檔案管理課件 九 檢索、利用(第1、2節(jié))

第九章檔案檢索、利用與編研

第一節(jié)檔案檢索工作一、檔案檢索工作（一）內(nèi)容檔案檢索工作是對檔案信息進行加工和儲存，編制檢索工具，并根據(jù)利用者的特定需求查找檔案的活動。檔案檢索工作是檔案提供利用的基礎和前提，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件，包括檔案信息儲存和信息查檢兩方面的工作內(nèi)容。檔案信息儲存是通過各種方式將零散的檔案信息組織起來，編制檢索工具，形成檢索系統(tǒng)，包括檔案的著錄與標引、檢索工具的組織和檢索系統(tǒng)的建立等內(nèi)容。檔案信息查檢是指通過各種檢索途徑和檢索手段將利用者所需要的檔案信息從檔案檢索系統(tǒng)中及時、準確地查找出來，提供利用的過程。一、檔案檢索工作（二）檔案檢索工作的過程1.檔案的著錄和標引（1）檔案著錄：檔案館（室）編制檢索工具時對檔案的內(nèi)容和外部特征進行分析、選擇和記錄的過程。內(nèi)容特征指檔案的主題，表現(xiàn)為檔案的分類號、主題詞、摘要等；外部特征指檔案的標題、作者、形成時間、檔號、文種、載體等。（2）檔案標引：是對文件或案卷進行主題分析，把自然語言轉換成規(guī)范化檢索語言的過程，即對主題分析的結果給予檢索標識的過程。其中，給予分類號標識的過程稱為分類標引，給予主題詞標識的過程稱為主題標引。（3）檔案著錄標引的作用：著錄和標引是建立檔案檢索系統(tǒng)的基礎和前提。一、檔案檢索工作著錄項目共分為7項：a.題名與責任說明項：正題名、并列題名、副題名及說明題名文字、文件編號、責任者、附件。b.稿本與文種項c.密級與保管期限d.時間項e.載體形態(tài)項：載體類型、數(shù)量及單位、規(guī)格。f.附注與提要項g.排檢與編號項：分類號、檔案館代號、檔號、縮微號、電子文檔號、主題詞及關鍵詞。其中正題名、責任者、時間、分類號、檔號、縮微號、電子文檔號、主題詞及關鍵詞為必要著錄項目，其余為選擇著錄項目。一、檔案檢索工作2.檔案檢索工具的編制：是將條目按照一定的規(guī)律和要求組織起來，編織成具有特定檢索功能的檔案檢索工具。3.檔案檢索工具體系的組織：即根據(jù)特定單位的需要把不同的檢索工具組成一個有機的體系，以供不同需求的利用者查找利用。

