第十四講印章信證管理技能

本講著重介紹印章的種類樣式及印章的使用管理規(guī)范要求；憑證、信證的種類樣式及憑證、信證的管理與使用規(guī)范要求。第十四講印章信證管理技能了解印章的作用、印章的種類、印章的樣式；熟練掌握印章管理（刻制、啟用和保管）的基本要求；熟練掌握印章使用的程序規(guī)定與用印的技巧；掌握機關(guān)憑信的管理與使用規(guī)范要求。1234

1．實訓(xùn)背景：本單位供應(yīng)科小周來辦公室申請辦理轉(zhuǎn)給配套廠家8月份供應(yīng)本公司生產(chǎn)配件款項的轉(zhuǎn)款用章手續(xù)，辦公室秘書小李審核無誤后，正在轉(zhuǎn)帳憑證上一份份地認真準確地蓋單位正式印章和總經(jīng)理的法人章，這時突然電話鈴響起，小李把印章放在桌面上就去接電話，電話那頭是陳總經(jīng)理，他交代小李有急事必須立即離開辦公室去處理。模擬小李在這整個過程中的規(guī)范處理程序和方法。2．實訓(xùn)內(nèi)容：單位正式印章和法人章使用與管理的程序要求3．實訓(xùn)要求：（1）本實訓(xùn)安排在綜合模擬實訓(xùn)室的辦公室里進行。（2）實訓(xùn)分小組進行，每組3人，其中1人扮演公司總經(jīng)理，1人扮演小李，1人扮演小周。（3）實訓(xùn)室中日常辦公用品配置齊全，有保管印信的專用保險柜（箱），用印申請書、登記簿及電話等齊備。實訓(xùn)項目與宏昌機械制造公司做配件的一合作企業(yè)的推銷員張某找到宏昌機械制造公司辦公室秘書小王，聲稱他有一單好買賣，可他因遠離公司，無法在三天內(nèi)趕回公司拿來介紹信與對方簽合同，想借用公司的名義與對方簽合同，讓王秘書給他出具一張公司的業(yè)務(wù)介紹信，等合同簽完后立即歸還介紹信，并承諾事成后給王秘書一萬元報酬。王秘書想：對方與本公司一直有業(yè)務(wù)往來，長期來一直都很守信用，因此，不好意思駁回他的面子而影響兩家的關(guān)系；再者自己也有好處可得，是個一舉兩得的好事。估計不會出什么意外。因此，沒經(jīng)請示，就擅自應(yīng)允并給張某開具一張業(yè)務(wù)介紹信。張某拿到介紹信后，即以宏昌機械制造公司業(yè)務(wù)經(jīng)理的身份與一家代銷公司簽訂一份購銷合同，要對方先預(yù)付二百萬元到指定帳戶，半個月后再提貨?？铐椀竭_后，張某即分數(shù)次提款，然后攜款潛逃。代銷公司在半個月后提不到貨，將宏昌機械制造公司告上法庭，要宏昌機械制造公司賠償被騙款項。案例導(dǎo)入一、印章的作用

（一）權(quán)威作用機關(guān)或單位都有其特定的地位和所轄范圍，單位的印章是該單位權(quán)威性的象征物，加蓋印章后，在其職權(quán)范圍內(nèi)所發(fā)布的命令、指示、規(guī)定、制度等，就會發(fā)生效力，所屬單位和人員都得遵照執(zhí)行。

（二）憑信作用印章對下象征權(quán)力，對上承擔責(zé)任，對外代表信用。文件材料一經(jīng)加蓋印章，就代表制文機關(guān)對其法定效力的確認，開始施行法定的職權(quán)，或者承擔法定義務(wù)。

（三）標識作用每個都有一個法定名稱，而這個法定名稱又是通過印章來做標志的，印章上標明這個機關(guān)或單位的法定全稱，使人一目了然地看出其性質(zhì)、級別和職權(quán)范圍。二印章的種類正式印章即公章，按照法定規(guī)格、外形、尺寸和樣式刻制的標明一個機關(guān)或單位法定全稱的印章，由上級機構(gòu)刻制授予校對章收發(fā)章縮印章套印章專用印章個人名章領(lǐng)導(dǎo)簽名章鋼印章鋼印是用銅質(zhì)材料制作的，利用壓力凹凸成形。一般加蓋在貼有相片的證件上，起證明持證人身份的作用.由領(lǐng)導(dǎo)人親筆書寫，照真跡按比例放大或縮小刻制的印章。如果該領(lǐng)導(dǎo)是法人代表，那么該印章又稱法人章。一般干部姓名的印章，如文秘、會計、出納等的名章。作用是代替手寫簽名，加蓋在文件或憑據(jù)上以示負責(zé)。專門刻制用于某種特定用途的印章，刊單位名稱外并加刊“××專用章”字樣，適用于印章上標明的使用范圍。制印大批量文件時，把正式印章通過掃描編制入文件中一起印刷而成，其款式和法定效力與正式印章相同。依據(jù)正式印章或?qū)Ｓ糜≌掳幢壤s小了的印章，用在各類票券上作為憑信，縮印章不能作為正式印章使用。機關(guān)單位在收發(fā)文件過程中使用的專門印章。一種用于收文回執(zhí)上；另一種用于收到文件上登記收文內(nèi)容的。用于校對、勘誤文件或表格中個別錯誤之處，作用證明修改處為文件所發(fā)單位本意，證明其修改具有法律效力

