課件04-時間管理

第一章管理辦公室任務四時間管理任務四時間管理知識目標：1、掌握時間管理的含義2、掌握管理個人時間和上司時間的方法技能目標：能合理有效地管理個人時間和上司的時間讓我們展開想象你是一個運氣很好的人！銀行決定每天無償向你的帳號撥款86400元。你在這一天內(nèi)可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸己。無論你的錢是否用完，第二天你又有86400元了。運氣真的太好了，那么，你會怎么辦呢？怎樣在每天花掉這筆錢？3任務四時間管理

回到現(xiàn)實吧，現(xiàn)實中你能夠等到這樣的財富只有一樣——時間。每天，時間都會給你的賬戶上存入86400秒；每晚，又會清除賬戶上的余額。你如果沒有用盡當天的時間存款，不要妄想今天的時光可以留到明天備用；或預支第二天的時光。這些時間你如不利用，最后也不會回來。你把時間用于什么，你就會在什么方面等到相應的回報！任務四時間管理

管理時間實際就是在投資自己的人生時間是世界上最稀缺的資源無論男女老少，貧窮富貴，每個人每天都只有24小時任務四時間管理一、時間管理的含義時間管理，是指對時間進行有效的計劃和控制，從而在有限的時間內(nèi)創(chuàng)造最大的效益。時間管理的目的效果—達到期望的最佳結(jié)果，目標法則效率—用最少的時間獲得結(jié)果，速度法則效能—以最小的成本、時間或其他資源獲得收益最大化，投資回報率7

小測試：你會掌握時間嗎?

下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常學習很長時間嗎？2.你通常把作業(yè)帶回家嗎？3.你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到學習有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7.你時常在做重要工作時被打斷嗎？8.你在教室用餐嗎？9.在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？8小測試：你會掌握時間嗎?10.你時常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當你長休了一段時間，你是否有負罪感？14.你常無暇閱讀與學習有關的書籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與目標一致的大事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？9

總結(jié)你的時間掌控10任務四時間管理

時間不斷與我們匆勿擦身而過，時間對每個人來說都是公平的、有限的，關鍵在于我們能否很好地利用它。每個星期有168個小時，其中56個小時在睡眠中度過，21個小時在吃飯和休息中度過，剩下的91個小時則由你來決定做什么，每天13個小時。管理時間的水平高低，會決定你事業(yè)和生活的成敗。案例：李經(jīng)理的煩惱

李經(jīng)理在工作中常常面臨著要處理一些問題，他也經(jīng)常為這些問題而煩惱。某周一，李經(jīng)理要對他所面對的問題做出一個緊急/重要性分析。他認為周一他應該處理上周人力資源部門提出的員工因薪資的問題提出要加薪、增加各種福利，否則他們就要罷工或辭職；周二他認為應該處理工會提出的建立一個學習型團隊的問題，但是他覺得這種團隊建設的事情是急不來的，緩緩再說。所以他周二就處理了幾個客戶投訴的問題。周三上午他又對老客戶進行電話拜訪，下午對是否招聘新員工的問題開了一個會。周四他又處理了一些突發(fā)性的設備故障問題,下午4點去參加兒子小學畢業(yè)典禮；周五，召開夏日高溫條件下的安全生產(chǎn)保障的會議。他對工作做總結(jié)時，發(fā)現(xiàn)自己這一周的時間怎么過得那么快，但是他又覺得他什么事情都沒干。才想起人力資源部的通知，要盡快將高級工程師職稱評定的報告交過去，今天是最后截止日期，公司里目前就是李經(jīng)理可能性最大！李經(jīng)理的問題出在哪里？12二、個人時間管理二、個人時間管理1、要明確目標和自己的工作任務及職責。目標是人們努力和奮斗的方向，明確目標有助于人們分清各種事情的輕重緩急，把握重點，從而有效地安排時間。要事第一，忙要忙得有意義時間管理的關鍵不是排出你日程表上的優(yōu)先次序而是排出你要的那個優(yōu)先次序。你個人認為最值得去做的重要的事情，它有利于你價值觀的體現(xiàn)，有利于達成你的目標。重要事情是來自你的內(nèi)在需求包括：工作，學習，家庭，個人每個人的價值觀不同因此對“要事”的判斷也會存在差異。14

