第七章-檔案編研工作

第七章檔案編研工作

檔案編研工作概述檔案參考資料的編寫工作主要檔案參考資料1檔案編研工作的內(nèi)容

檔案編研工作是以檔案館（室）藏檔案為主要對(duì)象，以滿足社會(huì)利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫檔案參考資料，參加編史修志，撰寫專門著述的一項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。主要包括了對(duì)檔案史料的編輯和研究?jī)蓚€(gè)方面。具體內(nèi)容大致歸納為以下幾個(gè)方面：1.1熟悉與研究檔案內(nèi)容，編寫檔案參考資料

檔案參考資料是對(duì)檔案內(nèi)容加工的結(jié)果，它給利用者提供的是系統(tǒng)的素材，滿足他們的一定需要，或幫助他們找到所需要的檔案的線索。1.2匯編現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案文集和編篡檔案史料按照一定的作者、專題、時(shí)間或文種等特征，把檔案材料選編或匯編成冊(cè)，在一定范圍內(nèi)使用或公開出版，如重要文件匯編、政策法令匯編、各種專題檔案史料匯編。1.3以館（室）藏檔案為基礎(chǔ)，參加歷史研究和編史修志，撰寫論著利用檔案參加編史修志工作，是我國(guó)檔案工作的優(yōu)良傳統(tǒng)，如孔子編《春秋》、司馬遷作《史記》等。利用檔案史料撰寫論著，或宣傳歷代杰出人物，或探索歷史發(fā)展規(guī)律，預(yù)測(cè)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，這也是檔案人員的責(zé)任和職業(yè)優(yōu)勢(shì)。1.2檔案編研工作的意義

1.2.1它是積極提供利用服務(wù)的有效方式檔案編研工作在提供有效利用工具有四個(gè)突出特點(diǎn)：一是工作成果的研究性，提供方式的主動(dòng)性，材料的系統(tǒng)性，作用的廣泛性，因此，它是開放檔案的一項(xiàng)重要措施。1.2.2它是提高工作水平的重要途徑編研工作水平的高低，不僅僅取決于檔案人員水平的高低，它還取決于檔案收集、整理、保管、編目等基礎(chǔ)工作水平的高低。因此，編研工作還可以促進(jìn)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案人員提高業(yè)務(wù)能力。1.2.3它有利于檔案原件的保護(hù)、流傳和傳承開展檔案編研工作，向利用者提供檔案內(nèi)容的加工產(chǎn)品，既可以有效地保護(hù)檔案原件，延長(zhǎng)其壽命，又可以向需求者提供遠(yuǎn)程利用服務(wù)，突破了利用的時(shí)空限制，這些都對(duì)檔案原件的永久流傳和長(zhǎng)存世間起到極大的作用。2檔案參考資料的編寫工作

2.1檔案參考資料的特點(diǎn)和種類一般來說，凡是可供人們進(jìn)行工作和研究問題的參考資料，如圖書、報(bào)刊、照片等都可稱作參考資料。檔案參考資料，是指檔案館（室）根據(jù)檔案內(nèi)容綜合編寫的一種材料，它是提供利用的一種方式。其特點(diǎn)不同于其他提供利用方式的特點(diǎn)：2.1.1它與檔案文集不同

檔案文集提供的是檔案的原件，是根據(jù)某一專門的需要對(duì)檔案原件的一種選編匯集。檔案參考資料不是提供檔案原件，或直接根據(jù)檔案原件復(fù)制副本、摘錄，而是根據(jù)一定的專題對(duì)有關(guān)檔案材料的內(nèi)容加工編寫而成的系統(tǒng)資料。它已經(jīng)改變了檔案的原貌，具有問題集中、內(nèi)容系統(tǒng)、概括性強(qiáng)的特點(diǎn)。2.1.2它與專門論著不同它不重在論說，而是綜合記述檔案內(nèi)容，為利用者提供素材。2.1.3它不同于檢索工具它雖然能起到查找檔案的作用，但主要是為利用者提供加工過的、內(nèi)容較完整的情報(bào)資料。也就是說，檢索工具提供的是二次文獻(xiàn)信息（檔案內(nèi)容和形式的信息點(diǎn)或信息線），檔案參考資料提供的是三次文獻(xiàn)信息（檔案內(nèi)容的信息面）。檔案參考資料種類很多，名稱不一，用途廣泛，歸納起來，大致可分為四種類型：大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)匯集和專題概要。2.2編寫檔案參考資料的一般方法

