企業(yè)公文寫作知識(shí)培訓(xùn)

二○一三年十一月企業(yè)公文寫作常用文體與寫作方法內(nèi)容第一章公司公文寫作常用文體第二章對(duì)外公文文體與寫作第三章對(duì)內(nèi)公文文體與寫作第四章個(gè)人應(yīng)用文體的寫作第五章有關(guān)寫作技巧提升的思考公司公文寫作常用文體第一章工作中經(jīng)常使用到的公文對(duì)外公文報(bào)告以公司名義發(fā)出的正式對(duì)外行文就特定事項(xiàng)向上級(jí)單位陳述工作、請(qǐng)求支持請(qǐng)示就特定事項(xiàng)向上級(jí)單位提出請(qǐng)求，上級(jí)單位需批示或回復(fù)情況說(shuō)明以公司或公司下屬二級(jí)單位名義發(fā)出的對(duì)外行文就特定事項(xiàng)進(jìn)行的介紹或解說(shuō)函以公司或公司下屬二級(jí)單位名義對(duì)外發(fā)出的平行文種就特定事項(xiàng)相互商洽、詢問(wèn)、解答或請(qǐng)求批準(zhǔn)新聞報(bào)道以公司或下屬單位、組織名義撰寫的專題文稿以簡(jiǎn)明扼要的文字，及時(shí)的概括敘述新近發(fā)生的重要事件協(xié)議以公司名義與對(duì)等方訂立的契約為確定某種法律關(guān)系、經(jīng)過(guò)協(xié)商一致達(dá)成簽署的記錄工作中經(jīng)常使用到的公文對(duì)內(nèi)公文通知面向全公司或特定群體/人員向特定對(duì)象告知或傳達(dá)有關(guān)事項(xiàng)公示以文書形式公開告知下屬，并要求了解與執(zhí)行會(huì)議紀(jì)要記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)講話稿特定人員用于特定活動(dòng)或場(chǎng)合在各種會(huì)議上發(fā)表的帶有宣傳、指示、總結(jié)性質(zhì)的講話文稿個(gè)人工作中使用到的文體論文不同發(fā)表媒介對(duì)論文的篇幅、理論高度、行文規(guī)范提出了不同要求，但都遵循通用體例和相似的基本方法。企業(yè)公文通用版式根據(jù)2012年7月公布的GB/T9704-2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》相關(guān)規(guī)定，公文用紙采用A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

，版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁(yè)碼）標(biāo)題字號(hào)：小二/三號(hào)標(biāo)題字體：黑體/仿宋加黑正文字號(hào)：小三/四號(hào)正文字體：仿宋行間距適當(dāng)加蓋印章：?jiǎn)我话l(fā)文印章：端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。聯(lián)合行文印章：主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。兩印章之間不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。

標(biāo)題用語(yǔ)：關(guān)于通知公告決定報(bào)告請(qǐng)示申請(qǐng)函說(shuō)明等開端用語(yǔ)：據(jù)、根據(jù)、依據(jù)、按照、為了、由于、關(guān)于、茲、鑒于等期請(qǐng)用語(yǔ)：請(qǐng)、懇請(qǐng)、提請(qǐng)、希、望、希望、盼等綜合用語(yǔ)：為此、至此、有鑒于此、綜上所述、總之等稱謂用語(yǔ)：本（公司、部門）、我（公司、部門）、該（單位、部門、人）、貴（單位）等。承啟用語(yǔ)：“根據(jù)…特作如下決定”“為了…提出如下方案”等批轉(zhuǎn)用語(yǔ)：批示、審批、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、公布、下發(fā)等。表態(tài)用語(yǔ)：應(yīng)、同意、批準(zhǔn)、遵照?qǐng)?zhí)行、組織實(shí)施、供參考、酌情處理等征詢用語(yǔ)：可否、妥否、是否同意、如有不當(dāng)?shù)纫龜⒂谜Z(yǔ)：收、接、悉、收悉、驚聞、欣聞等結(jié)尾用語(yǔ)：“妥否，請(qǐng)批示”、“懇請(qǐng)支持”、“特此通知”、“特此報(bào)告”等企業(yè)公文通用語(yǔ)匯對(duì)外公文文體與寫作第二章一、紅頭文件文號(hào)：以發(fā)文單位命名，上行文為“西超字”、下行文為“西超發(fā)”按年度順序排列簽發(fā)人為企業(yè)負(fù)責(zé)人標(biāo)題中使用發(fā)文單位全稱事項(xiàng)訴求類別文件類型：報(bào)告：不需要收文單位批示或回復(fù)。通常用于對(duì)于事項(xiàng)情況的匯報(bào)或告知請(qǐng)示：收文單位須作出批示或回復(fù)。通常用于對(duì)事項(xiàng)是否推進(jìn)、是否許可等決策的請(qǐng)準(zhǔn)函：多用于平級(jí)之間行文，適用于事項(xiàng)的知會(huì)或協(xié)商主送單位（使用全稱）正文中首次出現(xiàn)，使用公司全稱陳述事項(xiàng)基本情況明晰闡述文件主旨與文題對(duì)應(yīng)，末段寫明“特此報(bào)告”、“特此請(qǐng)示”、“特此函告”等此處加蓋印鑒紅頭文件的發(fā)文機(jī)構(gòu)為發(fā)文單位的二級(jí)職責(zé)部門