價值觀是決定我們?nèi)绾巫龀鲞x擇和行動的關鍵因素，所以如果你不知道自己的價值觀，就會像無頭蒼蠅一樣亂沖亂撞，這是對資源的最大浪費。如果你希望自己獲得不凡的成就，創(chuàng)造卓越和美滿的人生，那么一定要找出自己生命中最重要的價值，然后確實依照自己的核心價值來過好每一天、每一刻，這正是效率管理的根本所在，同時也是最容易被忽略的部分。15

【訓練和練習】下面，提供了一些有關價值觀的形容詞，你可以從中選擇那些對你重要或你感覺不錯的詞。把那些你覺得應該選的詞和你真正想選的詞都畫出來。你也可以把自己認為重要但沒有出現(xiàn)的詞或詞組加進去。在選擇的時候，要保持輕松愉快的心情，不要想得太多，你可以閉上眼睛做幾次深呼吸后再開始。

創(chuàng)新成功富有卓越挑戰(zhàn)冒險親情健康自由美麗勇氣自信幸福關心學習服務奉獻真誠真實興奮愛尊重尊嚴安全穩(wěn)定活潑智慧偉大權利幽默高雅高尚和諧正義簡潔樂趣活力公平和平自律毅力誠信體貼吸引熱情忠誠舒適享受完美娛樂獨立耐心浪漫感激激情家庭同情發(fā)明鼓舞控制休閑平靜造詣教導公正認同助人為樂成就感創(chuàng)造力16

相信你已經(jīng)選出了很多重要的詞，現(xiàn)在，請重新評估一下你所選的詞，然后從中選出8個你認為的確重要的詞，然后寫下來：

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.請仔細看一下你所選擇的8個詞，注意一下內(nèi)心的感受，它們是否代表著你內(nèi)心真正的自我。17

下面，從這8個詞中再選擇5個對你來說最重要的詞，你可以考慮一下，哪些價值觀實際上表達的是同一個意思，只是以不同的方式表達？是否還有更廣泛的價值觀可以涵蓋這些及其他意義相近的價值觀？對于以上你所選的8個價值觀，問如下幾個問題：為什么我覺得這個價值觀如此重要？為什么我會在與這個價值觀有關的事物上花錢？為什么我在這個價值觀上只花了這么少的時間或精力？對這些問題的回答可能對你非常有價值。在問這些問題后，你會發(fā)現(xiàn)，有些價值可能并不像你原來想像的那樣重要；相反，有些你原來認為不那么重要的卻可能是你真正看重的價值觀。

18

現(xiàn)在把選擇出的5個價值觀寫下來：

1.

2.

3.

4.

5.看著這5個經(jīng)過精心挑選的價值觀，你的內(nèi)心是否感覺到興奮？是不是你對這幾個價值觀所代表的人有種似曾相識的感覺？它是否代表著你內(nèi)心深處渴望成為的人或渴望過的生活？如果是的話，它們就是你的主導價值觀，代表著你的核心自我。19價值觀準則

我們可以選擇相同的價值觀，但是真正的差別在價值觀的準則不同。

什么是價值觀準則呢？價值觀準則就是用來判斷我們所重視的價值觀是否已經(jīng)實現(xiàn)的規(guī)則。舉例來說，假設我所重視的價值觀是“愛”，那么價值觀準則就是：當我付出愛心而不圖回報時，我就感覺到了愛。你會發(fā)現(xiàn)很多人擁有相同的價值觀，但他們對價值觀的定義(價值觀準則)是不同的，這才是真正的區(qū)別。例如，同樣是擁有“關心”這個價值觀，有人認為“如果你關心我，就讓我一個人安靜地呆會兒”，而有人則認為“如果你關心我，就應該在我傷心時來安慰我一下”。價值觀準則像一個審判長一樣，決定著我們的行動是否會滿足自己所重視的價值觀。

