演示文稿軟件PowerPoint 2003

第五章

演示文稿軟件PowerPoint2003本章內容

5.1PowerPoint2003基礎

5.2

幻燈片頁面內容的編輯

5.3

幻燈片頁面外觀的修飾

5.4演示文稿的動畫效果和動作設置

5.5播放和打印演示文稿

5.6演示文稿的打包及網上發(fā)布5.1PowerPoint2003基礎5.1.1PowerPoint2003的主要功能5.1.2PowerPoint2003的啟動與退出5.1.3新建和打開演示文稿5.1.4PowerPoint2003視圖5.1.1PowerPoint2003的主要功能

PowerPoint2003的主要功能是將各種文字、圖形、圖表、聲音等多媒體信息以圖片的形式展示出來。在PowerPoint2003中，將這種制作出的圖片叫做幻燈片，而一張張幻燈片組成一個演示文稿文件，其默認文件擴展名為.ppt。PowerPoint2003提供的多媒體技術使得展示效果聲形俱佳、圖文并茂，它還可以通過多種途徑展示創(chuàng)作的內容。5.1.2PowerPoint2003的啟動與退出1．啟動PowerPoint2003⑴單擊“開始”按鈕，指向“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficePowerPoint2003”，啟動PowerPoint2003。

⑵單擊“開始”→“運行”，在文本框中輸入“Powerpnt”，用命令方式啟動PowerPoint2003。⑶

若桌面上有PowerPoint的快捷圖標，則雙擊該圖標即可啟動PowerPoint2003。⑷打開任意一個PowerPoint文檔即可同時啟動PowerPoint2003。

5.1.2PowerPoint的啟動與退出2．退出PowerPoint2003⑴單擊PowerPoint2003標題欄右上角的關閉按鈕。⑵選擇“文件”菜單中的“退出”命令。⑶雙擊PowerPoint2003標題欄左上角的控制菜單按鈕。⑷按Alt+F4鍵。

5.1.3新建和打開演示文稿1．用“內容提示向導”創(chuàng)建演示文稿2．用“設計模板”創(chuàng)建演示文稿3．創(chuàng)建空演示文稿4.創(chuàng)建演示文稿的其他方法

1）根據現(xiàn)有的演示文稿；2）相冊5．打開演示文稿6．保存演示文稿

5.1.4PowerPoint2003視圖

PowerPoint2003具有四種工作視圖，即普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、幻燈片放映視圖和備注頁視圖，其中前三種為主要視圖。各種視圖提供不同的觀察側面和功能，根據需要在各種視圖模式間切換，對完成幻燈片的制作非常有幫助。還可以使用幻燈片放映按鈕，使系統(tǒng)以全屏幕方式播放演示文稿。1.普通視圖普通視圖有三個工作區(qū)域：該視圖有三個工作區(qū)域：左側為選項卡，可在幻燈片文本大綱（“大綱”選項卡）和幻燈片縮略圖（“幻燈片”選項卡）之間切換；右側為幻燈片窗格，以大視圖顯示當前幻燈片；底部為備注窗格。拖動區(qū)邊框可調整不同區(qū)的大小。

“幻燈片”選項卡：編輯時切換到此選項卡，以縮略圖的方式在演示文稿中觀看幻燈片?！按缶V”選項卡：在“大綱”選項卡中只顯示幻燈片的文本部分，不顯示圖形對象和色彩?？梢钥吹矫繌埢脽羝械臉祟}和文字內容，并會依照文字的層次縮排，產生整個演示文稿的綱要、大標題、小標題等。

5.1.4PowerPoint2003視圖5.1.4PowerPoint2003視圖1.普通視圖幻燈片窗格：在窗口右側窗格中顯示當前幻燈片，在該窗格下，可以逐張為幻燈片添加標題、正文，使用繪圖工具畫出各種圖形，增加各種藝術圖片，選擇顏色模式，制作圖表、組織結構圖，對幻燈片的內容進行編排與格式化操作，在幻燈片中添加圖形、影片和聲音，創(chuàng)建超級鏈接及添加動畫，還可以改變幻燈片的顯示比例，放大幻燈片的某部分以便做細致的修改。備注窗格：添加與每個幻燈片的內容相關的備注，并且在放映演示文稿時將它們用作打印形式的參考資料，或者創(chuàng)建希望讓觀眾以打印形式或在網頁上看到的備注。2.幻燈片瀏覽視圖

