合同管理系統(tǒng)---總體介紹

中國石油天然氣集團(tuán)公司

合同(hétong)管理系統(tǒng)合同(hétong)管理系統(tǒng)項(xiàng)目組2007年3月1精品資料提綱(tígāng)1、項(xiàng)目綜述2、系統(tǒng)特點(diǎn)3、系統(tǒng)簡介4、功能(gōngnéng)介紹5、系統(tǒng)演示6、Q&A2精品資料1項(xiàng)目(xiàngmù)綜述1.1項(xiàng)目概況1.2項(xiàng)目遠(yuǎn)景(yuǎnjǐng)1.3業(yè)務(wù)目標(biāo)1.4業(yè)務(wù)范圍1.5項(xiàng)目計(jì)劃3精品資料1.1項(xiàng)目(xiàngmù)概況2006年4月初，根據(jù)法律事務(wù)部及信息管理部的指示，啟動(dòng)“中國石油天然氣集團(tuán)公司合同管理系統(tǒng)”項(xiàng)目，具體內(nèi)容如下深入了解需求，確定系統(tǒng)主要業(yè)務(wù)在股份公司合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善擴(kuò)充提升，滿足集團(tuán)合同管理的要求系統(tǒng)實(shí)施采用先試點(diǎn)、再推廣統(tǒng)一(tǒngyī)設(shè)計(jì)開發(fā)，集中部署4精品資料1.2項(xiàng)目(xiàngmù)遠(yuǎn)景利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營思想，在中國石油天然氣集團(tuán)公司內(nèi)實(shí)現(xiàn)合同管理(guǎnlǐ)的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和信息化通過合同網(wǎng)上管理(guǎnlǐ)，最大限度地縮短各單位或部門之間的距離，提高工作效率，降低運(yùn)作成本，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)通過對動(dòng)態(tài)的信息匯總分析，服務(wù)管理(guǎnlǐ)，提升管理(guǎnlǐ)5精品資料1.3業(yè)務(wù)(yèwù)目標(biāo)通過信息化手段，規(guī)范集團(tuán)公司合同管理，完善和落實(shí)相關(guān)規(guī)章制度，優(yōu)化或再造現(xiàn)有工作流程，提高工作效率，推動(dòng)整個(gè)集團(tuán)公司合同管理水平的進(jìn)一步提升全過程：覆蓋合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)統(tǒng)一化與個(gè)性化：統(tǒng)一開發(fā)(kāifā)，體現(xiàn)公司合同管理的統(tǒng)一要求，同時(shí)考慮地區(qū)企業(yè)管理個(gè)性與差異，強(qiáng)化統(tǒng)一規(guī)則下的靈活定制功能，滿足不同單位和用戶的不同需求創(chuàng)新高效：根據(jù)管理需求，對現(xiàn)有工作流程和管理體系進(jìn)行改進(jìn)完善和提升。在確保規(guī)范運(yùn)行的前提下，最大限度地簡化工作流程，提高工作效率6精品資料1.4業(yè)務(wù)范圍系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)合同(hétong)的立項(xiàng)、選商、申報(bào)、審查、簽訂、履行、查詢統(tǒng)計(jì)等全過程網(wǎng)上管理系統(tǒng)使用的范圍涵蓋總部機(jī)關(guān)、控股、全資公司、直屬企業(yè)及下屬各二級、三級等以下單位系統(tǒng)運(yùn)行后，將為集團(tuán)公司、地區(qū)企業(yè)及其各下屬單位實(shí)現(xiàn)合同(hétong)的一體化管理提供網(wǎng)上工作平臺及管理平臺7精品資料1.5項(xiàng)目(xiàngmù)安排系統(tǒng