第二章采購申請與采購計劃管理

采購管理第二章采購申請與采購計劃管理第一節(jié)采購申請第二節(jié)采購計劃第一節(jié)采購申請

一、采購申請概述

二、采購調(diào)查所謂采購申請主要是指由企業(yè)各需求部門向負(fù)責(zé)采購的部門提出在未來一段時間內(nèi)所需物品的種類以及數(shù)量等相關(guān)的信息，并填制一定的表格交由采購的部門。一、采購申請概述

（一）含義

（二）采購申請的功能

采購申請一般應(yīng)由適當(dāng)?shù)娜藛T來提出，這樣可以達到下列目的（見圖2-1）。圖2-1采購申請的功能（三）采購申請的注意事項

為避免發(fā)生采購物品與采購申請需求不符合，在進行采購申請中應(yīng)注意下列事項：圖2-2采購申請的注意事項采購申請單(物料管制單)是采購作業(yè)的起點，通常由使用部門、倉儲部門(列入存量管制之物料)、生產(chǎn)部門或擴建專案小組等所簽發(fā)的單據(jù)（見圖2-3）。（四）采購申請單1（四）采購申請單圖2-3某紡織公司物料管制單(多聯(lián)式請購單)由于用途的不同，采購申請單通常有數(shù)聯(lián)而以顏色區(qū)分，以利分發(fā)傳送。（四）采購申請單表2-1采購申請單各聯(lián)名稱及留存部門序號名稱留存部門

第一聯(lián)準(zhǔn)購單采購部門第二聯(lián)驗收單財會部門第三聯(lián)驗收單副聯(lián)電腦中心第四聯(lián)采購?fù)ㄖ獑紊暾埐少彶块T第五聯(lián)驗收單物料聯(lián)倉儲部門第六聯(lián)采購申請單申請采購單位在開發(fā)時（四）采購申請單采購申請單(物料管制單)比較適用于一般消耗性的物料采購的申請或機器設(shè)備的申請維修。（四）采購申請單

資本支出請購單:機器設(shè)備等固定資產(chǎn)之購置，因其采購價值較大，對企業(yè)將來的產(chǎn)值運營產(chǎn)生重大影響，所以必須詳細(xì)地研究采購的必要性，特別是要進行成本效益分析，因此，這種采購申請單的格式與內(nèi)容，與物料采購申請單大不相同（見圖2-4）。2（四）采購申請單圖2-4某電器公司資本支出請

采購的范圍：有形的物品無形的勞務(wù)：（四）采購申請單圖2-5某電腦公司特殊支出申請書4工程發(fā)包模具制作、委托設(shè)計、評鑒、產(chǎn)品展示、車輛等的維修與保險、專業(yè)人員聘請、專利、商標(biāo)、著作權(quán)及訴訟申請等。（四）采購申請單采購申請單因性質(zhì)不同由不同的部門負(fù)責(zé)，如表2-2所示。性質(zhì)負(fù)責(zé)的部門生產(chǎn)性質(zhì)采購部門消費性質(zhì)總務(wù)部門專業(yè)服務(wù)性質(zhì)申請部門或委托專業(yè)機構(gòu)

表2-2采購申請的負(fù)責(zé)部門5生產(chǎn)性質(zhì)的采購申請單包括原料、輔助料、機具設(shè)備、技術(shù)及服務(wù)、工程發(fā)包等消費性質(zhì)的采購申請單包括日常事務(wù)用品、后勤服務(wù)等專業(yè)服務(wù)性質(zhì)的采購申請單包括會計師簽證產(chǎn)品目錄設(shè)計等二、采購調(diào)查

（一）采購市場調(diào)查的功能

市場調(diào)查是指以市場為對象的調(diào)查研究活動或調(diào)查工作過程，它是一種經(jīng)濟調(diào)查。

采購市場調(diào)查指企業(yè)運用科學(xué)的方法，有系統(tǒng)有目的地搜集市場信息，記錄、整理、分析市場情況，了解市場的現(xiàn)狀及其發(fā)展趨勢，為市場預(yù)測提供客觀的、正確的資料。12（一）采購市場調(diào)查的功能

采購市場調(diào)查在企業(yè)經(jīng)營管理中具有十分重要的作用：采購市場的調(diào)查是企業(yè)進行經(jīng)營決策的基礎(chǔ)。采購市場調(diào)查是調(diào)整和矯正采購計劃執(zhí)行情況的重要依據(jù)。采購市場調(diào)查是改善企業(yè)經(jīng)營管理的重要工具。3(二)采購市場調(diào)查的程序

程序

1圖2-6采購市場調(diào)查的程序(二)采購市場調(diào)查的程序

采購市場調(diào)查的內(nèi)容2結(jié)構(gòu)內(nèi)容引言標(biāo)題和前言主體報告①調(diào)查目的②詳細(xì)的解析方法③調(diào)查結(jié)果的描述分析④調(diào)查結(jié)論與結(jié)論摘要⑤意見與建議附件樣本的分配、圖表及附錄表2-3采購調(diào)查表的內(nèi)容(三)采購市場調(diào)查的方法

