2023年電大專科辦公室管理形成性考核冊答案新版

辦公室管理形成性考核冊答案（修改版）謝順昌QQ:整理辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)1

1.一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格,內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號

國內(nèi)一般性

國外一般性

國內(nèi)公司(含外企)（1)

[文書撰寫]

按上司的口頭或書面指示完畢信函。

記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容(2）

[文書制作］

復(fù)印資料。

打印文稿及表格（3)

[文書解決]

在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。

信函和郵件的解決。（4)

[檔案管理]

檔案管理。（5)

[會議組織］

安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。

記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。（6)

[調(diào)查研究］

協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。（７)

［信息資料]

準(zhǔn)備好公司要公開的資料;

收集及整理各種信息（8）

[信訪工作]

替上司接洽外界人士。例如記者、工會職工等。接待來賓和員工的來訪。(9）

[接待工作]

接待來訪來賓；

接待來賓和員工的來訪。(１0)

[協(xié)調(diào)工作]

以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。(11）

［督查工作]

督導(dǎo)一般職工或速記員。(12)

[日程安排]

替上司定約會并做好記錄；

（13)

[平常事務(wù)]

閱讀并分類信件

通訊事務(wù)、電話;

(14)

[辦公室管理］

辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品

（15)

[其他臨時(shí)

以速記記下上司交待的事項(xiàng);

執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)

交辦的事項(xiàng)］

(16)

替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。

（17)

外出辦事，如銀行、郵局等。公用易耗品重要涉及哪些？

辦公用易耗品重要有:

(1)信封、紙張;

（２）軟盤、光盤等;

(3）鉛筆;

(4）圓珠筆；

(5）簽字筆或鋼筆;

(6）修正液或修正帶;

（7）印盒；

（８)各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)(涉及訂書針)、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（涉及裝訂線)、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等;

(9）小刀;

（10)日歷等；

（11)其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

三、簡要闡述文員工作的三個(gè)環(huán)節(jié),互相關(guān)系如何？

文員工作分為三個(gè)環(huán)節(jié)：計(jì)劃、實(shí)行和檢查。

(1）計(jì)劃的環(huán)節(jié),要充足了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最佳。

（2）實(shí)行的環(huán)節(jié),要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行;上司所指示的工作無論是哪一種,都要對的地實(shí)行;配合上司預(yù)期的期限。

（３）檢查的環(huán)節(jié),要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異,并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。

另一方面,說明三個(gè)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系。

三者的關(guān)系為:

先作計(jì)劃,付諸實(shí)行,然后檢查結(jié)果,圍繞“計(jì)劃——實(shí)行——檢查”這樣一個(gè)滾動的過程開展。三者互相聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。

文員一方面要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)行，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。

四、按照“優(yōu)先順序”解決工作原則，虛擬一份半天或一天工作(或家務(wù)）計(jì)劃書。

本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子,自己制定一份計(jì)劃書,不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中,任意選擇一種或兩種,談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ慕Y(jié)識。

１.請示方法和報(bào)告方法；

２.計(jì)劃方法和總結(jié)方法;

3．受意方法；

4.傳達(dá)方法；

5.進(jìn)言方法；

6.變通方法和擋駕方法;

７．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領(lǐng)略上司的意圖。可以分為直接受意(即領(lǐng)略上司在會議發(fā)言、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí),直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等,易于文員判斷和領(lǐng)略）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下,或與其別人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和見解等）。

受意方法要注意:

(1)善于領(lǐng)略上司意圖,不要曲解上司意圖；

（2）備好記錄本,記錄下指示要點(diǎn);

（3）注意傾聽，專心判斷指示的用意；

(4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止,但不要打斷談話；

（5）如有不批準(zhǔn)見,可以公開提出，但要言之成理,并要注意方式、態(tài)度；

(6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)行。

結(jié)合實(shí)際談體會。

我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充足結(jié)識到,在受意時(shí),充足做好記錄的重要性。

才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天,總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介,內(nèi)容要涉及四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時(shí),我沒有經(jīng)驗(yàn),沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn);事后，又怕顯得自己沒有能力,而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄,根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個(gè)事情中，我體會到了在受意時(shí),做好記錄的重要性。

注意：同學(xué)們在回答這道題的時(shí)候,可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。但是要注意按照以上的思緒作答；并且要注意結(jié)合教材,聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點(diǎn),又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的因素大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受,同學(xué)們在回答本題時(shí)要加以注意。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

（1)都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息;

(2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度;

(3）通話結(jié)束,應(yīng)讓對方感受到自己快樂的心情；

（4)都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。

異:

(１)打電話應(yīng)一方面查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。

(2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍;接電話則沒有這一步。

二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。

(１)基本用途:

“電視會議”重要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談，共享文獻(xiàn)、圖表、錄象帶等資料。

“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會議,聲音清楚宛如一室。

（2）兩者與一般會議的不同:

可以消除時(shí)空上的局限性。

(3）各自的優(yōu)劣：

“電視會議”——

優(yōu):通達(dá)范圍廣,消除時(shí)空上的局限性，生動形象；劣：技術(shù)上的規(guī)定較高。

“交互式電話會議”——

優(yōu):方便、省時(shí)、高效，消除時(shí)空上的局限性,具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費(fèi)用高,技術(shù)含量高。

三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。

(１）按照收件人的姓名分揀；

(2）按照郵件的重要性分揀;

（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、如何解決上司不在時(shí)的郵件？

答:(1)假如上司習(xí)慣于天天給辦公室打電話，就應(yīng)當(dāng)把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時(shí)把每封郵件的內(nèi)容大體記錄，這樣就可以隨時(shí)向上司報(bào)告；(2）假如上司沒有天天給辦公室打電話的習(xí)慣,應(yīng)當(dāng)積極打電話把需要上司親自解決的郵件告訴他,或者傳真一份給他；（３)假如上司離開時(shí)間較長，應(yīng)把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都告知給他;(4）盡也許多解決一些郵件，在給上司的告知中應(yīng)清楚地說出郵件的主題,或者把郵件交給公司其別人解決；(５）把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—1、3—2、3—3、3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否所有收到了。假如上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了;(6)假如上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時(shí)，可以把需要上司親自解決的郵件先保存下來，并在對發(fā)件人回復(fù)的信中告訴對方何時(shí)可以得到回復(fù).(７）把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某解決的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”(上司也許想讀的各種各樣的廣告出版物)。

五、如何妥善解決上司拒絕接見的來訪者的來訪?

①上司正在開會時(shí);

②上司繁忙時(shí);

③上司即將外出時(shí)；

④遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。

辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)3

1、簡要闡述會議記錄內(nèi)容與寫法應(yīng)注意的一些問題。

答：記錄內(nèi)容:a、

會議名稱；b、

會議記錄人的姓名、蓋章；ｃ、

時(shí)間(開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）ｄ、

會議地點(diǎn);e、

議題;f、

主持人、主席；ｇ、

出席者名單;ｈ、

會議的通過情形及結(jié)論;i、

相關(guān)的資料；ｊ、

下次會議預(yù)定的日期；注意事項(xiàng)：ａ、

以決定事項(xiàng)為重點(diǎn)，逐項(xiàng)列出較易明了;b、

簡潔而有要領(lǐng)地寫出會議通過,不必寫所有人員的發(fā)言；c、

要注意的是，要寫什么議題？以如何的順序提出?這些議題是什么人發(fā)言?有什么答復(fù)?表決結(jié)果有沒有定案?這些都要簡要地寫上；d、

要寫對的,寫清楚，要注意會議內(nèi)容有無疏漏之處？客觀地記錄內(nèi)容,不可寫記錄的主觀感覺，用主觀意識去影響記錄內(nèi)容。2、日程安排計(jì)劃表的種類大體有幾種?試以其中一種為例,編制一份××預(yù)定表。答:日程按排計(jì)劃表可分為:（1）年預(yù)定表(2)月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表（3）周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更具體。年預(yù)定表

一月

5日（星期一)

開工典禮8日(星期四)

董事長視察

二月

２日（星期二）

常務(wù)董事會9日(星期一)

公司紀(jì)念日25日（星期三）

成本會議

三月

2日（星期一)

常務(wù)董事會3日(星期二）

分行經(jīng)理睬議25日(星期三）

成本會議

４、文秘人員對上司重要工作的輔佐重要涉及哪些方面?