一、檢索工作的內(nèi)容和意義（三）檔案檢索工作的意義1.檔案檢索是檔案信息資源開發(fā)利用的必要方法。2.檔案檢索是利用者獲取檔案信息的有效途徑。3.檔案檢索是提高檔案工作水平的重要手段。二、檔案檢索工具（一）檔案檢索工具的作用1.檔案檢索工具是連接檔案管理者和利用者的紐帶。2.檔案檢索工具是開發(fā)檔案信息資源，使利用者獲得所需信息的鑰匙。3.檔案檢索工具是檔案人員掌握庫藏檔案情況，進行科學管理的手段。4.檔案檢索工具是檔案部門之間信息交流、互通有無的必備條件。5.檔案檢索工具是檔案編研工作和統(tǒng)計工作的基礎。二、檔案檢索工具（二）檔案檢索工具的種類劃分方式：1.按編制方式劃分2.按載體形式劃分3.按功能劃分4.按內(nèi)容范圍劃分5.按信息處理的手段劃分二、檔案檢索工具（二）檔案檢索工具的種類1.按編制方式劃分：（1）目錄。目錄是將檔案的著錄條目按照一定的次序編排而成的檢索工具，著錄項目比較完整，利用較準確，應用非常廣泛，如分類目錄、題名目錄。（2）索引。索引是將檔案中的某一內(nèi)部或外部特征及其出處按照一定的順序排列起來的檢索工具，著錄項目簡單，提供的檔案信息具體、針對性強，如人名索引、地名索引、文號索引。（3）指南。指南是以文章敘述的方式綜合介紹檔案情況的一種檢索工具，它對檔案信息進行概括，報道保存的全部或部分檔案的來源、內(nèi)容、價值、使用方法、檢索途徑等，可讀性較強，能夠作為工具書使用，但檢索功能弱，如全宗指南、專題指南。二、檔案檢索工具2.按載體形式劃分：(1)卡片式檢索工具。它是將條目著錄于卡片上，把卡片按一定順序排列而成的檢索工具，如分類目錄、案卷目錄、全引目錄、主題目錄。它具有較大的靈活性，便于增減條目、調(diào)整順序，可以利用一次著錄的結果編制不同的檢索工具。但成本較高，不便管理，不利于傳遞與交流。(2)書本式檢索工具。它是將著錄條目按順序排列并裝訂成冊的檢索工具，如檔案館指南、全宗介紹。書本式檢索工具體積小，編排緊湊，成本低廉，便于管理，利于信息的交流，運用極為廣泛，但缺乏靈活性，不可增減條目和調(diào)整順序，不能反映所藏檔案的詳細內(nèi)容。(3)活頁式檢索工具。是介于卡片式和書本式檢索工具之間的一種形式。每一頁記錄若干份同類文件或案卷的特征，一頁著錄不完接下頁，再將著錄好的活頁按序裝入書夾。活頁式檢索工具管理比較靈活，能隨意增減，隨時撤換，小型單位檔案室可使用，但不適合產(chǎn)生檔案數(shù)量多的單位，較難適應形式發(fā)展的需要。二、檔案檢索工具3.按功能劃分：（1）館藏性檢索工具。它是反映檔案實體整理體系及其相互關系的檢索工具，如全宗目錄、案卷目錄。（2）查檢性檢索工具。它是從檔案的某一內(nèi)容或形式特征提供檢索途徑的檢索工具，如分類目錄、主題目錄、人名索引、文號索引。（3）介紹性檢索工具。它是介紹和報道檔案內(nèi)容及其有關情況的檢索工具，如專題指南、全宗指南。它不記錄檔案文件的檢索標識，不建立排檢項目，因此，借助它不能直接獲得檔案文件。二、檔案檢索工具4.按內(nèi)容范圍劃分：（1）綜合性檢索工具：以一個或若干個檔案館的全部檔案或以一個全宗的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具，如全宗文件目錄、分類目錄、全宗指南、綜合性聯(lián)合目錄。（2）專題性檢索工具：以某一專題的檔案為對象編制的檢索工具，如專題目錄、專題指南、專題性聯(lián)合目錄。二、檔案檢索工具5.按信息處理的手段劃分（1）手工檢索工具。它是人工直接查找檔案線索使用的目錄或索引，如各種卡片式和書本式的檢索工具。（2）機械檢索工具。它是借助于電子計算機等手段查找檔案材料所使用的檢索工具，如機讀目錄、縮微目錄。①縮微式檢索工具：用縮微攝影方式制作的以膠片為載體的檢索工具，體積小、節(jié)約空間，存儲密度大，累積能力強，便于攜帶和交流，不便增減條目。②機讀式檢索工具：以磁帶、磁盤、磁鼓等磁性材料為載體的供計算機識別的檢索工具，存儲密度高，檢索速度快、效率高，可進行多用途檢索，但前期處理和輸入工作量大，檢索費用高。二、檔案檢索工具（三）常用檔案檢索工具1.案卷目錄。它是以案卷為單位，揭示一個全宗內(nèi)某一部分檔案內(nèi)容和成分，依據(jù)檔案整理順序組織起來的檢索工具。2.案卷文件目錄。又稱全引目錄，是以全宗為單位，將案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯集而成的檢索工具，優(yōu)點是：編制方法簡便，設置項目多，能具體地揭示檔案內(nèi)容和成分，方便查找案卷和單份卷內(nèi)文件，缺點是：不能按文件內(nèi)容的性質(zhì)分類，不便按專題查找利用。二、檔案檢索工具二、檔案檢索工具3.分類目錄。它是按照體系分類法的基本原理，將檔案主題按照《中國檔案分類法》的邏輯體系組織的檢索工具。分類目錄系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容，按邏輯體系分類排列，具有較強的族性檢索功能，便于利用者從文件反映的問題、專業(yè)、內(nèi)容等角度查找利用檔案材料。但其利用程序比較復雜，會導致一定的誤檢和漏檢，影響檢索效率。

