演示文稿軟件PowerPoint 2003

第五章

演示文稿軟件PowerPoint2003本章內(nèi)容

5.1PowerPoint2003基礎(chǔ)

5.2

幻燈片頁面內(nèi)容的編輯

5.3

幻燈片頁面外觀的修飾

5.4演示文稿的動畫效果和動作設(shè)置

5.5播放和打印演示文稿

5.6演示文稿的打包及網(wǎng)上發(fā)布5.1PowerPoint2003基礎(chǔ)5.1.1PowerPoint2003的主要功能5.1.2PowerPoint2003的啟動與退出5.1.3新建和打開演示文稿5.1.4PowerPoint2003視圖5.1.1PowerPoint2003的主要功能

PowerPoint2003的主要功能是將各種文字、圖形、圖表、聲音等多媒體信息以圖片的形式展示出來。在PowerPoint2003中，將這種制作出的圖片叫做幻燈片，而一張張幻燈片組成一個(gè)演示文稿文件，其默認(rèn)文件擴(kuò)展名為.ppt。PowerPoint2003提供的多媒體技術(shù)使得展示效果聲形俱佳、圖文并茂，它還可以通過多種途徑展示創(chuàng)作的內(nèi)容。5.1.2PowerPoint2003的啟動與退出1．啟動PowerPoint2003⑴單擊“開始”按鈕，指向“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficePowerPoint2003”，啟動PowerPoint2003。

⑵單擊“開始”→“運(yùn)行”，在文本框中輸入“Powerpnt”，用命令方式啟動PowerPoint2003。⑶

若桌面上有PowerPoint的快捷圖標(biāo)，則雙擊該圖標(biāo)即可啟動PowerPoint2003。⑷打開任意一個(gè)PowerPoint文檔即可同時(shí)啟動PowerPoint2003。

5.1.2PowerPoint的啟動與退出2．退出PowerPoint2003⑴單擊PowerPoint2003標(biāo)題欄右上角的關(guān)閉按鈕。⑵選擇“文件”菜單中的“退出”命令。⑶雙擊PowerPoint2003標(biāo)題欄左上角的控制菜單按鈕。⑷按Alt+F4鍵。

5.1.3新建和打開演示文稿1．用“內(nèi)容提示向?qū)А眲?chuàng)建演示文稿2．用“設(shè)計(jì)模板”創(chuàng)建演示文稿3．創(chuàng)建空演示文稿4.創(chuàng)建演示文稿的其他方法

1）根據(jù)現(xiàn)有的演示文稿；2）相冊5．打開演示文稿6．保存演示文稿

5.1.4PowerPoint2003視圖

PowerPoint2003具有四種工作視圖，即普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、幻燈片放映視圖和備注頁視圖，其中前三種為主要視圖。各種視圖提供不同的觀察側(cè)面和功能，根據(jù)需要在各種視圖模式間切換，對完成幻燈片的制作非常有幫助。還可以使用幻燈片放映按鈕，使系統(tǒng)以全屏幕方式播放演示文稿。1.普通視圖普通視圖有三個(gè)工作區(qū)域：該視圖有三個(gè)工作區(qū)域：左側(cè)為選項(xiàng)卡，可在幻燈片文本大綱（“大綱”選項(xiàng)卡）和幻燈片縮略圖（“幻燈片”選項(xiàng)卡）之間切換；右側(cè)為幻燈片窗格，以大視圖顯示當(dāng)前幻燈片；底部為備注窗格。拖動區(qū)邊框可調(diào)整不同區(qū)的大小。

“幻燈片”選項(xiàng)卡：編輯時(shí)切換到此選項(xiàng)卡，以縮略圖的方式在演示文稿中觀看幻燈片。“大綱”選項(xiàng)卡：在“大綱”選項(xiàng)卡中只顯示幻燈片的文本部分，不顯示圖形對象和色彩。可以看到每張幻燈片中的標(biāo)題和文字內(nèi)容，并會依照文字的層次縮排，產(chǎn)生整個(gè)演示文稿的綱要、大標(biāo)題、小標(biāo)題等。

