公文的格式-行文制度

第一節(jié)公文的格式在應(yīng)用文書中，公文是最講程式化的文種。公文的程式化，在很大程度上通過書面文字材料形成的相對固定的格式以表現(xiàn)。法規(guī)與規(guī)章文書在文面上表現(xiàn)為章條式，訴訟文書和部分經(jīng)濟文書（如合同）在文面上也有一定的格式性，其余的應(yīng)用文書在文面上相對來說具有較強的靈活性、多樣性。一份完整的公文，由文頭、主文、文尾三部分組成，公文格式主要是這幾部分內(nèi)容的組成與寫作規(guī)定。（參見公文示例1、示例2）一、文頭格式公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級和份號等項內(nèi)容。位于公文首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。（一）文件名稱文件名稱，由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”兩字組成。如“××省人民政府文件”、“××公司文件”。（二）發(fā)文字號發(fā)文字號又稱發(fā)文號、文號、文件字號，是指某一公文在發(fā)文機關(guān)一個年度內(nèi)發(fā)文總號中的實際順序號。位于發(fā)文機關(guān)標識下空2行處、間隔線上面居中位置，緊靠間隔線。發(fā)文字號使用與正文相同的字體。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號三部分組成。發(fā)文字號中三個部分的書寫順序是：先寫發(fā)文機關(guān)代字，接著是年份，最后是序號。如“粵科院字〔2006〕14號”，表示是廣東省科學院在2006年度內(nèi)發(fā)的第14號文。發(fā)文號中的年份，要用阿拉伯數(shù)字完整書寫，用括號括起來。不能把“2006”簡化為“06，括號須用六角括號“〔〕”，不能用半圓括號“（）”。聯(lián)合行文的發(fā)文字號，只標主辦機關(guān)的發(fā)文字號。發(fā)文字號的作用主要有三個：一是便于登記；二是便于分類、歸檔；三是便于查找、引用。（三）簽發(fā)人上報的公文需在首頁標識簽發(fā)人姓名?！昂灠l(fā)人”是指批準發(fā)出公文的機關(guān)領(lǐng)導人，標明在發(fā)文字號右側(cè)空兩字位置處。（四）秘密等級（密級）秘密等級是指公文內(nèi)容涉及秘密程度的等級。秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。秘密等級標注在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同時標識秘密等級和保密期限，則頂格標識在版心右上角第1行。秘密標志為★，無密不標。前標密級，★后寫保密期限，如“機密★5年”。（五）緊急程度（急度）緊急程度是指送達和辦理公文的時限要求，分“特急”、“急件”。緊急程度頂格標識在版心右上角第2行，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行。（六）份號份號，又稱份數(shù)序號，是指將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。二、主文部分公文的主文，包括標題、題注、主送機關(guān)、正文、發(fā)至級限、附件、發(fā)文機關(guān)、簽署、印章和成文年月日等。（一）標題公文的標題即公文的名稱，是公文內(nèi)容和作用的高度概括。完整的公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱、公文事由（或公文主題）、公文種類三部分組成。概括事由是公文擬題的關(guān)鍵。事由要避免意義含混，令人不知所云，要體現(xiàn)概括性，不能面面俱到，臃腫龐雜。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題的三個組成部分一般要寫完整，也有部分省略的情況：一是單位內(nèi)部使用的公文，標題中可省略發(fā)文單位；二是省略事由，如《新大地公司通知》。（二）題注題注即注釋、說明標題的文字。它位于標題之下、主送機關(guān)以上，一般用來注明法規(guī)性文件或經(jīng)過討論通過文件的法律程序、會議時間、地點。有的題注用括號括住，有的用破折號標識。（三）主送機關(guān)主送機關(guān)，又叫做“抬頭”、“受文機關(guān)”或“上款”，是指公文的主要受理機關(guān)。位于正文之前，標題之下，頂格寫。如主送機關(guān)不止一個時，同類型、相并列的機關(guān)之間用頓號間隔，不同類型、非并列關(guān)系的機關(guān)之間用逗號間隔，最后用冒號。如人事部《關(guān)于開展國家公務(wù)員普通話培訓的通知》的主送機關(guān)：各省、自治區(qū)、直轄市人事（人事勞動）廳（局），教委（教育廳），語委（語言文字工作機構(gòu)），國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)人事（干部）部門，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團人事局：普發(fā)性下行文，主送機關(guān)較多，一般使用泛稱，如“校各直屬單位”。上行文的主送機關(guān)一般是一個。請示、批復、意見、函的主送機關(guān)只能是一個。一些行文方向不定，沒有特指主送機關(guān)的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，則不寫主送機關(guān)。（四）正文正文是公文的核心部分，用來表述公文的具體內(nèi)容，除個別極簡短的公文外，正文內(nèi)容分開頭（又稱原由或引據(jù)）、事項、結(jié)尾三部分。（五）發(fā)至級限發(fā)至級限指文件發(fā)至層次，一般寫在正文后，落款的左上方，也可將其放在主題詞上面、落款的左下前部附注的位置。發(fā)至級限要用圓括號括上。（六）附件附件是公文正文附屬材料的順序和名稱的標注。