第4章Excel2003電子表格處理

第4章Excel2003電子表格處理4.1電子表格處理軟件的功能4.2Excel2003工作環(huán)境4.3Excel2003的基本操作4.4制作圖表我們?nèi)绾芜M(jìn)行電子表格處理，需要什么工具，如何啟動和退出該程序呢？Excel2003是MicrosoftOffice的主要組件之一。具有很強(qiáng)的圖形、圖表功能可用于財務(wù)數(shù)據(jù)處理、科學(xué)分析計算。能用圖表顯示數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和對數(shù)據(jù)進(jìn)行組織。4.1電子表格處理軟件的功能電子表格處理軟件是一種專門用于數(shù)據(jù)計算、統(tǒng)計分析和報表處理的軟件，與傳統(tǒng)的手工計算相比有很大的優(yōu)勢，它能使人們解脫乏味、繁瑣的重復(fù)計算，專注于對計算結(jié)果的分析評價，提高工作效率。電子表格處理軟件一般具有以下功能:創(chuàng)建、編輯和格式化工作表制作圖表管理和分析數(shù)據(jù)打印工作表

我們已經(jīng)學(xué)過如何啟動和退出word2003應(yīng)用程序。能否舉一反三呢？如何啟動和退出Excel2003呢？4.2Excel2003工作環(huán)境最常用的啟動方法是單擊“開始|所有程序|MicrosoftOfficeExcel2003”命令，執(zhí)行該命令后就會進(jìn)入Excel2003的工作窗口。工作區(qū)工作簿：用來存儲并處理工作數(shù)據(jù)的

文件，其擴(kuò)展名為.xls

工作表：單擊工作表標(biāo)簽可以實現(xiàn)工作

表間的切換。單元格：行和列的交叉部分稱為單元格，是存放數(shù)據(jù)的最小單元。編輯欄第A列和第1行相交處的單元格是A1，D4指的是第D列第4行交叉位置上的單元格。為了區(qū)分不同工作表的單元格，需要在地址前加工作表名稱并以“！”分隔，如“Sheet1！A1”表示“Sheet1”工作表的“A1”單元格。4.3Excel2003的基本操作

4.3.1創(chuàng)建工作表4.3.2編輯工作表4.3.3格式化工作表4.3.1創(chuàng)建工作表

啟動Excel2003時系統(tǒng)將自動打開一個新的空白工作簿，也可以通過下面3種方法來創(chuàng)建新的工作簿：單擊“常用”工具欄中的“新建”按鈕按快捷鍵Ctrl＋N執(zhí)行“文件|新建”菜單命令數(shù)據(jù)的輸入方法和質(zhì)量直接影響到工作效率，在工作表中輸入原始數(shù)據(jù)的方法有4種：直接輸入數(shù)據(jù)、快速輸入數(shù)據(jù)、利用“自動填充”功能輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù)、利用命令導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)。1.在工作表中輸入原始數(shù)據(jù)（1）直接輸入數(shù)據(jù)文本型數(shù)據(jù)的輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)的輸入輸入日期時間（2）快速輸入數(shù)據(jù)記憶式輸入是指當(dāng)輸入的內(nèi)容與同一列中已輸入的內(nèi)容相匹配時，系統(tǒng)將自動填寫其他字符。選擇列表輸入在選取單元格后，單擊右鍵選擇“從下拉列表中選擇”命令或按Alt＋↓鍵，顯示一個輸入列表，再從中選擇需要的輸入項。（3）利用“自動填充”功能輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù)自動填充根據(jù)初始值來決定以后的填充項，用鼠標(biāo)指向初始值所在單元格右下角的小黑方塊(稱為填充柄)，此時鼠標(biāo)指針更改形狀變?yōu)楹谑?，然后向?行)或向下(列)拖曳至填充的最后一個單元格，即可完成自動填充。自動填充分3種情況：填充相同數(shù)據(jù)(復(fù)制數(shù)據(jù))填充序列數(shù)據(jù)填充用戶自定義序列數(shù)據(jù)（4）利用命令導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)執(zhí)行“數(shù)據(jù)|導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)”菜單命令，可以導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫(如Access、FoxPro、Lotus123等)產(chǎn)生的文件，還可以導(dǎo)入文本文件。

