Documentum電子檔案管理解決方案

EMCDocumentum

在電子檔案管理領域的解決方案

Agenda內容管理平臺對檔案管理系統(tǒng)的支撐內容管理平臺對電子檔案長期保存的支撐完整的內容管理平臺StaticLowHighInformationCentricPolicyCentric傳統(tǒng)的內容管理傳統(tǒng)的檔案管理Structure&

Process協(xié)作庫服務和工作流格式副本虛擬文檔CMandRMsolvedifferentbutoverlappingproblemsTherealrequirementistomanagethecompletelifecycleofcontentIntegrationprovidesacompletesolutionandisarequiredaspectofECM時效性規(guī)劃凍結保持審計追蹤工作流鏈接管理格式轉換格式副本XML管理內容發(fā)布內容庫服務分類生命周期法規(guī)遵從Portal企業(yè)搜索企業(yè)應用協(xié)作空間RegulatoryPublishing記錄管理員編輯工具集成記錄管理時效性策略智能存儲模板最佳實踐流程發(fā)現建模模擬分析和優(yōu)化表單設計隊列管理系統(tǒng)集成流程執(zhí)行活動監(jiān)控變更控制審計和報告歸檔信息權限管理安全流程服務內容服務內容庫服務Documentum在電子檔案管理的應用電子簽名CSForSharePoint訪問控制加密審計追蹤檔案管理的核心問題真實性指檔案由當事人或當值設備在第一時間形成，符合形成者的意圖，文件的內容真實可信，文件所反映的形成者、發(fā)送者身份屬實，形成和發(fā)送時間符合實際。完整性指檔案的正文、附件、結構和背景信息是完整的、未被非法改動。有效性指檔案在經過格式轉換、系統(tǒng)遷移等操作之后，依舊能夠可被查找、檢索、顯現和理解。國際標準ISO15489信息與文獻——文件管理ISO23081文件管理過程元數據標準ISO14721開放檔案信息系統(tǒng)(OAIS)參考模型ISO17799電子信息的安全管理規(guī)范ISO19005-1PDF/A-1電子文件長期保存的格式標準ISO/TR18492-2005基于電子文件信息的長期保存標準ISO/DIS22938-2006電子內容/文件管理數據交換格式EMC參與了ISO15489和ISO14721的標準制定建設所參照的國內標準與規(guī)范《檔案法》（1987，1996）《電子簽名法》（2004）《電子文件管理暫行辦法》（2009）《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》《信息與文獻文件管理》（ISO15489－1：2001）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46-2009）《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47-2009）《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48-2009）《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32-2005）……國際電子文件管理標準DoDcertifications北美地區(qū)政府機構文檔管理軟件功能需求的事實標準強調信息法律的遵從性文件管理需求類型的多樣化趨勢軍事領域的專業(yè)性MoReq2通用性靈活性一致性可操作性歐盟文件管理的重要指導性文件Vers基于前沿理論、方法和技術,體現科學性和先進性標準配套性好,操作性強元數據集體系龐大,結構獨特,具備靈活性和兼容性電子文件具有多文檔格式EMC參與了DoD5015.2要求的制定,是MoReq2待審核產品之一ISO15489－Document,Record,ArchiveDocument最寬泛的文件定義Record不可變更的法律憑證Archive長期或永久保存價值國外與國內文件、檔案的對應DocumentRecordArchive文件歸檔文件檔案記錄文件檔案國標:管理部門的對應綜合檔案館文件管理部門ArchiveDocumentRecord檔案室綜合檔案館文件管理部門檔案文件歸檔文件電子文件中心應用系統(tǒng)的定位業(yè)務系統(tǒng)接收檔案室集中采集規(guī)范歸檔統(tǒng)一管理數據規(guī)范安全保密充分共享電子文件管理系統(tǒng)（ERMS）移交檔案館長期保存完整真實有效可信數字倉庫（TDR）ERMS系統(tǒng)的建設內容軟/硬件平臺初步規(guī)劃系統(tǒng)架構設計與集成系統(tǒng)測試和試運行平臺擴展與運維ERMS系統(tǒng)建設管理組織和體系宣傳和推廣制定管理標準和技術規(guī)范規(guī)范各單位業(yè)務系統(tǒng)建設基礎平臺建設系統(tǒng)建設制度標準規(guī)范建設采用內容管理平臺實現電子文件中心歸檔文件管理Recordsmanagement保管期限策略RetentionPolicy自動分類技術AutomaticClassification內容存儲服務ContentStorage電子郵件歸檔EmailArchiveXML數據庫XMLDatabase紙質檔案采集基本內容服務信息權限管理統(tǒng)一搜索自動信息分類時效性保護記錄管理打印控制郵件歸檔多媒體管理SAP歸檔訪問控制生命周期管理數字簽名業(yè)務流程XML支持采用內容管理的優(yōu)勢在多個國際、國內的標準和文獻中，都建議在內容管理平臺的基礎上建設EDMS,ERMS和TDR系統(tǒng)成熟的內容管理平臺已經包含了元數據管理、XML管理、格式轉換、安全權限、文件處置、自動分類、保管期限、法規(guī)遵從等一系列模塊優(yōu)秀的內容管理平臺已經符合了ISO15489,DoD5015.2,MoReq2等一系列國際標準采用內容管理平臺，可以非常順利的實現私有云的架構和SOA的架構基于DoD5015.2的實現FW:SECFilingUpdateFW:SECFilingUpdate采用內容管理的優(yōu)勢－性能保存5500萬份記錄每天新增2000萬份電子檔案，全國10,000人使用供比利時1000萬公民使用10億個電子文件每年新增數電子檔案1200萬份保存超過200萬份勞動就業(yè)資料ERMS系統(tǒng)建設數據和業(yè)務基礎數字化分類表案卷管理保管期限表全流程需求元數據安全管理審計追蹤工作流系統(tǒng)管理法規(guī)遵從性能要求協(xié)同管理易用性形成與辦理捕獲登記存儲與保管檢索利用處置ERMS的核心功能－分類表管理基于目錄的分類管理方式根據電子文件類型進行自動分類可以自動生成標準的分類目錄允許用戶靈活創(chuàng)建分類目錄ERMS的核心功能－保管期限根據電子文件的類型定義不同的保管期限保管期限表具有獨立的管理界面，保持安全性和穩(wěn)定性保管期限到期后，可自動觸發(fā)流程和生命周期完整的內容生命周期