20二、個人時間管理2、制定工作計劃。明確了目標之后，就可以按各項工作的輕重緩急程度安排工作計劃。計劃是你將各項工作付諸實施的保證，必須提前對各項工作作出安排，越是重要的工作，越要及早作出計劃。

情景演示：鵝卵石與瓶子啟示：最重要的信息是－－如果你不先將大的“鵝卵石”放進瓶子里去，你也許以后再也沒有機會把它放進去了。要事第一法則：有效地作重要的事情時間管理的最高原則22B重要但不緊迫準備預防措施規(guī)劃審議產(chǎn)品創(chuàng)新人才培養(yǎng)組織協(xié)調(diào)尋找新的機會應投入充分的注意力A緊迫而且重要危機緊迫情況期限臨近的項目急待解決的重要問題必須迅速加以解決D不重要也不緊迫瑣事，閑事閑聊的電話不必參加的應酬無關緊要的郵件消磨時間的事休閑放松獲調(diào)劑C不重要但緊迫批閱日常文件工作例會接打電話、電子郵件臨時急事、群眾活動僅為了他人要求緊迫的任務不緊迫的任務不重要的任務重要的任務

時間管理矩陣圖23時間的四個象限

你覺得人們在哪個象限耗費的時間最多?

管理時間時，你應把重點放在哪個象限上。你可以把要做的事情列出來，分門別類地劃入四個象限，然后決定為它們花費多少時間。

不緊迫不重要重要緊迫BAD

C24

時間有效管理的三原則

診斷自己的時間－－時間資源是如何消耗的？用精力最好的時間干最重要的事。分析無效的時間－－做了哪些根本不需要做的事情？哪些事做了是白費功夫？做了哪些能夠由別人、并應該由別人做的事情？做了哪些浪費別人時間的事情？做了哪些耗時過長的事情？排除浪費的時間－－哪些事是不能帶來效益的？25技能與訓練

把以下事情分成“不緊急不重要”、“不緊急重要”、“緊急不重要”、“緊急重要”排序：

A.明天給領導匯報的文案、

B.回復老朋友一個月前來的電子郵件

C.家中下水道不暢

D.給堂弟打電話祝他們喬遷之喜

E.替朋友寫規(guī)劃書學會將事情按照輕重緩急進行排序，利用管理時間的方法安排自己的生活，提高辦事效率。26二、個人時間管理3、善于利用有效管理時間的工具。有多種管理時間的輔助手段，這些輔助手段有助于秘書有效地分配和管理時間，例如時間表、值班表、工作記錄本、效率手冊、墻上計劃圖表、布告板等。秘書時間管理的方法

墻上計劃板“在不在”布告板效率手冊臺歷

時間表

商務編制時間表是管理時間重要而有效的手段！二、個人時間管理4、養(yǎng)成好習慣。如：把握時間結(jié)束點，控制好通電話的時間和聊天的時間；對那些不重要的事情和不屬于自己的事情說“不”；安排“不被打擾”時間；嚴格規(guī)定事情完成期限等。

你的“工作”效率如何？

關于你工作的問題，如果回答“是”，就在問題的前面畫“√”?！酰?、你約會經(jīng)常遲到嗎？□２、你是否對工作所需要的時間做出錯誤判斷？□３、你是否總因為起動太晚而不能在規(guī)定的期限內(nèi)完成工作？□４、你是否需要設定最后期限來促使你動手做某事？□５、你是否把每件事都拖到最后才做－－但通常還是能按時完成任務？□６、你喜歡挑戰(zhàn)危機嗎？□７、你是否經(jīng)常因為感到信息不足而推遲決策？□８、在開始一項工作之前，你是否需要時間考慮、調(diào)研和規(guī)劃你的工作？□９、對于令你生氣的事，你總推遲處理并且希望它們自行消失？□１０、在事情開始時不假思索立即著手，然后逐漸泄氣，最后發(fā)現(xiàn)難以完成？30□１１、你是否喜歡一氣呵成地將一件事做完，如果不能，是否就會喪失興趣？□１２、你是否在一件工作和另一件工作之間跳來跳去，結(jié)果毫無進展？□１３、你的精力是否容易被分散，雖然嘴上埋怨而實際上喜歡被打斷？□１４、你是否在打電話、給同事發(fā)電子郵件或聊天上用的時間太多？□１５、你是否愿意計劃好每一天，但如果沒能恪守計劃就會感到有壓力？□１６、你是否愿意在某一斷時間內(nèi)持續(xù)工作？□１７、你是否有時因為在某個環(huán)節(jié)投入太多時間而不能按時完成全部工作？□１８、你是否有時卷進不屬于你份內(nèi)的事？□１９、你是否眉毛胡子一把抓，結(jié)果忙不過來？□２０、你是否從來沒有時間從事案頭工作？31工作效率低下的幾種表現(xiàn)