在幻燈片瀏覽視圖中，屏幕上可以同時看到演示文稿的多幅幻燈片的縮略圖。這樣，就可以很容易地在幻燈片之間添加、刪除和移動幻燈片以及選擇幻燈片切換效果。下圖就是一個演示文稿的幻燈片瀏覽視圖。

5.1.4PowerPoint2003視圖3.幻燈片放映視圖

單擊幻燈片放映按鈕或選擇“視圖”菜單中“幻燈片放映”命令可以以全屏幕方式放映幻燈片，能看到對幻燈片演示設置的各種放映效果。在放映過程中單擊左鍵可使幻燈片前進一張，幻燈片放至最后一張后，單擊左鍵會退出放映，退回到工作環(huán)境。任何時候按Esc鍵可結束放映返回PowerPoint2003主窗口。

5.1.4PowerPoint2003視圖

5.1.4PowerPoint2003視圖4.備注頁視圖在“視圖”菜單中單擊“備注頁”命令，進入備注頁視圖。每張備注頁上方都顯示小版本的幻燈片，下方顯示備注窗格中的內容。在備注頁視圖中，可以很方便地編輯備注文本內容，也可以對文本進行格式設置。同時，表格、圖表、圖片等對象也可以插入到備注頁中，但這些對象會在打印的備注頁中顯示出來，而不會在其他三種視圖中顯示。若要退出備注頁視圖，切換到其他視圖即可。5.2幻燈片頁面內容的編輯制作演示文稿首先要建立演示文稿，而演示文稿就是幻燈片的有序集合，所以建立演示文稿的過程就是制作一張張幻燈片的過程。本節(jié)將詳細介紹如何制作幻燈片，包括新建幻燈片、在幻燈片中添加文本和圖形，以及設置幻燈片的格式等。

5.2.1創(chuàng)建和組織幻燈片

5.2.2編輯幻燈片

5.2.3格式化幻燈片

5.2.4使用對象

5.2.5幻燈片中的其他信息

5.2.1創(chuàng)建和組織幻燈片

1.添加新幻燈片

1）在演示文稿中創(chuàng)建新幻燈片

2）將已有演示文稿的幻燈片復制到當前演示文稿2.瀏覽和組織幻燈片

1）瀏覽幻燈片

2）選擇幻燈片

3）刪除幻燈片

4）復制幻燈片

5）移動幻燈片

6）隱藏幻燈片5.2.2編輯幻燈片1．在普通視圖中添加文字

⑴

制作標題幻燈片

⑵

建立標題和文本式幻燈片2．移動和復制幻燈片中的文本移動和復制幻燈片中的文本與在Word中移動和復制文本基本相似，只是需要區(qū)分移動和復制的文本是整個文本框還是其中的一部分。

5.2.3格式化幻燈片1．設置字體格式2．設置文本的段落格式⑴設置段落的縮進格式⑵

設置行距和段落前后的空間⑶

設置段落的對齊格式3．使用項目符號和編號

5.2.4使用對象在PowerPoint中使用圖片、公式、圖表、藝術字、表格等對象的操作方法與在Word、Excel中使用這些對象一樣，在此不再贅述。1．插入聲音和影像對象⑴

插入聲音文件在幻燈片視圖中選擇幻燈片→“插入”菜單→“影片和聲音”命令中相應的級聯(lián)菜單：用戶可以使用“剪輯庫”中的聲音或音樂；可以使用已有的聲音文件；可以錄制自己的聲音；也可以選擇CD樂曲。聲音插入完成后，可根據需要選擇是自動播放還是單擊時播放。5.2.4使用對象⑵插入影像文件

在幻燈片視圖中選擇幻燈片→“插入”菜單→“影片和聲音”命令中相應的級聯(lián)菜單：用戶可以使用“剪輯庫”中的影片；可以使用文件中的影片；插入視頻文件后，將會出現(xiàn)相應的圖標，用戶可根據需要選擇是自動播放還是單擊時播放。

