HJ 8.5-2023 生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范 生態(tài)環(huán)境儀器設(shè)備

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8.5

10

15

16HJ

8.5

10609.3

15

38

50

69

78

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20233.1生態(tài)環(huán)境儀器設(shè)備文件材料 ecological

and

instruments

and

3.2

ecological

and

instruments

and

records

4.1 生態(tài)環(huán)境儀器設(shè)備檔案工作應(yīng)遵守國家檔案法律、法規(guī)，符合生態(tài)環(huán)境儀器設(shè)備管理實(shí)際需求，4.2檔案工作應(yīng)與生態(tài)環(huán)境儀器設(shè)備的管理同步，納入質(zhì)量保證體系、管理程序和崗位責(zé)任制等，實(shí)4.3生態(tài)環(huán)境部門的檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門（以下簡稱檔案部門）負(fù)責(zé)本單位檔案的集中4.4文件材料承辦部門（承辦人）應(yīng)在本單位檔案部門的指導(dǎo)下，按照檔案管理要求全面收集、及時(shí)

個(gè)及以上，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理，協(xié)辦部門配合完成收集整理工作。4.5

5.1文件材料承辦部門（承辦人）應(yīng)當(dāng)全面收集與積累生態(tài)環(huán)境儀器設(shè)備申請(qǐng)與購置、開箱驗(yàn)收與安

5.2 5.3電子文件的收集與積累應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過程中完成，聲像類電子文件及在單臺(tái)5.4 HJ

8.55.5 開箱驗(yàn)收形成的照片、錄像等聲像類文件應(yīng)能反映儀器設(shè)備（含配件）的全貌，且圖像（影像）

6.1

文件材料整理應(yīng)遵循其形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，科學(xué)分類，合

整理時(shí)通常應(yīng)按每臺(tái)（套）儀器設(shè)備分別組卷，有機(jī)聯(lián)系的文件材料不能分開，隨機(jī)圖件可單

6.2

參照《國家重大科研基礎(chǔ)設(shè)施和大型科研儀器開放共享管理辦法》有關(guān)規(guī)定，可按照生態(tài)環(huán)境

50

50

50

單價(jià)

50

萬元以下儀器設(shè)備對(duì)國家、社會(huì)或單位有重大用途或意義的文件材料可視情況定為重

承辦部門（承辦人）根據(jù)文件材料重要程度等級(jí)設(shè)定檔案保管期限，重要級(jí)檔案保管期限為定

30

10

6.3

文件材料應(yīng)按成套性的特點(diǎn)進(jìn)行案卷排列，卷內(nèi)文件材料應(yīng)按申請(qǐng)與購置、開箱驗(yàn)收與安裝調(diào)

卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫件號(hào)及頁號(hào)。裝訂的案卷，卷內(nèi)單面書寫的文件材料應(yīng)HJ

2023

案卷可整卷裝訂或以件為單位裝訂，以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件材料首頁空白處加蓋檔號(hào)章，已裝訂成冊(cè)的文件材料不再裝訂。裝訂采用線裝法、變形材料裝訂法等方式，具體參照

XXXX-

（或

XXXX-XXX案卷號(hào)（案卷排列順序）分類號(hào)（分類方案設(shè)定的類別代號(hào)目錄號(hào)（案卷所屬目錄代碼）全宗號(hào)（向檔案館移交檔案時(shí)由檔案館給定）

案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式。案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄以及卷內(nèi)備考表的編寫參照

有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。案卷封面式樣參見附錄

中的圖

，案卷目錄

在編制檔案目錄時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景或管理活動(dòng)進(jìn)行分析、選擇、組織和記錄，以

卷內(nèi)文件材料應(yīng)去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裝裱技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制

紙質(zhì)照片的照片、說明等應(yīng)齊全。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)選擇其中具有影者等要素編寫文字說明，概括揭示每張照片所反映的內(nèi)容。照片的整理參照

有關(guān)規(guī)定執(zhí)6.3.10

15

6.3.11

10609.3

6.4

HJ

8.5

電子文件命名應(yīng)符合相關(guān)規(guī)則，體現(xiàn)電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)擬制的應(yīng)由業(yè)

電子文件承辦部門（承辦人）負(fù)責(zé)對(duì)電子文件信息包進(jìn)行準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性檢

數(shù)碼照片應(yīng)使用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件進(jìn)行整理，不得對(duì)數(shù)碼照片的內(nèi)容

50

音像電子文件在保證真實(shí)性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上，應(yīng)通過轉(zhuǎn)碼、復(fù)制等方式將錄

78

存儲(chǔ)電子檔案的裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、類別號(hào)、案卷起止號(hào)、密級(jí)、保

7.1

生態(tài)環(huán)境儀器設(shè)備申請(qǐng)與購置、開箱驗(yàn)收與安裝調(diào)試的文件材料，應(yīng)在安裝調(diào)試或驗(yàn)收后

7.2

7.3

歸檔文件材料收集、整理完畢，由承辦部門（承辦人）填寫歸檔移交清單，經(jīng)檔案部門審核驗(yàn)