時間觀念差（問題１－３）需要壓力才能行動（問題４－６）拖拉推延（問題７－９）虎頭蛇尾（１０－１４）過于忙碌（１5－２０）整理整頓不足（不少的人２０％的時間都浪費在找東西上。）

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時間管理的十大關鍵點

第一、設立明確的目標。成功等于目標。第二、一張清單，把每年要做的每件事都列出來，并進行目標分解到月、到周、到日。每天晚上把第二天要做的事情列出來。第三、堅持20/80原則，用你80%時間來做20％最重要的事情。第四、每天至少留出半個小時“不被干擾”的時間。第五、按價值分配時間，每分每秒做最有效率的事情。。第六、保持工作效率與效果、工作與生活等方面的良好平衡。第七、學會利用零散時間。第八、在一件事沒做完前不要考慮第二件事。第九、做好“時間日志”。第十、時間大于金錢，用你的金錢去換取別人成功的經(jīng)驗。33

積攢時間的小盒子

在美國造幣廠金粉處理車間，有一個木制的盒子，每天下班前清掃時，這個盒子就會被拿起來，里面細小的金粉隨之被積攢起來。日積月累，每年可因此為造幣廠節(jié)約數(shù)萬美元。每一個成功的人士的心里也都有這樣一個盒子，用于積攢哪些被分解得支離破碎的時間，把那些常人不注意的零碎時間都收集利用起來，日積月累，將會有驚人的成效。達爾文每天只能工作一個小時，卻創(chuàng)造了令人類生生不息的“進化論”，成為世界著名的生物學家。一小時能做什么？可以看20頁有用的書，一年下來可看7300頁，10年你可讀73000頁書，可以成就一個學者。你也可以搓四圈麻將，打幾盤“斗地主”。是打麻將、斗地主，還是珍惜時間成就一番事業(yè)？這全看我們的選擇。34訓練與練習：學會說“NO”

內(nèi)容介紹：快速情景設置，30秒內(nèi)用上下類似的方法拒絕別人，不能重復。給我一點考慮的時間這個建議真吸引人我很尊敬你我原則上是不會去做這樣的事的我真的很遺憾這在眼下剛好行不通恩。。。不行。。。。情景1：你是公司公司經(jīng)理辦的秘書，如果經(jīng)理要你將剛剛開完會的會議紀要今天下午下班前整理出來交給他，但你眼下還有其他更重要的事情要處理，那你該怎么應對呢？情景2：周末，你正忙著處理一項工作，同事邀請你一起去踢足球。35【訓練與練習】如何計劃一周的工作