附件是公文的組成部分，指隨文發(fā)送的文件、報表、材料等，作為正文的補充說明或參考材料。不是所有公文都需附件，根據(jù)需要而定。附件必須寫所附內(nèi)容的標題或名稱，附件若不止一件，則應(yīng)標序號。序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：⒈××××”）。附件名稱后不加標點符號?！案郊睂懺谡南乱恍校罂諆勺?，加冒號。有的公文是專為報送一份材料或?qū)榕D(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)某個文件而擬制的，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件是公文的主體，正文只起按語或說明、批準、發(fā)布的作用，正文文本已寫清這些文件、材料的名稱，因此不必再標“附件”。（七）發(fā)文機關(guān)發(fā)文機關(guān)，是公文的作者或發(fā)出單位。發(fā)文機關(guān)要寫全稱或規(guī)范化簡稱。若是聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。（八）簽署簽署是簽發(fā)文件的領(lǐng)導人在公文正文落款處的簽字或蓋章。簽署在發(fā)文機關(guān)位置、領(lǐng)導人職務(wù)名稱后空一格書寫。（九）成文時間一般文件，以領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)日期為準；會議通過的公文，以通過日期為準；法規(guī)性公文，以批準日期為準，或以專門規(guī)定的具體生效、開始執(zhí)行的日期為準。成文時間關(guān)系到公文的時效。成文時間要用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”。不能用阿拉伯數(shù)字書寫。成文時間，一般位于正文尾發(fā)文機關(guān)名稱下一行右側(cè)位置，會議通過的文件，則標在公文標題下。（十）印章公文，除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，都應(yīng)加蓋印章。印章要蓋得端正、合乎規(guī)范。上不壓正文，下要壓年、月、日。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋印章。三、文尾部分文尾部分格式，包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、附注和頁碼等內(nèi)容的規(guī)定。（一）主題詞主題詞，是指標識公文主題、文件類別的并經(jīng)過規(guī)范化處理的名詞或名詞性詞組。標引主題詞必須使用有關(guān)主題詞表（如《國務(wù)院主題詞表》、《教育類公文主題詞表》等）。主題詞的位置在附注下方、文尾橫線上端。一份文件選用2至3個主題詞，最多不超過5個，詞與詞之間，不寫標點，空1個字的間距。（二）抄送單位（抄送機關(guān)）指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)。應(yīng)當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。公文如需抄送，則在主題詞下一行寫明抄送單位。抄送機關(guān)之間用逗號隔開。（三）印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期和印數(shù)印發(fā)機關(guān)，即印發(fā)公文的機關(guān)，要寫全稱。印發(fā)日期，以公文付印的日期為準。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期位于末頁頁碼上端，同置一行。前面左空1字寫印發(fā)機關(guān)，最后寫印發(fā)日期。印發(fā)日期右空1字。印數(shù)，是指公文的實際印制份數(shù)，位于印發(fā)時間的正下方，寫“共印××份”，用圓括號括上。（四）附注附注用于說明其他項目不便說明的事項。如說明有關(guān)引文的出處；解釋有關(guān)名詞術(shù)語。發(fā)至級限，有時也以附注的形式來說明?！罢埵尽睉?yīng)當在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。附注應(yīng)當加括號標注。位置居左空2字，在成文時間下一行。（五）頁碼頁碼，即公文的頁碼順序，在一頁公文的最下端。（六）書寫與用紙文字從左至右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字按其習慣書寫、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字。公文用紙一般采用國際標準A4型紙（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。有關(guān)公文的其他格式規(guī)定，請參見《國家行政機關(guān)公文格式》（中華人民共和國國家標準GB/T9704－1999）。第二節(jié)公文行文制度行文制度是指應(yīng)用文書在運行傳遞中應(yīng)遵循的有關(guān)制度，行文制度包括行文方向、行文關(guān)系、行文方式和行文規(guī)則等。本章只介紹行政公文的行文制度知識。一、行文方向行文方向，就是以發(fā)文機關(guān)為立足點，根據(jù)工作需要和行文關(guān)系，公文向不同層次的機關(guān)單位運行的去向。按行文方向分，公文可分為上行文、平行文、下行文和泛行文四種。1．上行文是下級機關(guān)對上級領(lǐng)導機關(guān)的行文。如請示、報告等。2．平行文是平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間的行文。如函、平行性通知、議案等。3．下行文是上級機關(guān)向?qū)傧碌臋C關(guān)行文。如命令（令）、決定、通報、批復等。4．泛行文是既向發(fā)文機關(guān)的上級單位、下級單位、平行單位行文，也向不相隸屬的單位行文，行文面廣泛，方向不定，如公告等。