檔案參考資料編寫工作一般由三個(gè)階段組成。首先，制定編寫計(jì)劃這是編寫工作的重要準(zhǔn)備階段。計(jì)劃內(nèi)容應(yīng)包括：1、參考資料的名稱（標(biāo)題）和編寫目的。2、參考資料所包括的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)的范圍。3、參考資料的結(jié)構(gòu)和形式。4、編寫的組織工作和時(shí)間安排。制定計(jì)劃時(shí)應(yīng)注意：1.應(yīng)根據(jù)各個(gè)時(shí)期的中心工作、科學(xué)研究等方面提出的要求和檔案管理的需要來定。2.選題要注意大、中、小型相結(jié)合，為中心工作服務(wù)與為日常工作服務(wù)想結(jié)合，統(tǒng)籌兼顧，適當(dāng)安排。制定計(jì)劃要求檔案人員必須做到：經(jīng)常了解有關(guān)動(dòng)向，體察領(lǐng)導(dǎo)者的意圖，加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系與協(xié)作，掌握各方面需要利用檔案的信息，對(duì)利用的有效需求努力做到心中有數(shù)。其次，收集材料這是保證編寫工作質(zhì)量的關(guān)鍵階段。收集材料的方法有：1、充分利用檔案館（室）收藏的檔案材料，具體措施為：（1）借助檔案館（室）的各種檢索工具，特別是全宗介紹，了解編寫參考資料所需要的材料，然后調(diào)閱有關(guān)的案卷或檔案進(jìn)行選擇和摘錄。這是編寫參考資料的主要材料來源。（2）可從有關(guān)書刊資料中收集補(bǔ)充材料。收集材料的要求是：2、選材必須準(zhǔn)確、全面、典型，力求不遺漏重要材料。3、必須注意所選材料的保密范圍，嚴(yán)防泄密。4、對(duì)同一事件的不同記載，要進(jìn)行耐心細(xì)致的考證工作，努力找出正確或接近正確的材料。實(shí)地考證不出來的應(yīng)注明不一致的地方。摘抄材料的方法有：做卡片、做夾簽。最后，綜合編寫編寫過程分為兩步：第一步是根據(jù)編寫目的和要求對(duì)材料進(jìn)行取舍。第二步是按照一定的體例要求組織材料，動(dòng)筆撰寫。撰寫要求：堅(jiān)持正確的政治方向和立場(chǎng)，運(yùn)用歷史唯物主義的觀點(diǎn)和方法，不要出現(xiàn)政治性錯(cuò)誤，特別是在利用舊政權(quán)檔案時(shí)，必須更加慎重。編寫注意事項(xiàng)：1、內(nèi)容敘述和結(jié)構(gòu)的安排，應(yīng)根據(jù)參考資料的種類及其用途來決定。一般的參考資料，宜采取專題結(jié)合時(shí)間、地區(qū)分為若干章節(jié)的形式，有層次的敘述檔案內(nèi)容。如果編輯基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編，則首先編制各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，然后再把統(tǒng)計(jì)報(bào)表按照一定的專題結(jié)合時(shí)間、地區(qū)來編排。2、為了便于使用，必須為參考資料編寫序言、目錄、注釋和指明材料的出處，有時(shí)還需要編寫索引（人名、地名等索引）和名詞簡(jiǎn)稱表等輔助材料。“序言”（或稱前言、導(dǎo)言、凡例、說明、編者的話），用來說明編寫參考資料的目的和用途，參考資料的材料來源和可靠程度，選擇材料的原則和編寫結(jié)構(gòu)以及在編寫過程中發(fā)現(xiàn)和遇到的一些需要交代和說明的問題等，以便讀者正確、順利地利用參考資料。“注釋”主要用來對(duì)參考資料中所提到的某些不易為人們所了解的專門名詞、人物或史實(shí)作必要的解釋和補(bǔ)充，它的作用在于使利用者能更清楚的了解參考資料的內(nèi)容?！安牧铣鎏帯奔醋⒚魉浭穼?shí)的材料來源（標(biāo)明全宗，案卷目錄號(hào)，案卷號(hào)及卷內(nèi)文件號(hào)），其作用是便于利用者在需要深入研究重大事實(shí)的詳細(xì)情況時(shí)，查找原始材料。但也并非所有的參考資料都需注明材料出處，這要視編寫參考資料的目的和實(shí)際需要而定。3主要檔案參考資料3.1