《中國檔案分類法》主要用于檔案分類標引和組織檔案分類目錄，其體系結構包括：編制說明、中華人民共和國檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國檔案分類表、清代檔案分類表。中華人民共和國檔案分類表基本大類序列基本大類內(nèi)容A中國共產(chǎn)黨黨務B國家政務總類C政法D軍事E外交………N工業(yè)P交通運輸Q郵電R城鄉(xiāng)建設、建筑業(yè)S環(huán)境保護、土地管理T海洋、氣象、地震、測繪U標準、計量、專利二、檔案檢索工具分類目錄采用卡片式，即分類卡片。分類卡片是打破全宗界限和全宗內(nèi)檔案分類系統(tǒng)，針對檔案館、室長久保存的文件或案卷，逐一制成卡片。編制方法與步驟為：（1）填寫卡片，分為文件級和案卷級兩種。（2）排列卡片。根據(jù)分類號的順序逐級集中卡片。（3）放置導卡。二、檔案檢索工具4.專題目錄：是根據(jù)館藏情況和實際工作需要編制的，系統(tǒng)揭示檔案部門某一專題檔案內(nèi)容和形式特征的檢索工具。專題目錄不受全宗限制，可按照需要設計分類，把有關的專題所有檔案線索集中，檢索迅速，查準率較高。但其制卡工作量大，標引有難度。5.主題目錄：是根據(jù)主題法的原理，用規(guī)范化的詞、詞組揭示文件或案卷的主題內(nèi)容，按照主題詞的字順排列組織的檢索工具。二、檔案檢索工具5.主題目錄特點：專指性，用主題詞揭示文件或案卷反映的內(nèi)容；集中性，不受分類體系的限制，提供某一主題的全部檔案信息；直觀性，直接用詞、詞組表達，不必轉換成代碼符號；靈活性，可以根據(jù)需要增補、刪除、改動主題詞。

缺點：按主題字序排列，缺乏邏輯體系，不便于族性檢索；制卡工作量較大，標引有一定難度；漢字結構復雜，容易造成誤差。二、檔案檢索工具6.人名索引。它是揭示檔案中涉及的人物并指明其檔案出處的檢索工具。人名索引一般由人名和檔案號兩部分組成，按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序、四角號碼等方法排列。7.文號索引。文號索引是將檔案的文號與檔號相對應，揭示文號與檔號之間的關系，提供按文號查找檔案的途徑的檢索工具。文號索引按文號、作者、年度編排，把同一年度、同一發(fā)文單位的文件編制成表格，裝訂成冊。其格式較靈活，編制簡便，檢索效果好，適合檔案數(shù)量多的單位。二、檔案檢索工具二、檔案檢索工具二、檔案檢索工具

8.全宗指南。又稱全宗介紹，是用文章敘述形式介紹檔案館保存的某一個全宗基本情況的檢索工具。全宗指南由立檔單位和全宗歷史概況、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分介紹兩部分構成，介紹立檔單位的歷史、組成、現(xiàn)狀和全宗檔案的形成、內(nèi)容、價值、整理方法，報道本全宗檢索工具的編制、檔案查檢的途徑方法等方面的情況，使人們?nèi)媪私馊诘那闆r，為利用者提供、獲取檔案線索。全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分介紹是全宗指南的主體，可以沿著兩條線索編制。一是按檔案內(nèi)容介紹，即根據(jù)立檔單位工作性質(zhì)和工作任務確定題目，指明題目的準確名稱，說明該題目所屬時間和案卷數(shù)量，介紹該題目范圍內(nèi)的內(nèi)容和成分。二是按組織機構介紹檔案，指出該組織單位的名稱和存在時間，指明該組織單位的工作職能、任務和案卷數(shù)量，介紹該組織單位內(nèi)的檔案內(nèi)容和成分。二、檔案檢索工具9.歸檔文件目錄。它是由不同條目按照一定的體系和方法排列而成，包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。