（一）印章的質(zhì)料常用的印章質(zhì)料有角質(zhì)、木質(zhì)、橡膠、塑料、鋼材等。電子印章采用數(shù)字化技術(shù)制作。

（二）印章的形狀黨政機關(guān)、事業(yè)單位、社會團體的正式印章，一律為正圓形。其他公務(wù)印章可視情況而定，一般有正方形、長方形、橢圓形、三角形等形狀。企業(yè)正式印章的形狀由企業(yè)自定。三、印章的樣式

（三）印章的印文印章的印文必須是機關(guān)和單位的法定名稱或規(guī)范簡稱。1．地區(qū)（盟）行政公署的印章，冠?。ㄗ灾螀^(qū)）的名稱。自治州、市、縣級人民政府的印章，不冠省（自治區(qū)、直轄市）的名稱。市轄區(qū)人民政府的印章冠市的名稱，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府的印章，冠縣級行政區(qū)域的名稱。2．印文的文字為規(guī)范的簡化宋體字，自左而右環(huán)行。3．領(lǐng)導(dǎo)人簽名章字體可根據(jù)個人書寫習(xí)慣而定。4．實行民族自治的地方人民政府的印章，可以并刊漢字和相應(yīng)的民族文字。5．三資企業(yè)印章的印文可并刊中外文，外文在上方，中文在下方，自左向右橫排，中文多用宋體和繁體字。有的三資企業(yè)公章上方刻外文，中間是一橫線，橫線下刻有“總經(jīng)理”三個字，這種印章說明用印時必須同時有總經(jīng)理的簽名才有效。

（四）印章的圖案1．國務(wù)院、國務(wù)院各部委及直屬機構(gòu)、辦事機構(gòu)，國務(wù)院直屬事業(yè)單位，國務(wù)院部委管理的國家局，國務(wù)院部委的外事司（局），國務(wù)院部門的內(nèi)設(shè)機構(gòu)和所屬事業(yè)單位法定名稱中冠“中華人民共和國”或“國家”的單位，縣及縣以上各級人民代表大會常務(wù)委員會、人民政府、人民法院、人民檢察院、專門人民法院、專門人民檢察院以及我國駐外使（領(lǐng)）館等的正式印章中央應(yīng)刻有國徽。2．國家行政機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)或直屬單位、地區(qū)（盟）行政公署、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府以及企事業(yè)單位、社會團體的正式印章中央刊五角星圖案。3．國務(wù)院的鋼印、國務(wù)院有關(guān)部委外事用的火漆印，中央刊國徽。4．其他確需使用鋼印的單位，鋼印中央刊五角星。

（五）印章的尺寸1．國務(wù)院的正式印章，直徑為6厘米。2．各省、自治區(qū)、直轄市人民政府；國務(wù)院辦公廳和國務(wù)院各部委；正部級的國務(wù)院直屬機構(gòu)、辦事機構(gòu)；正部級的國務(wù)院直屬事業(yè)單位；國務(wù)院議事協(xié)調(diào)機構(gòu)和臨時機構(gòu)的正式印章直徑為5厘米。3．副部級的國務(wù)院直屬機構(gòu)、辦事機構(gòu)；副部級的國務(wù)院直屬事業(yè)單位；國務(wù)院部委管理的國家局；自治州、市、縣級和市轄區(qū)人民政府以及地區(qū)（盟）行政公署的正式印章直徑為4.5厘米。4．國務(wù)院有關(guān)部委外事用的火漆印，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府的印章，以及駐外使（領(lǐng)）館的印章，直徑為4.2厘米。

5．國家行政機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)或直屬單位、企事業(yè)單位、社會團體的印章，直徑不得大于4.5厘米。

6．黨的機關(guān)的正式印章尺寸規(guī)格一般與同級行政機關(guān)的印章相同。7．套印章的尺寸大小與正式印章相同。8．國務(wù)院的鋼印，直徑應(yīng)為4.2厘米。其他確需使用鋼印的單位，其鋼印的直徑最大不得超過4.2厘米，不得小于3.5厘米。9．其他印章或戳記的尺寸由單位自行確定。