Excel的主要功能不在于它能顯示、存儲數(shù)據(jù)，更重要的是對數(shù)據(jù)的計算能力，它允許使用公式和函數(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行計算。2.使用公式和函數(shù)計算數(shù)據(jù)使用公式計算數(shù)據(jù)公式是對工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與計算的等式。它以“=”開始，后面跟表達(dá)式。算術(shù)運算符+（加）、-（減）、*(乘）、

/（除）、%(百分比）、^(乘方）關(guān)系運算符=、>、<、>=、<=、<>文本運算符（&)引用運算符，：空格引用運算符如何使用？引用運算符含義示例：(區(qū)域運算符)包括兩個引用在內(nèi)的所有單元格的引用SUM(A1：C3)，(聯(lián)合操作符)對多個引用合并為一個引用SUM(A1，C3)空格(交叉操作符)產(chǎn)生同時隸屬于兩個引用的單元格區(qū)域的引用SUM(A1：C4B2：D3)使用函數(shù)計算數(shù)據(jù)對于一些復(fù)雜的運算(如開平方根、求標(biāo)準(zhǔn)偏差等)，如果由用戶自己設(shè)計公式來完成會很困難，Excel2003提供了許多功能完備易于使用的函數(shù)，涉及財務(wù)、日期和時間、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)、統(tǒng)計、查找與引用、數(shù)據(jù)庫、文本、信息等多方面。2、在展開的函數(shù)列表中進(jìn)行選擇1、在需要使用函數(shù)的單元格中輸入“＝”號函數(shù)功能說明3、選擇或輸入函數(shù)參數(shù)相對引用——當(dāng)公式在復(fù)制或填入到新位置時，公式不變，單元格地址隨著位置的不同而變化。絕對引用

——指公式復(fù)制或填入到新位置時，單元格地址保持不變?；旌弦?/p>

——指在一個單元格地址中，既有相對引用又有絕對引用。公式和函數(shù)中單元格的引用地址：4.3.2編輯工作表工作表的編輯主要包括工作表中數(shù)據(jù)的編輯，單元格、行、列的插入和刪除，以及工作表的插入、移動、復(fù)制、刪除、重命名等。工作表的編輯遵守“先選定，后執(zhí)行”的原則。Excel中有清除和刪除兩個概念，它們的區(qū)別在于：1.工作表中數(shù)據(jù)的編輯清除針對的是單元格中的數(shù)據(jù)，單元格本身仍保留在原位置刪除針對的是單元格，是把單元格連同其中的內(nèi)容從工作表中刪除要替換目標(biāo)單元格的數(shù)據(jù)，通過執(zhí)行“編輯|剪切”或“編輯|復(fù)制”菜單命令，再執(zhí)行“編輯|粘貼”菜單命令實現(xiàn)，也可以利用“常用”工具欄中的相應(yīng)按鈕、編輯快捷鍵或快捷菜單要保留目標(biāo)單元格的數(shù)據(jù)，在執(zhí)行“剪切”或“復(fù)制”命令后，執(zhí)行“插入|剪切單元格”或“插入|復(fù)制單元格”菜單命令“選擇性粘貼”命令先選定數(shù)據(jù)，執(zhí)行“編輯|復(fù)制”菜單命令，再單擊目標(biāo)單元格，執(zhí)行“編輯|選擇性粘貼”菜單命令，在“選擇性粘貼”對話框中進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置數(shù)據(jù)在輸入時難免會出現(xiàn)遺漏，有時是漏掉一個數(shù)據(jù)，有時可能漏掉一行或一列，這時可以通過插入操作進(jìn)行修改。2.單元格、行、列的插入和刪除

單元格、行、列的插入操作可以通過“插入”菜單中的相應(yīng)命令實現(xiàn)刪除操作則可以通過執(zhí)行“編輯|刪除”菜單命令，在“刪除”對話框中選擇相應(yīng)的命令完成如果一個工作簿中包含多個工作表，可以使用Excel提供的工作表管理功能對工作表進(jìn)行管理。常用的方法是：在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇相應(yīng)的命令。3.工作表的插入、移動、復(fù)制、刪除、重命名