10.專題指南。又稱專題介紹，是按照一定題目，以文章敘述的形式揭示和介紹檔案館保存的關于該專題的檔案內(nèi)容和成分的檢索工具。它綜合敘述和介紹檔案的內(nèi)容和成分，并向外印發(fā)，起到宣傳和檢索檔案的作用。三、檔案檢索方法（一）檔案檢索基本程序1.明確檢索要求，確定所要查找的檔案信息在時間、地點、類型、內(nèi)容等方面的限定范圍；2.根據(jù)檔案部門檢索工具和檢索系統(tǒng)的設置情況，選擇有效的檢索途徑，確定需查找的檔案檢索工具；3.進行主題分析，把所檢索的主題概念轉換成檔案檢索標識；4.從檔案檢索工具或檢索系統(tǒng)中進行查檢，將檔案檢索標識與所表達檔案主題概念的檔案文獻標識進行匹配，檢出相關檔案；5.對檢索結果進行分析，若與檢索要求不符，則根據(jù)需要擴大、縮小或改變檢索范圍，直到獲得滿意的檢索結果為止。三、檔案檢索方法（二）手工檢索程序1.熟悉檢索工具設置情況2.明確檢索要求3.選擇檢索工具4.檢索標識5.查檢6.檢索結果7.重新查檢三、檔案檢索方法（三）計算機檢索步驟計算機檢索是將條目信息輸入計算機存儲設備，形成文檔或數(shù)據(jù)庫，人們通過計算機程序，按照檢索要求檢索檔案信息。計算機檢索采用了現(xiàn)代化技術和設備，具有速度快、效率高、技術性強的特點，是未來檔案檢索工作的發(fā)展方向。三、檔案檢索方法計算機檢索的步驟是：1.了解需求，明確利用者的檢索要求和檢索目的，劃定檢索對象，確定檢索范圍；2.根據(jù)檢索要求選擇數(shù)據(jù)庫，確定檢索途徑；3.對用戶提問進行概念分析，依據(jù)檢索詞表將分析出的主題概念轉換成檢索標識；4.構造檢索提問表達式；5.輸入提問表達式，由計算機對文檔進行查找，檢出相關資料；6.分析檢索結果，若不符合要求，則對提問表達式進行修改，再次進行查檢，直到結果滿意為止。計算機檢索過程圖討論題（P208）計算機檢索會不會完全代替手工檢索？計算機檢索會不會完全代替手工檢索？1.人員素質(zhì)制約2.硬件設備制約3.軟件制約4.網(wǎng)絡制約第九章第二節(jié)檔案利用工作

一、檔案利用工作的含義

檔案利用工作是為滿足利用者使用檔案的需求而直接提供檔案信息為各項工作服務的業(yè)務環(huán)節(jié)?；竟ぷ靼ǎ航榻B和報道館、室藏檔案的內(nèi)容和成分，開發(fā)檔案信息資源，通過各種方式向利用者提供檔案材料，進行檔案咨詢服務。

一、檔案利用工作的含義檔案利用工作和利用檔案是兩個相關聯(lián)的概念。檔案利用工作是檔案管理人員以館藏檔案信息資源為基礎，通過一定的方式方法直接提供檔案為利用者服務的過程。利用檔案是利用者在日常工作、研究和解決問題中使用檔案的活動。有了利用檔案的需要，才有檔案利用工作；有了檔案利用工作才能實現(xiàn)利用檔案，最大限度的滿足檔案用戶的利用需求。檔案利用工作是利用檔案的條件，利用檔案是檔案利用工作的內(nèi)容，只有兩者有機結合，才能充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案利用工作的意義

是檔案工作的目的

直接為構建和諧社會發(fā)揮服務作用

對檔案工作有著檢驗和帶動作用

對檔案工作的發(fā)展有決定性影響

三、做好檔案利用工作的基本要求

（一）熟悉館藏檔案工作者必須熟悉館藏檔案的成分、內(nèi)容、數(shù)量和存放位置，熟悉每一全宗的形成、整理狀況以及全宗之間、全宗群之間的有機聯(lián)系，熟悉每一全宗檔案的利用價值。只有這樣，才能在利用服務中掌握主動權，根據(jù)工作活動的需要，積極、準確、及時地向利用者介紹、報道和提供檔案，減少查閱調(diào)檔的盲目性，提高查準率、查全率和查找速度，使蘊藏在檔案中的靜態(tài)信息產(chǎn)生效益。（二）了解需求