)開發(fā)與完善：06年4月-8月集團(tuán)公司試點(diǎn)：06年9月-07年2月地區(qū)企業(yè)(qǐyè)推廣培訓(xùn)：07年3月底-4月初地區(qū)企業(yè)(qǐyè)試運(yùn)行：07年4月-07年7月地區(qū)企業(yè)(qǐyè)正式運(yùn)行：07年8月-07年12月8精品資料2系統(tǒng)(xìtǒng)特點(diǎn)2.1系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)模塊2.2合同管理(guǎnlǐ)規(guī)范化與差異化2.3合同文本管理(guǎnlǐ)2.4合同履行管理(guǎnlǐ)2.5合同查詢分析功能2.6統(tǒng)一的域認(rèn)證9精品資料2.1系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)(shíxiàn)的業(yè)務(wù)模塊合同管理系統(tǒng)包括：合同立項(xiàng)(lìxiànɡ)、合同選商、合同相對人管理、合同申報(bào)、合同審查審批、合同簽訂、合同履行、合同歸檔、簽約授權(quán)管理九個(gè)主要業(yè)務(wù)模塊。10精品資料2.2合同(hétong)管理規(guī)范化與差異化系統(tǒng)提供方便、靈活的設(shè)置功能，實(shí)現(xiàn)(shíxiàn)集團(tuán)地區(qū)企業(yè)及對下屬單位的規(guī)范化與差異化管理應(yīng)用字典設(shè)置、系統(tǒng)設(shè)置（開關(guān)）流程定義（個(gè)性化本單位審查審批流程）11精品資料2.3合同文本管理(guǎnlǐ)加強(qiáng)合同文本管理，提供合同標(biāo)準(zhǔn)文本庫、合同在線編輯及版本(bǎnběn)對照，實(shí)現(xiàn)安全打印12精品資料2.4合同(hétong)履行管理實(shí)現(xiàn)合同履行全面管理，通過信息靜態(tài)填報(bào)與動(dòng)態(tài)(dòngtài)審批管理，加強(qiáng)監(jiān)督、跟蹤、提示功能提供產(chǎn)品（服務(wù)）/收款驗(yàn)收/付款申請付款提示合同變更合同解除違約情況申報(bào)合同終止13精品資料2.5合同查詢分析(fēnxī)功能通過查詢功能，系統(tǒng)使用者可以迅速查出所需的合同各模塊(mókuài)查選基礎(chǔ)查詢通過統(tǒng)計(jì)功能，系統(tǒng)使用者可以方便快捷地得到所需的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)字圖形報(bào)表Excel報(bào)表自定義報(bào)表（僅對地區(qū)）14精品資料2.6統(tǒng)一(tǒngyī)的域認(rèn)證用戶帳號基于(jīyú)中國石油的AD(活動(dòng)目錄)中的用戶管理，本系統(tǒng)不再另行開發(fā)用戶認(rèn)證模塊。用戶在本系統(tǒng)中的權(quán)限，必須由本系統(tǒng)的管理員來委派和控制注：中石油集團(tuán)公司（CNPC）目前的AD用戶帳號即為中國石油電子郵件的用戶名15精品資料3、系統(tǒng)(xìtǒng)簡介系統(tǒng)的使用范圍系統(tǒng)覆蓋的主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)的主要功能模塊操作(cāozuò)說明界面說明16精品資料3.1系統(tǒng)的使用(shǐyòng)范圍集團(tuán)公司合同管理系統(tǒng)適用于集團(tuán)公司及其所屬企事業(yè)單位(dānwèi)，只要有權(quán)限處理本單位(dānwèi)合同業(yè)務(wù)的人員及其所在單位(dānwèi)（部門），都有可能成為合同管理系統(tǒng)的用戶。具體范圍包括：集團(tuán)公司總部機(jī)關(guān)及其附屬單位(dānwèi)、直屬企事業(yè)單位(dānwèi)、全資企業(yè)（含國有獨(dú)資公司和合并全資企業(yè)）、控股公司，以及上述單位(dānwèi)的各下級單位(dānwèi)。