（一）印章的管理1．印章的刻制（1）正式印章的刻制采用分級負責(zé)的原則，下級機關(guān)或單位的印章是由上級領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)批準后刻制頒發(fā)，領(lǐng)取正式印章時，必須由本單位的兩個正式職工持本單位領(lǐng)導(dǎo)人簽名的介紹信領(lǐng)取。（2）如需自己刻制正式印章，須以“請示”文種報經(jīng)上級主管領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)審核批準。報批時，應(yīng)同時將上級主管領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批準本單位成立的正式公文及刻制印章的式樣、尺寸、印文、圖案、字體等一并上報。批準后，由印章的制發(fā)單位開具公函，附上章樣到所在地的公安部門登記并到指定的刻章單位刻制。（3）單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、辦事章、校對章、合同章以及其他戳記，憑本單位的介紹信到指定的刻制單位刻制。

四、印章的管理與使用

2．印章的啟用（1）印章啟用時，應(yīng)由制發(fā)或批準刻制印章的機關(guān)頒發(fā)啟用通知，并于文到之后方能正式啟用。如是由新印章取代舊印章，起用新印章后，舊印章作廢。（2）印章啟用時，使用印章機構(gòu)應(yīng)將印模和啟用日期一并報送頒發(fā)機構(gòu)備案，并要立卷歸檔，永久保存。目的是為日后辨別真?zhèn)斡≌聲r起鑒證作用。（3）印章啟用之前，使用印章機構(gòu)還應(yīng)向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用的通知并附上印模，在正式印章啟用通知所規(guī)定的生效日之前，該印章不得使用。

3．印章的保管（1）專人負責(zé)管理印章必須由政治上可靠、工作上責(zé)任心強、懂得印章管理和使用的法規(guī)要求并了解本單位情況的人員負責(zé)管理。（2）確保安全可靠印章應(yīng)選擇安全保險的地方存放和保管，如果是存放在辦公桌的抽屜里，則應(yīng)裝配牢固的鎖具。經(jīng)管人員不得將鎖存印章的鑰匙委托他人代管，也不得將鑰匙插入鎖孔后離去，以免印章被人盜蓋。（3）應(yīng)注意保養(yǎng)使用印章要注意輕取輕放，避免破損。要經(jīng)常洗刷，防止印泥和其他污物將刻痕填塞，以保持圖案和印文的清晰。

（二）印章的使用1）蓋用單位公章，用印人必須填寫“用印申請單”，經(jīng)主要負責(zé)人或經(jīng)主要負責(zé)人授權(quán)的專人審核簽名批準。2）印章管理人員在蓋印前，必須對用印的文件內(nèi)容認真審閱，確認與申請用印的文件內(nèi)容相符且份數(shù)相等后，才能蓋印。對各類獎懲、決定、證書等重要文件的用印，均要檢查有無附有批文或領(lǐng)導(dǎo)人的批復(fù)，并要按文件和批復(fù)核對人數(shù)、姓名，做好登記。上述文件須立卷歸檔，以便核查。3）履行登記手續(xù)，建立詳細的用印登記本。每次用印，都必須進行詳細登記，以備發(fā)生意外時查核。登記的項目有：用印日期、文件名稱、發(fā)往機關(guān)、用印份數(shù)、簽發(fā)人、用印人等。一般采用簿式登記。

4）一般證明用印，由秘書長或辦公廳（室）主任批準。5）印章蓋的位置（1）印章應(yīng)蓋在文件落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。文件中正文與落款的距離不能超過1行。（2）帶存根的公函或介紹信、證明信要分別蓋騎縫章和文末落款章。（3）調(diào)查材料及檔案復(fù)制材料等，為證明各頁之間的完整聯(lián)系，應(yīng)將同一文件每一頁均勻錯開，騎各頁加蓋公章。（4）修正文件中的文字錯誤，在改正處加蓋校對章。（5）鑒證合同、證明檔案摘抄（復(fù)?。┎牧系恼鎸嵭?，應(yīng)在合同、復(fù)印件或其他材料最后一頁的末尾空白處書寫證明詞并蓋章，或在文件指定的位置蓋章。（6）傳遞秘密文件，要在封套的正面加蓋標明密級的保密章，各封口處加蓋公章或密級章。傳遞急件和特急件要在信封上蓋標有“急件”和“特急”字樣的急件章。（7）蓋章要端正、清晰。印油要均勻，顏色要正紅，用力要適度，使蓋出的印章端正、莊重、清晰。

6）加蓋鋼印注意事項鋼印應(yīng)加蓋在照片的脖子和衣領(lǐng)以下與證件交接部位，不得加蓋在照片人的頭部和臉上；加蓋鋼印后，照片必須印有字跡或圖案，不能僅有鋼印圓印跡，以免仿造或自行更換照片；鋼印印跡盡量正置，以示蓋印機關(guān)的權(quán)威性。7）領(lǐng)導(dǎo)個人名章領(lǐng)導(dǎo)個人名章需經(jīng)授權(quán)同意后方可加蓋。

