辦公室印信管理

辦公室工作實務

會說會寫會做事會做人

辦公室日常事務

學習目標知識點

了解辦公室日常事務性工作的內容掌握日常事務性工作的操作規(guī)范和要求能力點

掌握在具體辦公環(huán)境下的工作方法能準確領會本級和上級組織領導的工作意圖了解相關辦事渠道，具備相應的辦事能力素質點

培養(yǎng)忠于職守、樂于奉獻的職業(yè)道德素養(yǎng)培養(yǎng)并逐步具備管理者應有的宏觀視野和全局意識養(yǎng)成嚴謹、規(guī)范的辦公室工作習慣

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情景案例

案例1

李強是宏利公司總經理助理，管著公司大大小小十幾個公章，平時就堆放在辦公室的抽屜里，因為這個企業(yè)的注冊公司有N家，有的是業(yè)務需要形式上注冊的，有的是性質不一樣，實實在在的。一個公司又分業(yè)務專用章、合同專用章等，于是管理這堆公章也成了李強的責任。最開始的時候，李強對管公章這樣的事情不怎么上心，覺得無所謂，但后來出了幾個差錯，令李強小心起來。那次是宏利公司收購某家企業(yè)，談了很久了，后來進入實質性階段。某天，負責項目談判的經理跑來找李強蓋章，那是一份“補充協(xié)議”，李強每天接觸的蓋章文件實在太多了，也沒有怎么在意，雖然這份文件上沒有我方代表人簽字，這個經理解釋說不用簽字，李強猶豫了片刻，還是蓋上去了。過了幾天，他和公司的律師一起又過來，拿著上次蓋章的文件，說要交給老總簽字，李強覺得奇怪，明明事先說好不用簽字的，怎么又變了。于是李強還是把已經加蓋公章的文件送給老總。老總看了文件后把經理叫去問了情況，然后老總說，這個我不簽，你們自行解決……事情到這里，李強還沒有警覺，任他們2人把文件帶走，也沒有要回那份文件。直到后來，李強才明白事情的來龍去脈，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很簡單的真相：

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情景案例

宏利公司和他們收購的企業(yè)談判條件，對方見索高價已經不可能，就附加一些比較苛刻的收購條款（為此宏利公司要多付款上百萬元）項目經理求勝心切，主張同意。文件蓋了章就有法律效力，但財務部門不同意付款，認為這次收購不合理，于是才有要老總補簽一事……。公司后來做了相應的處罰，李強挨了個不大不小的處分，損失了一個月的工資。禍不單行，這事沒多久，有一天，公司另外一個部門，要給大量的文件蓋章，就把公司公章借走了，李強忙著有事外出，也沒催他們還。就這樣過了好幾天，老板拿著文件來找李強蓋章，李強手忙腳亂地找了半天，后來才想起來被借走了，搞得老板好幾天沒給李強好臉色。后來又有一次，辦公室被盜，辦公桌的鎖很容易就被打開了。值得慶幸的是，只丟了幾百元的現金，公章一個沒少。但李強還是驚出了一身冷汗，想想就后怕。

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情景案例

案例2

汪華是科慶公司經理秘書，某日他高中時的一位老同學林某找到他，告訴汪華說自己有一筆好買賣，但他是個人身分，不如公司簽合同方便，想借用科慶公司的名義，讓汪華給他出具一份科慶公司的業(yè)務介紹信，等合同簽完后就還給科慶公司，并給汪華數目可觀的報酬。汪華應允后，林某利用從科慶公司借用的業(yè)務介紹信，以科慶公司業(yè)務經理的身份和科慶公司的名義與東信公司簽訂了一份鋼材購銷合同，騙取了東信公司價值一百萬元的鋼材。林某將鋼材賣掉后，攜款潛逃。這一事件給科慶公司造成了信譽和財產上的損失。

會說會寫會做事會做人CompanyLogo項目任務

1、如果你是宏利公司的總經理助理李強，你將在辦公室印章的保管、使用等管理工作中做哪些改進？2、汪華在辦公室介紹信的管理工作中要吸取什么樣的教訓？會說會寫會做事會做人CompanyLogo任務分析

