)格式，如幻燈片標(biāo)題、正文文字的位置與大小、背景圖案、項(xiàng)目符號(hào)等。在PowerPoint中的母版分為3種：幻燈片母版、講義母版和備注母版。

最常用的母版是幻燈片母版，它能夠控制幻燈片的格式，通過選擇“視圖/母版/幻燈片母版”命令，就進(jìn)入了“幻燈片母版”視圖。幻燈片母版上有5個(gè)占位符，用來輔助設(shè)計(jì)幻燈片母版的版式，利用這些占位符，可以更方便地設(shè)計(jì)出所需的板式。（2）PowerPoint中的配色方案

選擇“格式/幻燈片設(shè)計(jì)”命令可以打開“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格，其中包含了設(shè)計(jì)模板、配色方案和動(dòng)畫方案3個(gè)選項(xiàng)。選擇“配色方案”選項(xiàng)，可以看到有許多種方案供選擇?？梢赃x擇需要的配色方案，也可以單擊下面的“編輯配色方案”來設(shè)計(jì)配色方案。（3）PowerPoint中的應(yīng)用設(shè)計(jì)模板

在“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格單擊“設(shè)計(jì)模板”選項(xiàng)，可以看到有許多種方案供選擇。在設(shè)計(jì)模板中，PowerPoint已經(jīng)為用戶設(shè)計(jì)了大量的實(shí)用的模板，可以快速地為演示文稿生成統(tǒng)一的背景圖案和配色方案。當(dāng)選擇了某一個(gè)模板之后，整個(gè)演示文稿的幻燈片都會(huì)按照選擇的模板進(jìn)行改變。4．幻燈片的操作

（1）幻燈片的插入

在幻燈片瀏覽視圖或普通視圖的幻燈片窗格下，單擊兩個(gè)幻燈片的中間位置，此時(shí)出現(xiàn)一條“插入線”，選擇“插入/新幻燈片”命令，在“幻燈片版式”任務(wù)窗格中選擇需要的幻燈片版式，即可插入。（2）幻燈片的移動(dòng)和復(fù)制

在“幻燈