檔案用戶需求，決定著檔案開發(fā)利用的活動規(guī)律，影響提供利用方式的選擇。所以，檔案工作者在熟悉館藏的基礎上，還要了解利用者對檔案的利用需求，做到知己知彼，有針對性地開展服務，提高檔案利用服務工作質(zhì)量。

三、做好檔案利用工作的基本要求

（三）充分分析檔案利用需求

根據(jù)利用目的，檔案利用者可分為研究型、事務型、咨詢型和文化休閑型四種類型。1.研究型用戶:利用目的是為進行學術研究和編史修志收集相關資料。其利用需求是全面、系統(tǒng)、詳盡，并需提供資料復制服務，利用時間相對集中。檔案部門可以通過定期公布開放檔案目錄，吸引他們前來利用，并注意收藏他們利用檔案形成的研究成果，作為館藏資源的補充。

三、做好檔案利用工作的基本要求

2.事務型用戶:利用檔案的目的是為了解決工作中某一個具體問題。其利用需求是實用、準確、可靠、迅速。利用時間因事而定，沒有特別的規(guī)律。檔案部門應通過建立完善的檔案檢索體系來幫助他們盡快找到所需的檔案信息。

3.咨詢型用戶:利用檔案的目的是為了了解有關某一問題的事實。利用需求是準確、快速、方便。利用時間因事而定，沒有特別的規(guī)律。檔案部門可根據(jù)用戶的不同需求，分別采用電話、傳真、郵件等口頭或書面方式進行。

三、做好檔案利用工作的基本要求

4.文化休閑型用戶:利用檔案的目的是為了陶冶性情，提高自身人文科學素養(yǎng)，學習了解傳統(tǒng)文化和科學、歷史發(fā)展進程。其利用需求是生動、直觀、有較高的文化鑒賞價值。利用時間一般為節(jié)假日和周末休假時間。這就要求檔案部門延長開放時間，精心策劃、組織檔案展覽和專題報告會，出版檔案書籍，播放檔案影視作品，制作檔案紀念品等多種方式來滿足他們的各種需求。

三、做好檔案利用工作的基本要求

（四）正確處理利用和保密的關系

既要方便檔案利用，又要維護檔案的安全，處理好利用與保護的關系，該保密的堅決保密，該開放的一定開放，合理發(fā)揮檔案的作用。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，保管期滿30年的檔案可以向社會開放利用，但其中涉及黨和國家機密、危害國家安全的檔案推遲開放時間。必須根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和國家利益的需要，認真審定和嚴格掌握檔案開放范圍、開放時間，正確判定和調(diào)整檔案密級，使檔案更好地為各項工作服務。

三、做好檔案利用工作的基本要求

（五）改變服務方式

檔案提供利用工作可分為直接服務和間接服務兩種類型。直接服務又稱為被動服務，主要指檔案人員采用閱覽、外借、復制、咨詢、出具證明等方式，直接為到檔案部門查閱檔案的用戶提供檔案利用服務。

間接服務又稱主動服務，主要指檔案部門通過整理、匯集、編寫等方式為利用者提供服務，具有前瞻性和綜合性等特點，對于提高機關工作效率，拓展檔案部門的服務功能具有十分重要的作用。

四、檔案利用服務方式

閱覽室利用外借制發(fā)檔案復制本檔案展覽制發(fā)檔案證明參考咨詢數(shù)字檔案信息服務四、檔案利用服務方式

（一）閱覽室利用

閱覽室利用是指開設閱覽室，提供檔案原件或復制件等服務。閱覽室是專門為利用者設置的閱覽檔案的場所。1.

要求:（1）閱覽室要接近庫房，環(huán)境安靜、舒適、清潔，開間寬敞，光線明亮，以方便調(diào)卷和用戶閱讀文件。（2）以利于管理、方便利用為原則，閱覽室要合理劃分資料、閱讀、視聽、休息等不同的功能區(qū)，使其布局更合理、美觀、舒適。（3）閱覽室應設有服務臺、閱覽桌、存物處、布告欄、監(jiān)護設備以及電腦等設備。四、檔案利用服務方式（4）為方便用戶，閱覽室要準備與館藏檔案相關的歷史、經(jīng)濟、政治等方面的參考資料。（5）閱覽室要提供索引、書目、詞典、年鑒、手冊和指南之類的檢索工具書，供用戶隨時查閱利用。（6）閱覽室應建立維護閱覽室秩序和檔案安全的各項規(guī)章制度，比如《閱讀檔案須知》《閱覽室利用登記制度》等。同時，檔案工作人員還要特別提醒用戶：不能在檔案上做標記，不得涂改、污損、裁剪檔案；不得將檔案帶出閱覽室等。

