第4章辦公軟件的應(yīng)用

第4章辦公軟件的應(yīng)用

4.1辦公軟件概述

4.2Word文字處理軟件

4.3Excel電子表格軟件

4.4PowerPoint演示文稿軟件4.1.1辦公軟件的發(fā)展與組成

辦公軟件：文字處理軟件、電子表格軟件、演示文稿軟件、網(wǎng)頁制作軟件、數(shù)據(jù)庫管理軟件等組件的集合體。

1979年，美國MicroPro公司最先推出了文字處理軟件WordStar。

微軟Office系列。

國內(nèi)的金山WPSOffice系列。4.1辦公軟件概述

4.1.2微軟Office辦公軟件的操作界面

1．MicrosoftOffice2003的安裝

2．MicrosoftOffice2003的啟動

常用的方法有：

①在Windows桌面選擇“開始/所有程序”，再選擇MicrosoftWord、MicrosoftExcel或MicrosoftPowerPoint選項，即可啟動相應(yīng)的Office組件。

②先在Windows桌面建立相應(yīng)組件的快捷方式，然后雙擊桌面上的快捷方式圖標。3．MicrosoftOffice2003的退出

有3種常用的方法：

①選擇相應(yīng)程序的“文件/退出”菜單命令。

②單擊相應(yīng)程序工作窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。

③雙擊相應(yīng)程序工作窗口左上角的控制菜單圖標或直接按組合鍵Alt+F4。4．MicrosoftOffice2003窗口的組成

在微軟Office套件中，所有組件都具有Windows標準的工作窗口和界面元素，包括標題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、滾動條、狀態(tài)欄等。當然，由于不同組件所編輯加工的對象不同，所以各個組件的工作窗口又有各自不同的特征，最大的區(qū)別是編輯區(qū)的不同。Word編輯的對象是文字，Excel編輯的對象是表格，PowerPoint編輯的對象是幻燈片，所以編輯區(qū)的形式是不同的。4.1.3基本文檔操作

1．創(chuàng)建一個新文檔

要建立一個新的文檔，有兩種常用的方法：

①選擇“文件/新建”命令或按Ctrl＋N快捷鍵。

②單擊“常用”工具欄中的“新建空白文檔”按鈕。2．保存文檔

保存文檔的方法如下：

①選擇“文件/保存”命令或按Ctrl＋S快捷鍵。

②選擇“文件/另存為”命令。

③單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕。3．打開文檔

主要有以下兩種：

①選擇“文件/打開”菜單命令或按Ctrl＋O快捷鍵，彈出“打開”對話框，在對話框中選擇文檔所在的位置及文件名。

②單擊“常用”工具欄上的“打開”按鈕。4.2Word文字處理軟件

4.2.1文本的編輯

1．移動插入點

2．輸入文本

輸入特殊符號：

①鼠標右鍵單擊任一工具欄按鈕，在彈出的菜單中選擇“符號欄”命令，在顯示的“符號欄”中選擇需要的符號。

②選擇“插入/特殊符號”命令，打開“插入特殊符號”對話框，在6個選項卡中尋找需要的符號，找到所需要的符號后選中它，然后單擊“確定”按鈕。③選擇“插入/符號”命令，打開“符號”對話框，默認顯示的是“符號”選項卡，在“符號”選項卡的“字體”列表框中選擇一種符號類型，雙擊需要插入的符號，或選中符號后單擊“插入”按鈕，再關(guān)閉“符號”對話框即可。切換到“特殊字符”選項卡，可以插入一些特殊的符號。3．插入和改寫

插入和改寫兩種編輯方式可以通過按Ins鍵或用鼠標雙擊狀態(tài)欄上的“改寫”標志進行切換。通常默認的編輯狀態(tài)為插入，此時“改寫”標志為灰色；如果處于改寫狀態(tài)，“改寫”標志為黑色。4．選定文本

（1）用鼠標選定文本

使用鼠標選定文本的基本操作方法是，將鼠標指針移到要選定文本的首部，按下鼠標左鍵并拖曳到所選文本的末端，然后松開鼠標，所選文本可以是一個字符、一個句子、一行文字、一個段落、多行文字甚至是整篇文檔。

（2）用鍵盤選定文本

先將光標移到要選定的文本之前，然后用組合鍵選擇文本。5．刪除文本

刪除文本最基本的方法是使用Backspace鍵和Del鍵。按一次Backspace鍵可以刪除插入點左側(cè)的一個字符，按一次Del鍵可以刪除插入點右側(cè)的一個字符。如果要刪除多個字符，則要先選中所要刪除的文本，然后按Backspace鍵或Del鍵，或選擇“編輯/清除”命令。6．文本塊的操作

使用Windows的剪貼板功能。具體步驟是先選定文本，再使用剪切或復(fù)制命令將選定的文本送到剪貼板，然后移動插入點，最后使用粘貼命令將剪貼板中的內(nèi)容送到新的目標位置。（1）刪除文本塊

選定要刪除的文本塊后，單擊常用工具欄上的“剪切”按鈕或選擇“編輯/剪切”菜單命令。（2）移動文本塊

操作方法為：選定要移動的文本后，選擇“編輯/剪切”命令或按快捷鍵Ctrl+X，也可以單擊“常用”工具欄上的“剪切”按鈕，再將插入點移到要插入的新位置，選擇“編輯/粘貼”命令或按快捷鍵Ctrl+V，還可以單擊“常用”工具欄上的“粘貼”按鈕。

用鍵盤操作方法為：首先要把鼠標指針移到選定的文本塊中，按下鼠標的左鍵將文本拖曳到新位置，然后放開鼠標左鍵。（3）復(fù)制文本塊

操作方法是：選定要復(fù)制的文本塊后，選擇“編輯/復(fù)制”命令或按快捷鍵Ctrl+C，也可以單擊“常用”工具欄上的“復(fù)制”按鈕，再將插入點移到新位置，選擇“編輯/粘貼”命令或按快捷鍵Ctrl+V，還可以單擊“常用”工具欄上的“粘貼”按鈕。

用鍵盤操作方法為：首先選定要復(fù)制的文本塊，按下Ctrl鍵，用鼠標拖曳選定的文本塊到新位置，同時放開Ctrl鍵和鼠標左鍵。7．查找和替換

（1）查找

查找的操作步驟如下：

①選擇“編輯/查找”命令或按Ctrl+F快捷鍵，彈出“查找和替換”對話框。

②在“查找內(nèi)容”文本框內(nèi)輸入要搜索的文本。

③單擊“查找下一處”按鈕，則開始在文檔中查找。

若要更詳細地設(shè)置搜索選項，可以在“查找和替換”對話框中單擊“高級”按鈕進行相應(yīng)設(shè)置。常用的選項有：

“區(qū)分大小寫”復(fù)選框：搜索英文大小寫完全匹配的文本。

“全字匹配”復(fù)選框：僅搜索一個單詞，而不搜索包括單詞的其他單詞。

“使用通配符”復(fù)選框：在查找內(nèi)容中使用通配符，可以查找一組字符。

“格式”按鈕：可以設(shè)置查找排版格式。

“特殊字符”按鈕：可以設(shè)置查找特殊符號。（2）替換

選擇“編輯/替換”命令或按Ctrl+H快捷鍵，或直接在查找操作對話框切換到“替換”選項卡。

替換功能除了適用于一般文本外，還能用于查找并替換帶有格式的文本和一些特殊字符，在“查找和替換”對話框中單擊“高級”按鈕，可進行相應(yīng)設(shè)置。8．撤銷和重復(fù)

