數(shù)字檔案館化規(guī)劃

數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃主要內(nèi)容一、規(guī)劃步驟二、規(guī)劃內(nèi)容三、規(guī)劃文本的形成四、總體框架設(shè)計五、經(jīng)費預(yù)算六、效益主要內(nèi)容一、規(guī)劃步驟一、管理信息化規(guī)劃步驟

開始規(guī)劃基本問題的確定收集初始信息現(xiàn)狀評價和收集約束設(shè)置目標準備規(guī)劃矩陣識別活動列出工程項目列出重復(fù)活動選擇最優(yōu)活動組合寫出規(guī)劃返回總經(jīng)理批準MIS委員會結(jié)束一、管理信息化規(guī)劃步驟第1步，規(guī)劃基本問題的確定包括規(guī)劃的年限、規(guī)劃的方法，確定集中式還是分散式的規(guī)劃，以及是進取還是保守的規(guī)劃第2步，收集初始信息包括從各級管理人員、同類企業(yè)、本企業(yè)內(nèi)部各種信息系統(tǒng)委員會、各種文件以及書籍和雜志中收集信息。一、管理信息化規(guī)劃步驟第3步，對現(xiàn)存狀態(tài)的評價和識別計劃約束包括目標、系統(tǒng)開發(fā)方法對規(guī)劃活動的影響、現(xiàn)存硬件和它的質(zhì)量、信息部門人員、運行和控制、資金、安全措施、人員經(jīng)驗、手續(xù)和標準、中期和長期優(yōu)先順序、外部和內(nèi)部關(guān)系、現(xiàn)存的設(shè)備、現(xiàn)存軟件及其質(zhì)量以及企業(yè)的思想道德狀況。一、管理信息化規(guī)劃步驟第4步，設(shè)置目標本操作應(yīng)由總經(jīng)和信息化委員會執(zhí)行，應(yīng)包括服務(wù)的質(zhì)量范圍、政策、組織及人員等。該目標不僅包括信息系統(tǒng)的建設(shè)目標，還包括整個企業(yè)的目標。第5步，準備規(guī)劃矩陣規(guī)劃矩陣是信息系統(tǒng)規(guī)劃內(nèi)容相互之間關(guān)系所組成的矩陣，這些矩陣列出后，就確定了各項內(nèi)容以及它們實現(xiàn)的先后順序。一、管理信息化規(guī)劃步驟第6~9步，識別上面所列出的各項活動，是一次性的、工程項目性的活動，還是一種重復(fù)性的、經(jīng)常進行的活動。由于資源有限，所有的項目不可能同時進行，只有選擇一些最有效益的項目先進行，同時要正確選擇工程類項目和日常重復(fù)類項目比例，正確選擇風險大的項目和風險小的項目的比例。一、管理信息化規(guī)劃步驟第10步，確定項目優(yōu)先權(quán)、估計項目成本以及人員要求。第11步，編制項目的實施的進度計劃。第12步，將長期戰(zhàn)略規(guī)劃書寫成文，在此過程中不斷與有關(guān)人員交換意見，這些人員包括信息系統(tǒng)使有人員、信息化工作人員以及信息化委員會的領(lǐng)導(dǎo)。第13步，寫出的規(guī)劃需要經(jīng)總經(jīng)理批準才能生效，并宣告戰(zhàn)略規(guī)劃任務(wù)的完成。主要內(nèi)容一、管理信息化規(guī)劃步驟二、檔案信息化規(guī)劃內(nèi)容二、檔案信息化規(guī)劃內(nèi)容

開始規(guī)劃基本問題的確定現(xiàn)狀分析環(huán)境分析標桿分析SWOT檔案戰(zhàn)略目標確定任務(wù)分解實施路線形成文稿評審定稿結(jié)束主要內(nèi)容一、管理信息化規(guī)劃步驟二、檔案信息化規(guī)劃內(nèi)容三、規(guī)劃文本的形成三、規(guī)劃文本的形成現(xiàn)狀分析（一）分析本企業(yè)檔案信息化整體水平（二）分析企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)情況。即以檔案數(shù)字化率來衡量，包括檔案目錄的數(shù)字化率和全文檔案的數(shù)字化率，以及檔案數(shù)據(jù)數(shù)量。（三）分析企業(yè)檔案信息化硬件配置情況。按照網(wǎng)絡(luò)覆蓋率、服務(wù)器配置、計算機臺數(shù)、輸入設(shè)備、加工設(shè)備、輸出設(shè)備的框架進行分析。