5.1.4PowerPoint2003視圖5.1.4PowerPoint2003視圖1.普通視圖幻燈片窗格：在窗口右側(cè)窗格中顯示當(dāng)前幻燈片，在該窗格下，可以逐張為幻燈片添加標(biāo)題、正文，使用繪圖工具畫出各種圖形，增加各種藝術(shù)圖片，選擇顏色模式，制作圖表、組織結(jié)構(gòu)圖，對幻燈片的內(nèi)容進(jìn)行編排與格式化操作，在幻燈片中添加圖形、影片和聲音，創(chuàng)建超級鏈接及添加動畫，還可以改變幻燈片的顯示比例，放大幻燈片的某部分以便做細(xì)致的修改。備注窗格：添加與每個(gè)幻燈片的內(nèi)容相關(guān)的備注，并且在放映演示文稿時(shí)將它們用作打印形式的參考資料，或者創(chuàng)建希望讓觀眾以打印形式或在網(wǎng)頁上看到的備注。2.幻燈片瀏覽視圖

在幻燈片瀏覽視圖中，屏幕上可以同時(shí)看到演示文稿的多幅幻燈片的縮略圖。這樣，就可以很容易地在幻燈片之間添加、刪除和移動幻燈片以及選擇幻燈片切換效果。下圖就是一個(gè)演示文稿的幻燈片瀏覽視圖。

5.1.4PowerPoint2003視圖3.幻燈片放映視圖

單擊幻燈片放映按鈕或選擇“視圖”菜單中“幻燈片放映”命令可以以全屏幕方式放映幻燈片，能看到對幻燈片演示設(shè)置的各種放映效果。在放映過程中單擊左鍵可使幻燈片前進(jìn)一張，幻燈片放至最后一張后，單擊左鍵會退出放映，退回到工作環(huán)境。任何時(shí)候按Esc鍵可結(jié)束放映返回PowerPoint2003主窗口。

5.1.4PowerPoint2003視圖

5.1.4PowerPoint2003視圖4.備注頁視圖在“視圖”菜單中單擊“備注頁”命令，進(jìn)入備注頁視圖。每張備注頁上方都顯示小版本的幻燈片，下方顯示備注窗格中的內(nèi)容。在備注頁視圖中，可以很方便地編輯備注文本內(nèi)容，也可以對文本進(jìn)行格式設(shè)置。同時(shí)，表格、圖表、圖片等對象也可以插入到備注頁中，但這些對象會在打印的備注頁中顯示出來，而不會在其他三種視圖中顯示。若要退出備注頁視圖，切換到其他視圖即可。5.2幻燈片頁面內(nèi)容的編輯制作演示文稿首先要建立演示文稿，而演示文稿就是幻燈片的有序集合，所以建立演示文稿的過程就是制作一張張幻燈片的過程。本節(jié)將詳細(xì)介紹如何制作幻燈片，包括新建幻燈片、在幻燈片中添加文本和圖形，以及設(shè)置幻燈片的格式等。

5.2.1創(chuàng)建和組織幻燈片

5.2.2編輯幻燈片

5.2.3格式化幻燈片

5.2.4使用對象

5.2.5幻燈片中的其他信息

5.2.1創(chuàng)建和組織幻燈片

1.添加新幻燈片

1）在演示文稿中創(chuàng)建新幻燈片

2）將已有演示文稿的幻燈片復(fù)制到當(dāng)前演示文稿2.瀏覽和組織幻燈片

1）瀏覽幻燈片

2）選擇幻燈片

3）刪除幻燈片

4）復(fù)制幻燈片

5）移動幻燈片

6）隱藏幻燈片5.2.2編輯幻燈片1．在普通視圖中添加文字

⑴

制作標(biāo)題幻燈片

⑵

建立標(biāo)題和文本式幻燈片2．移動和復(fù)制幻燈片中的文本移動和復(fù)制幻燈片中的文本與在Word中移動和復(fù)制文本基本相似，只是需要區(qū)分移動和復(fù)制的文本是整個(gè)文本框還是其中的一部分。