撤消操作是指取消“上一步（或多步）”操作，使文檔恢復(fù)到執(zhí)行該項操作前的狀態(tài)。當執(zhí)行了撤消操作后，恢復(fù)操作用來恢復(fù)“上一步（或多步）”操作。重復(fù)操作是指將上一步操作再執(zhí)行一次或多次。

撤消操作可以直接單擊“常用”工具欄上的“撤銷”按鈕或按Ctrl+Z組合鍵，或選擇“編輯/撤消”命令?；謴?fù)操作直接“單擊”常用工具欄上的“恢復(fù)”按鈕。重復(fù)操作使用Ctrl+Y組合鍵或F4功能鍵，或選擇“編輯/重復(fù)”命令。9．文檔的顯示

Word提供了多種視圖，包括普通視圖、頁面視圖、大綱視圖、Web版式視圖，Word2003還增加了閱讀版式視圖。其中普通視圖和頁面視圖是最常用的兩種方式?？梢酝ㄟ^執(zhí)行“視圖”菜單中的“普通”、“Web版式”、“頁面”、“閱讀版式”、“大綱”命令或單擊編輯區(qū)下方水平滾動條左側(cè)視圖欄的相應(yīng)按鈕來切換視圖方式。4.2.2文檔的排版

1．字符格式設(shè)置

（1）設(shè)置基本字符格式

字符的基本格式包括字體、字形、字號、字體顏色、字符間距以及文字效果等。字符格式設(shè)置可以通過“格式”工具欄或“其他格式”工具欄，還可以使用“格式”菜單中的“字體”命令來完成。操作方法如下：

①選定文本后，利用“格式”工具欄進行格式設(shè)置。

②選定文本后，利用“其他格式”工具欄進行格式設(shè)置。

③選定文本后，單擊“格式/字體”菜單命令，彈出“字體”對話框，利用“字體”選項卡進行格式設(shè)置。

通過選擇“字體”對話框中的“字符間距”選項卡，可以設(shè)置字符間距、位置及縮放。利用“文字效果”選項卡可以進行字符的動態(tài)效果設(shè)置。（2）更改字母大小寫

Word提供了專門對英文大小寫轉(zhuǎn)換的功能。利用此項功能，可以方便地將大寫英文轉(zhuǎn)換成小寫或者是從小寫轉(zhuǎn)換到大寫，還可以自動將所有句子或單詞的開頭字母變成大寫。具體操作步驟是：首先選中要更改大小寫的文本，再選擇“格式/更改大小寫”命令，此時打開“更改大小寫”對話框，在對話框中選中所需選項，單擊“確定”按鈕。（3）設(shè)置上標和下標

可以先選中需要設(shè)置上下標的文本，然后在“字體”對話框的“字體”選項卡中設(shè)置。更為簡便的方法是，在英文輸入狀態(tài)下，按Ctrl+Shift+=組合鍵設(shè)置上標，按Ctrl+=組合鍵設(shè)置下標，再次按該組合鍵可恢復(fù)到正常狀態(tài)。（4）復(fù)制字符格式

使用格式刷可以快速地把已經(jīng)設(shè)置好的格式復(fù)制到其他文檔，具體方法是：將插入點置于已經(jīng)設(shè)置好格式的文檔中或者選定已經(jīng)設(shè)置好格式的文檔，單擊“常用”工具欄中的“格式刷”按鈕，光標會變成“刷子”形狀，再在需要設(shè)置格式的文檔中拖動。若雙擊“格式刷”按鈕，則可多次復(fù)制格式。2．段落格式設(shè)置

（1）設(shè)置基本段落格式

基本段落格式設(shè)置包括段落對齊方式、段落縮進、行距、段間距、段落的修飾等內(nèi)容，主要通過“格式”菜單中的“段落”命令來實現(xiàn)。

段落的對齊方式也可以通過“格式”工具欄上的對齊方式按鈕來設(shè)置，包括“兩端對齊”按鈕、居中按鈕、右對齊按鈕和分散對齊按鈕。

通過標尺可以直觀地設(shè)置段落的縮進距離，Word標尺欄上有4個小滑塊，它們分別對應(yīng)4種段落縮進方式，如圖4-9所示。先按下Alt鍵，再移動滑塊可以更精確地設(shè)置。（2）設(shè)置首字下沉

操作方法是：把插入點置于需要首字下沉的段落中，選擇“格式/首字下沉”命令，打開“首字下沉”對話框，在對話框中選擇是首字下沉還是懸掛下沉，并設(shè)置字體、下沉行數(shù)以及與正文的距離等信息。（3）設(shè)置邊框與底紋

操作方法是：先選定文檔內(nèi)容，再選擇“格式/邊框和底紋”命令，打開“邊框和底紋”對話框。在“邊框”選項卡中可以為文本或段落設(shè)置各種類型、各種線型、各種顏色和各種寬度的邊框。在“頁面邊框”選項卡中可以對頁面邊框設(shè)置效果并選擇不同的線型、顏色及寬度，還可以在“藝術(shù)型”下拉列表框中選擇不同的藝術(shù)圖形。在“底紋”選項卡中可以為文字或段落設(shè)置各種顏色、各種式樣的底紋。（4）設(shè)置項目符號和編號

項目符號和編號提供了一種文檔自動分類或編號的方式，具體的操作方法是：選定需要創(chuàng)建的項目符號或編號的段落，選擇“格式/項目符號和編號”命令，彈出“項目符號和編號”對話框，在“項目符號”選項卡中選擇一種項目符號樣式或在“編號”選項卡中選擇一種編號樣式，單擊“確定”按鈕，即可把所選擇的項目符號或編號創(chuàng)建到相應(yīng)的段落中。另外，也可以單擊“格式”工具欄上的“項目符號”或“編號”按鈕，直接給選定的段落添加默認的項目符號或編號。（5）設(shè)置文字方向

具體方法是：首先選中要設(shè)置文字方向的文本或段落，再選擇“格式/文字方向”命令，此時打開“文字方向”對話框，在對話框的“方向”選項組中選擇相應(yīng)的文字方向圖框，單擊“確定”按鈕。3．頁面格式設(shè)置

（1）頁面設(shè)置

選擇“文件/頁面設(shè)置”命令或雙擊標尺欄兩側(cè)區(qū)域，可以打開“頁面設(shè)置”對話框。在“頁邊距”選項卡中可以設(shè)置頁邊距和打印方向，在“紙張”選項卡中設(shè)置紙張大小。（2）設(shè)置頁眉和頁腳