經過了這幾件事后，宏利公司的經理助理李強在辦公室印章的保管、使用等管理工作中應該要吸取教訓，做一些改進，如單位的公章應該要放置在保險柜里，這樣比放在辦公桌的抽屜里相對來說要安全些；對于公司的合同章，李強應堅守一個原則：必須要有財務和法律顧問的親筆簽名，否則，無論如何也不給蓋章，蓋公司章，一定要認真審核內容，不符合蓋章條件的，應堅持原則，無論如何也不能蓋章；如果單位領導不在，就應讓申請蓋章者當著自己的面電話請示領導，領導發(fā)指令同意后，才能蓋章。如果確因工作需要，別的部門借公章，李強應讓他們履行嚴格的手續(xù)，并提醒他們按時歸還，穩(wěn)妥起見，還可以印發(fā)一些用印申請章，來提醒自己不要疏忽，申請單應復印一份，留作存檔。認真負責的工作態(tài)度，是單位公章管理者必須具備的職業(yè)道德，李強在以后的工作中，應不斷強化這個職業(yè)素養(yǎng)，保證印章的管理工作不出差錯。

會說會寫會做事會做人CompanyLogo任務分析

科慶公司經理秘書汪華因一己之貪欲，私開公司介紹信加蓋公章后交給林某使用，結果造成公司重大經濟損失，汪華的教訓是深刻的。在一般情況下，介紹信由單位印章管理人員負責掌管。介紹信與用印緊密相連，只有加蓋印章的介紹信才能起到憑證的作用，因此，介紹信的管理與印章的管理同樣重要，來不得半點馬虎，否則，出了事故，當事人要負責任。在介紹信的管理中，一定要堅持原則，不為利誘，不為情動，按公司相關規(guī)定辦事。

會說會寫會做事會做人CompanyLogo印章的概念會說會寫會做事會做人

印與章印章是“印”和“章”的合稱。“印”和“章”都是信物。在古代，帝王所用的稱為“璽”，官吏所用的才稱為“印”，而私人使用的則稱為“私印”。而就目前來說，各級各類國家機關、社會團體、企事業(yè)單位用的都稱為“印”，相應的領導人則用“章”。涉外單位和“三資”企業(yè)也一樣。CompanyLogo印章的概念會說會寫會做事會做人

權力的象征!

!

職責的標志!!

印章向下代表權力是機關職能的合法代表向上則要代表責任凡是有公章或簽章的文件領導要負一定的責任均要用印才合法有效CompanyLogo印章的種類

2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人名稱釋義適用范圍公章是一個企業(yè)的正式印章，標明企業(yè)法定名稱，是企業(yè)的標志和象征，具有法定的權威和效力

多用于正式文件和介紹信、證明信等專用章是指企業(yè)為開展某一類專門性業(yè)務而使用的印章，這類印章在印文中除刊有企業(yè)的法定名稱外，還應刊有專門的用途，如“財務專用章”、“合同專用章”等

這類印章不代表整個企業(yè)，只代表企業(yè)下屬某一專門部門的職權

法定代表人私章又稱為手章或領導人簽名章。它是根據企業(yè)主要負責人用鋼筆或毛筆親自簽名制成的印章，其基本作用是以蓋章代替手寫簽名。它代表法人，象征職權，因此具有權威性

銀行支票、財務預算或決算、簽訂合同或協(xié)議等，除蓋公章和專用章外，還須蓋法定代表人私章才能生效

套印章是指按照正式印章的原樣制版而成的印章

專門用于印制大批量文件，它與正式印章具有同等的法定效力。鋼印不用印色，利用壓力凹凸成形

一般用于證明性公文或證件戳記

是為標志特定信息而使用的印章

如保密章、急件章、注銷章等縮印

是按照正常比例縮小用于印刷的專用公章。

只能用在小型票證上，如稅務發(fā)票及其他專用票等。不能作為正式印章用于介紹信或出具證明等。CompanyLogo印章的種類會說會寫會做事會做人

CompanyLogo印章的種類會說會寫會做事會做人

CompanyLogo印章的管理和使用正式行文通告公司全體員工或有關客戶、機構、部門

準備刻章申請等相關材料

到注冊所在地公安局辦理手續(xù)到其指定或授權的刻字社刻制將印模交原審批的公安部門備案會說會寫會做事會做人刻制與啟用的步驟!CompanyLogo印章的管理和使用會說會寫會做事會做人領導審核簽名或授權審簽秘書審核登記用印印章使用程序!