采購市場調(diào)查的方法，是指市場調(diào)查人員在實施調(diào)查過程中搜集各種信息資料所采用的具體方法。詢問法觀察法實驗法132調(diào)查者用被調(diào)查者愿意接受的方式向其提出問題，得到回答，獲得所需要的資料。詢問法分為：①問卷調(diào)查法②面談?wù){(diào)查法③電話調(diào)查法把調(diào)查對象置于一定的條件下，了解其發(fā)展趨勢的一種調(diào)查方法調(diào)查人員在現(xiàn)場對調(diào)查對象進行直接觀察記錄，取得第一手資料的一種調(diào)查方法(四)采購市場調(diào)查技術(shù)

調(diào)查表設(shè)計

1

調(diào)查表設(shè)計的基本要求是：問題具體，重點突出，能正確記錄和反映被調(diào)查者回答的事項，便于資料的統(tǒng)計和整理，使被調(diào)查者樂于合作。

一張完善的調(diào)查表通常由以下幾部分組成,（見圖2-7）。調(diào)查表的構(gòu)成圖2-7調(diào)查表的組成部分(四)采購市場調(diào)查技術(shù)

設(shè)計調(diào)查表的步驟圖2-8設(shè)計調(diào)查表的步驟(四)采購市場調(diào)查技術(shù)

設(shè)計調(diào)查表應(yīng)注意的幾個問題

要把調(diào)查需要和是否可能結(jié)合起來考慮。調(diào)查提綱的擬定要靈活應(yīng)用。調(diào)查中使用的命題用語要通俗易懂，簡明扼要。調(diào)查表的排列格式，要清晰明朗，順理成章，有助于被調(diào)查者回答問題。設(shè)計中要反復(fù)檢查修改。(四)采購市場調(diào)查技術(shù)

詢問調(diào)查技術(shù)2名稱

內(nèi)容

舉例

自由回答法指調(diào)查人員根據(jù)調(diào)查主題提出問題，由被調(diào)查者自由回答，不受任何約束來回答的方法“你們單位一般在什么時候采購原料?”這種詢問法，氣氛活躍，回答自由，有利于被調(diào)查者回答和思考問題。二項選擇法指所提的問題只允許在兩個答案中選擇一個的提問方法“你們單位從什么地方采購原料?①陜西；②山東?！北?-4詢問調(diào)查的方法(四)采購市場調(diào)查技術(shù)

名稱

內(nèi)容

舉例

多項選擇法指調(diào)查人員事先對所提出的問題，擬定若干個答案，供被調(diào)查者從中選擇一個或數(shù)個“你們單位采購物資方式是：①隨時采購()；②定時采購()；③現(xiàn)貨采購()；④期貨合同采購()?！北徽{(diào)查者可將選擇的答案在括號中打√號順位法指在多項選擇的基礎(chǔ)上，由被調(diào)查者根據(jù)自己的認(rèn)識程度，對所列答案定出先后順序“根據(jù)你單位采購要求，請排出采購因素考慮的先后順序：①價格()；②距離()；③質(zhì)量()；④服務(wù)()”評定法是指要求被調(diào)查者表示自己對某個問題的認(rèn)識程度“你認(rèn)為本單位采購的物資質(zhì)量怎樣?①優(yōu)()；②良()；③一般()。”請根據(jù)你單位的看法在()中打√號表2-4詢問調(diào)查的方法續(xù)表(四)采購市場調(diào)查技術(shù)

抽樣調(diào)查技術(shù)3

抽樣調(diào)查，是根據(jù)一定的原則，從調(diào)查對象的總體中抽出一部分樣本進行調(diào)查，從而推斷總體情況的方法。。圖2-9抽樣調(diào)查技術(shù)的種類三、采購需要量的確定

（一）確定采購需要量的目的1避免材料儲存過多，積壓資金2預(yù)計需用數(shù)量與時間，防止供應(yīng)中斷3配合公司生產(chǎn)計劃與資金調(diào)度4確立材料耗用標(biāo)準(zhǔn)，管制用料成本5事先準(zhǔn)備，選擇有利時機（二）確定采購需要量的三個關(guān)鍵因素

在確定采購需要量的過程中主要有以下三個關(guān)鍵的因素三庫存量信息321生產(chǎn)計劃(ProductionSchedule)用料清單(物料需求計劃)(二)確定采購需要量的三個關(guān)鍵因素確定某種物料的采購量可以通過下列公式來計算：某種物資的采購量=該種物資本期的需要量+計劃期末庫存數(shù)量-計劃期初庫存量-企業(yè)內(nèi)部可利用資源(二)確定采購需要量的三個關(guān)鍵因素圖2-11采購需要量決定的程序(三)決定最適當(dāng)?shù)牟少徯枰砍Ｓ玫姆椒ń?jīng)濟訂購數(shù)量法固定期間法固定數(shù)量法批對批法物料需求計劃法