文件創(chuàng)建協(xié)作元數據工作流版本ObjectBecomesARecord

作者控制RecordsManagement

公司控制Store/TransferExpungeLegalRulesRegulatoryComplianceBusinessRulesAccessControl時效性處置DocumentumECMDocumentumRecordsManagerTimeActivityDeclareClassify物理記錄管理CoreRecordsManagerComponents文件和時效性管理

DocumentumPlatformWEB-BASEDCLIENTCONTENTSECURITYUNIFIEDARCHITECTUREDocumentumRetentionPolicyServices安全和訪問控制通知WebServicesforRecords報表存儲管理記錄規(guī)劃聯邦式記錄管理CertifiedERMS的核心功能－電子文件管理流程Reviewed/DraftPendingReviewApprovedPendingApprovalApproved/Rejected/DraftIssuedSTART(create)editDraftEffectivereviewENDapproval(e-sig)issuemakeeffective(e-sig)trainingdecisiontrain(e-sig)IssuedTrainingCompleted/NotRequiredIssuedCreate/ChangeReviewApproveIssue(forTraining)MakeEffectiveObsolete基本的生命周期和任務:URS-01流程建?；顒幽０鍖徲嬜粉櫫鞒棠０錏RMS的核心功能－元數據管理基于XML數據庫，從底層支持對元數據的管理XMLSchema由系統(tǒng)自動管理，便于追溯元數據抽取由XML數據庫實現，效率高EMC在全球有大量的案例，產品能夠支持多個標準公文屬性檔案屬性過程信息原文驗證ERMS的核心功能－保存格式與封裝能夠接收和管理各種格式的電子文件具有電子郵件的歸檔解決方案具有自動格式轉換的組件在建行和上海電力公司有聲像等多媒體電子檔案管理的成功案例杭州市黨政機關（EDMS）機關檔案室（ERMS）杭州市檔案館（TDR）移交自動生成ERMS的核心功能－文件處置覆蓋了EDMS和ERMS的所有領域經過DoD5015.2，Moreq2等認證，實現完整的電子文件處置要求如何實施一個時效性規(guī)劃文件如何歸檔為記錄電子郵件如何收集和保存最終用戶必須擁有哪些分類工具記錄如何保存（物理存儲庫）記錄提取的流程安全控制措施審計日志如何保存紙張(復雜)空間管理信息權限記錄規(guī)劃安全用戶銷毀紙張(基本)記錄