參股企業(yè)原則上不在系統(tǒng)的適用范圍之內(nèi)，但不排除參股企業(yè)自愿將本系統(tǒng)作為其合同業(yè)務(wù)的管理平臺。17精品資料3.2系統(tǒng)(xìtǒng)覆蓋的主要業(yè)務(wù)1、合同簽訂前的管理（包括立項(xiàng)(lìxiànɡ)確認(rèn)、選商方式管理、合同相對人管理、長期授權(quán)）2、合同簽訂中的管理（包括合同申報(bào)、審查審批、單項(xiàng)授權(quán)、簽訂記載）3、合同簽訂后（履行）的管理（包括支出合同的驗(yàn)收、付款審查；收入合同的收款、提供產(chǎn)品或服務(wù)審查、合同變更、解除及違約審查）4、合同綜合管理（電子歸檔、信息統(tǒng)計(jì)、信息分析）18精品資料3.3合同(hétong)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程19精品資料3.4系統(tǒng)(xìtǒng)的主要功能模塊（1）合同(hétong)立項(xiàng)（2）合同(hétong)選商（3）合同(hétong)申報(bào)（4）合同(hétong)審查審批（5）合同(hétong)簽訂（6）合同(hétong)履行（7）合同(hétong)歸檔（8）簽約授權(quán)（9）相對人管理（10）查詢統(tǒng)計(jì)（11）個(gè)人工作助理（12）應(yīng)用管理（13）系統(tǒng)管理13個(gè)主要的功能模塊完成合同管理的主要業(yè)務(wù)20精品資料3.5操作界面21精品資料3.6界面(jièmiàn)說明區(qū)域說明區(qū)域1：顯示合同管理系統(tǒng)的標(biāo)題區(qū)域2：用戶登錄前顯示用戶登錄信息；用戶登錄后顯示系統(tǒng)菜單區(qū)域3：用戶登錄前顯示系統(tǒng)公告及公開信息；用戶登錄后為用戶的工作(gōngzuò)區(qū)區(qū)域4：顯示系統(tǒng)的版權(quán)信息隱藏/顯示菜單用戶登錄后是默認(rèn)隱藏的，單擊頁面左方的“Applications”圖標(biāo)可以顯示菜單再次單擊菜單上方的”左箭頭”圖標(biāo)可以隱藏菜單22精品資料4、功能(gōngnéng)介紹4.1合同立項(xiàng)4.2合同選商4.3合同申報(bào)4.4合同審查審批4.5合同簽訂4.6合同履行4.7合同歸檔(guī〃dàng)4.8合同相對人管理4.9簽約授權(quán)管理23精品資料4.1合同(hétong)立項(xiàng)為合同管理提供(tígōng)立項(xiàng)相關(guān)的項(xiàng)目及其它背景信息選商方式審查審批，如果本單位選擇使用選商方式的審查，則對選商方式進(jìn)行審查審批24精品資料4.2合同(hétong)選商招標(biāo)、談判子模塊的啟用，均可根據(jù)各單位的實(shí)際情況進(jìn)行選擇。對相關(guān)選商方式進(jìn)行管理(guǎnlǐ)，重點(diǎn)是招標(biāo)。根據(jù)各單位對招標(biāo)業(yè)務(wù)工作需求，將招標(biāo)信息填報(bào)分為簡版和完全版。選商的審查審批選商結(jié)果信息填報(bào)25精品資料4.3合同(hétong)申報(bào)根據(jù)立項(xiàng)信息或選商結(jié)果起草合同(hétong)文本，完善合同(hétong)信息后，進(jìn)入審查審批階段26精品資料4.4合同審查(shěnchá)審批根據(jù)合同相關(guān)信息，定義合同審查審批的流程。支持退回、抄送以及流程重設(shè)。記錄合同審查審批過程信息，對合同的每一次修改(xiūgǎi)保留版本，并支持文本對照。27精品資料4.5合同(hétong)簽訂打印合同并記錄相關(guān)信息根據(jù)合同相關(guān)信息選擇授權(quán)簽約人簽訂(qiāndìng)合同并記錄簽訂(qiāndìng)、生效和成立信息蓋章并記錄相關(guān)信息支持電子蓋章和水印功能28精品資料4.6合同(hétong)履行主要功能包括付款、合同變更、合同解除(jiěchú)、合同違約情況申報(bào)、合同終止、收款信息、驗(yàn)收、提供產(chǎn)品或服務(wù)。