對需留存的材料應在加蓋印章前，留存一份，立卷歸檔CompanyLogo用印登記表

會說會寫會做事會做人編號用印時間用印部門用印內容份數批準人經辦人簽名備注CompanyLogo印章的管理和使用會說會寫會做事會做人親自把印、嚴禁委托他人代為用印、杜絕以印謀私位置正確、端正、清晰，一次成功態(tài)度!方法!CompanyLogo小技法

印章蓋在文末落款處，應上不壓正文，下要“騎年蓋月”，帶有存根的公函、介紹信等用印時，除在規(guī)定處用印外，還應加蓋“騎縫章”，即印章蓋在正本和存根連接處的騎縫線上，以備查考。

2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo印章的管理和使用2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人謹記！

管理和使用三要點！010203借用公章需嚴格履行相關手續(xù)制作用印申請單做好印章保養(yǎng)工作襯墊一定彈性的硬橡膠或厚紙及時清洗印章，確保印跡清晰秘書保管嚴禁代取代用放入專門保險柜，隨用、隨取、隨鎖CompanyLogo印章的管理和使用

用印申請單

會說會寫會做事會做人文件標題

發(fā)往機關份數用印日期用印申請人（簽字）批準人（簽字）備注CompanyLogo介紹信的管理和使用2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人秘書要學會開具介紹信！介紹證明書信式印刷式介紹信是介紹企業(yè)成員出外辦理有關公務并證明其身份的一種書面憑證。它具有介紹和證明的雙重作用CompanyLogo書信式示例

介紹信

××公司：今介紹我公司×××、×××兩位同志前往貴公司洽談有關××產品銷售的具體事宜，請予接洽為盼。此致敬禮（印章）

×年×月×日（有效期×天）2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo介紹信的管理和使用

印刷式

是單位正式介紹信，先設計好固定的格式，然后大批量印刷，使用時只需在相關條項內填上相應的內容即可。印刷式介紹信一般都由持出聯和存根兩部分組成。2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo印刷式示例No．××××××××公司介紹信（存根）

××介字第××號

：茲介紹我公司

等

位同志前往你處聯系

事宜。

××××年×月×日(有效期×天)No．××××××××公司介紹信

：茲介紹我公司

等

位同志前往你處聯系

事宜，請予接洽。此致敬禮（印章）

××××年×月×日(有效期×天)2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo介紹信的管理和使用2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人謹記！

管理和使用三要點！010203領用介紹信者須經有關領導批準，嚴禁擅自開具發(fā)放要登記，領用人要履行簽字手續(xù)?？稍诖娓匣驅Ｓ玫怯洷砩虾炞置貢H自填寫，存根、持出聯內容一致若涂改，涂改處加蓋公章加蓋企業(yè)公章，分別在右下方日期欄和存根線上（騎縫章）方為有效秘書保管，不得缺頁或丟失嚴禁在空白介紹信蓋章后交給領用人不得委托他人自己填寫蓋章CompanyLogo示例

2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo小技法

介紹信的文字要簡潔明確，使接洽單位一看便知派出人員前去的目的。不要含糊籠統(tǒng)地僅僅寫上“前去聯系工作”、“商洽有關事項”等等。介紹信開出后，如因故沒有使用，應說明原因，立即退回，并將其粘貼在原存根處。2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo介紹信的管理和使用