提神醒腦的服務(wù)。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落,文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。

私事方面的協(xié)助。

協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況,其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，此外是上司身邊的純粹私事:

(1)特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但認(rèn)為關(guān)系到上司的形象問題,所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事,使上司得到充足的便利。

（２)純私人性請求時(shí)——碰到這種情形,就把它當(dāng)作上司運(yùn)用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。

財(cái)物管理。涉及:

（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)成一定的金額，或有兩種以上收入來源者,以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。

(2）支票往來的管理——最重要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏,以避免被盜用冒領(lǐng)。

其他。如每年的各種節(jié)日,上司收到禮物,有時(shí)要文秘人員代寫致謝函,并做紀(jì)念保管。

３、根據(jù)國際慣例宴請程序及下表中所列的“項(xiàng)目和任務(wù)”，將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行歸類，提出一個(gè)簡約的工作任務(wù)單

國際慣例的宴請有以下程序:迎接、小憩、開宴、致辭、宴會、宴畢、休息、告辭。文秘人員經(jīng)常要協(xié)助上司舉辦種類宴會。準(zhǔn)備宴會需要精心、細(xì)心和耐心。正式宴請應(yīng)當(dāng)完全符合社交禮儀規(guī)則。文秘人員對參與宴會的每一個(gè)人都應(yīng)彬彬有禮，溫和體貼，不讓任何人受到冷落。文秘人員自始至終都要留意細(xì)節(jié)問題。文秘人員應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備一份備忘錄，列出需要解決貫徹的事項(xiàng)。（如下圖所示）

項(xiàng)目或任務(wù)

完畢任務(wù)情況

備注、提醒

負(fù)責(zé)人

完畢進(jìn)度

宴請人數(shù)

是否貫徹？

男女比例？

接待人？

重要客人的陪同、接待

場地

是否貫徹？

時(shí)間?

場地布置

是否貫徹?

特殊規(guī)定？

餐桌上的裝飾品、姓名標(biāo)簽

是否貫徹？

提供者？

菜單選擇

是否貫徹？

酒、飲料

是否貫徹？

特殊飲食規(guī)定?

招待員安排

是否貫徹?

管理？

現(xiàn)場音樂

主桌和其他席位安排、席位卡

簽到桌和簽到本

門口的接待工作

上司的特別提醒、規(guī)定（如發(fā)言稿)

衣物寄存處、洗手間

專人負(fù)責(zé)？

來賓的司機(jī)安排、車輛停放

意外情況（停電、客人酒醉等)

桌椅擺設(shè)、其他物品準(zhǔn)備

結(jié)束后清場

答:文秘人員應(yīng)在宴請開始的前幾天通過電話了解情況,一切是否按照計(jì)劃執(zhí)行，可以采用倒計(jì)時(shí)的方法,將以上內(nèi)容再細(xì)化成更具體的表格，逐項(xiàng)擬定期限，規(guī)定負(fù)責(zé)人完畢進(jìn)度,在宴請的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢查每一項(xiàng)工作是否妥善安排,有否臨時(shí)發(fā)生的問題,如有應(yīng)盡快給予解決，文秘人員在宴會當(dāng)天應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作,迎客、帶路,宴會結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品,會后協(xié)助收拾會場。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)4

一、簡樸闡述口頭語言的基本特性及敬語應(yīng)用的一般場合。

口頭語言的基本特性:

(1）語音聽過就立即消失,但語義讓人明白了，也許留在記憶中;所以發(fā)聲要清楚,盡也許說得通俗、生動、規(guī)范,使人一聽就明白，并留下印象。

(2）有重音?？谡Z中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的。

(３）有歧義。由于漢字一音多字。

(4）口頭語言視時(shí)間、場合、對象的不同而有所不同。比如,莊重的場合,口語應(yīng)規(guī)范、簡明些;休息時(shí)間,口語可生動些,語調(diào)也可輕松、快樂些。

敬語使用的一般場合:

(1)對于自己尊敬的人,當(dāng)然會使用敬語。

（2)與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話)也需要使用敬語。

(3)敬語一般針對：

年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者;給（給過)自己恩惠者;有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。

辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)41、簡要闡述社交話題的選擇。

合適的話題涉及:

(１）談話雙方都感愛好的、有共同利益的話題,如合作意向等；

(2)一般人喜聞樂見的話題,如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等;

（３)顯示地方或民族色彩的話題,如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；

(4）比較高雅的話題,如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；

(5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；

（６）風(fēng)趣、風(fēng)趣的小故事,無傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。

不合適的話題涉及：

（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。

（2)令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3)過于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。

(4)自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。

(5)夸耀自己的話題。

(6)庸俗的、色情的話題。

（7)不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。

2、印章的使用重要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?

印章的使用的重要形式為：

（1)落款章;（2）更正章；(3)證見章；（4）騎縫章；(５)騎邊章;(6)密封章;（7）封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表白作者的法定性和文獻(xiàn)的有效性。

(2)騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信,加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3)更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后,作為法定作者自行更正的憑信。

3、簡要闡述收文解決的程序及分送的基本原則。

收文解決的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。

分送的基本原則：

(1）屬于方針政策性的，關(guān)系本