小練習：假設現(xiàn)在是星期天的晚上，你要計劃下周一的日程，面前是明天要做的事情：1．你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生2．星期二是一個好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡3．你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話4．有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期一或星期二晚上去面試（19點以前），估計要花1小時。5．明晚8點有個1小時長的電視專題節(jié)目，與你的工作有密切關系6．明晚有一場TFBOY的演唱會7．你在圖書館借的書明天到期8．外地一個朋友邀請你周日去玩9．你要在星期三交工作計劃書之前把它復印一份10．明天下午2點到4點車間有一個安全工作會議3611．你欠某人200元錢--他明天也將參加那個會議12．車間通知你明天晚上7點到8點參加一場數(shù)控技術講座13．你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面14．你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗15．你想好好洗個澡16．你負責的技術革新項目小組將在明天上午9點鐘開會，預計1小時17．你身上只有5塊錢，需要取錢18．班組安排大家明天晚上聚餐，慶祝班組獲得全國“學習型班組”榮譽稱號19．你錯過了星期五的例會，要在下星期一之前復印一份會議記錄20．這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需1小時21．你收到一個朋友的信1個月了，沒有回信，也沒有打電話給他22．星期二下午下班后，要給班組員工作一次公司生產(chǎn)經(jīng)營形勢報告會，預計準備報告會要花費1個小時，而且只能用業(yè)余時間23．你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有24．下個星期二，你要參加一次業(yè)務技能考試

37制作一周工作安排表

請將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優(yōu)先級，按優(yōu)先級把它們重新排序，然后根據(jù)這些事件，制訂一個日工作時間安排表。在這些項目中，有些是互相沖突的，有些則富有彈性。如何制訂一份合理實用的計劃表呢？在制訂時間表以前，請：

1．把要做的事情全部看一遍，將諸多事項先分類。

2．確定每件事情的重要等級。

3．根據(jù)重要程度把事情重新排序。

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編好時間表以后，請考慮回答下列問題：你是依據(jù)什么標準分類的？哪些事情被放棄不做？為什么？哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？

39時間管理的五個步驟

任何有效的時間管理系統(tǒng)都包含以下五個步驟：

1明確你的價值觀

2確定你的目標

3對你的目標按優(yōu)先級排序

4明確你的任務

5對任務按優(yōu)先級排序

40判斷事物輕重的原則

上一節(jié)練習中的事件可以分為幾個類別：健康——看牙醫(yī)，洗澡等等家庭——給家里打電話等等友誼——買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友等等愛情——準備燭光晚餐等等工作——簡報，電視節(jié)目，會議，整理材料，考試等等金錢——夜間兼職的面試等等興趣——看音樂會等等重看一遍你對這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項放在首位，把哪些放在無關緊要的地方。這就是你的價值觀。41任務四時間管理三、領導時間的管理

讓領導整天陷于忙亂而被動浪費大量時間和精力那是秘書的失職?。“咐?/p>

辦公室張主任去中央黨校學習，趙秘書接手安排領導活動。開始他還能按張主任教給他的辦法，按程序安排，未出大錯，后來卻逐漸松懈了。一天，他參加同學聚會，盡興之后，才想起領導活動安排尚未作出，按程序辦已經(jīng)來不及了。他忙翻開領導活動需求的登記薄、請柬等，隨意填寫了安排表：一把手到機場迎接美國來華旅游團、二把手出席××公司慶典……忙亂了一個小時總算安排完畢，趕上了發(fā)出通知的時間?？墒前才磐ㄖl(fā)出十分鐘后，一把手就打電話到辦公廳，說：“老山鄉(xiāng)有二十名農(nóng)民集體中毒，人命關天，我必須馬上去！哪有功夫去迎接什么旅游團！”二把手來電話說：“今天有個農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化專家咨詢會，是我主持的，我必須去，不去參加×公司慶典”，管工業(yè)的領導人打電話問：“你們安排活動怎么亂點將？不讓我出席今天的工業(yè)企業(yè)改制研討會，卻要我出席名人游園活動？”管文教的領導人急急忙忙來到辦公廳，說：“趕快改變安排，我要去郊區(qū)參加素質(zhì)教育現(xiàn)場會，不能按你們的安排辦?！薄S多領導人對此安排強烈不滿，強調(diào)要更改安排。急得市府秘書長滿頭大汗。他召集了緊急協(xié)調(diào)會，快速作了重新安排，采取了相應的補救措施。靈活自負的秘書小趙此刻呆若木雞，后悔不已。