上行（指對(duì)公司外部）紅頭文件通常用于公司重大事項(xiàng)的報(bào)告、重要項(xiàng)目的申請(qǐng)、勞動(dòng)人事主要情況的報(bào)告等。

體例：第一段：闡述行文原因、主旨第二段：圍繞主旨，闡明事項(xiàng)第三段：歸納，明確訴求二、報(bào)告（一般文體）首段闡明報(bào)告事由、緣起（簡(jiǎn)短報(bào)告一二段可合并）次段點(diǎn)明具體事項(xiàng)點(diǎn)題（對(duì)外撰寫報(bào)告時(shí)，要在文首明確標(biāo)示匯報(bào)、報(bào)告等確指性語(yǔ)句概括、有條理、清晰完整的報(bào)告主旨事項(xiàng)末段歸納、總結(jié)并闡明期許（簡(jiǎn)短報(bào)告可陳述事項(xiàng)后直接結(jié)尾，無(wú)須此段。企業(yè)公文中，正文末段和落款之間間隔為三行對(duì)外報(bào)送的報(bào)告通常針對(duì)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中某項(xiàng)工作中的特定事項(xiàng)。寫作注意事項(xiàng)：1.主旨明確。一份報(bào)告一般圍繞一項(xiàng)中心事項(xiàng)展開。2.要有該份報(bào)告撰寫緣由的簡(jiǎn)要描述（如：根據(jù)某規(guī)定、某要求、某約定，根據(jù)某事項(xiàng)的重要程度等）。3.條理清晰?；蚴褂脭?shù)字排序，逐條闡述，或使用邏輯推演，層層遞進(jìn)。切忌闡述主旨事項(xiàng)時(shí)過(guò)多追溯背景或過(guò)度描述細(xì)節(jié)。4.語(yǔ)言應(yīng)嚴(yán)肅準(zhǔn)確，不使用感情色彩濃重的語(yǔ)匯。三、情況說(shuō)明標(biāo)題可采用“主旨+情況說(shuō)明”或直接以“情況說(shuō)明”作為標(biāo)題背景/起因過(guò)程最終情況公文末段一般應(yīng)點(diǎn)明文題。如“特此說(shuō)明”、“特此函告”、“特此通知”等情況說(shuō)明是一種常用對(duì)外公文，主送對(duì)象可以是具體的某一外部團(tuán)體或個(gè)人，也可視作公司對(duì)外廣泛發(fā)布的信息。通常用于對(duì)某具體事宜的解說(shuō)、解釋或陳述。寫作注意事項(xiàng)：1.情況說(shuō)明通常篇幅較短。由于是針對(duì)特定具體事宜的說(shuō)明，因此事件的緣起、背景、經(jīng)過(guò)等均應(yīng)盡量精煉。但全文必須邏輯完整。2.情況說(shuō)明的行文中，應(yīng)多使用陳述句，一般不提出訴求。3.用于疑難事項(xiàng)的解釋說(shuō)明時(shí)，對(duì)于事件原因的分析應(yīng)盡量完整，須陳述一條以上原因時(shí)，可采用序號(hào)分段方式加以強(qiáng)調(diào)，以增強(qiáng)事件結(jié)果的合理性?？梢詫懗鲋魉蛯?duì)象。此處空白時(shí)，視作廣泛對(duì)外公布希望對(duì)方重點(diǎn)關(guān)注的信息，可通過(guò)序號(hào)分段、字體加黑等方式加以突出，但切忌重復(fù)強(qiáng)調(diào)。四、(邀請(qǐng)、承諾、說(shuō)明、委托、詢證、通知）函邀請(qǐng)函的標(biāo)題首行為邀請(qǐng)事項(xiàng)，可視邀請(qǐng)函的版式設(shè)計(jì)而選擇居中或左對(duì)齊置于全文最顯眼位置，必要時(shí)使用裝飾性字體邀請(qǐng)對(duì)象的稱謂前使用尊稱邀請(qǐng)要素：時(shí)間、地點(diǎn)、事項(xiàng)（或可標(biāo)明是否安排接機(jī)、交通指引、受邀人類別等）現(xiàn)行公文中，“此致敬禮”格式用于主旨為致敬、邀約等事項(xiàng)的信函Word2003/2007版本均有該格式自動(dòng)生成功能承諾函應(yīng)說(shuō)明作出承諾事項(xiàng)的基本事實(shí)、事實(shí)成立時(shí)間。這是承諾有效且有效范圍可控的前提承諾函是主體對(duì)于特定事項(xiàng)作出的“同意接受、同意執(zhí)行”的表達(dá)。承諾一經(jīng)作出，主體不得加以拒絕。點(diǎn)明題旨，承諾內(nèi)容文字應(yīng)準(zhǔn)確、嚴(yán)密、簡(jiǎn)練，避免出現(xiàn)非確指性界定或描述承諾函可以標(biāo)示該承諾的適用范圍，以避免被接收方濫用除非必要情形，承諾的接收方一般不在文首標(biāo)示五、賀信、唁電開篇點(diǎn)題