選擇“視圖/頁眉和頁腳”命令或雙擊頁眉和頁腳位置，進入頁眉/頁腳編輯區(qū)，同時顯示“頁眉和頁腳”工具欄。在頁眉/頁腳編輯區(qū)中輸入文字或插入圖形。要插入頁碼、日期等內(nèi)容，可單擊“頁碼和頁腳”工具欄中相應(yīng)的按鈕。單擊頁眉和頁腳切換按鈕，可在頁眉頁腳間切換，頁腳的編輯方法與頁眉類似。（3）設(shè)置頁碼

除了在頁腳中加入頁碼外，還有一種專門設(shè)置頁碼的方法：選擇“插入/頁碼”命令，打開“頁碼”對話框。分別指定頁碼所在的位置和對齊方式后，單擊“格式”按鈕，打開“頁碼格式”對話框。在“數(shù)字格式”下拉列表中選擇一種數(shù)字格式，在“起始頁碼”框中指定起始頁碼，然后單擊“確定”按鈕。（4）設(shè)置分欄

具體操作方法是：先選中需分欄的內(nèi)容，再選擇“格式/分欄”命令，打開“分欄”對話框。分別設(shè)置分欄的版式、欄數(shù)、寬度和間距等。設(shè)置不等寬的分欄版式時，先取消選中“欄寬相等”復(fù)選框，再在“寬度和間距”框中逐欄輸入欄寬和間距。若選中“分隔線”復(fù)選框可以在各欄之間加入分隔線。（5）分隔符及其應(yīng)用

插入分隔符的方法是：選擇“插入/分隔符”命令，打開“分隔符”對話框，如圖4-16所示。在“分隔符”對話框中可選擇插入不同的分隔符。

分節(jié)符的一些應(yīng)用。

①混合頁面設(shè)置。

②在一篇文檔的不同頁插入不同的頁眉和頁腳。

③在分欄操作中平衡各欄文字的長度。（6）打印預(yù)覽及打印

進行打印預(yù)覽的方法是：單擊“常用”工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，或選擇“文件/打印預(yù)覽”菜單命令。

在Word中打印設(shè)置方法是：選擇“文件/打印”菜單命令，彈出“打印”對話框，在打印機“名稱”列表框中選擇用于打印操作的打印機名稱，在“頁面范圍”選項組中指定文檔需打印的部分，頁碼范圍分為全部、當前頁、頁碼范圍。如果想指定打印范圍，則選擇“頁碼范圍”單選按鈕，再輸入頁碼或頁碼范圍，在“副本”選項組中指定打印的“份數(shù)”及是否“逐份打印”。4.2.3樣式的創(chuàng)建與應(yīng)用

1．新建樣式

在Word中創(chuàng)建新樣式時，通常是在“基準樣式”的基礎(chǔ)上設(shè)計新的樣式，其操作步驟是：選擇“格式/樣式和格式”命令，打開“樣式和格式”窗格。單擊任務(wù)窗格頂部的下三角按鈕，在彈出的菜單中選中“樣式和格式”選項。單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“新樣式”按鈕，打開“新建樣式”對話框。

在“新建樣式”對話框中使用“格式”選項組中的工具按鈕，設(shè)置字符格式，單擊左下角的“格式”按鈕，從下拉菜單中選擇“字體”、“段落”等選項，可以打開相應(yīng)的對話框，從中完成樣式設(shè)置。2．應(yīng)用樣式

完成樣式的創(chuàng)建后，在“常用”工具欄的“樣式”下拉列表中會自動添加新建的樣式名。應(yīng)用樣式時，先選定要應(yīng)用樣式的文本或段落，再在“常用”工具欄的“樣式”下拉列表中選擇要應(yīng)用的樣式名即可。也可以在“樣式和格式”任務(wù)窗格中使用樣式。3．修改樣式

要修改某個樣式，需要在“樣式和格式”任務(wù)窗格中用鼠標右鍵單擊該樣式名稱，在彈出的快捷菜單中，若選擇“修改”命令，則會打開“修改樣式”對話框，可以對該樣式重新進行設(shè)置。修改完畢后，如果文本中應(yīng)用的樣式被修改了，那么應(yīng)用該樣式的文本也會自動應(yīng)用修改后的新樣式。若選擇“刪除”命令，則刪除已有的樣式，此時，帶有此樣式的文本自動應(yīng)用“正文”樣式。4．創(chuàng)建目錄

選擇“插入/引用/索引和目錄”命令，打開“索引和目錄”對話框，選擇“目錄”選項卡，選中“顯示頁碼”復(fù)選框，以便在目錄中顯示頁碼，選中“頁碼右對齊”復(fù)選框，可以使頁碼右對齊頁邊距。在“顯示級別”框中指定要顯示的最低級別，單擊“修改”按鈕，打開“目錄選項”對話框，從中設(shè)定各級目錄的格式，單擊“確定”按鈕，就可以完成目錄創(chuàng)建。5．應(yīng)用模板

模板又稱樣式庫，是樣式的集合，并包含版面設(shè)置（紙張、邊寬、頁眉和頁腳位置等）。如果要創(chuàng)建新文檔，可以載入某個模板，同時獲得其中所有的樣式設(shè)置，將這些樣式套用于文檔身上。模板文件的擴展名是.dot。選擇“文件/新建”命令創(chuàng)建文件時，可以選擇所使用的模板。也可以在新建文檔后，為該文檔加載模板的樣式。方法是：選擇“工具/模板和加載項”命令，打開“模板和加載項”對話框，單擊“選用”按鈕，在打開的對話框中找到所需要的模板，然后單擊“打開”按鈕。若選中了“自動更新文檔樣式”復(fù)選框，則在每次打開文檔時，都會更新當前文檔中的樣式，使其與附加模板中的樣式相同。可以建立自己的模板，方法是：文檔編輯并排版以后，選擇“文件/另存為”命令，在“另存為”對話框內(nèi)指定文件類型為“文檔模板”，輸入模板文件名。

Word默認使用Normal.dot模板文件。如果將自己的模板更名為Normal.dot，并替換原來的系統(tǒng)默認模板，則以后在Word窗口中均以自己的模板來新建文件。4.2.4表格制作

1．創(chuàng)建表格

創(chuàng)建表格的方法有：

①使用“常用”工具欄按鈕創(chuàng)建表格。移動光標到要插入表格的位置，單擊“常用”工具欄的“插入表格”按鈕，拖動鼠標到所需的行和列數(shù)，釋放鼠標，這時文檔中就出現(xiàn)一個滿頁寬的表格。②使用“表格”菜單創(chuàng)建表格。移動光標到要插入表格的位置，選擇“表格/插入/表格”菜單命令，打開“插入表格”對話框，在對話框中輸入列數(shù)、行數(shù)，單擊“確定”按鈕。③手工繪制表格。選擇要創(chuàng)建表格的位置，單擊“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕，將出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄。同時鼠標將變成筆形指針，將指針移到文本區(qū)中，從要創(chuàng)建的表格的一角拖動至其對角，可以確定表格的外圍邊框。在創(chuàng)建的外框或已有表格中，可以利用筆形指針繪制橫線、豎線、斜線等。2．編輯表格