5.2.3格式化幻燈片1．設(shè)置字體格式2．設(shè)置文本的段落格式⑴設(shè)置段落的縮進(jìn)格式⑵

設(shè)置行距和段落前后的空間⑶

設(shè)置段落的對齊格式3．使用項(xiàng)目符號和編號

5.2.4使用對象在PowerPoint中使用圖片、公式、圖表、藝術(shù)字、表格等對象的操作方法與在Word、Excel中使用這些對象一樣，在此不再贅述。1．插入聲音和影像對象⑴

插入聲音文件在幻燈片視圖中選擇幻燈片→“插入”菜單→“影片和聲音”命令中相應(yīng)的級聯(lián)菜單：用戶可以使用“剪輯庫”中的聲音或音樂；可以使用已有的聲音文件；可以錄制自己的聲音；也可以選擇CD樂曲。聲音插入完成后，可根據(jù)需要選擇是自動播放還是單擊時(shí)播放。5.2.4使用對象⑵插入影像文件

在幻燈片視圖中選擇幻燈片→“插入”菜單→“影片和聲音”命令中相應(yīng)的級聯(lián)菜單：用戶可以使用“剪輯庫”中的影片；可以使用文件中的影片；插入視頻文件后，將會出現(xiàn)相應(yīng)的圖標(biāo)，用戶可根據(jù)需要選擇是自動播放還是單擊時(shí)播放。

5.2.4使用對象2.組織結(jié)構(gòu)圖在演示文稿的幻燈片中，組織結(jié)構(gòu)圖也較為常用，尤其在表達(dá)人事組織關(guān)系時(shí)。選擇一幻燈片，單擊“繪圖”工具欄上的“插入組織結(jié)構(gòu)圖或其他圖示”按鈕，在“圖示庫”對話框中選擇“組織結(jié)構(gòu)圖”圖示，會在原幻燈片的基礎(chǔ)上添加一個(gè)組織結(jié)構(gòu)圖。

5.2.5幻燈片中的其他信息1.在幻燈片中添加和更改幻燈片編號、日期、時(shí)間或頁腳文本2.更改頁眉頁腳的位置和外觀3.更改幻燈片的起始編號和大小5.3幻燈片頁面外觀的修飾

PowerPoint的特色之一就是可以使演示文稿的幻燈片具有統(tǒng)一的外觀，而控制幻燈片外觀的方法有多種，可以使用系統(tǒng)提供的預(yù)設(shè)格式，也可以讓用戶自定義設(shè)置格式。

5.3.1背景設(shè)置

5.3.2使用設(shè)計(jì)模板

5.3.3使用幻燈片母版

5.3.4更改配色方案

5.3.1背景設(shè)置在PowerPoint中可以更改幻燈片、備注頁及講義的背景色或背景設(shè)計(jì)。

設(shè)置幻燈片背景

1）設(shè)置單一顏色打開演示文稿，選擇一幻燈片，單擊“格式”菜單中的“背景”命令，打開“背景”對話框。單擊“背景”對話框中的下拉列表，則彈出顏色選擇框，選擇配色方案中顯示的八種顏色中的一種。

2）設(shè)置填充效果或圖片若要設(shè)置更復(fù)雜的背景色或圖案、圖片效果，則單擊“填充效果”選項(xiàng)，打開“填充效果”對話框，如圖5-24所示。在這個(gè)對話框中共有底紋、紋理、圖案和圖片四個(gè)選項(xiàng)卡，分別對應(yīng)著不同的背景效果。

5.3.1背景設(shè)置2.設(shè)置備注頁背景打開演示文稿，選擇一幻燈片，在“視圖”菜單中單擊“備注頁”命令，窗口變成備注頁視圖，在“格式”菜單中單擊“備注背景”命令，彈出“備注背景”對話框，可以在對話框中選擇一種顏色或圖案，操作方法同幻燈片背景的設(shè)置完全相同。

5.3.1背景設(shè)置3．設(shè)置講義背景打開演示文稿，在“視圖”菜單上，指向“母版”，再單擊“講義母版”，窗口變成講義母版視圖，在“格式”菜單中單擊“講義背景”命令，彈出“講義背景”對話框，具體的操作方法與上述兩種背景的設(shè)置完全相同。