賀信常用：欣聞、喜聞、祝賀、恭賀

唁電常用：驚聞、驚悉、悲痛、沉痛致電的主體的情況以及與我公司的關(guān)系（致信、致電的核心原因）

賀信、唁電等特殊公文應(yīng)遵循常用表達(dá)習(xí)慣，表達(dá)祝賀或哀悼時(shí)應(yīng)有禮、真誠(chéng)、節(jié)制樂(lè)而不淫，哀而不傷這是公文寫作中表達(dá)情感傾向時(shí)的通用原則六、新聞報(bào)道新聞?wù)鎸?shí)性原則：五要素（時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件經(jīng)過(guò)、發(fā)生的原因）新聞?wù)Z言要素：具體實(shí)在、簡(jiǎn)明精煉、通俗易懂、生動(dòng)形象新聞報(bào)道基本方法：概括事實(shí)、精選事例、再現(xiàn)場(chǎng)景、對(duì)比襯托

新聞報(bào)道時(shí)，盡量使用意義鮮明的動(dòng)詞、含義確切的名詞和數(shù)詞。文章結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單明了，用詞通俗化、口語(yǔ)化。新聞標(biāo)題原則：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)約、吸引受眾再現(xiàn)場(chǎng)景概括事實(shí)精選事例精選事例具體實(shí)在的細(xì)節(jié)新聞報(bào)道不是事實(shí)的簡(jiǎn)單復(fù)述，依據(jù)新聞受眾及傳播目標(biāo)，會(huì)呈現(xiàn)出鮮明的傾向性觀點(diǎn)和導(dǎo)向，這是新聞報(bào)道的關(guān)鍵性功能之一。七、協(xié)議通常情況下，標(biāo)的物的出讓方、委托方為甲方，受讓方，受委托方為乙方協(xié)商目的的準(zhǔn)確是協(xié)議成立且有效的前提協(xié)議須明確約定協(xié)商目的的達(dá)成途徑協(xié)議須標(biāo)明適用情形協(xié)議訂立者的履責(zé)能力是協(xié)議成立且有效的另一必要前提對(duì)內(nèi)公文文體與寫作第三章對(duì)內(nèi)公文行文注意事項(xiàng)十二部、一室、五個(gè)制造廠均為公司下屬“部門”，對(duì)內(nèi)公文中應(yīng)使用“公司屬各部門、公司屬相關(guān)部門、各制造廠、各職能部室、各生產(chǎn)班組”等規(guī)范稱謂。

“單位”這一稱謂不應(yīng)用語(yǔ)公司內(nèi)部公文中對(duì)特定對(duì)象的指代。

公司組織結(jié)構(gòu)圖一、通知各部門發(fā)布的對(duì)內(nèi)通知應(yīng)標(biāo)明來(lái)文單位及文號(hào)，文號(hào)通常以年度為單位順序排列發(fā)布的通知應(yīng)加蓋印鑒，在OA系統(tǒng)發(fā)布應(yīng)加蓋電子印鑒。