情景案例

周四下班前一小時，宏利公司肖總把經(jīng)理助理李強叫進辦公室，對他說明了自己下周（3月7日至3月11日）的工作內(nèi)容，吩咐李助理做好一份計劃表，務必明天下午三點交由自己審閱。李強一邊聽一邊認真做著記錄，末了肖總要求李強在擬定計劃時多與相關部門溝通協(xié)調(diào)。李助理所做的肖總下周工作內(nèi)容記錄如下：

1、公司部門經(jīng)理例行的碰頭會；2、出席營銷部的季度工作動員會；3、迎接周三上午市工商局、環(huán)保局的檢查；4、組織各部門負責人學習新的《企業(yè)法》；5、安排與新世紀公司黃總進行商務談判；6、參加公司女員工的“三．八”節(jié)紀念活動（慶祝晚宴）；7、去兩個不同省份的分公司進行基層調(diào)查，參加其中某分公司舉行的客戶聯(lián)誼會；8、主持召開上一年度公司工作總結(jié)大會。項目任務

如果你是宏利公司的總經(jīng)理助理李強，你將如何擬制這份工作時間表，作好辦公室時間的管理工作？任務分析

為上司安排工作日程是要花費秘書很大一部分的精力的，它不是把上司的諸多工作僅僅作個簡單的排列，或者想當然的自作主張地安排，它需要秘書動腦筋，想辦法，這就需要有很強的協(xié)調(diào)能力、溝通能力和制作表格的工作技能。從上述情景案例中不難看出，肖總一周的工作內(nèi)容是繁雜的：既有單位內(nèi)部必須要出席的各類會議，也有與客戶的商務談判、迎接政府相關部門的工作檢查，還有奔波在外的工作差旅等等，作為經(jīng)理助理的李秘書應該如何為上司擬定一份科學可行的一周工作日程安排呢？任務分析

首先要明確目標。一個單位在某個時間段（年、季度、月或周、日）都會有明確的工作目標，工作目標明確工作效率才會高，工作成果才會大，否則就會浪費寶貴的時間。肖總在這一周工作中也會有一個具體的工作目標，李秘書應該圍繞這個工作目標合理分配時間，注意工作的輕重緩急。

其次要作好協(xié)調(diào)。肖總在本周的工作安排會牽涉到公司的相關部門，為使各部門的工作不發(fā)生“撞車”現(xiàn)象，李秘書應提前與相關部門及時溝通，作好協(xié)調(diào)工作。

再次是彈性安排。李秘書必須考慮到在本周可能發(fā)生的特殊情況和偶然因素，因此在安排時間時要有彈性，要給肖總一定的機動時間以處理和應付突發(fā)事件。在時間上留有充分的余地也有利于肖總的的身體健康，充分做到勞逸結(jié)合。

另外要充分利用時間。要把時間看成一個多層次、整體化、綜合化的開放系統(tǒng)，利用一切可以利用的時間以延長上司可利用的工作時間，只有這樣，李秘書才能在一周的工作時間中科學合理地安排好肖總所有的工作內(nèi)容。每個人都有不同的生物鐘，腦力活動都有不同的最佳工作時間，李秘書還要根據(jù)人的生物鐘規(guī)律安排好工作時間以達到最佳的工作效率。領導相關工作時間管理一般程序領導審定通知到人作好準備現(xiàn)場服務領導活動需求匯總篩選分輕重緩急按領導分工作時序安排方案征求領導意見修改初步方案程序很重要！工作時間表的概念和類型

它是將某一時間段中已經(jīng)明確的工作任務清晰地記載和標明的表格，是提醒使用人和相關人按照時間表的進程行動，從而保證完成任務的有效方法。時間表類型會議時間表約見時間表旅行時間表年度\季度時間表月\周時間表工作日志工作時間表的編制步驟

1、根據(jù)工作需要確定編制時間的周期；2、將該階段所有的工作、活動或任務收集匯總；3、如果活動安排有矛盾，主動與相關部門或人員協(xié)調(diào)溝通，及時調(diào)整；4、按照時間順序?qū)⑷蝿张帕星逦?、繪制表格，標明日期、時間和適合的項目；6、用簡明的文字將信息填入工作表格；7、將工作表交由領導審定。工作時間表的編制步驟領導審定確定周期收集匯總協(xié)調(diào)溝通及時調(diào)整時間順序排列任務繪制表格填入信息程序！記住關鍵句!不同時間表的編制方法