二、行文方式行文方式，是由工作需要和機關(guān)單位的組織關(guān)系所決定的行文方法和形式。其種類比較復雜，可從三個方面分類。（一）按受文機關(guān)或行文對象的范圍分類1．逐級行文。發(fā)文機關(guān)向自己的直接上級上行公文或向直接下級下行公文。2．越級行文。發(fā)文機關(guān)越過自己的直接上級或直接下級，向非直接上級或非直接下級行文。3．多級行文。發(fā)文機關(guān)向直接上級并向非直接上級或者向直接下級并向非直接下級的一次性行文。4．普發(fā)行文。發(fā)文機關(guān)向所屬所有的機關(guān)一次性行文。5．通行行文。發(fā)文機關(guān)向隸屬機關(guān)和非隸屬機關(guān)、群眾一次性泛向行文。（二）按發(fā)文機關(guān)的個數(shù)分類1．單獨行文。只有一個機關(guān)署名發(fā)出的公文。2．聯(lián)合行文。由兩個或兩個以上平級機關(guān)聯(lián)合署名發(fā)出的公文。（三）按行文對象的主次分類1．主送。發(fā)文機關(guān)直接針對與行文內(nèi)容關(guān)系最密切、需主要負責受理公文的機關(guān)單位行文。2．抄送。發(fā)文機關(guān)在主送的同時，向需執(zhí)行或知曉行文內(nèi)容的其他機關(guān)單位行文。三、行文規(guī)則行文規(guī)則是行文中應(yīng)遵循的規(guī)矩、要求和原則。它實際上是機關(guān)單位的組織關(guān)系原則在公文運行過程中的體現(xiàn)。公文的“行文規(guī)則”內(nèi)容，可歸納為十個方面。（一）行文應(yīng)當確有必要，注重效用機關(guān)行文必須本著“少而精”的原則，從實際需要出發(fā)，嚴格控制發(fā)文數(shù)量和發(fā)文范圍，行文應(yīng)當確有必要。（二）行文根據(jù)的規(guī)則“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定”。公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間文件的往來關(guān)系。我國行政機關(guān)的組織關(guān)系，有上下級關(guān)系、平級關(guān)系、隸屬關(guān)系和非隸屬關(guān)系四種。所謂職權(quán)，是指各行政機關(guān)的職責權(quán)力。而行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍而定，是指公文的運行，既必須考慮發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)是什么樣的關(guān)系，又必須注意公文的內(nèi)容必須是本機關(guān)職責權(quán)力范圍內(nèi)的事，否則，就是違規(guī)或越權(quán)。（三）政府各部門行文規(guī)則政府各部門即是政府的職能部門，如省政府的××廳、××局。政府各部門在自己的權(quán)限內(nèi)，具體的行文規(guī)則包括：1、屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當由部門自行行文或聯(lián)合行文。2、政府各部門可以互相行文，如省農(nóng)業(yè)廳和省林業(yè)廳可以互相行文。3、政府各部門可以同下一級人民政府的有關(guān)業(yè)務(wù)部門互相行文，如省農(nóng)業(yè)廳和市農(nóng)業(yè)局互相行文，因為它們之間既存在對口職能業(yè)務(wù)工作上的緊密聯(lián)系，又存在這方面的指導與被指導關(guān)系。4、政府各部門一般不得向下一級政府正式行文，但可以根據(jù)本級政府授權(quán)對下一級人民政府行文。如省農(nóng)業(yè)廳或省林業(yè)廳得到了省人民政府的授權(quán)，可以在自己分工管理的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)對下級政府行文。在行文時，還必須在正文的開頭，說明授權(quán)的機關(guān)或領(lǐng)導人。5、政府各部門可以以函的形式與下一級政府商洽工作、詢問和答復問題、審批事項。6、政府各部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。（四）聯(lián)合行文規(guī)則1、同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；2、政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；3、政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當明確主辦部門，而且聯(lián)合行文的機關(guān)、單位不僅要經(jīng)過協(xié)商對有關(guān)事項取得一致意見，而且必須是平級的。平級是聯(lián)合行文的必要條件。（五）協(xié)商一致的規(guī)則部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當責令糾正或撤銷。（六）抄送規(guī)則1、向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)。2、受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。3、上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當抄送其另一上級機關(guān)。（七）請示規(guī)則1．各級行政機關(guān)一般要逐級請示，不得越級請示。因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)當抄送被越過的上級機關(guān)。2．請示一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送下級機關(guān)。3．請示應(yīng)當一文一事4