5.2.4使用對象2.組織結構圖在演示文稿的幻燈片中，組織結構圖也較為常用，尤其在表達人事組織關系時。選擇一幻燈片，單擊“繪圖”工具欄上的“插入組織結構圖或其他圖示”按鈕，在“圖示庫”對話框中選擇“組織結構圖”圖示，會在原幻燈片的基礎上添加一個組織結構圖。

5.2.5幻燈片中的其他信息1.在幻燈片中添加和更改幻燈片編號、日期、時間或頁腳文本2.更改頁眉頁腳的位置和外觀3.更改幻燈片的起始編號和大小5.3幻燈片頁面外觀的修飾

PowerPoint的特色之一就是可以使演示文稿的幻燈片具有統(tǒng)一的外觀，而控制幻燈片外觀的方法有多種，可以使用系統(tǒng)提供的預設格式，也可以讓用戶自定義設置格式。

5.3.1背景設置

5.3.2使用設計模板

5.3.3使用幻燈片母版

5.3.4更改配色方案

5.3.1背景設置在PowerPoint中可以更改幻燈片、備注頁及講義的背景色或背景設計。

設置幻燈片背景

1）設置單一顏色打開演示文稿，選擇一幻燈片，單擊“格式”菜單中的“背景”命令，打開“背景”對話框。單擊“背景”對話框中的下拉列表，則彈出顏色選擇框，選擇配色方案中顯示的八種顏色中的一種。

2）設置填充效果或圖片若要設置更復雜的背景色或圖案、圖片效果，則單擊“填充效果”選項，打開“填充效果”對話框，如圖5-24所示。在這個對話框中共有底紋、紋理、圖案和圖片四個選項卡，分別對應著不同的背景效果。

5.3.1背景設置2.設置備注頁背景打開演示文稿，選擇一幻燈片，在“視圖”菜單中單擊“備注頁”命令，窗口變成備注頁視圖，在“格式”菜單中單擊“備注背景”命令，彈出“備注背景”對話框，可以在對話框中選擇一種顏色或圖案，操作方法同幻燈片背景的設置完全相同。

5.3.1背景設置3．設置講義背景打開演示文稿，在“視圖”菜單上，指向“母版”，再單擊“講義母版”，窗口變成講義母版視圖，在“格式”菜單中單擊“講義背景”命令，彈出“講義背景”對話框，具體的操作方法與上述兩種背景的設置完全相同。

5.3.2使用設計模板

使用設計模板可以快速地為演示文稿提供設計完整、專業(yè)的外觀。所謂設計模板，就是包含演示文稿樣式、擴展名為.pot的文件，它包括項目符號和字體的類型和大小、占位符的大小和位置、背景設計和填充、配色方案以及幻燈片母版和可選的標題母版。

5.3.2使用設計模板應用設計模板單擊“格式”菜單中的“幻燈片設計”命令或單擊“格式”工具欄上的“幻燈片設計”按鈕，任務窗格變成“幻燈片設計”窗格，在此可以使用PowerPoint提供的設計模板快速地為演示文稿選擇統(tǒng)一的背景圖案和配色方案。5.3.2使用設計模板2.創(chuàng)建設計模板打開現(xiàn)有的演示文稿，對演示文稿應用一種設計模板，再對演示文稿進行必要的更改，使其符合用戶需要，然后選擇“文件”菜單中的“另存為”命令，打開“另存為”對話框，在“文件名”文本框中鍵入所創(chuàng)建的設計模板的名字，并在“保存類型”選擇框中選擇“演示文稿設計模板”，為該模板選擇保存的位置，最后單擊對話框中的“保存”命令按鈕，即可完成設計模板的創(chuàng)建工作。5.3.2使用設計模板3.應用自己創(chuàng)建的設計模板用戶創(chuàng)建的具有個人特色的設計模板存盤后，可以應用到演示文稿中，方法是：單擊“應用設計模板”任務窗格下方的“瀏覽”命令，會出現(xiàn)“應用設計模板”對話框，在“查找范圍”框中確定自己創(chuàng)建的設計模板的存放位置，在列表框中選定設計模板文件，單擊“應用”按鈕，則選定的設計模板會應用到當前演示文稿中。