提供付款、合同變更、合同解除(jiěchú)、合同違約情況申報(bào)、合同終止、提供產(chǎn)品或服務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的審查審批。收款信息和驗(yàn)收情況能夠準(zhǔn)確錄入。29精品資料4.6.1驗(yàn)收(yànshōu)靜態(tài)記錄驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收部門及參與人員和驗(yàn)收意見(yìjiàn)等信息。30精品資料4.6.2付款(fùkuǎn)合同生效后就進(jìn)入了履行狀態(tài)，有關(guān)合同實(shí)際履行的情況，由履行承辦人向系統(tǒng)提出的相應(yīng)的申請來確定付款申請都可從本人的代辦工作中進(jìn)入承辦人起草了一份申請可進(jìn)行臨時(shí)保存，若發(fā)現(xiàn)申請有誤還允許刪除該申請若合同標(biāo)的金額確定,則系統(tǒng)將給出總金額和已付金額提交的付款申請必須走履行付款審批(shěnpī)流程付款審批(shěnpī)通過后,必須由財(cái)務(wù)人員填寫實(shí)際付款金額后方算本環(huán)節(jié)結(jié)束31精品資料4.6.3提供(tígōng)產(chǎn)品或服務(wù)申請(shēnqǐng)的步驟與付款申請(shēnqǐng)類似，只缺少了財(cái)務(wù)部門填寫付款信息一步申報(bào)提交后也都要經(jīng)過審批確認(rèn)32精品資料4.6.4收款靜態(tài)記錄收款性質(zhì)、應(yīng)收金額、實(shí)收金額、對方付款單位(dānwèi)和我方收款單位(dānwèi)等信息。33精品資料4.6.5合同(hétong)變更申請的步驟與付款申請類似，只缺少了財(cái)務(wù)部門填寫付款信息一步申報(bào)提交(tíjiāo)后也都要經(jīng)過審批確認(rèn)34精品資料4.6.6合同(hétong)解除申請的步驟與付款申請類似，只缺少了財(cái)務(wù)部門填寫(tiánxiě)付款信息一步申報(bào)提交后也都要經(jīng)過審批確認(rèn)35精品資料4.6.7違約(wéiyuē)情況申報(bào)申請的步驟與付款申請類似(lèisì)，只缺少了財(cái)務(wù)部門填寫付款信息一步申報(bào)提交后也都要經(jīng)過審批確認(rèn)36精品資料4.6.8合同(hétong)終止承辦人在填寫履行結(jié)果信息時(shí)，有一個(gè)選項(xiàng)“是否(shìfǒu)合同終止”，系統(tǒng)默認(rèn)為否，即合同還沒有履行完，若選擇是，當(dāng)單擊“確定”按鈕后，這份合同將標(biāo)記為履行終止對于標(biāo)記為履行終止的合同在填寫合同終止時(shí)間及終止說明提交后，合同將轉(zhuǎn)到歸檔37精品資料4.7合同(hétong)歸檔合同臨時(shí)存檔：合同在系統(tǒng)的某個(gè)環(huán)節(jié)（非合同終止）需要臨時(shí)存檔，可以在這里進(jìn)行刪除或者回轉(zhuǎn)(huízhuǎn)將合同歸到合同管理系統(tǒng)檔案庫與檔案管理系統(tǒng)接口，進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的預(yù)歸檔38精品資料4.8合同(hétong)相對人管理實(shí)現(xiàn)合同相對人的網(wǎng)上管理(guǎnlǐ)4.8.1市場準(zhǔn)入（賣方）4.8.2客戶授信（買方）39精品資料4.8.1合同相對(xiāngduì)人管理-市場準(zhǔn)入提交(tíjiāo)市場準(zhǔn)入相關(guān)資料市場準(zhǔn)入審查審批開具