行政秘書學(xué)-接待

行政秘書學(xué)

第九講接待工作

第一節(jié)日常接待

第二節(jié)宴請(qǐng)接待1.以相應(yīng)規(guī)格接待國內(nèi)外來訪的賓客

2.安排主賓間的洽談、簽約、工作交流等具體事宜3.組織來賓的參觀、考察、拜訪等活動(dòng)

4.為來賓其他的合理要求提供服務(wù)等

日常接待接待內(nèi)容1、按來訪對(duì)象的國別分類①內(nèi)賓接待②外賓接待2、按來訪對(duì)象的組織關(guān)系分類①上級(jí)來訪接待②平級(jí)來訪接待③下級(jí)來訪接待④群眾來訪接待3、按來訪者有無預(yù)約分類①預(yù)約來訪者接待②未預(yù)約來訪者接待

日常接待接待類型某公司的小萌是一個(gè)新員工，與同事小石一起在前臺(tái)負(fù)責(zé)接待來訪的客人和轉(zhuǎn)接電話。一天，有一位與人力資源部何部長預(yù)約好的客人提前20分鐘到達(dá)。小萌馬上通知人力資源部，部長說正在接待一位重要的客人，請(qǐng)對(duì)方稍等。小萌轉(zhuǎn)告客人說：“何部長正在接待一位重要的客人，請(qǐng)您等一下。請(qǐng)坐?！闭f著電話鈴又響了，小萌匆匆用手指了一下椅子，趕快接電話?？腿嗣嬗胁粣?。小石趕快為客人送上一杯水，與客人閑聊了幾句，以緩解客人的情緒。請(qǐng)問小萌有什么不妥的地方？日常接待1.心理準(zhǔn)備2.物質(zhì)準(zhǔn)備①環(huán)境準(zhǔn)備②辦公用品的準(zhǔn)備3.業(yè)務(wù)知識(shí)和能力的準(zhǔn)備4.了解來賓的基本情況。5.確定接待規(guī)格

日常接待接待前準(zhǔn)備工作6.制定接待工作計(jì)劃1）主要陪同人員；

2）主要工作人員；

3）住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；

4）用餐時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)；

5）會(huì)見、會(huì)談時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員日常接待接待前準(zhǔn)備工作日常接待形成的文件：

1.人員安排表2.日程安排表

3.接待經(jīng)費(fèi)列支:1）工作經(jīng)費(fèi)

2）住宿費(fèi)

3）餐飲費(fèi)

4）勞務(wù)費(fèi)

5）交通費(fèi)

6）參觀、游覽、娛樂費(fèi)用

7）紀(jì)念品費(fèi)

8）宣傳、公關(guān)費(fèi)用

9）其他費(fèi)用接待前準(zhǔn)備工作日常接待工作流程布置接待環(huán)境迎候來訪者了解來訪意圖向領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)來訪情況引導(dǎo)客人介紹主賓雙方處理臨時(shí)失約必要時(shí)幫助上司中斷來訪做好來訪記錄送客日常接待團(tuán)體接待程序接受任務(wù)了解來賓確定接待規(guī)格制訂計(jì)劃準(zhǔn)備工作會(huì)見、會(huì)談?dòng)觼碣e宴請(qǐng)娛樂送客接待小結(jié)參觀游覽日常接待宴請(qǐng)：盛情約請(qǐng)貴賓宴飲的聚會(huì)宴請(qǐng)的目的：主要在于應(yīng)酬答謝，祝賀共勉、增進(jìn)友誼，協(xié)調(diào)溝通，聯(lián)絡(luò)感情，結(jié)交朋友以及討論共同感興趣的問題等國際上通用的宴請(qǐng)形式：宴會(huì)、招待會(huì)、茶會(huì)、工作進(jìn)餐等

宴請(qǐng)的含義宴請(qǐng)接待宴會(huì)：指比較正式，隆重的設(shè)宴招待，一般為正餐。主賓在一起入坐進(jìn)食，由招待員順序上菜。宴請(qǐng)的形式與規(guī)格1宴請(qǐng)接待宴會(huì)的四種形式宴會(huì)正式宴會(huì)便宴家宴國宴宴請(qǐng)接待招待會(huì)：不備正餐，較為靈活的宴請(qǐng)形式，備有食品、煙、飲料，不排席位，可以自由活動(dòng)招待會(huì)的兩種形式招待會(huì)冷餐會(huì)酒會(huì)宴請(qǐng)的形式與規(guī)格2宴請(qǐng)接待茶會(huì)：一般在早、午茶時(shí)間（上午10時(shí)下午4時(shí)左右），請(qǐng)客人品茶為主。茶會(huì)通常設(shè)在客廳，設(shè)茶幾、座椅、不排席位，如有貴賓參加，可將其和主人安排坐在一起，其他人隨意而坐。工作進(jìn)餐：現(xiàn)代國際交流中經(jīng)常采用的一種非正式宴請(qǐng)形式。這類進(jìn)餐只請(qǐng)與工作直接相關(guān)的人參加，不請(qǐng)配偶。34宴請(qǐng)的形式與規(guī)格宴請(qǐng)接待確定宴請(qǐng)的對(duì)象、范圍和規(guī)格確定宴請(qǐng)的時(shí)間確定宴請(qǐng)的地點(diǎn)印制分發(fā)請(qǐng)柬布置宴會(huì)廳確定菜譜安排席次和座次宴請(qǐng)的籌劃與組織宴請(qǐng)接待安排菜譜的原則排菜原則主隨客好搭配合理營養(yǎng)平衡量力而行宴請(qǐng)接待席次：以主人的桌為基準(zhǔn)，右高左低，近高遠(yuǎn)低座次：以主人（女主人）為中心，近高遠(yuǎn)低，右上左下。宴請(qǐng)接待宴請(qǐng)的籌劃與組織主人125643第二主人常見的宴請(qǐng)座次安排主人1234567較大型宴請(qǐng)的兩種席次安排12456397812456397810111213宴請(qǐng)接待迎客——入席——致辭、敬酒——交談——散席