四、檔案利用服務方式2.特點：（1）用戶可以見到檔案的原件，保證利用的質(zhì)量。（2）便于控制檔案的利用，保護檔案的安全。（3）閱覽手續(xù)簡單。（4）閱覽環(huán)境良好，方便利用。四、檔案利用服務方式

（二）外借外借是指按照一定的制度和手續(xù)，將檔案攜出檔案館（室）閱覽、使用。1.檔案外借使用的要求（1）為了保證外借檔案的政治安全和物質(zhì)安全，檔案外借要嚴格執(zhí)行的審批手續(xù)。（2）借出使用的期限一般不宜過長。（3）要控制外借檔案的數(shù)量。（4）在借出檔案時應點交清楚，并責成借用單位注意保密和保護檔案，不能將檔案轉借和私自摘錄、復制、翻印，更不能遺失、拆散、調(diào)換、抽取和污損檔案材料。（5）對于珍藏檔案，殘破易損檔案、稀有文本以及聲像檔案原件，概不外借。

四、檔案利用服務方式（二）外借2.外借服務的特點（1）增加了利用的靈活性。（2）有利于利用者深入研究檔案材料的內(nèi)容。（3）外借和歸還檔案，有完整的登記記錄，有利于統(tǒng)計情況和反饋利用效果。（4）相對閱覽而言，在檔案安全方面，控制的難度有所增加。四、檔案利用服務方式

（三）制發(fā)檔案復制本1.類型：副本和摘錄兩種類型。副本是通過攝影、掃描和復印等方式整體“克隆”檔案原件，反映了原件的所有部分。摘錄是通過手抄、打字、復印等方式，根據(jù)利用者的要求“克隆”檔案的局部，所反映的是原件中的某個問題、段落或事實。2.復制方法：復印、手抄、打字、掃描和攝影四、檔案利用服務方式3.優(yōu)點（1）減少對原件的磨損和損害，延長檔案原件的壽命；（2）為檔案孤本制作多份“替身”，提高檔案的利用效率；（3）降低孤本檔案遭受損壞的風險，萬一檔案原件損壞，復制本起到復原的作用。

四、檔案利用服務方式4.復制符合的條件：（1）開放的檔案原件的物理狀況允許復制；（2）沒有文件所有者或是管理者規(guī)定的復制限制以及法定的復制限制。復制本要與原件進行校對，確認無誤后須在復制本上注明檔案原件的編號、檔案部門的名稱，并加蓋公章。

四、檔案利用服務方式

（四）檔案展覽

檔案展覽是指檔案部門根據(jù)需要，按照一定的主題，采用平面或立體的展示手法，系統(tǒng)地陳列展示檔案原件或復制件，發(fā)揮檔案的宣傳教育作用的一種提供利用的主動服務方式。

四、檔案利用服務方式1.形式(1)按展覽的期限分為長期性檔案展覽和短期性檔案展覽。長期性檔案展覽通常在檔案部門固定的展廳舉辦，內(nèi)容多為珍貴館藏、國家或地區(qū)重要歷史面貌等方面的檔案史料的展出，如：第一歷史檔案館的《館藏珍品陳列展》。短期性檔案展覽有時是根據(jù)單位的工作需要而舉辦，有時是為了配合單位的重要活動、紀念日而舉辦，如學校校慶時的辦學成就展等。(2)按展出的內(nèi)容劃分為綜合性檔案展覽和專題性檔案展覽。綜合性檔案展覽的內(nèi)容通常涉及到一個國家、地區(qū)、單位或著名人物的全面情況。專題性檔案展覽展示的是一個國家、地區(qū)、單位或著名人物的某一方面的情況。四、檔案利用服務方式（3）按展出的地點和方式劃分為固定展覽、巡回展覽和網(wǎng)絡檔案展覽。固定展覽是在檔案館展廳、單位展室舉辦的展覽，展品數(shù)量較多、規(guī)模較大、展出布局比較復雜。巡回展是檔案館為擴大展覽的社會教育面，將檔案展品進行流動展示，展覽的選題與廣大群眾的關系密切，展覽的規(guī)模不大，展品布置比較簡單，方便布展。網(wǎng)絡展覽是檔案部門在網(wǎng)站上開辟展覽與展示專欄，展出館藏檔案史料，具有組織快捷、方式靈活、節(jié)省空間、參觀方便等優(yōu)點。

