如何組織有效的會(huì)議

如何組織有效的會(huì)議

技術(shù)中心項(xiàng)目管理部—施平熱身：先來開一個(gè)會(huì)議題：找出小組成員之間肉眼無法觀察到的16個(gè)共同點(diǎn)時(shí)間：8分鐘分組：1.阿泰、海峰、麗榮、雷雷2.張健、劉玲、左亮各小組需要確定一名主持人和一名記錄人熱身回顧是什么行為和心態(tài)導(dǎo)致你們的討論結(jié)果用一個(gè)比喻形容參加會(huì)議的心情用一個(gè)比喻形容主持會(huì)議的心情引子——摘自《中外管理》9/2000，作者：石言開會(huì)于中國好比是騎自行車，全球數(shù)量最多，水平卻極差。在我們?nèi)σ愿伴_各種名目的會(huì)議前，為什么就不抽空想想：一個(gè)好會(huì)到底該怎么開？目錄結(jié)構(gòu)真的要開會(huì)嗎一會(huì)前做好準(zhǔn)備會(huì)中掌控節(jié)奏二三我們都開過哪些會(huì)？以制定產(chǎn)品接入流程為例，涉及如下會(huì)議啟動(dòng)流程制定，通知相關(guān)部門并明確對口人收集相關(guān)部門對流程草案的意見，并溝通確認(rèn)針對流程修改稿，組織相關(guān)部門最終確認(rèn)并發(fā)布流程發(fā)布后，組織相關(guān)部門人員進(jìn)行集中宣貫流程執(zhí)行過程中遇到問題，商討解決方案一、真的要開會(huì)嗎什么是會(huì)議？會(huì)議的界定三人以上聚在一起展開有組織的討論

有效達(dá)到明確的目的一、真的要開會(huì)嗎會(huì)議的目的是什么？傳達(dá)信息交流意見做出決定解決問題會(huì)議的功能一、真的要開會(huì)嗎會(huì)議效率不高的情況及原因參會(huì)人不清楚會(huì)議內(nèi)容證據(jù)不足沒有達(dá)成結(jié)論確定的工作沒有責(zé)任人參會(huì)人員遲到或早退臨近中午或下班開會(huì)有些人不必參加會(huì)議該參加的人沒有參加討論過于發(fā)散或跑題會(huì)議時(shí)間過長、拖沓達(dá)成結(jié)論事后眾說紛紜達(dá)成結(jié)果不了了之錯(cuò)誤的對象及時(shí)間目的不清、準(zhǔn)備不足缺乏主持技巧缺少記錄跟蹤一、真的要開會(huì)嗎無需開會(huì)的4個(gè)如果不開會(huì)必要人物不能出席有比開會(huì)更好的方法沒做充分的會(huì)前準(zhǔn)備沒什么要特別討論的開會(huì)一、真的要開會(huì)嗎實(shí)戰(zhàn)：哪些會(huì)需要、哪些不需要一、真的要開會(huì)嗎目錄結(jié)構(gòu)真的要開會(huì)嗎一會(huì)前做好準(zhǔn)備會(huì)中掌控節(jié)奏二三會(huì)前60%會(huì)中20%會(huì)后20%二、會(huì)前做好準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備的重要性會(huì)前需要準(zhǔn)備什么？二、會(huì)前做好準(zhǔn)備明確會(huì)議目的和議題選擇適當(dāng)?shù)膮?huì)人確定會(huì)議的時(shí)間及地點(diǎn)發(fā)送通知并傳遞相關(guān)文件為什么要明確會(huì)議目的？當(dāng)大家都清楚為什么開這個(gè)會(huì)，有助于…充分的會(huì)前準(zhǔn)備及溝通討論聚焦，快速達(dá)成意見有效地控制并縮短會(huì)議時(shí)間二、會(huì)前做好準(zhǔn)備制定議程的注意事項(xiàng)二、會(huì)前做好準(zhǔn)備會(huì)前充分溝通，確認(rèn)本次會(huì)議需要討論的議題議程應(yīng)提前分發(fā)，使參會(huì)人員有備而來確定關(guān)鍵議題，并預(yù)留足夠時(shí)間根據(jù)輕重緩急列出討論先后順序常規(guī)議題先討論（時(shí)間短、易達(dá)成共識）一次會(huì)議不要安排太多的議題邀請必要的參會(huì)人員特殊專長：具備特殊技能的專家，能夠促進(jìn)討論授權(quán)決策：能夠做出決策，并將工作授權(quán)給執(zhí)行人員，如部門經(jīng)理提供意見：某些人因?yàn)檎趨⑴c某一特定事件，或者有經(jīng)驗(yàn)，能向其他成員提供有用意見提供信息：發(fā)起需求、引發(fā)討論或提供信息的人，如公司領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員、合作伙伴二、會(huì)前做好準(zhǔn)備選擇適合的會(huì)議時(shí)間

二、會(huì)前做好準(zhǔn)備盡量避免：剛上班、心緒混亂的時(shí)間開會(huì)臨近中午、饑腸轆轆的時(shí)間開會(huì)臨近下班、歸心似箭的時(shí)間開會(huì)沒有及時(shí)提前通知會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)馬拉松會(huì)議，一小時(shí)為宜，二小時(shí)為極限目錄結(jié)構(gòu)真的要開會(huì)嗎一會(huì)前做好準(zhǔn)備會(huì)中掌控節(jié)奏二三會(huì)議開始前

三、會(huì)中掌控節(jié)奏會(huì)議即將開始前，做好如下工作：再次提醒參會(huì)人員，確認(rèn)是否可以參會(huì)檢查會(huì)前需要準(zhǔn)備的材料是否準(zhǔn)備好到達(dá)會(huì)場，檢查會(huì)議設(shè)施，如座位數(shù)量、投影儀主持會(huì)議掌握節(jié)奏控制時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束開場白3~5分鐘，說明會(huì)議議程、指定記錄人維持秩序平息過激爭論，阻止跑題討論總結(jié)決議結(jié)束前預(yù)留時(shí)間，總結(jié)結(jié)論及Action會(huì)議過程中三、會(huì)中掌控節(jié)奏主持人及參會(huì)人常見錯(cuò)誤開會(huì)前未事先通知要討論的重要議題

缺乏影響力、說服力，被參會(huì)人牽著鼻子走

每個(gè)議題上花的時(shí)間非常不均勻

沒有會(huì)議紀(jì)要，沒有明確會(huì)議結(jié)論及后續(xù)工作遲到/早退，進(jìn)進(jìn)出出

會(huì)前沒有充分準(zhǔn)備，不了解會(huì)議要討論什么

做自己的事情，不參與會(huì)議討論

與其他參會(huì)人爭吵