電子文件的歸檔移交可采用離線或在線方式。采取在線移交時(shí)，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)包含符合要求的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)設(shè)置成禁止寫入狀態(tài)。移交時(shí)由檔案部門進(jìn)行檢驗(yàn)，參照

填寫《電子文件歸檔HJ

2023

8.1

已歸檔的圖紙、文字材料如有作廢或停止使用情況，承辦部門（承辦人）必須及時(shí)以書面文件

在計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，應(yīng)將電子檔案遷移到新的系統(tǒng)或進(jìn)行

定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行全面檢查，調(diào)試庫房溫度、濕度，及時(shí)對(duì)破損或者變質(zhì)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)。定期對(duì)離線存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢測(cè)，光盤參數(shù)不滿足

38

規(guī)定或硬磁盤等出現(xiàn)異常情況時(shí)，應(yīng)立

8.2

生態(tài)環(huán)境部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿和已報(bào)廢儀器設(shè)備未滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。經(jīng)鑒定

生態(tài)環(huán)境部門應(yīng)成立檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定工作，鑒定工作小組由單位主管領(lǐng)導(dǎo)或總工程

鑒定工作結(jié)束后，鑒定工作小組應(yīng)編制鑒定工作報(bào)告，編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)報(bào)請(qǐng)

銷毀工作由檔案部門組織實(shí)施，保密部門與文件材料承辦部門派員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷

電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，除在指定場(chǎng)所銷毀離線存儲(chǔ)介質(zhì)外，還應(yīng)確保從在線HJ

8.5

9.19.2隨機(jī)說明書、圖紙等文件材料、產(chǎn)品的底圖、藍(lán)圖原件原則上不得直接使用，檔案利用者可查閱9.3 9.4檔案部門應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，并根據(jù)工作實(shí)際需要，對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行綜合加工和歸檔范圍儀器設(shè)備的申請(qǐng)與購置階段1.1.1使用單位（部門）的購置申請(qǐng)計(jì)劃1.1.2購置申請(qǐng)的審批意見1.1.3購置論證報(bào)告及專家意見1.1.4進(jìn)口論證專家意見（進(jìn)口論證項(xiàng)目）1.1.5批復(fù)文件、資金核定表（專項(xiàng)資金項(xiàng)目）儀器設(shè)備的購置文件1.2.1招投標(biāo)文件、中標(biāo)確認(rèn)函、評(píng)標(biāo)報(bào)告、開標(biāo)記錄表等1.2.2采購資料、采購合同審批表及購銷合同等1.2.3國外進(jìn)口儀器設(shè)備的免稅單、報(bào)關(guān)單、商檢文件等1.2.4國外進(jìn)口儀器設(shè)備的購置代理協(xié)議儀器設(shè)備的開箱驗(yàn)收與安裝調(diào)試階段儀器設(shè)備的開箱驗(yàn)收文件2.1.1隨機(jī)文件）出廠證明書、儀器設(shè)備編號(hào)及合格證書、質(zhì)量保修卡）設(shè)備使用說明書及維修說明書（中英文））儀器設(shè)備圖紙、隨機(jī)配套軟件（光盤）2.1.2開箱驗(yàn)收記錄表2.1.3開箱驗(yàn)收內(nèi)容與合同不符時(shí)，處理過程中形成的全部文件材料2.1.4儀器設(shè)備外觀及配件照片2.1.5政府采購合同履行驗(yàn)收?qǐng)?bào)告2.1.6領(lǐng)用登記表2.1.7索賠報(bào)告儀器設(shè)備安裝調(diào)試文件2.2.12.2.2設(shè)備基礎(chǔ)施工圖、電氣接線圖、竣工圖2.2.3安裝精度檢驗(yàn)合格證及性能鑒定意見2.2.4大型精密儀器開箱鑒定的專家意見及有關(guān)文件材料HJ

2023

歸檔范圍儀器設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)使用階段3.1儀器設(shè)備操作規(guī)程、安全技術(shù)操作規(guī)程及儀器量值溯源記錄3.2儀器設(shè)備培訓(xùn)資料3.3運(yùn)行使用記錄3.4儀器設(shè)備的定期核查與維護(hù)記錄3.5國家規(guī)定的計(jì)量儀器設(shè)備的檢定證書與校準(zhǔn)證書3.6自檢儀器設(shè)備的自檢規(guī)程、自檢報(bào)告3.7計(jì)量儀器設(shè)備的校正記錄儀器設(shè)備維修、改裝、調(diào)撥及報(bào)廢階段4.1維修及重大事故記錄4.2故障維修申請(qǐng)及其批復(fù)、驗(yàn)收記錄4.3改裝申請(qǐng)書及其批復(fù)、驗(yàn)收記錄4.4使用技術(shù)鑒定報(bào)告及改裝技術(shù)規(guī)程（圖紙資料）4.5調(diào)撥、停用、報(bào)廢等處置記錄（報(bào)告）及清單HJ

8.5續(xù)表續(xù)表HJ

2023

B.110HJ

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2023

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生

態(tài)

環(huán)

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卷

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移

交

清

單儀器設(shè)備名稱：