保持

審計

通知

繼承記錄規(guī)劃安全用戶銷毀紙張(基本)記錄

保持

審計

通知

繼承記錄

保持

審計

通知

繼承ERMS的核心功能－文件存儲電子文件中心需要長期保存電子文件在長期的保存和管理過程中，如何安全、有效的利用存儲設備，是非常值得研究的課題：如何保證電子檔案在存儲設備上的安全性？（文件加密）如何有效利用已有的存儲設備？（智能存儲）如何實現電子檔案的歸檔？（專用的歸檔存儲）如何保證電子檔案的訪問效率？（智能存儲）如何利用虛擬存儲，實現虛擬檔案室？（虛擬存儲）DL3DNS42GDMX4CENTERA修改發(fā)布審核銷毀歸檔創(chuàng)建DL3DNS42GDMX4CENTERA

智能存儲－案例1.基于流程RetiredCurrentWIPVersion2.0WIP審批批準CURRENT歸檔RETIREDProcess/WorkflowState/LifecycleCenteraCLARiiONSymmetrixVersion1.5OldVersions智能存儲－案例2.基于版本ERMS的核心功能－安全和訪問控制安全與訪問控制保真電子簽名技術保密身份認證－CA，LDAP，令牌…基于7級的安全控制機制在線瀏覽而無法保存、下載、打印檔案下載后，繼續(xù)控制權限：編輯、保存、打印、散發(fā)、截屏…保存在存儲中進行加密基于法規(guī)遵從的歸檔存儲（硬件）電子簽名電子銷毀單點登錄認證審計加密信息權限權限和安全管理內容安全電子簽名信息權限管理強制性安全控制電子銷毀Electronic

signaturesDigitalshreddingSingle

sign-onAuthenticationAuditingEncryptionInformationrights格式轉換虛擬文檔ConfidentialHeader–ObjectNameFooter–Lifecyclestate電子郵件轉換成PDF添加附件組合內容發(fā)布到PDF水印和圖層頁眉和夜腳PDF到PDF的轉換

RegulatedPublishingTransformationServicesFeaturesERMS對文書類文件的管理文書類文件從OA系統(tǒng)中直接抽取、轉換并封裝基于分類結構，對文書類文件進行管理對文書類文件實現按照元數據的搜索對文書類文件實現按照關鍵字的全文搜索ERMS對照片、聲像的管理ERMS對電子郵件的管理電子郵件記錄管理

降低企業(yè)信息管理成本,實現風險管理可獨立部署，實現單獨的郵件歸檔解決方案；也可以和Documentum整合，實現企業(yè)級的郵件管理解決方案

EMCSourceOne歸檔解決方案優(yōu)化企業(yè)架構，針對內容實現法律遵循、信息管理和優(yōu)化利用的基礎服務EMCSourceOneeDiscovery實現對內容的電子搜索，遵循企業(yè)流程，應對審計要求SourceOne法律遵循歸檔整合Documentum時效性保護(RPS)Applicationofretentionpolicies,mark?ups,anddispositiontotheseproxyobjects內容存儲服務(CSS)AllowsDocumentumrepositorytostorecontentinoneormoreconfiguredstorageareas/devices可信內容服務(TCS)Centera內容服務EnablescontenttobestoredonEMCCenterastorage(nowusesCenteraSDK3.2)ERMS對業(yè)務系統(tǒng)中數據的管理電子文件業(yè)務數據ETL歸檔數據表XML格式文件包轉換ERMS適用于復雜的業(yè)務系統(tǒng)適合于數據與文件相分離的系統(tǒng)可能需要對業(yè)務系統(tǒng)進行改造業(yè)務數據數據庫歸檔軟件XML文件歸檔ERMS適用于簡單的業(yè)務系統(tǒng)使用數據庫歸檔軟件歸檔后的業(yè)務數據直接形成XML文件并導入ERMS系統(tǒng)不需要對業(yè)務系統(tǒng)進行改造EMC支持與Informatica的直接集成EMCCentera專為信息歸檔而構建超過5000多個客戶超過11000個系統(tǒng)被安裝270多家合作伙伴幾乎所有醫(yī)療保健和電子郵件合作伙伴都支持EMCCentera已售出超過370PB的容量管理與擴展的簡易高效—單實例存儲專業(yè)設計用于存儲Billions級數據目標有保證的內容真實性和在線存取磁盤的速度、光盤的保真性、磁帶的價位滿足公司治理及法規(guī)遵從要求