四、檔案利用服務方式2.組織（1）確定主題檔案展覽要主題明確，體現(xiàn)思想性、科學性、業(yè)務性和藝術性，達到廣泛、深刻、生動的影響效果。（2）精選材料要選擇那些能正確揭示事物本質(zhì)和反映歷史事件真實面貌的檔案，以及最具典型意義的和具有長遠查考利用價值的檔案材料。（3）設計格局通常應根據(jù)展覽主題，將檔案文獻分為若干專題，再按一定的時間或事件順序進行排列，充分照顧各專題之間的相互聯(lián)系以及整個展覽的系統(tǒng)性和完整性。（4）保證檔案的安全展覽檔案一般使用復制件，必須展出原件時，應陳列于玻璃柜或采取其他保護措施，確保檔案不受損壞。

四、檔案利用服務方式

（五）制發(fā)檔案證明

檔案證明是根據(jù)利用者的申請，為證實某種事實在所保存檔案中有無記載和如何記載而開具的書面證明材料。檔案證明是滿足機關、團體和公民利用檔案來證明一定事實的一種手段，是檔案館提供檔案為組織和個人服務的方式之一。

1.制發(fā)手續(xù)檔案證明必須根據(jù)單位或個人的正式書面申請才能制發(fā)。在申請書上要寫明證明的目的、要求證明的事項，事項的發(fā)生時間、地點等基本信息，以便對申請書進行審查和對檔案進行查找。四、檔案利用服務方式2.制發(fā)依據(jù)檔案證明的制發(fā)依據(jù)是檔案原件，證明必須依據(jù)檔案正本或可靠的抄本來編寫，所有的證明都要注明材料出處和根據(jù)。3.制發(fā)方法檔案證明不同于國家公證機關制發(fā)的公證文書，它不是直接對事實下結論，而是證明某個事件在檔案中有無記載以及如何記載的。因此，證明以引述或節(jié)錄原文為主要方法。4.制發(fā)標志為了保證該項工作的嚴肅性，證明事項必須與申請事項完全一致，不得超過申請范圍。要對證明進行認真核對，確保內(nèi)容準確、真實，并加蓋檔案部門檔案證明材料專用章才能發(fā)出。

四、檔案利用服務方式

（六）參考咨詢

參考咨詢是指以檔案為依據(jù)，運用相關的業(yè)務知識和專業(yè)技術知識，對人們提出的問題進行解答，或指導其獲得有關某方面檔案的線索。檔案咨詢的類型有：一般性咨詢、專門性咨詢；事實性咨詢、知識性咨詢；專題研究性咨詢、情報性咨詢。參考咨詢的范圍包括兩部分：一是解答咨詢，即通過口頭或書面方式，答復利用者的詢問；二是協(xié)助檢索，即指導利用者使用檢索工具或檔案參考資料，為查找館藏資料提供新的線索。

四、檔案利用服務方式（六）參考咨詢

開展參考查詢工作要明確咨詢的目的、內(nèi)容、范圍、要求的深度和廣度，確定適當?shù)臋z索途徑和答復方式，準確查找檔案材料，采用直接提供答案、提供檔案復制件以及介紹有關查找線索的方式答復咨詢問題。為了掌握咨詢工作的規(guī)律，積累咨詢的問題和相關資料、不斷提高咨詢質(zhì)量，對咨詢過程要進行登記記錄，定期整理、鑒定和分析，建立完整的咨詢檔案。

四、檔案利用服務方式

（七）數(shù)字檔案信息服務

1.數(shù)字檔案信息主要來源于兩個方面：一是各級各類檔案部門接收的電子文件，是數(shù)字檔案資源的重要組成部分；二是檔案部門為促進檔案信息的利用，對部分利用價值較高的庫藏檔案進行數(shù)字化所形成的數(shù)字檔案，是數(shù)字檔案中的精品。

四、檔案利用服務方式

（七）數(shù)字檔案信息服務

2.檔案部門的數(shù)字檔案信息服務主要采