通知通常用于臨時(shí)性事項(xiàng)，發(fā)文單位應(yīng)以年為單位歸檔或留存。

通知的撰寫原則：具體、平實(shí)、精確針對(duì)會(huì)議、活動(dòng)的召開的通知，應(yīng)盡量詳盡描述參會(huì)相關(guān)的準(zhǔn)備事項(xiàng)、注意事項(xiàng)針對(duì)某事項(xiàng)下發(fā)的通知，應(yīng)明示需要開展的工作內(nèi)容、要求及時(shí)間節(jié)點(diǎn)二、公示

公示的用途：就某事項(xiàng)預(yù)先告群眾周知，用以征詢意見，改善工作。公示的原則：公開性：具有較強(qiáng)的透明度周知性：公示的根本目的體現(xiàn)在周知性，暨使關(guān)注者廣泛了解，并參與其中。科學(xué)性：公示的時(shí)間、事項(xiàng)的內(nèi)容均應(yīng)科學(xué)合理。民主性：公示的過(guò)程與結(jié)果都公開、公平、公正，有群眾參與和監(jiān)督。公示的背景，體現(xiàn)公開性、周知性原則公示內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明、邏輯清晰、無(wú)歧義，體現(xiàn)科學(xué)性原則體現(xiàn)民主性三、會(huì)議紀(jì)要公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中通常使用的會(huì)議紀(jì)要包括“工作會(huì)議紀(jì)要”、“聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要”兩類。紀(jì)要原則：紀(jì)實(shí)性、概括性、條理性會(huì)議紀(jì)要正文的撰寫方式：1.概括敘述式：體現(xiàn)與會(huì)者共同意志，適用于對(duì)會(huì)議宗旨、號(hào)召的宣貫2.分列標(biāo)題式：用于綜合性會(huì)議，一般分列決議事項(xiàng)，用于對(duì)今后任務(wù)的闡述、部署（公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中常用該模式的紀(jì)要，作為某項(xiàng)工作開展的決策和執(zhí)行依據(jù)）3.發(fā)言記錄式：用于小型會(huì)議，必須忠實(shí)于發(fā)言原意，以記錄為主要功能成文的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分類別編列文號(hào)結(jié)尾處一般辟出專門段落，提出號(hào)召、希望、要求四、講話稿講話稿篇幅不宜過(guò)長(zhǎng)，發(fā)言時(shí)間一般控制在5分鐘之內(nèi)高屋建瓴，點(diǎn)出主旨承上啟下的樞紐，是全文題眼之所在真正的講話對(duì)象，對(duì)本次活動(dòng)起到推動(dòng)作用，呼應(yīng)會(huì)議主旨表層意義的講話對(duì)象開篇擺明立場(chǎng)本次活動(dòng)的意義具體做法與成效歸結(jié)到活動(dòng)的目的、本體的態(tài)度本體與活動(dòng)主體的邏輯聯(lián)系本體對(duì)該事項(xiàng)的認(rèn)識(shí)與方略啟承轉(zhuǎn)合個(gè)人應(yīng)用文體的寫作第四章論文論文主題論證的基本觀點(diǎn)理論依據(jù)/方法提出問(wèn)題分析問(wèn)題分析問(wèn)題解決問(wèn)題引論本論結(jié)論分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的支點(diǎn)、基礎(chǔ)，全文以此為力量支撐展開無(wú)論探討理論問(wèn)題，還是構(gòu)建解決模型的論文，均應(yīng)遵循提出命題、基于某種方法分析問(wèn)題、得出結(jié)果的論文構(gòu)建框架。寫作技巧提升的思考第五章一、公文寫作的原則行文過(guò)程文章架構(gòu)文字原則完善細(xì)節(jié)依據(jù)“從主干到枝節(jié)”的原則寫作在表意準(zhǔn)確、完整的前提下，使用盡可能簡(jiǎn)短的文字。每層意思表達(dá)完整后，應(yīng)使用句號(hào)。避免“一逗到底”。依據(jù)內(nèi)容需要，分段表述更明白。邏輯貫通，一氣呵成，對(duì)重要事項(xiàng)的表述，宜強(qiáng)調(diào)，不宜重復(fù)申明。用語(yǔ)準(zhǔn)確、節(jié)制、不卑不亢，宜使用“請(qǐng)、敬請(qǐng)”等期請(qǐng)語(yǔ)氣