秘書可以參照上一年的時間表和新一年工作部署來編制該表，注意收集新一年工作部署中計劃安排的主要活動，根據(jù)領導的意見確定一個適當?shù)臅r間制成表格即可內(nèi)容要求簡明概括!一目了然!年度時間表企業(yè)在新的一年中重要活動的時間安排計劃，它給領導和各部門負責人提供一年中主要工作安排的一覽表，以明確有哪些工作與自己或本部門有關，以便提前做好準備。方法!不同時間表的編制方法

宏利公司2007年度工作安排表

月份日期及工作內(nèi)容

備注一月15日召開職工代表大會25日董事會二月2日科技人員座談會三月

10日召開股東大會15-----16新產(chǎn)品訂貨會24—28赴上海參加某博覽會……十二月20日年終總結(jié)大會不同時間表的編制方法

秘書可利用單位專項工作會議收集月工作時間表的相關信息并制成表格；秘書也可在月底請各位領導將下月的安排或活動口頭或書面交給自己綜合整理，有矛盾沖突的加以溝通調(diào)整，然后編制成表內(nèi)容比年度時間表要詳細!

月工作時間表領導在一個月內(nèi)重要工作、活動的時間安排計劃，如每月一兩次的工作例會，預先通知的上級檢查，商務洽談，工作旅行等方法!不同時間表的編制方法

宏利公司四月份工作安排

日期星期工作內(nèi)容備注1二某產(chǎn)品促銷活動工作籌備會議在5樓會議廳2三肖總赴美國某公司考察3四人力資源部工作會議在3樓會議廳4五下午李副總約見星月商城羅副總商務洽談晚宴在福林大廈……30四迎接市質(zhì)量監(jiān)督局工作小組檢查秦主任負責31五公司撥河比賽行政辦負責組織不同時間表的編制方法

常常在上周五下班前或周一上午由主要領導提供相關信息或開會碰頭協(xié)商活動安排內(nèi)容，由秘書統(tǒng)一協(xié)調(diào)然后制成表格內(nèi)容更加詳細具體！時間要求更加精確！地點也要準確注明！

領導一周之內(nèi)經(jīng)常性工作和業(yè)務等活動的時間安排計劃，它是在月工作時間表的基礎上制定的。它既是領導一周之內(nèi)具體工作安排的基本依據(jù)，也是辦公室提供相關服務的依據(jù)。周工作時間表方法!不同時間表的編制方法周次時間星期一星期二星期三星期四星期五上午9：00工作例會，小會議室11：00科達公司劉部長來訪出差廣州，9：30南航某某次航班，劉助理隨行…下午3：30與天璽公司簽約，楚維賓館八樓會議廳…不同時間表的編制方法

內(nèi)容應盡可能詳細具體！有很大的可操作性！

工作日志通常要準備兩本，一本為領導使用，另一本為自己使用，應在前一天下班前制定，秘書可根據(jù)周工作時間表提前了解領導第二天的工作和活動的信息，在兩份工作日志上填入，送領導本人審定，看是否需要再次調(diào)整和補充。領導工作日志和秘書工作日志可單獨編制，也可結(jié)合在一起，兩者要注意互相協(xié)調(diào)配合，如領導與秘書都要去參加的活動要記錄在相同的時間內(nèi)，秘書單獨的活動，只有安排在領導的空余時間，或者單獨活動的時間內(nèi)，當領導工作日志內(nèi)容發(fā)生變化，秘書應更改自己的日志，并做好變更的善后工作。工作日志根據(jù)周工作時間表編制的一天時間內(nèi)公司領導和自己活動的具體工作安排。擬定工作日志有利于處理一些經(jīng)常性的日常事務方法!示例

秘書工作日志

經(jīng)理工作日志

9月，2006年

9月，2006年15日星期三