大事記3.1.1大事記的主要用途與種類大事記是按照一定的時(shí)間順序簡(jiǎn)要地記載一定歷史時(shí)期發(fā)生的重大事件的一種參考資料。其主要用途有：1、可以幫助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)業(yè)務(wù)人員回顧過去的工作，了解本地區(qū)、本單位工作活動(dòng)和發(fā)展的歷史情況，便于總結(jié)、研究工作時(shí)參考。對(duì)歷史研究人員研究國(guó)家和地方歷史、編修史志，也是很重要的參考材料2、對(duì)歷史研究人員研究國(guó)家和地方歷史、編史修志，也是很重要的參考資料。3、具有對(duì)群眾進(jìn)行宣傳教育的作用，它提供許多系統(tǒng)的歷史材料，有助于人們從歷史發(fā)展的事實(shí)中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)。其種類有：機(jī)關(guān)工作大事記、國(guó)家或地區(qū)大事記、專題大事記、個(gè)人生平大事記等。3.1.2大事記的內(nèi)容及寫法大事記由前言、大事時(shí)間、大事記述、材料出處、注釋等內(nèi)容組成。其中大事時(shí)間和大事記述為主要部分。大事時(shí)間，要求記載準(zhǔn)確的日期，并按照大事發(fā)生的時(shí)間先后順序排列，有的還必須寫明確切的時(shí)、分、秒。歷史事件還應(yīng)把公元紀(jì)年和朝代年號(hào)同時(shí)寫明。對(duì)沒有時(shí)間記載和記載不明的事件，要盡力考證出來，或注明接近時(shí)間（時(shí)限），一時(shí)搞不清的應(yīng)留待以后查考補(bǔ)充。大事記述，要求選擇反映事物本質(zhì)的事件，并照顧事件之間的聯(lián)系，形成一個(gè)有機(jī)體系，通過許多重大歷史事件的記述，展示歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。所謂大事，是相對(duì)一定范圍而言的，一般來說，凡是在一定區(qū)域、一定時(shí)期內(nèi)涉及全面性的事件，重要的活動(dòng)，典型的事件，對(duì)工作和歷史發(fā)展有重要影響的事件都應(yīng)列為大事。大事記的寫法有兩種：1、按時(shí)間順序（年、月、日）排列大事。先排出有確切日期的大事，后排出接近準(zhǔn)確日期的，日子不清楚的附于月末，月份不清楚的附于年末，年度不清楚的一般不記。按分期排列大事。先分成若干時(shí)期，每一時(shí)期內(nèi)的大事綜合歸納成幾個(gè)問題記述2、按問題排列大事。先分成若干個(gè)大問題，在大問題下再分時(shí)期，每一時(shí)期內(nèi)的大事按時(shí)間順序排列。3.1.3大事記的編寫要求：材料真實(shí)準(zhǔn)確，語言簡(jiǎn)明扼要。通常一事一條，每條大事涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、發(fā)展過程、因果關(guān)系，都要用簡(jiǎn)練的文字來表述出來。3.2組織機(jī)構(gòu)沿革組織機(jī)構(gòu)沿革，又叫組織沿革，是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)、人員編制等變革情況的一種材料。其內(nèi)容大致包括地區(qū)（單位）概況、機(jī)構(gòu)名稱及改變、地址遷移、成立和撤消或合并時(shí)間、隸屬關(guān)系、性質(zhì)和任務(wù)、職權(quán)范圍、領(lǐng)導(dǎo)人任免、編制擴(kuò)大與縮小，以及內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置變化情況等。3.2.1組織機(jī)構(gòu)沿革的主要用途與種類主要用途有：1、便于查考和研究本地區(qū)、本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)和人員發(fā)展變化情況。2、為研究國(guó)家機(jī)關(guān)史、地區(qū)史、革命史和專業(yè)史提供參考材料。3、為檔案館（室）編寫立檔單位歷史及考證提供系統(tǒng)材料，對(duì)整理檔案，鑒定檔案價(jià)值和幫助利用者了解立檔單位的歷史情況，都有一定的參考作用。其種類主要有：一個(gè)機(jī)關(guān)單位的組織沿革、一個(gè)地區(qū)的組織沿革、一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)的組織沿革。3.2.2組織沿革的寫法1、縱式寫法。以時(shí)間為主線，按年度先后順序記述機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能、任務(wù)、人員組成等變化情況。2、橫式寫法。以組織機(jī)構(gòu)為主線，把每一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的逐年變化情況記敘下來。3、綜合寫法。先把整個(gè)機(jī)關(guān)、單位按發(fā)展變化的特點(diǎn)分成若干階段，再把每一個(gè)階段的組織機(jī)構(gòu)變化情況記述清楚。編寫方式：文字?jǐn)⑹?、圖表解析、文圖結(jié)合。3.2.3組織沿革的體例和形式1、組織沿革的體例A編年法：按年代順序逐年列出某一機(jī)關(guān)或地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)內(nèi)部組織設(shè)置及其負(fù)責(zé)人情況的方法。編年法能比較清楚地反應(yīng)出機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)產(chǎn)生、發(fā)展變化的脈絡(luò)，符合組織機(jī)構(gòu)沿革“時(shí)間性”要求。比較適用于組織機(jī)構(gòu)常有變化的機(jī)關(guān)或地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織沿革的編寫。B系列法：以組織機(jī)構(gòu)為主線，對(duì)每一組織機(jī)構(gòu)及其只要負(fù)責(zé)人沿襲變化的始末進(jìn)行系列編寫的方法。系列法能夠比較清楚地反應(yīng)出機(jī)關(guān)的整個(gè)組織體系和每個(gè)組織機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人變化的歷史線索。系列法要求一個(gè)機(jī)關(guān)或地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)有多少組織機(jī)構(gòu)，在組織沿革中也相應(yīng)列出多少個(gè)組織機(jī)構(gòu)系列。比較適用于組織機(jī)構(gòu)相對(duì)穩(wěn)定，變化不大的機(jī)關(guān)組織沿革的編寫。C階段法：根據(jù)機(jī)關(guān)或地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)發(fā)展歷史上得重大變化，自然地分為若干階段，然后在每個(gè)階段內(nèi)劃分若干系列進(jìn)行編寫的方法。階段法符合黨政機(jī)關(guān)的發(fā)展呈現(xiàn)出一定階段性、在一定階段內(nèi)有保持相對(duì)穩(wěn)定的特點(diǎn)，能比較完整地反應(yīng)機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、人員編制、領(lǐng)導(dǎo)成員及主要職能、隸屬關(guān)系的沿襲和變革的歷史線索，使人們對(duì)整個(gè)機(jī)關(guān)個(gè)階段內(nèi)的組織沿革一目了然。2、組織沿革的形式文字?jǐn)⑹鲂问?；圖表的形式；文圖并用的形式。通常對(duì)歷史沿革、主要職能和任務(wù)部分多采用文字?jǐn)⑹?，?duì)機(jī)構(gòu)、人員變化情況則多用圖表。圖文并茂，減少篇幅，又條理清楚、便于查找。3.3統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集，也叫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編，是以數(shù)字的形式反映一定地區(qū)或某一方面的基本情況的參考資料。它實(shí)際上是對(duì)原來各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的一種綜合工作，因此還可叫做基本情況統(tǒng)計(jì).3.3.1統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集的主要用途及種類