（1）選定單元格

在對一個對象進行操作之前必須先將它選定，表格也是如此。選擇表格中單元格的方法有多種。使用鼠標在表格中進行選定的方法。（2）插入行、列或單元格

插入的方法有3種：

①選擇“表格/插入”命令，在下拉菜單中選擇相應(yīng)的命令。

②單擊“表格和邊框”工具欄上的“插入表格”按鈕旁的小三角，從下拉菜單中選擇合適的選項。

③如果要在表格的末端添加一行，可單擊最后一行的最后一個單元格，再按下Tab鍵。（3）刪除行、列或單元格

刪除行、列或單元格的方法是：選定要刪除的行、列或單元格，選擇“表格/刪除”下拉菜單中的“行”、“列”或“單元格”命令。如果是刪除單元格，還會彈出“刪除單元格”對話框，選擇刪除單元格的方式，單擊“確定”按鈕。（4）合并與拆分單元格

合并單元格的方法是：選定將要合并的單元格，選擇“表格/合并單元格”菜單命令，或單擊“表格和邊框”工具欄上的“合并單元格”按鈕，即可將選定的多個單元格合并成一個單元格。拆分單元格的方法是：選定要拆分的一個或多個單元格，選擇“表格/拆分單元格”菜單命令；或單擊“表格和邊框”工具欄上的“拆分單元格”按鈕，彈出“拆分單元格”對話框，設(shè)置拆分的行數(shù)和列數(shù)，單擊“確定”按鈕。（5）拆分表格

Word允許用戶把一個表格拆分成兩個或多個表格，拆分表格的方法是：將插入點置于要分開的行分界處，也就是要成為拆分后第二個表格的第一行處，選擇“表格/拆分表格”菜單命令，這時，插入點所在行以下的部分從原表格中分離出來，變成另一個獨立的表格。3．表格排版

（1）縮放表格

縮放表格是指調(diào)整表格大小?？梢灾苯永檬髽藖砜s放表格。當鼠標經(jīng)過表格時，表格的右下角就會出現(xiàn)一個調(diào)整句柄，拖動該句柄，調(diào)整表格到大小合適后，釋放鼠標即可。（2）改變表格行高和列寬

改變行高和列寬可以通過鼠標操作和菜單操作兩種方式。（3）設(shè)置表格中文本的格式

可以像普通文本排版那樣設(shè)置表格的文本格式。此外，可以用“格式”工具欄直接設(shè)置單元格中文本的水平對齊方式，而垂直對齊設(shè)置方法是：選定要排版的單元格，選擇“表格/表格屬性”菜單命令，彈出“表格屬性”對話框，選擇“單元格”選項卡，在“垂直對齊方式”選項中選擇所需要的垂直對齊方式，單擊“確定”按鈕。也可以在選定單元格后，單擊“表格和邊框”工具欄中的“單元格對齊方式”按鈕右側(cè)的下拉箭頭，從下拉列表中選擇一種對齊方式。4．表格邊框和底紋

其方法是：選定整個表格或部分單元格，選擇“格式/邊框和底紋”菜單命令；或者選擇“表格/表格屬性”菜單命令，然后單擊“表格”選項卡中的“邊框和底紋”按鈕。選擇“邊框”選項卡并為表格添加邊框，從“線型”、“顏色”和“寬度”列表框中選出要添加邊框的線型、顏色和邊框?qū)挾?；選擇“底紋”選項卡為表格添加底紋，在“填充”列表框中選出的填充顏色。5．自動套用格式

其操作方法是：將插入點置于要排版的表格中，選擇“表格/表格自動套用格式”菜單命令，彈出“表格自動套用格式”對話框，在“格式”列表框中選出所需要的格式，在“預(yù)覽”區(qū)中可瀏覽該樣式的效果，在“要應(yīng)用的格式”選擇區(qū)和“將特殊格式應(yīng)用于”選擇區(qū)中選擇所要應(yīng)用于表格的選項，單擊“確定”按鈕。6．表格制作技巧

（1）標題行重復(fù)

如果表格很大，需要幾頁才能顯示，這樣就會出現(xiàn)只有第1頁表格有標題行，要使所有頁都能顯示標題行，其方法是：選中表格第1行，選擇“表格/標題行重復(fù)”菜單命令，則每一頁的表格中都會出現(xiàn)標題行。（2）設(shè)置表頭斜線

有時需要在表頭單元格中繪制多條斜線以滿足表格制作中的不同要求，設(shè)置表頭斜線的方法是：將光標定位在表頭區(qū)域，選擇“表格/繪制斜線表頭”菜單命令，彈出“插入斜線表頭”對話框，并進行相應(yīng)設(shè)置。（3）表格排序

選定需要排序的列，選擇“表格/排序”菜單命令，在“排序”對話框進行相應(yīng)設(shè)置，或單擊“表格和邊框”工具欄上的“升序”、“降序”按鈕。（4）表格的計算

在Word中，用戶可以通過常用的算術(shù)運算符或Word自帶的函數(shù)對文檔或表格中的數(shù)據(jù)進行簡單的運算。若要進行復(fù)雜的數(shù)據(jù)運算，則應(yīng)采用Excel。（5）表格與文本的相互轉(zhuǎn)換

表格轉(zhuǎn)換成文字的方法是：選定要轉(zhuǎn)換的表格，選擇“表格/轉(zhuǎn)換/表格轉(zhuǎn)換成文本”菜單命令，彈出“表格轉(zhuǎn)換成文字”對話框。在“文字分隔符”選項區(qū)中選擇相應(yīng)的分隔符，即可將表格轉(zhuǎn)換成文字。將文字轉(zhuǎn)換成表格的方法類似。4.2.5圖形操作

1．插入圖片

在文檔中插入圖片的方法是：把插入點置于要插入圖片的位置，展開“插入”菜單中的“圖片”子菜單，可以看見其中有多個圖片來源選項，常見的是剪貼畫和圖片文件。2．繪制圖形

（1）利用繪圖工具繪圖

利用“繪圖”工具欄可以繪制簡單的圖形。選擇“視圖/工具欄/繪圖”菜單命令或者單擊常用工具欄中的“繪圖”按鈕，即可彈出“繪圖”工具欄。

根據(jù)需要選擇“繪圖”工具欄中相應(yīng)的“繪圖”按鈕，可以選擇基本的繪圖按鈕；或者打開“自選圖形”下拉列表，從自選圖形的模板中選擇，包括各種線條、箭頭、流程圖以及標注等。選定繪圖按鈕后，鼠標指針將變?yōu)椤笆弊中螤?。選定繪制圖形的起點，按下鼠標左鍵進行拖動，釋放鼠標，即可畫出需要的圖形。繪制圓和矩形時，在拖動鼠標的同時按住Shift鍵，可以畫出正圓和正方形。