（三）印章的停用1．印章停用處理機關(guān)正式印章在該機關(guān)名稱變更，機構(gòu)撤銷、合并或因其他原因不復(fù)存在時，停止使用。停用印章要發(fā)文通知有關(guān)單位。停用作廢的正式印章要及時送交原頒發(fā)機關(guān)封存或銷毀，不得在原機關(guān)保存。

2．印章的存檔和銷毀原制發(fā)印章的單位，對廢印章應(yīng)集中起來，定期銷毀。銷毀印章應(yīng)報經(jīng)單位負責(zé)人審核批準。主管印章的人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場實地監(jiān)銷。所有銷毀的印章都要留下印模存檔，以備日后查考。

（一）憑證的使用與管理1．憑證的使用憑證須加蓋印章后方生效。憑證有的要用鋼印，如工作證、畢業(yè)證書等；有的用縮印章，如票證；有的用專用章，如身份、經(jīng)歷或?qū)ｍ椬C明。出具證明信要負法律責(zé)任。

2．憑證的樣式（1）固定式根據(jù)特殊需要而統(tǒng)一印制的證明信。如“工齡證明”、“學(xué)歷證明”等。它一般都有存根和編號。領(lǐng)用者須先申請，經(jīng)主管審核同意后才可開具。填寫時正本與存根內(nèi)容要一致。（2）便函式領(lǐng)用時也須先申請，主管審核同意并簽字。填制的內(nèi)容應(yīng)客觀真實、清楚準確，還要履行領(lǐng)用登記手續(xù)。五、信證的管理與使用

3．憑證的審核與蓋章以單位名義出具證明信必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、同意并簽字。有存根的固定式證明信要蓋落款章和騎縫章。

4．憑證的管理1）按順序編號所有憑證都要按順序編號，領(lǐng)用時須嚴格履行登記和簽收手續(xù)。2）憑證的登記與存檔（1）固定式憑證的存根要妥善保存；臨時書寫的憑證要登記注冊；重要問題的證明應(yīng)保存領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿和一份正本（即存本），并立卷歸檔。（2）所有憑證文件都要永久保存。

（二）介紹信的使用與管理1．介紹信的基本知識1）介紹信的作用介紹信是向接洽單位介紹本單位派遣人員的姓名、身份和接洽事宜的專用書信，證明被派遣人員的身份，同時又代表一個機關(guān)和單位的法定授權(quán)。2）介紹信的樣式（1）固定式按固定格式印刷，分信文和存根兩部分，都印有編號并裝訂成冊，信文交持有人攜帶，存根留本機關(guān)或單位存查。（2）便函式便函式介紹信用于手工書寫或計算機打印。無論書寫還是打印，都要使用印有單位名稱的信箋。

2．介紹信的使用和管理1）介紹信的填寫與使用（1）正式介紹信通常為專門印制的帶存根并有編號的固定式，用于單位比較重要的正式對外聯(lián)系事務(wù)。（2）聯(lián)系一般事務(wù)可用即時手寫的便函式介紹信。（3）領(lǐng)用介紹信要先由領(lǐng)用人申請，說明申請人姓名、聯(lián)系單位、聯(lián)系時間和聯(lián)系事項，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后開具。（4）介紹信所填內(nèi)容應(yīng)明確具體，填寫的持出信文與存根內(nèi)容要一致。（5）開具介紹信必須填寫有效限期。（6）下級要求轉(zhuǎn)開上級單位介紹信，須有主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。開后把領(lǐng)用申請和下級單位的介紹信附在存根后面?zhèn)洳?。?）領(lǐng)用人要履行簽字手續(xù)，以示負責(zé)。固定式介紹信在存根上簽字，臨時書寫的便函式介紹信在專用登記簿上簽字。

2）介紹信的蓋章（1）固定式介紹信除蓋落款章外，還要蓋騎縫章。（2）便函式介紹信只需蓋落款章。3）介紹信的保管（1）介紹信一般和公章由同一人保管，要保證存放安全，不可缺頁或丟失。（2）介紹信開出后未用，應(yīng)收回，粘貼在存根上。（3）介紹信丟失應(yīng)及時報告；涉及重要事項的應(yīng)及時通知前往辦事的單位，以防被人冒名頂替而造成損害。（4）嚴禁開出蓋有公章的空白介紹信。特殊情況需開出要有主管領(lǐng)導(dǎo)批準，領(lǐng)導(dǎo)的批準應(yīng)粘貼在存根上，以備查考。

4）介紹信存根的