5.3.2使用設(shè)計(jì)模板

使用設(shè)計(jì)模板可以快速地為演示文稿提供設(shè)計(jì)完整、專業(yè)的外觀。所謂設(shè)計(jì)模板，就是包含演示文稿樣式、擴(kuò)展名為.pot的文件，它包括項(xiàng)目符號和字體的類型和大小、占位符的大小和位置、背景設(shè)計(jì)和填充、配色方案以及幻燈片母版和可選的標(biāo)題母版。

5.3.2使用設(shè)計(jì)模板應(yīng)用設(shè)計(jì)模板單擊“格式”菜單中的“幻燈片設(shè)計(jì)”命令或單擊“格式”工具欄上的“幻燈片設(shè)計(jì)”按鈕，任務(wù)窗格變成“幻燈片設(shè)計(jì)”窗格，在此可以使用PowerPoint提供的設(shè)計(jì)模板快速地為演示文稿選擇統(tǒng)一的背景圖案和配色方案。5.3.2使用設(shè)計(jì)模板2.創(chuàng)建設(shè)計(jì)模板打開現(xiàn)有的演示文稿，對演示文稿應(yīng)用一種設(shè)計(jì)模板，再對演示文稿進(jìn)行必要的更改，使其符合用戶需要，然后選擇“文件”菜單中的“另存為”命令，打開“另存為”對話框，在“文件名”文本框中鍵入所創(chuàng)建的設(shè)計(jì)模板的名字，并在“保存類型”選擇框中選擇“演示文稿設(shè)計(jì)模板”，為該模板選擇保存的位置，最后單擊對話框中的“保存”命令按鈕，即可完成設(shè)計(jì)模板的創(chuàng)建工作。5.3.2使用設(shè)計(jì)模板3.應(yīng)用自己創(chuàng)建的設(shè)計(jì)模板用戶創(chuàng)建的具有個(gè)人特色的設(shè)計(jì)模板存盤后，可以應(yīng)用到演示文稿中，方法是：單擊“應(yīng)用設(shè)計(jì)模板”任務(wù)窗格下方的“瀏覽”命令，會出現(xiàn)“應(yīng)用設(shè)計(jì)模板”對話框，在“查找范圍”框中確定自己創(chuàng)建的設(shè)計(jì)模板的存放位置，在列表框中選定設(shè)計(jì)模板文件，單擊“應(yīng)用”按鈕，則選定的設(shè)計(jì)模板會應(yīng)用到當(dāng)前演示文稿中。

5.3.3使用幻燈片母版母版可分為三類：幻燈片母版、講義母版和備注母版。幻燈片母版幻燈片母版也包括普通幻燈片母版和標(biāo)題幻燈片母版，普通幻燈片母版控制的是除標(biāo)題幻燈片外所有幻燈片的外觀?！耙晥D”菜單→“母版”→“幻燈片母版”，進(jìn)入“幻燈片母版”視圖。幻燈片母版上有五個(gè)占位符，分別用來更改文本格式、設(shè)置頁眉、頁腳、日期及幻燈片編號、向母版插入對象以確定幻燈片母版的版式。5.3.3使用幻燈片母版幻燈片母版

1）更改文本格式

2）設(shè)置頁眉、頁腳、日期及幻燈片編號

3）向母版中插入對象

4）標(biāo)題幻燈片母版

5.3.3使用幻燈片母版2.講義母版講義母版用得的不多，主要用于控制幻燈片以講義形式打印的格式。3.備注母版主要用于設(shè)置供演講者備注使用的空間以及設(shè)置備注幻燈片的格式。

5.3.4更改配色方案

配色方案也是控制演示文稿外觀的一個(gè)重要手段，選擇“格式”菜單的“幻燈片設(shè)計(jì)”命令，在“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格中單擊“配色方案”命令，可以對幻燈片的文本、背景、強(qiáng)調(diào)文字等部分進(jìn)行重新配色。注意：“幻燈片配色方案”命令的作用與當(dāng)前選中的幻燈片狀態(tài)有關(guān)：

1）若選擇的是幻燈片母版，則單擊一種方案后，將作用于全部幻燈片；若單擊方案右側(cè)的下拉按鈕，執(zhí)行“應(yīng)用于所選母版”命令，將作用于除標(biāo)題幻燈片外的所有幻燈片。