4.3.3格式化工作表工作表的格式化主要包括格式化數(shù)據(jù)、調(diào)整工作表的列寬和行高、設(shè)置對齊方式、添加邊框和底紋、使用條件格式以及自動套用格式等。要設(shè)置數(shù)據(jù)格式，可以通過“格式|單元格”菜單命令或右鍵快捷菜單中的“設(shè)置單元格格式”命令打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”選項卡中完成。1.格式化數(shù)據(jù)

如果數(shù)據(jù)格式比較簡單，可以直接通過“格式”工具欄對應(yīng)的數(shù)據(jù)格式按鈕來實現(xiàn)要取消數(shù)據(jù)格式可以通過執(zhí)行“編輯|清除|格式”菜單命令完成通過“單元格格式”對話框中的“字體”選項卡來對數(shù)據(jù)進(jìn)行字符格式化2.調(diào)整工作表的列寬和行高

設(shè)置每列的寬度和每行的高度是改善工作表外觀經(jīng)常用到的手段調(diào)整列寬和行高最快捷的方法是利用鼠標(biāo)來完成要精確調(diào)整列寬和行高，可以通過“格式|列”、“格式|行”菜單中的相應(yīng)命令執(zhí)行3.設(shè)置對齊方式

輸入單元格中的數(shù)據(jù)通常具有不同的數(shù)據(jù)類型，在Excel中不同類型的數(shù)據(jù)在單元格中以不同的默認(rèn)方式對齊如果只需簡單地把數(shù)據(jù)設(shè)置成左對齊、居中、右對齊，可以直接單擊“格式”工具欄字符格式化的相應(yīng)按鈕如果數(shù)據(jù)的水平對齊方式和垂直對齊都要進(jìn)行設(shè)置，通過“格式|單元格”或右鍵快捷菜單中的“設(shè)置單元格格式”命令打開“單元格格式”對話框，在“對齊”選項卡中進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置除了設(shè)置對齊方式，在選項卡中還可以對文本進(jìn)行顯示控制，有效解決文本的顯示問題4.添加邊框和底紋

選擇相應(yīng)的區(qū)域，打開“單元格格式”對話框，在“邊框”選項卡中進(jìn)行設(shè)置如果是添加簡單的邊框，可以直接單擊“格式”工具欄的“邊框”按鈕通過“單元格格式”對話框的“圖案”選項卡來為工作表加上背景顏色或圖案如果只是添加簡單的背景顏色，可以直接單擊“格式”工具欄的“填充顏色”按鈕5.使用條件格式

條件格式可以使數(shù)據(jù)在滿足不同的條件時，顯示不同的格式。6.自動套用格式

選定要應(yīng)用格式的工作表區(qū)域，執(zhí)行“格式|自動套用格式”菜單命令，打開“自動套用格式”對話框4.4制作圖表

4.4.1創(chuàng)建圖表4.4.2編輯圖表4.4.3格式化圖表用圖表來描述電子表格中的數(shù)據(jù)是Excel的主要功能之一。Excel能夠?qū)㈦娮颖砀裰械臄?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成各種類型的統(tǒng)計圖表，更直觀地揭示數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，反映數(shù)據(jù)的變化規(guī)律和發(fā)展趨勢，使我們能一目了然地進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。常用的圖表類型有柱形圖、條形圖、餅圖、折線圖、XY散點圖等創(chuàng)建圖表有2種方式：4.4.1創(chuàng)建圖表對選定的數(shù)據(jù)源直接按F11鍵快速創(chuàng)建圖表利用圖表向?qū)?chuàng)建個性化圖表，通過執(zhí)行“插入|圖表”菜單命令或單擊“常用”工具欄中的“圖表向?qū)А卑粹o來完成圖表向?qū)е唬簣D表類型1、選擇圖表類型2、選擇子圖表類型3、單擊“下一步”進(jìn)入步驟二對話框表向?qū)@示4個對話框分4個步驟來創(chuàng)建圖表：圖表向?qū)е簣D表源數(shù)據(jù)1、選擇數(shù)據(jù)源區(qū)域2、選擇行或列作為系列3、單擊“下一步”進(jìn)入步驟3對話框圖表向?qū)е簣D表選項3、單擊“下一步”進(jìn)入步驟4對話框1、輸入標(biāo)題名稱2、輸入分類軸名稱1、選擇將圖表插入當(dāng)前工作表中或是新的工作表中2、單擊“完成”按鈕，整個圖表創(chuàng)