三、規(guī)劃文本的形成（四）分析企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)實施情況一般從檔案信息系統(tǒng)功能的完備性、架構(gòu)是否先進等解度進行分析。（五）分析檔案信息化標準規(guī)范編制情況（六）分析檔案信息化安全保密情況（七）分析檔案信息化人員情況（八）分析檔案信息化應(yīng)用效果（九）分析檔案信息化存在的問題與不足摸清家底摸清家底2023/2/515系統(tǒng)建設(shè)情況硬件軟件數(shù)據(jù)庫建設(shè)情況目錄數(shù)據(jù)全文數(shù)據(jù)標準規(guī)范建設(shè)標準規(guī)范管理制度人員IT技術(shù)人員檔案技術(shù)復(fù)合型人才三、規(guī)劃文本的形成環(huán)境分析（一）檔案工作發(fā)展大趨勢（二）企業(yè)發(fā)展大趨勢（三）企業(yè)信息化發(fā)展趨勢（四）企業(yè)檔案工作大趨勢標桿分析標桿分析是選取若干檔案信息化發(fā)展較好的組織或企業(yè)，分析其檔案信息化水平較高的特征，用定性或定量的指標進行描述。標桿的作用是為下一步確定發(fā)展目標提供參照。三、規(guī)劃文本的形成SWOT分析（1）進行檔案部門外部環(huán)境分析，列出對于檔案部門來說外部環(huán)境中存在的發(fā)展機遇（O）和威脅（T）。（2）進行檔案部門內(nèi)部環(huán)境分析，列出檔案部門目前所具有長處（S）和弱點（W）（3）繪制SWOT矩陣。這是一個以外部環(huán)境中的機會和威脅為一方，以檔案部門內(nèi)部環(huán)境中的處境和弱點為另一方的二維矩陣三、規(guī)劃文本的形成企業(yè)檔案事業(yè)戰(zhàn)略和企業(yè)信息化戰(zhàn)略繼承目標確定（一）總體架構(gòu)設(shè)計（二）應(yīng)用架構(gòu)設(shè)計（三）數(shù)據(jù)架構(gòu)設(shè)計（四）檔案管理信息系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計確定重點任務(wù)制定規(guī)劃路線三、規(guī)劃文本的形成形成規(guī)劃文本（一）引語用一段簡短的話說明規(guī)劃的目的和主要內(nèi)容。（二）檔案信息化現(xiàn)狀有時也用“檔案信息化所取的成績和存在的問題”作標題，主要內(nèi)容不外乎說明檔案信息化的成績和存在的不足，篇幅不需要太長。（三）SWOT分析按外部機會、外部威脅、內(nèi)部成勢、內(nèi)部劣勢的順序敘述行文，一般分為四個要點。三、規(guī)劃文本的形成（四）檔案信息化發(fā)展趨勢及標桿檔案信息化發(fā)展趨勢只需用簡短的一段話概括即可。標桿分析可用二維表格方式呈現(xiàn)，將標桿按照檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀的項目一一列出即可。（五）發(fā)展目標用一段話將檔案信息化工作要達到的目標描述出來。首先用一句定性描述的語句提出總體發(fā)展水平，然后分別從不同的方面給予具體的可定量化的目標描述。三、規(guī)劃文本的形成（六）重點任務(wù)重點任務(wù)是規(guī)劃文本的主體內(nèi)容，可按以條、段方式逐點敘述。為增加文采，可將內(nèi)容概括成數(shù)字組合，如“124”任務(wù)，即一個系統(tǒng)開發(fā)，兩項數(shù)據(jù)庫建設(shè)，夯實三個方面的基礎(chǔ)，共七項任務(wù)，內(nèi)容易記，而且有文采。三、規(guī)劃文本的形成（七）實施計劃實施計劃一般分為起步（或準備）、重點實施、全面完成三個階段，三個階段的時間分配一般是重點實施階段較長，而起步和全面完成階段稍短，以3：4：3的比例分配較為合理，不過也不一定拘泥于此，需根據(jù)實際情況進行時間分配。接下來要逐一對重點任務(wù)進行分解，確定大至的時間進度，將進度逐一分配到各個階段中，列出年度工作計劃。三、規(guī)劃文本的形成（八）主要措施按點寫出實現(xiàn)規(guī)劃目標、完成規(guī)劃任務(wù)需要采取的措施。