2）若選擇的是普通視圖，則單擊一種方案后，將作用于包括標(biāo)題幻燈片在內(nèi)的所有幻燈片；單擊方案右側(cè)的下拉按鈕，執(zhí)行“應(yīng)用于所選幻燈片”命令，將作用于所選幻燈片。

3)格式刷

5.4演示文稿的動畫效果和動作設(shè)置在PowerPoint中，可以為幻燈片上的文本、圖像和其他對象預(yù)設(shè)動畫效果，并可通過動作設(shè)置和超鏈接技術(shù)來增強(qiáng)演示文稿的放映效果。

5.4.1設(shè)置幻燈片動畫效果

5.4.2設(shè)置幻燈片切換效果

5.4.3超鏈接和動作設(shè)置5.4.1設(shè)置幻燈片動畫效果使用動畫方案動畫方案是指系統(tǒng)自帶的動畫方式，打開相應(yīng)的對話框單擊即可應(yīng)用，其具體操作步驟如下：（1）在幻燈片瀏覽視圖中選擇一張或多張幻燈片；（2）打開“幻燈片放映”菜單，執(zhí)行“動畫方案”命令；（3）在“應(yīng)用于所選幻燈片”下方顯示了系統(tǒng)自帶的動畫方案，單擊選擇一種方案，就會在所選幻燈片的左下方出現(xiàn)預(yù)設(shè)動畫標(biāo)志，單擊此標(biāo)志，可預(yù)覽動畫效果；（4）單擊任務(wù)窗格下方的“應(yīng)用于所有幻燈片”按鈕，則將選擇的動畫方案應(yīng)用于整個(gè)演示文稿中；（5）單擊任務(wù)窗格下方的“播放”按鈕，則在原視圖中播放選中的幻燈片的動畫效果；單擊“幻燈片放映”按鈕，則會切換到幻燈片放映視圖，從當(dāng)前幻燈片開始放映。

5.4.1設(shè)置幻燈片動畫效果2.自定義動畫設(shè)置自定義動畫必須先選擇對象，對象可以是文本，也可以是圖片，其操作步驟如下：（1）在普通視圖下，顯示要設(shè)置動畫的幻燈片；（2）單擊“幻燈片放映”菜單中的“自定義動畫”命令；（3）在文稿窗口中選中要?jiǎng)討B(tài)顯示的對象，則此對象四周出現(xiàn)占位符，然后單擊任務(wù)窗格中的“添加效果”按鈕，在出現(xiàn)的下拉菜單中選擇一種動畫效果；（4）可以在“自定義動畫”任務(wù)窗格中進(jìn)一步設(shè)置各項(xiàng)參數(shù)，如“開始”、“方向”及“速度”選項(xiàng)，還可以調(diào)整所選對象內(nèi)各個(gè)二級對象的動畫順序及參數(shù)；（5）對每一個(gè)需要?jiǎng)討B(tài)顯示的對象重復(fù)步驟（3）~（4）；（6）選中某對象后，單擊任務(wù)窗格中的“刪除”按鈕，可以刪除該對象自定義的動畫。

5.4.2設(shè)置幻燈片切換效果幻燈片的切換效果是指前后兩張幻燈片進(jìn)行切換的方式。切換效果可用多種不同的技巧，將下一張幻燈片顯示到屏幕上，如“水平百葉窗”、“盒狀展開”等。設(shè)置切換效果的步驟如下：（1）在幻燈片瀏覽視圖或普通視圖中選擇一張或多張幻燈片。（2）單擊“幻燈片放映”菜單中的“幻燈片切換”命令（3）在“幻燈片切換”任務(wù)窗格中的“應(yīng)用于所選幻燈片”中選擇切換效果；在“速度”區(qū)中選擇切換速度。（4）在“換片方式”區(qū)中，如選中“單擊鼠標(biāo)時(shí)”復(fù)選框，則用鼠標(biāo)單擊幻燈片切換到下一張幻燈片；如選中“每隔”復(fù)選框，則幻燈片按設(shè)定的時(shí)間間隔自動切換到下一張；當(dāng)兩個(gè)復(fù)選框都選中時(shí)，則如果設(shè)定的時(shí)間到了，就自動切換到下一張，如果設(shè)定的時(shí)間未到而用鼠標(biāo)單擊了幻燈片，也將切換到下一張。（5）在“聲音”列表框中選擇所需的聲音。如果要求在幻燈片演示過程中始終留有聲音，則選中“循環(huán)播放，到下一聲音開始時(shí)”復(fù)選框。（6）要將切換效果應(yīng)用到所有的幻燈片上，可單擊“應(yīng)用于所有幻燈片”按鈕。