也可以選擇“插入/圖片/自選圖形”菜單命令，打開“自選圖形”工具欄，利用此工具欄繪制自選圖形。（2）給繪制的圖形添加文字

可以在已經(jīng)繪制的自選圖形內(nèi)部添加文字，具體方法為：在繪制的自選圖形上單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“添加文字”命令，可直接向自選圖形中添加文字。（3）旋轉(zhuǎn)圖片

已經(jīng)繪制的圖形可以進行任意角度的旋轉(zhuǎn)。方法是：選定要旋轉(zhuǎn)的圖形，在“繪圖”工具欄中單擊“繪圖”按鈕，選擇“旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)”下拉菜單中的“自由旋轉(zhuǎn)”命令，這時選定的圖形有4個旋轉(zhuǎn)點，拖動旋轉(zhuǎn)點到所需角度即可。也可以在單擊圖形后，直接拖曳旋轉(zhuǎn)點到所需角度。（4）改變圖形的疊放次序

可以根據(jù)實際需要改變圖形的疊放次序，方法是：選定需要改變疊放次序的圖形，在“繪圖”工具欄中單擊“繪圖”按鈕，或在該圖形對象上單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“疊放次序”命令，在彈出的下拉菜單中選擇所需要的疊放方式。（5）組合圖形

有時需要把多個圖形組合成一個圖形，這樣可以把多個圖形作為一個整體進行編輯，方法是：按下Shift鍵不放，單擊鼠標選擇兩個以上需要組合為一個整體的圖形，再在“繪圖”工具欄中單擊“繪圖”按鈕，在彈出的菜單中選擇“組合”命令；或者在選擇的圖形上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“組合”選項。3．編輯圖片

（1）縮放圖片

當圖片被選中時，四周回出現(xiàn)8個尺寸控制點，拖動其中的一個，就可以改變圖片的大小。

選中所要設(shè)置的圖片，再選擇“格式/圖片”命令，或右擊圖片，在快捷菜單中選取“設(shè)置圖片格式”命令，打開“設(shè)置圖片格式”對話框，使用“圖片”選項卡也可以縮放圖片。（2）裁剪圖片

裁剪圖片的具體操作方法是：先選擇要裁剪的圖片，再選擇“視圖/工具欄/圖片”命令或右擊圖片，在快捷菜單中選取“顯示（或隱藏）“圖片”工具欄”打開“圖片”工具欄，單擊“圖片”工具欄中的“裁剪”按鈕，將鼠標移至圖片四角控制點或各邊中間控制點，按住左鍵拖動到合適位置后，松開鼠標即可。

在使用按鈕裁剪時，如果在按下圖片的控制點之前先按下Alt鍵，可以更精確地裁剪圖片。另外，在“設(shè)置圖片格式”對話框中，使用“圖片”選項卡也可以精確地裁剪。4．圖文混排

操作方法有：

①選定圖片，在“繪圖”工具欄中選擇“繪圖”按鈕中的“文字環(huán)繞”按鈕，再在出現(xiàn)的“文字環(huán)繞”下拉菜單中選擇所需的環(huán)繞方式，如圖4-23所示。

②選定圖片，單擊“圖片”工具欄中的“文字環(huán)繞”按鈕，再在出現(xiàn)的“文字環(huán)繞”下拉菜單中選擇所需的環(huán)繞方式。

③在“設(shè)置圖片格式”對話框中，使用“版式”選項卡選擇所需的環(huán)繞方式。5．插入藝術(shù)字

插入藝術(shù)字的方法是：把插入點置于要插入藝術(shù)字的位置，選擇“插入/圖片/藝術(shù)字”命令或者單擊“繪圖”工具欄中的“插入藝術(shù)字”按鈕，彈出“‘藝術(shù)字’庫”對話框。在該對話框中選擇需要的藝術(shù)字樣式，單擊“確定”按鈕，彈出“編輯‘藝術(shù)字’文字”對話框，在其中輸入要插入藝術(shù)字的文字，單擊“確定”按鈕，即可把藝術(shù)字插入到文檔中。6．插入公式

具體操作方法是：首先欲插入公式的位置，然后選擇“插入/對象”命令，打開“對象”對話框，在對話框中選擇“Microsoft公式3.0”選項，單擊“確定”按鈕后就啟動了“公式編輯器”。

啟動“公式編輯器”后，Word會打開“公式”工具欄。該工具欄中提供了兩排工具按鈕，上面一排為“符號”按鈕，可以選擇插入一些特殊的符號，如希臘字母、關(guān)系符號等；下面一排為“模板”按鈕，提供了編輯公式所需的各種不同的模板樣式，如分式、根式、上標和下標等。

在公式編輯區(qū)（虛框）中輸入文字及從“公式”工具欄選擇有關(guān)“模板”或符號進行公式編輯。7．插入文本框

文本框又分為橫排文本框和豎排文本框。

插入文本框的方法是：單擊“插入/文本框/橫排”命令或“插入/文本框/堅排”命令，或單擊“繪圖”工具欄上的“文本框”或“豎排文本框”按鈕，然后在窗口中拖動鼠標，就可以在插入所需要的文本框。單擊文本框的任意位置，可以選中該文本框。

插入文本框后，可以對其進行各種操作，操作方式與圖片的操作類似。4.3Excel電子表格軟件

4.3.1Excel基礎(chǔ)知識

1．Excel2003的工作界面2．基本概念

（1）工作簿

工作簿（Book）是用來存儲并處理數(shù)據(jù)的Excel文件，工作簿名就是文件名。

（2）工作表

工作簿中的每一張表稱為工作表（Sheet），它是Excel進行數(shù)據(jù)組織和管理的地方，用戶可以在工作表上完成數(shù)據(jù)的輸入、編輯和處理。在一個工作簿中，可以最多擁有255個工作表。（3）單元格

每個工作表由256列和65536行組成，列和行交叉形成的每個網(wǎng)格稱為一個單元格（Cell），它是存儲和處理數(shù)據(jù)的基本單元。單元格名稱或地址由其所在的列標和行號組成，列標在前，行號在后。在Excel中，列標用字母表示，從左到右依次編號為A~Z、AA~AZ、BA~BZ、直到IA~IV，共256列。行號從上到下用數(shù)字1~65536標記，共65536行。

（4）單元格區(qū)域

一組連續(xù)的單元格所組成的矩形區(qū)域，稱為單元格區(qū)域。單元格區(qū)域用左上角單元格地址和右下角單元格地址來表示，中間以冒號分隔。例如，B3:D5表示由B3、D5為對角頂點的矩形區(qū)域，共9個單元格。4.3.2數(shù)據(jù)的輸入與編輯

1．輸入數(shù)據(jù)

要往單元格內(nèi)輸入內(nèi)容，首先應(yīng)選定單元格。單元格內(nèi)可輸入數(shù)據(jù)，也可輸入公式，還可以利用Excel的自動填充功能來輸入數(shù)據(jù)。