介紹信發(fā)放登記表會說會寫會做事會做人編號發(fā)放時間用途前往單位有效期限使用人批準人領取人備注CompanyLogo印信管理注意事項

1、秘書在保管和使用印信時應極其認真負責，講原則，不循私情；2、建立和規(guī)范印信管理制度，一切按規(guī)定辦事；3、不得隨意放置，要妥善保管，防止丟失被盜。印信若遺失，應立即通過新聞媒介公告作廢，同時采取緊急補救措施，以避免造成任何損失。2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo相關鏈接

印章小知識

印章是“印”和“章”的合稱?！坝　焙汀罢隆倍际切盼?。在古代，帝王所用的稱為“璽”，官吏所用的才稱為“印”，而私人使用的則稱為“私印”。而就目前來說，各級各類國家機關、社會團體、企事業(yè)單位用的都稱為“印”，相應的領導人則用“章”。涉外單位和“三資”企業(yè)也一樣。所以從某種意義上來說，印章是權力的象征和職能的標志。我國古代官印依品級高低分別用金、銀、銅等金屬鑄成，帝王則用珍貴的玉質，象征其地位。現代印章則多用橡膠和塑料刻制。我國機關單位的公章一律為正圓形，外資企業(yè)則有圓形和橢圓形或方形之分。橢圓形或方形為國際公章。公章的印文按規(guī)定使用國務院公布的規(guī)范簡化漢字，字形為宋體，自左向右環(huán)行排列。一般用全稱，如法定名稱字數太多，為印文清晰可見，也可用簡稱。

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國際公章印文應用外文，也可中外文并刻，如并刻中外文印章，一般是外文居右上方，中文居下方，且須有繁體字。民族自治機關的公章應并列刊有漢字和當地民族文字。國內公章有三種圖案，縣以上政府機關、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部位刊有國微；黨的各級機關印章刊有黨微；企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。圓形公章的規(guī)格有明確規(guī)定，國務院的公章，直徑為6厘米；省、部級政府機關的公章，直徑為5厘米；縣市一級政府機關的公章，直徑為4﹒5厘米；其他企事業(yè)單位公章，直徑一律為4﹒2厘米。國家行政機關和企事業(yè)單位、社會團體的其他專用印章（包括經濟合同章、財務專用章等），在名稱、式樣上應與單位正式印章有所區(qū)別，經本單位領導批準后可以刻制。會說會寫會做事會做人CompanyLogo實踐訓練課堂討論

1、單位專用公章能代替公章使用嗎？為什么？2、印章使用的規(guī)范過程中有何要求？3、帶存根的介紹信上要蓋幾次章方為有效？會說會寫會做事會做人CompanyLogo實踐訓練

案例分析

1、某公司新聘的秘書小徐，剛到任的第一件事就使她不能聽命。原來是公司總經理要她馬上到街上去刻一枚公司改換名稱后的新印章，并要求她把原來這枚舊印章立即就地銷毀。2、新達公司鞏秘書因公出差，臨走時把印章交給了分管業(yè)務的熊科長代為保管。第二天，新達公司與一外商就聯合開發(fā)的項目達成協(xié)議，熊科長為提高工作效率，在雙方意見基本一致的情況下，就在合同上蓋了章。五天后，鞏秘書回到公司，看完合同大吃一驚，該合同讓新達公司損失了50多萬元。面對這樣的后果，鞏秘書癱在椅子上，半天沒回過神來。。3、小李因公出差，需開具介紹信，找到辦公室秘書小賀辦理此事。小李要求小賀為其多開幾份空白介紹信并在事先準備好的空白信箋上蓋上單位公章，說是外出方便一些，以備急用。為此，小賀感到有些為難，但經不起小李的再三懇求與保證，還是按小李的要求做了。會說會寫會做事會做人CompanyLogo實踐訓練

4、金芬是公司的總經理秘書，平時工作積極認真，很得總經理信任?？偨浝戆压镜墓陆唤o她保管，從來沒出過差錯。一天，小金正在做事，一個久違的老朋友打電話過來了。小金知道總經理不在，就放心地跟朋友聊起來。正聊得開心，一位部門經理秘書小柳拿著文件來找她蓋章。她舍不得放下電話，就隨手從抽屜里拿出公章，讓小柳自己蓋章。小柳走到旁邊的