5.3.3使用幻燈片母版母版可分為三類：幻燈片母版、講義母版和備注母版?；脽羝赴婊脽羝赴嬉舶ㄆ胀ɑ脽羝赴婧蜆祟}幻燈片母版，普通幻燈片母版控制的是除標題幻燈片外所有幻燈片的外觀?！耙晥D”菜單→“母版”→“幻燈片母版”，進入“幻燈片母版”視圖。幻燈片母版上有五個占位符，分別用來更改文本格式、設置頁眉、頁腳、日期及幻燈片編號、向母版插入對象以確定幻燈片母版的版式。5.3.3使用幻燈片母版幻燈片母版

1）更改文本格式

2）設置頁眉、頁腳、日期及幻燈片編號

3）向母版中插入對象

4）標題幻燈片母版

5.3.3使用幻燈片母版2.講義母版講義母版用得的不多，主要用于控制幻燈片以講義形式打印的格式。3.備注母版主要用于設置供演講者備注使用的空間以及設置備注幻燈片的格式。

5.3.4更改配色方案

配色方案也是控制演示文稿外觀的一個重要手段，選擇“格式”菜單的“幻燈片設計”命令，在“幻燈片設計”任務窗格中單擊“配色方案”命令，可以對幻燈片的文本、背景、強調文字等部分進行重新配色。注意：“幻燈片配色方案”命令的作用與當前選中的幻燈片狀態(tài)有關：

1）若選擇的是幻燈片母版，則單擊一種方案后，將作用于全部幻燈片；若單擊方案右側的下拉按鈕，執(zhí)行“應用于所選母版”命令，將作用于除標題幻燈片外的所有幻燈片。

2）若選擇的是普通視圖，則單擊一種方案后，將作用于包括標題幻燈片在內的所有幻燈片；單擊方案右側的下拉按鈕，執(zhí)行“應用于所選幻燈片”命令，將作用于所選幻燈片。

3)格式刷

5.4演示文稿的動畫效果和動作設置在PowerPoint中，可以為幻燈片上的文本、圖像和其他對象預設動畫效果，并可通過動作設置和超鏈接技術來增強演示文稿的放映效果。

5.4.1設置幻燈片動畫效果

5.4.2設置幻燈片切換效果

5.4.3超鏈接和動作設置5.4.1設置幻燈片動畫效果使用動畫方案動畫方案是指系統(tǒng)自帶的動畫方式，打開相應的對話框單擊即可應用，其具體操作步驟如下：（1）在幻燈片瀏覽視圖中選擇一張或多張幻燈片；（2）打開“幻燈片放映”菜單，執(zhí)行“動畫方案”命令；（3）在“應用于所選幻燈片”下方顯示了系統(tǒng)自帶的動畫方案，單擊選擇一種方案，就會在所選幻燈片的左下方出現(xiàn)預設動畫標志，單擊此標志，可預覽動畫效果；（4）單擊任務窗格下方的“應用于所有幻燈片”按鈕，則將選擇的動畫方案應用于整個演示文稿中；（5）單擊任務窗格下方的“播放”按鈕，則在原視圖中播放選中的幻燈片的動畫效果；單擊“幻燈片放映”按鈕，則會切換到幻燈片放映視圖，從當前幻燈片開始放映。

5.4.1設置幻燈片動畫效果2.自定義動畫設置自定義動畫必須先選擇對象，對象可以是文本，也可以是圖片，其操作步驟如下：（1）在普通視圖下，顯示要設置動畫的幻燈片；（2）單擊“幻燈片放映”菜單中的“自定義動畫”命令；（3）在文稿窗口中選中要動態(tài)顯示的對象，則此對象四周出現(xiàn)占位符，然后單擊任務窗格中的“添加效果”按鈕，在出現(xiàn)的下拉菜單中選擇一種動畫效果；（4）可以在“自定義動畫”任務窗格中進一步設置各項參數，如“開始”、“方向”及“速度”選項，還可以調整所選對象內各個二級對象的動畫順序及參數；（5）對每一個需要動態(tài)顯示的對象重復步驟（3）~（4）；（6）選中某對象后，單擊任務窗格中的“刪除”按鈕，可以刪除該對象自定義的動畫。