（1）輸入文本

文本是Excel常用的一種數(shù)據(jù)類型，其中包括漢字、字母、數(shù)字和空格等。輸入數(shù)字文本數(shù)據(jù)時應(yīng)在數(shù)字前加英文單引號（’），以區(qū)別文本與數(shù)值。

如果要求文本強制性換行，可以按組合鍵Alt+Enter。（2）輸入數(shù)值

數(shù)值數(shù)據(jù)是一個有大小值的數(shù)，可以進行算術(shù)運算。在Excel中，數(shù)值數(shù)據(jù)除了以整數(shù)形式和小數(shù)形式表示外，還有特殊的表示形式。

（3）輸入日期和時間

常見的日期格式是yyyy/mm/dd或yy/mm/dd、yyyy-mm-dd或yy-mm-dd。如果要輸入當天日期按組合鍵Ctrl+;，輸入當時的時間按組合鍵Ctrl+Shift+;。2．自動填充數(shù)據(jù)

自動填充分為下面幾種情況：

①選中一個初始值時，填充完成的是一種復(fù)制。若初始值為數(shù)值并且在填充時按住Ctrl鍵不放，則數(shù)值會依次遞增，而不是簡單的復(fù)制。

②選中兩個數(shù)值數(shù)據(jù)時，Excel會自動判斷其增量，按照等差數(shù)列自動填充。③初始值為Excel預(yù)設(shè)的自動填充序列中的成員時，按預(yù)設(shè)序列成員依次填充。

Excel能實現(xiàn)等差序列、等比序列及系列日期的自動填充，操作步驟為：選定一個有初始值的單元格或在某個單元格中輸入初始值，選擇“編輯/填充/序列”命令，打開“序列”對話框。確定序列產(chǎn)生的方向、序列的類型、序列變化的步長和終止值、日期數(shù)據(jù)的單位，單擊“確定”按鈕，序列完成自動填充。注意，除非在產(chǎn)生序列之前已選定了序列產(chǎn)生的區(qū)域，否則終止值是必須要輸入的。自定義序列可以直接在對話框中輸入，也可從工作表中導(dǎo)入。其操作步驟為：單擊“工具/選項”命令，打開“選項”對話框，單擊“自定義序列”選項卡，如圖4-27所示。在“自定義序列”列表中選擇“新序列”選項，在“輸入序列”框中輸入一個新的序列（注意，新序列中的逗號必須為半角字符），單擊“添加”按鈕，即可生成一個新的序列，并加入到“自定義序列”列表中。3．編輯數(shù)據(jù)

（1）編輯單元格數(shù)據(jù)

若單元格中的數(shù)據(jù)需全部修改，只要單擊單元格，輸入數(shù)據(jù)再回車即可。若只修改單元格中的部分數(shù)據(jù)，先選中單元格，然后在編輯欄內(nèi)修改。也可以按F2鍵或雙擊單元格，當出現(xiàn)插入點“I”型光標，就可以修改數(shù)據(jù)了。（2）選擇性粘貼

在Excel中，一些基本的編輯操作方法與Word大同小異，例如復(fù)制、移動和粘貼文本以及查找替換操作等。這里介紹

選擇性粘貼操作：首先選中要復(fù)制的單元格或區(qū)域，按Ctrl+C鍵或單擊“復(fù)制”按鈕，再選定目標位置，執(zhí)行“編輯/選擇性粘貼”命令，彈出“選擇性粘貼”對話框，如圖4-28所示。其中，“全部”跟一般“粘貼”所實現(xiàn)的功能一樣。“公式”、“數(shù)值”、“格式”、“批注”等表示只單純復(fù)制指定的這項內(nèi)容。若選中“運算”選項組中的“加”、減”、“乘”、“除”，則所復(fù)制的內(nèi)容自動與目標區(qū)域中的數(shù)據(jù)進行相應(yīng)運算。（3）清除單元格數(shù)據(jù)

選定要清除數(shù)據(jù)的單元格，執(zhí)行“編輯/清除”命令，從中選擇一項即可。清除內(nèi)容也可按Del鍵或在單元格上單擊右鍵，執(zhí)行快捷菜單中的“清除內(nèi)容”命令。（4）插入行、列和單元格

定位到要插入的位置，執(zhí)行“插入/行”或“插入/列”或“插入/單元格”菜單命令?；蛟谶x定的行、列或單元格上單擊右鍵，執(zhí)行快捷菜單中的“插入”命令。（5）刪除行、列和單元格

選定的行、列或單元格，執(zhí)行“編輯/刪除”命令，或單擊右鍵，執(zhí)行快捷菜單中的“刪除”命令。4.3.3工作表的管理與格式化

1．工作表的基本操作

對工作表的管理主要是指對工作表進行復(fù)制、移動、插入、重命名、刪除等操作。

（1）選擇工作表

直接單擊工作表標簽上的工作表名便可選擇工作表。要選擇多個工作表，需配合使用Shift鍵和Ctrl鍵進行操作（和Windows文件操作時選擇多個文件是一樣的）。選定多個工作表后，標題欄中會出現(xiàn)“工作組”。（2）插入工作表

選擇“插入/工作表”菜單命令，或用右鍵單擊活動工作表標簽，選擇快捷菜單中的“插入”命令。

（3）刪除工作表

選擇一個或多個工作表，選擇“編輯/刪除工作表”菜單命令，或右擊選定要刪除的工作表標簽，執(zhí)行快捷菜單中的“刪除”命令。（4）移動或復(fù)制工作表

要在一個工作簿中調(diào)整工作表的次序，只需單擊工作表標簽，用鼠標拖動選中的工作表到新的位置，然后松開鼠標即可將工作表移動到新的位置。

當需建立的工作表與已有工作表有許多相似之處時，可以先復(fù)制再進行修改。要在一個工作簿中復(fù)制工作表，只需單擊工作表標簽，按住Ctrl鍵，用鼠標拖動選中的工作表到新的位置，松開鼠標即可。上述的移動與復(fù)制操作是在同一個工作簿中進行的。有時需要把一個工作表從一個工作簿移動或復(fù)制到另一個工作簿，操作方法是：選擇工作表，執(zhí)行“編輯/移動或復(fù)制工作表”菜單命令，彈出“移動或復(fù)制工作表”對話框，或在工作表標簽上單擊鼠標右鍵，在彈出快捷菜單中選擇“移動或復(fù)制工作表”命令，在“工作簿”列表框中選擇“新工作簿”，確定目標位置，若選中“建立副本”復(fù)選框，則是復(fù)制操作，否則為移動操作。（5）重命名工作表

雙擊工作表標簽，這時工作表標簽會反相顯示，輸入新的名稱，按回車鍵即可。或用鼠標右鍵單擊工作表標簽，執(zhí)行快捷菜單中的“重命名”命令。2．工作表的拆分與凍結(jié)