措施不能太少，但也不能太多，一般以五至七條措施為宜。規(guī)劃評審聘請評審專家檔案方面的專家為主信息化方面的專家不可缺總數(shù)3—5人即可主要內(nèi)容一、管理信息化規(guī)劃步驟二、檔案信息化規(guī)劃內(nèi)容三、規(guī)劃文本的形成四、檔案信息化總體框架設(shè)計四、檔案信息化總體框架設(shè)計整體架構(gòu)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存儲設(shè)備備份設(shè)備服務(wù)器數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)操作系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)庫全文數(shù)據(jù)檔案收集檔案整理檔案利用檔案統(tǒng)計檔案檢索系統(tǒng)管理檔案鑒定檔案保管系統(tǒng)門戶組織機構(gòu)與人員體系數(shù)據(jù)接口OA系統(tǒng)PDM系統(tǒng)CRM系統(tǒng)……基礎(chǔ)層數(shù)據(jù)層應(yīng)用層保障體系企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)標準規(guī)范體系安全保密體系四、檔案信息化總體框架設(shè)計應(yīng)用架構(gòu)檔案管理協(xié)同工作流協(xié)同工作流協(xié)同工作流人財物客戶關(guān)系知識辦公門戶門戶院領(lǐng)導(dǎo)科技人員管理人員主要內(nèi)容一、管理信息化規(guī)劃步驟二、檔案信息化規(guī)劃內(nèi)容三、規(guī)劃文本的形成四、檔案信息化總體框架設(shè)計五、經(jīng)費預(yù)算經(jīng)費預(yù)算硬件購置費服務(wù)器數(shù)據(jù)加工設(shè)備：高速、平板、大幅面計算機軟件購置費數(shù)據(jù)加工費標準編制費調(diào)研培訓(xùn)費其他2023/2/528五、經(jīng)費預(yù)算硬件購置費服務(wù)器（一臺部門級的虛擬成三臺用，大約在5萬臺以內(nèi)）數(shù)據(jù)加工設(shè)備：高速、平板、大幅面高速掃描儀（數(shù)量可多一點）：5萬平板（一臺）：15萬工程掃描儀（一至兩臺）：計算機每人一機：6000元一臺2023/2/529五、經(jīng)費預(yù)算軟件購置費應(yīng)購置網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理信息系統(tǒng)平臺：J2EE最好，ASP也行，但最好不要使用C/S架構(gòu)。選擇有實力的廠商也可以在現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上實施升級，但如果平臺較舊則無升級的必要價格在20萬元上下,便宜的有5000元的，也有1萬、5萬、10萬的，還有50萬以上的。2023/2/530五、經(jīng)費預(yù)算數(shù)據(jù)加工費傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案加工全文數(shù)字化0.4元/A4目錄錄入1元/條多媒體檔案加工量一般不太大2023/2/531五、經(jīng)費預(yù)算主要內(nèi)容一、管理信息化規(guī)劃步驟二、檔案信息化規(guī)劃內(nèi)容三、規(guī)劃文本的形成四、檔案信息化總體框架設(shè)計五、經(jīng)費預(yù)算六、檔案信息化效益1、統(tǒng)一認識（1）為什么要實施檔案信息化檔案工作的趨勢企業(yè)信息化發(fā)展，數(shù)字檔案信息的大量產(chǎn)生數(shù)字檔案館的本身的性能（2）檔案信息化能給企業(yè)帶來什么收益（3）檔案信息化對企業(yè)檔案部門的提升地位的好處（4）如果不著手檔案信息化建設(shè)會有什么風險和損失（5）上層領(lǐng)導(dǎo)是否支持（6）企業(yè)資源是否支持2023/2/533六、檔案信息化的效益提高檢索速度，大幅度降低企業(yè)檔案信息獲取成本提高查全查準率，使單位各個方面