5.4.2設置幻燈片切換效果幻燈片的切換效果是指前后兩張幻燈片進行切換的方式。切換效果可用多種不同的技巧，將下一張幻燈片顯示到屏幕上，如“水平百葉窗”、“盒狀展開”等。設置切換效果的步驟如下：（1）在幻燈片瀏覽視圖或普通視圖中選擇一張或多張幻燈片。（2）單擊“幻燈片放映”菜單中的“幻燈片切換”命令（3）在“幻燈片切換”任務窗格中的“應用于所選幻燈片”中選擇切換效果；在“速度”區(qū)中選擇切換速度。（4）在“換片方式”區(qū)中，如選中“單擊鼠標時”復選框，則用鼠標單擊幻燈片切換到下一張幻燈片；如選中“每隔”復選框，則幻燈片按設定的時間間隔自動切換到下一張；當兩個復選框都選中時，則如果設定的時間到了，就自動切換到下一張，如果設定的時間未到而用鼠標單擊了幻燈片，也將切換到下一張。（5）在“聲音”列表框中選擇所需的聲音。如果要求在幻燈片演示過程中始終留有聲音，則選中“循環(huán)播放，到下一聲音開始時”復選框。（6）要將切換效果應用到所有的幻燈片上，可單擊“應用于所有幻燈片”按鈕。

5.4.3超級鏈接和動作設置

利用超級鏈接技術和動作設置可以制作具有交互功能的演示文稿。超級鏈接超鏈接是實現(xiàn)從一個演示文稿或文件快速跳轉到其他演示文稿或文件的捷徑，通過它可以在自己的計算機上，甚至網絡上進行快速切換。2.動作設置

演示文稿放映時，由演講者操作幻燈片上的對象去完成下一步某項既定工作，稱這項既定的工作為該對象的動作。

5.5播放和打印演示文稿5.5.1設置放映方式5.5.2放映演示文稿5.5.3排練計時5.5.4打印演示文稿

5.5.1設置放映方式單擊“幻燈片放映”菜單的“設置放映方式”命令，打開“設置放映方式”對話框，提供了三種播放演示文稿的方式，即演講者放映、觀眾自行瀏覽、在展臺瀏覽，用戶可根據需要進行選擇。用戶除了可利用“設置放映方式”對話框設置放映類型外，還可以進行一些其他設置。如：放映幻燈片、換片方式。

5.5.2放映演示文稿1.直接放映單擊

“幻燈片放映”命令按鈕，即可進入幻燈片放映視圖，并根據設置的放映方式從當前幻燈片開始播放演示文稿。在幻燈片放映視圖中，幻燈片以全屏幕方式顯示，且一直保持在屏幕上，直到用戶單擊了鼠標或敲擊了鍵盤上相應的鍵為止。2.放映過程控制的快捷菜單在幻燈片放映視圖中單擊鼠標右鍵，可彈出控制放映過程的快捷菜單，演講者利用這些命令可以輕松控制幻燈片的放映過程。5.5.3排練計時在演示文稿的放映方面，PowerPoint還提供了“排練計時”功能。排練計時可跟蹤每張幻燈片的顯示時間并相應地設置計時，為演示文稿估計一個放映時間，以用于自動放映。

5.5.4打印演示文稿1.打印透明膠片通過將幻燈片打印為黑白或彩色透明膠片，可以創(chuàng)建使用投影機幻燈片的演示文稿。打印黑白透明膠片的具體步驟如下：（1）打開打印機，裝上帶有至少六張膠片的紙盒；（2）為避免打印時出現(xiàn)混亂，轉換到普通視圖，選中第一張幻燈片；（3）從“文件”菜單中選擇“頁面設置”命令；（4）單擊“幻燈片大小”下拉列表框右側的箭頭，從中選擇“投影機”，然后單擊“確定”按鈕，則幻燈片圖像將填充到膠片頁面上；（5）從“文件”菜單中選擇“打印”命令；（6）在對話框的“顏色/灰度”下拉列表框中選擇“純黑白”選項（如果打印機能夠處理灰色陰影，則選擇“灰度”選項），PowerPoint將為演示文稿中在打印范圍中指定的幻燈片打印透明膠片。

5.5.3打印演示文稿2.紙張打印輸出為進一步闡