工作表的拆分是指將工作表窗口分為幾個窗口，每個窗口均可顯示工作表。工作表的凍結(jié)是指將工作表窗口的上部或左部固定，不隨滾動條而移動。

（1）拆分工作表

工作表的拆分分為3種情況：水平拆分、垂直拆分和水平、垂直同時拆分。水平拆分的操作步驟為：單擊水平拆分線的下一行的行號或下一行最左列的單元格，選擇“窗口/拆分”命令，在所選行的上方出現(xiàn)水平拆分線。利用垂直滾動條可使上下兩個窗口分別顯示工作表中行號相距甚遠的數(shù)據(jù)。

垂直拆分則要單擊垂直拆分線右一列的列號或右一列最上方的單元格。水平、垂直同時拆分則須單擊某一單元格，然后執(zhí)行“窗口/拆分”命令。單擊“窗口/取消拆分”命令或雙擊拆分線可以撤消拆分。（2）凍結(jié)工作表

如果工作表的數(shù)據(jù)很多，當使用垂直滾動條或水平滾動條查看數(shù)據(jù)時，將出現(xiàn)行標題或列標題無法顯示的情況，使得查看數(shù)據(jù)很不方便。凍結(jié)窗格功能可將工作表的上部和左部凍結(jié)在屏幕上，在滾動工作表時行標題和列標題會一直在屏幕上顯示。操作方法是：選中單元格后，再選擇“窗口/凍結(jié)窗格”命令。此時被選中的單元格將成為凍結(jié)點，該點上邊和左邊的所有單元格都被凍結(jié)，一直在屏幕上顯示。

如果要撤消窗口凍結(jié)，則選擇“窗口/撤消窗口凍結(jié)”命令。3．工作表的格式化

一般采用3種方法實現(xiàn)：一是使用“單元格格式”對話框，二是使用“格式”工具欄，三是Excel的表格自動套用功能。4.3.4公式與函數(shù)的應(yīng)用

1．單元格的引用

單元格引用有相對引用、絕對引用和混合引用3種。

（1）相對引用

相對引用是指通過單元格的相對位置來進行引用，直接使用單元格名稱的引用都是相對引用。相對引用時，公式中的單元格名稱會隨公式所在單元格的位置的改變而相對改變。

單元格的相對引用可以理解為公式所在單元格與被引用單元格的一種相對位置，公式復(fù)制時所復(fù)制的不是公式本身，而是公式所表示的一種邏輯關(guān)系，即公式復(fù)制后，保持公式所在單元格與被引用單元格的相對位置不發(fā)生變化，而要保持這種邏輯關(guān)系，就需要相應(yīng)改變公式中單元格的名稱。（2）絕對引用

絕對引用是指引用特定位置的單元格。引用時在列標和行號之前加上“$”符就是絕對引用。在公式復(fù)制時，公式中采用絕對引用的單元格名稱將不隨單元格位置的改變而改變。

（3）混合引用

混合引用指的是在一個單元格引用中，列標和行號有一個絕對引用，有一個相對引用，在進行公式復(fù)制時，公式中相對引用部分隨公式位置的變化而變化，而絕對引用部分始終保持不變。2．公式的應(yīng)用

（1）公式的輸入

在輸入一個公式時總是以“=”開頭，然后才是公式的表達式。要在單元格中輸入公式，可先選中該單元格，然后在編輯欄的文本框中輸入公式（先輸入等號“=”），輸入完畢后按回車鍵或單擊編輯欄的“輸入”按鈕。單擊“取消”按鈕撤銷剛才輸入的內(nèi)容。公式輸入后，在單元格中顯示公式的計算結(jié)果，編輯欄中顯示公式。（2）運算符和運算規(guī)則

公式中可使用的運算符包括數(shù)學(xué)運算符、關(guān)系運算符和文本運算符。

算術(shù)運算符：+、-、*（乘）、/（除）、%（百分比）、^（乘方）。這些算術(shù)運算符的運算含義和數(shù)學(xué)中的含義一樣，但要注意書寫方法不完全一致。例如“=7^3*75%”、“=$C$5*12/2^3-A2/5”。

關(guān)系運算符：=、>、<、>=（大于等于）、<=（小于等于）、<>（不等于）。關(guān)系運算用于比較判斷，其運算結(jié)果為TRUE或FALSE。例如“=B2>=42”，又如“=23=32”，這里第一個等于“=”是輸入公式時必須的，第二個等于表示進行“等于”比較判斷，顯然結(jié)果為FALSE。

文本運算符：&（連接），其功能是將兩個文本連接起來而生成一個新的文本。例如“=”北京“&”2008“”、“=A1&B2”。注意，在公式中直接使用文本，需用雙引號（必須為半角字符的雙引號）把文本括起來。

各運算符的優(yōu)先級依次為：（）、%、^、乘除（*、/）、加減（+、-）、&和關(guān)系運算。若運算符優(yōu)先級相同，則按從左到右的順序計算。

（3）公式的復(fù)制

公式的復(fù)制和一般文本的復(fù)制方法類似，也可用自動填充方法復(fù)制公式。3．函數(shù)的應(yīng)用4．自動求和

求和是Excel中常用函數(shù)功能之一，Excel提供了一種自動求和功能，可以快捷地輸入SUM函數(shù)。方法是：選定需要求和的一行（一列）或一個區(qū)域，單擊“常用”工具欄上的“自動求和”按鈕，行（列）或區(qū)域數(shù)據(jù)之和分別顯示在右側(cè)一列（下方一行）或下方一行各列的單元格中。

4.3.5數(shù)據(jù)的圖表化

1．創(chuàng)建圖表

圖表的創(chuàng)建一般是借助于“圖表向?qū)А毕盗袑υ捒騺硗瓿傻?。具體操作步驟如下：

①選擇數(shù)據(jù)源。使用向?qū)?chuàng)建圖表之前，先要選擇作為圖表數(shù)據(jù)源的單元格范圍。在工作表中，可以用鼠標選取連續(xù)范圍，也可以配合使用Shift鍵和Ctrl鍵進行選?。ㄟ@和Windows中選擇文件、Word中選擇文本是類似的）。

②選中單元格范圍作為數(shù)據(jù)源后，單擊“插入/圖表”命令或單擊“常用”工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o，打開“圖表向?qū)А睂υ捒颉?/p>

③依次確定“圖表類型”、“圖表源數(shù)據(jù)”、“圖表選項”和“圖表位置”等內(nèi)容。2．圖表的編輯

圖表的編輯是指對已建立的圖表及圖表中各種對象進行編輯。具體方法有：

①使用“圖表”菜單：“圖表”菜單中的命令是專門為圖形編輯而設(shè)計的，初始Excel工作窗口沒有“圖表”菜單，該菜單是隨著圖表的建立自動生成的。當選中圖表后，單擊“圖表”菜單中的相關(guān)命令，即可進行圖表編輯修改。②直接雙擊圖表對象，在打開的對話框進行修改?；蚴褂檬髽擞益I單擊圖表對象，從彈出的快捷菜單中選擇相應(yīng)命令進行編輯修改。

