會議邀請函的編寫

第六章第二節(jié)——梁少儀林靜黃煒鏵溫慧君劉艷芳會議邀請函的編寫Yourownfooter邀請函

主要用于橫向性的會議活動，發(fā)送對象是不收本機關(guān)職權(quán)所制約的單位和個人，也不屬于組織的成員，一把不具有法定與會權(quán)利或義務(wù)，是否參加會議由對象自行決定。如學(xué)術(shù)研討會、論證會、鑒定會等，以發(fā)邀請函為宜。會議通知

則用于具有縱向關(guān)系（即主辦方與參與者有隸屬關(guān)系或者工作關(guān)系）性質(zhì)的會議，如人民代表大會、董事會議等。對于參與者來說，參與會議是一種責(zé)任，因此只能發(fā)會議通知，不能發(fā)邀請函。要區(qū)分成員與非成員。會議邀請函和會議通知的區(qū)別會議邀請函是專門用于邀請?zhí)囟▎挝换蛉耸繀⒓訒h，具有禮儀和告知雙重作用的會議文書會議邀請函的編寫會議邀請函內(nèi)容標題稱呼正文落款成文時間單位個人公開由會議名稱和“邀請函(書)”組成，一般可不寫主辦機關(guān)名稱和“關(guān)于舉辦的字樣，如：《亞太城市信息化高級論壇邀請函》?！把埡比质峭暾奈姆N名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關(guān)于邀請出席XX會議的函”。邀請函1、標題單位個人公開發(fā)送到單位的邀請函，應(yīng)當(dāng)寫單位名稱。由于邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統(tǒng)稱)，以示禮貌和尊重。邀請函直接發(fā)給個人的，應(yīng)當(dāng)寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。網(wǎng)上或報-T-1上公開發(fā)布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”。2、稱呼正文應(yīng)逐項載明具體內(nèi)容。開頭部分寫明舉辦會議的背景和目的，用“特邀請您出席(列席)”照應(yīng)稱呼，再用過渡句轉(zhuǎn)入下文；主體部分可采用序號加小標題的形式寫明具體事項；最后寫明聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式。結(jié)尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬”“3、正文因邀請函的標題一般不標注主辦單位名稱，因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱并蓋章。成文時間。寫明具體的年、月、日。4&5落款和成文時間首先邀請函應(yīng)該簡潔、明確地傳遞出重要的信息，例如會議主題、時間、地點、議程、主辦單位等。其次邀請函外觀設(shè)計應(yīng)美觀大方，一邊激起受邀請者參加會議的濃厚興趣最后應(yīng)該給受邀請者提供信息反饋