5.4.3超級鏈接和動作設(shè)置

利用超級鏈接技術(shù)和動作設(shè)置可以制作具有交互功能的演示文稿。超級鏈接超鏈接是實(shí)現(xiàn)從一個(gè)演示文稿或文件快速跳轉(zhuǎn)到其他演示文稿或文件的捷徑，通過它可以在自己的計(jì)算機(jī)上，甚至網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行快速切換。2.動作設(shè)置

演示文稿放映時(shí)，由演講者操作幻燈片上的對象去完成下一步某項(xiàng)既定工作，稱這項(xiàng)既定的工作為該對象的動作。

5.5播放和打印演示文稿5.5.1設(shè)置放映方式5.5.2放映演示文稿5.5.3排練計(jì)時(shí)5.5.4打印演示文稿

5.5.1設(shè)置放映方式單擊“幻燈片放映”菜單的“設(shè)置放映方式”命令，打開“設(shè)置放映方式”對話框，提供了三種播放演示文稿的方式，即演講者放映、觀眾自行瀏覽、在展臺瀏覽，用戶可根據(jù)需要進(jìn)行選擇。用戶除了可利用“設(shè)置放映方式”對話框設(shè)置放映類型外，還可以進(jìn)行一些其他設(shè)置。如：放映幻燈片、換片方式。

5.5.2放映演示文稿1.直接放映單擊

“幻燈片放映”命令按鈕，即可進(jìn)入幻燈片放映視圖，并根據(jù)設(shè)置的放映方式從當(dāng)前幻燈片開始播放演示文稿。在幻燈片放映視圖中，幻燈片以全屏幕方式顯示，且一直保持在屏幕上，直到用戶單擊了鼠標(biāo)或敲擊了鍵盤上相應(yīng)的鍵為止。2.放映過程控制的快捷菜單在幻燈片放映視圖中單擊鼠標(biāo)右鍵，可彈出控制放映過程的快捷菜單，演講者利用這些命令可以輕松控制幻燈片的放映過程。5.5.3排練計(jì)時(shí)在演示文稿的放映方面，PowerPoint還提供了“排練計(jì)時(shí)”功能。排練計(jì)時(shí)可跟蹤每張幻燈片的顯示時(shí)間并相應(yīng)地設(shè)置計(jì)時(shí)，為演示文稿估計(jì)一個(gè)放映時(shí)間，以用于自動放映。

5.5.4打印演示文稿1.打印透明膠片通過將幻燈片打印為黑白或彩色透明膠片，可以創(chuàng)建使用投影機(jī)幻燈片的演示文稿。打印黑白透明膠片的具體步驟如下：（1）打開打印機(jī)，裝上帶有至少六張膠片的紙盒；（2）為避免打印時(shí)出現(xiàn)混亂，轉(zhuǎn)換到普通視圖，選中第一張幻燈片；（3）從“文件”菜單中選擇“頁面設(shè)置”命令；（4）單擊“幻燈片大小”下拉列表框右側(cè)的箭頭，從中選擇“投影機(jī)”，然后單擊“確定”按鈕，則幻燈片圖像將填充到膠片頁面上；（5）從“文件”菜單中選擇“打印”命令；（6）在對話框的“顏色/灰度”下拉列表框中選擇“純黑白”選項(xiàng)（如果打印機(jī)能夠處理灰色陰影，則選擇“灰度”選項(xiàng)），PowerPoint將為演示文稿中在打印范圍中指定的幻燈片打印透明膠片。

5.5.3打印演示文稿2.紙張打印輸出為進(jìn)一步闡