③單擊圖表對象可以選中圖表中的各個部分，但是有時很難準確地選中。在“圖表”工具欄中可以準確選中圖表對象。方法是：激活圖表后，“圖表”工具欄最左側(cè)的“圖表對象”下拉列表框中將顯示相應(yīng)圖表對象的名稱，從這里可以選擇圖表的各個組成部分。

4.3.6數(shù)據(jù)管理

1．數(shù)據(jù)清單

數(shù)據(jù)清單是由Excel工作表中的單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域，即一張二維表，它是包含列標題且具有一組連續(xù)數(shù)據(jù)行的工作表。數(shù)據(jù)清單中的每一行稱為一個記錄（Record），每一列稱為一個字段（Field），第一行為表結(jié)構(gòu)，由若干個字段名組成。數(shù)據(jù)清單中不允許有空行或空列，否則會影響Excel檢測和選定數(shù)據(jù)列表。字段名必須唯一，每一字段中的數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型必須相同，如字段名為“姓名”，則該列中存放的都必須是姓名，而且不能有數(shù)據(jù)完全相同的兩行記錄。

數(shù)據(jù)清單可象普通的Excel工作表一樣直接建立和編輯，還可以以記錄為單位創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單，方法是：選中記錄清單中的某一個單元格，選擇“數(shù)據(jù)/記錄單”命令，在打開的記錄編輯對話框進行記錄編輯。2．數(shù)據(jù)排序

數(shù)據(jù)排序是指根據(jù)指定的關(guān)鍵字對相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄按照一定的順序來排列。數(shù)據(jù)排序的步驟是：選擇數(shù)據(jù)區(qū)中的任一單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)/排序”命令，彈出“排序”對話框。在“主要關(guān)鍵字”下拉列表框中選擇排序的主要關(guān)鍵字，然后選擇一種排序的方式，如降序。再選擇其他選項。

對單一字段按升序或降序進行排列，可直接利用“常用”工具欄上的“升序排序”和“降序排序”按鈕實現(xiàn)。3．數(shù)據(jù)篩選

數(shù)據(jù)篩選就是在數(shù)據(jù)清單中選擇滿足一定條件的記錄。篩選分為兩種：自動篩選和高級篩選。

使用自動篩選功能，一次只能對工作表中的一個數(shù)據(jù)清單使用篩選命令，對同一列數(shù)據(jù)最多可以應(yīng)用兩個條件。具體操作步驟是：單擊工作表中數(shù)據(jù)區(qū)域的任一單元格，選擇“數(shù)據(jù)/篩選/自動篩選”命令，這時在每個字段上會出現(xiàn)一個篩選下拉列表框。根據(jù)需要在某個字段中的篩選下拉列表框中選擇某一篩選條件，即可把符合條件的記錄篩選出來。選擇“(自定義)”可以自定義篩選條件。4．分類匯總

分類匯總是指對數(shù)據(jù)清單按某字段進行分類，將字段值相同的連續(xù)記錄分作一類，進行求和、平均、計數(shù)等匯總運算。在分類匯總之前，首先必須對要分類的字段進行排序，否則分類無意義。其次，在分類匯總時要設(shè)置匯總的字段以及匯總的方式。

操作方法是：首先對分類字段進行排序，然后單擊工作表中數(shù)據(jù)區(qū)域的任一單元格，選擇“數(shù)據(jù)/分類匯總”命令，在“分類匯總”對話框中進行相應(yīng)設(shè)置。5．數(shù)據(jù)透視表

分類匯總適合于按一個字段進行分類，對于一個或多個字段進行匯總。當用戶要求按多個字段進行分類并匯總時，必須采用數(shù)據(jù)透視表。單擊用來創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)清單，選擇“數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令，向?qū)Х?步來創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

4.4PowerPoint演示文稿軟件

4.4.1PowerPoint基礎(chǔ)知識

1．PowerPoint2003的工作界面2．視圖

（1）普通視圖

普通視圖是默認的視圖，它一般由4個窗格組成：大綱窗格、幻燈片窗格、備注窗格和任務(wù)窗格。備注窗口中可以輸入幻燈片的備注信息。

（2）幻燈片瀏覽視圖

單擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕，所有幻燈片縮小，按順序排列在窗口中，便于快速瀏覽幻燈片的狀態(tài)。同時，可以方便地對幻燈片進行移動、復(fù)制、刪除等操作。

（3）幻燈片放映視圖

單擊“幻燈片放映”按鈕將從當前幻燈片開始按順序在全屏幕上顯示，單擊或按回車鍵顯示下一張，按Esc鍵或放映完所有幻燈片結(jié)束放映。4.4.2演示文稿的編輯

1．幻燈片內(nèi)容的編輯

（1）輸入文本

（2）插入其他對象

2．幻燈片內(nèi)容的格式化

（1）文字的格式化

（2）段落的格式化

（3）項目符號的設(shè)置

（4）其他對象的格式化

（5）格式的復(fù)制3．幻燈片版式的更改

PowerPoint能夠使演示文稿中所有的幻燈片具有一致的外觀，控制外觀的方法有3種：母版、配色方案與應(yīng)用設(shè)計模板。

（1）PowerPoint中的母版

母板用于設(shè)置文稿中每張幻燈片的預(yù)設(shè)格式，如幻燈片標題、正文文字的位置與大小、背景圖案、項目符號等。在PowerPoint中的母版分為3種：幻燈片母版、講義母版和備注母版。

最常用的母版是幻燈片母版，它能夠控制幻燈片的格式，通過選擇“視圖/母版/幻燈片母版”命令，就進入了“幻燈片母版”視圖?；脽羝赴嫔嫌?個占位符，用來輔助設(shè)計幻燈片母版的版式，利用這些占位符，可以更方便地設(shè)計出所需的板式。（2）PowerPoint中的配色方案

選擇“格式/幻燈片設(shè)計”命令可以打開“幻燈片設(shè)計”任務(wù)窗格，其中包含了設(shè)計模板、配色方案和動畫方案3個選項。選擇“配色方案”選項，可以看到有許多種方案供選擇。可以選擇需要的配色方案，也可以單擊下面的“編輯配色方案”來設(shè)計配色方案。（3）PowerPoint中的應(yīng)用設(shè)計模板

在“幻燈片設(shè)計”任務(wù)窗格單擊“設(shè)計模板”選項，可以看到有許多種方案供選擇。在設(shè)計模板中，PowerPoint已經(jīng)為用戶設(shè)計了大量的實用的模板，可以快速地為演示文稿生成統(tǒng)一的背景圖案和配色方案。當選擇了某一個模板之后，整個演示文稿的幻燈片都會按照選擇的模板進行改變。4．幻燈片的操作

（1）幻燈片的插入

在幻燈片瀏覽視圖或普通視圖的幻燈片窗格下，單擊兩個幻燈片的中間位置，此時出現(xiàn)一條“插入線”，選擇“插入/新幻燈片”命令，在“幻燈片版式”任務(wù)窗格中選擇需要的幻燈片版式，即可插入。（2）幻燈片的移動和復(fù)制

在“幻燈