主要用途有：1、它對(duì)了解情況，研究問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，可以提供系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，往往成為制訂計(jì)劃、指導(dǎo)工作的依據(jù)和參考。2、它可以為舉辦展覽、報(bào)告會(huì)等宣傳教育提供典型材料。3、可以專門刊印，以便領(lǐng)導(dǎo)者和有關(guān)人員隨時(shí)使用，成為利用者常用的袖珍手冊(cè)。其類型主要有：綜合性匯集和專題性匯集兩種。3.3.2統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)匯集的編寫方法

1、綜合性統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集的編寫方法。綜合性統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集是記載和反映一個(gè)地區(qū)、系統(tǒng)、單位全面情況的數(shù)字匯集。因此，使用數(shù)字涉及范圍較廣，篇幅也較大，包括多個(gè)方面情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。一般由一個(gè)和若干分表組成。2、專題統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集的編寫方法。專題統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集是記載和反映某一個(gè)方面的基本情況的數(shù)字匯集。其數(shù)字匯集的范圍受到一定的限制，篇幅相對(duì)較小。一般不設(shè)總表和分表，用一種表格記載即可。4專題概要專題概要是用文章敘述的形式，簡(jiǎn)要地說明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其他社會(huì)現(xiàn)象和自然現(xiàn)象的產(chǎn)生、發(fā)展變化的一種專題資料。其主要用途是向利用者集中地提供某項(xiàng)工作、生產(chǎn)和其他方面系統(tǒng)的專題歷史材料。如《畜牧業(yè)專題資料》、《歷年農(nóng)業(yè)發(fā)展基本情況》、《xx縣礦產(chǎn)資源分布》、《xx縣歷屆人代會(huì)簡(jiǎn)介》等。會(huì)議基本情況簡(jiǎn)介（會(huì)議簡(jiǎn)介）：是專題概要常用的形式之一。它利用會(huì)議文件簡(jiǎn)要敘述會(huì)議過程、反應(yīng)出每次會(huì)議基本情況的檔案參考資料。使用效果顯著。召開重要會(huì)議，決定大政方針，商議國(guó)家大事，對(duì)某些重大問題做出決策，是我國(guó)黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和工作活動(dòng)的重要方式。就日常機(jī)關(guān)工作而言，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員為了籌備會(huì)議，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，也需要查閱有關(guān)會(huì)議文件材料。因此，編寫會(huì)議簡(jiǎn)介頗受機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門的歡迎。會(huì)議簡(jiǎn)介的種類

1、按會(huì)議內(nèi)容性質(zhì)主要分為：黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議、工代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、婦代會(huì)以及全體委員會(huì)或常委會(huì)，還有一些重要的