12345每次發(fā)出的數(shù)量都相同每次訂單涵蓋的期間是固定的(每個月的第一周下訂單)，但是訂購數(shù)量每次都變動發(fā)出的訂購數(shù)量與每一期凈需求的數(shù)量相同最佳訂貨批量公式：第二節(jié)采購計劃二、企業(yè)采購計劃的編制二、采購計劃的審批與執(zhí)行

一、企業(yè)采購計劃概述（一）采購計劃的概念1、采購計劃是指企業(yè)管理人員在了解市場供求情況，認(rèn)識企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程和掌握物料消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上對計劃期內(nèi)物料采購管理活動所作的預(yù)見性安排和部署。它包括兩部分內(nèi)容：1）采購計劃的制定；2）采購訂單的制定。一、采購計劃概述(二)采購計劃的分類：1)按計劃期長短，分為年度物料采購計劃、季度物料采購計劃、月度物料采購計劃等。2)按物料使用方向，分為生產(chǎn)產(chǎn)品用物料采購計劃、維修用物料采購計劃、基本建設(shè)用物料采購計劃、技術(shù)改造措施用物料采購計劃、科研用物料采購計劃、企業(yè)管理用物料采購計劃等。3)按物料自然屬性，分為金屬物料采購計劃、機電產(chǎn)品物料采購計劃、非金屬物料采購計劃等。（三）編制采購計劃的作用及目的采購計劃的作用為：

1、可有效規(guī)避風(fēng)險，減少損失。2、為企業(yè)組織采購提供依據(jù)。3、有利于合理配置資源，取得最佳經(jīng)濟效益。采購計劃的目的：

1、預(yù)計物料需用時間與數(shù)量，防止供應(yīng)中斷進行。2、避免物料儲存過多、積壓資金、占用堆積的空間。3、配合企業(yè)生產(chǎn)計劃與資金調(diào)度。4、使采購部門事先準(zhǔn)備，選擇有利時機購入物料。5、確定物料耗用標(biāo)準(zhǔn)，管制物料采購數(shù)量及成本。二、企業(yè)采購計劃的編制編制物資采購計劃，是一項很復(fù)雜很細(xì)致的工作。它大體可以分為以下三個階段:準(zhǔn)備階段平衡階段編制采購計劃階段123（一）準(zhǔn)備階段1.編制采購計劃的基礎(chǔ)(1)銷售計劃銷售計劃是指規(guī)定企業(yè)在計劃期內(nèi)(年度)銷售產(chǎn)品的品種、質(zhì)量、數(shù)量和交貨期，以及銷售收入、銷售利潤等。它是以企業(yè)與客戶簽訂的供貨合同和對市場需求的預(yù)測為主要依據(jù)編制的。采購計劃要為銷售計劃的實現(xiàn)提供物料供應(yīng)的保證。1.編制采購計劃的基礎(chǔ)(2)生產(chǎn)計劃生產(chǎn)計劃是規(guī)定企業(yè)在計劃期內(nèi)(年度)所生產(chǎn)產(chǎn)品品種、質(zhì)量、數(shù)量和生產(chǎn)進度以及生產(chǎn)能力的利用程度。它是以銷售計劃為主要依據(jù)，加上企業(yè)管理人員的定量分析和判斷編制的。(3)物料需用清單生產(chǎn)計劃只列出產(chǎn)品的數(shù)量，無法直接知道某一產(chǎn)品需要使用哪些物資，以及數(shù)量多少。物料需用清單是由研究發(fā)展部或產(chǎn)品設(shè)計部制成，根據(jù)此清單可以精確計算出制造某一產(chǎn)品的物料需求數(shù)。物料需求清單所列的耗用量（標(biāo)準(zhǔn)用量）與實際用量相互比較作為用料管制的依據(jù)。1.編制采購計劃的基礎(chǔ)(二)確定采購需要量的三個關(guān)鍵因素圖2-11采購需要量決定的程序(4)設(shè)備維修計劃和技術(shù)改造計劃設(shè)備維修計劃是規(guī)定企業(yè)在計劃內(nèi)（年度）需要進行修理設(shè)備的數(shù)量、修理的時間和進度等。技術(shù)改造計劃是規(guī)定企業(yè)在計劃內(nèi)（年度）要進行的各項技改項目的進度、預(yù)期的經(jīng)濟效果，以及實現(xiàn)技改所需要的人力、物資、費用和負(fù)責(zé)執(zhí)行的單位。1.編制采購計劃的基礎(chǔ)1.編制采購計劃的基礎(chǔ)(5)基本建設(shè)計劃和科研計劃基本建設(shè)計劃是規(guī)定企業(yè)在計劃期內(nèi)(年度)的建設(shè)項目、投資額、實物工程量、開竣工日期、建設(shè)進度以及采用的有關(guān)經(jīng)濟技術(shù)定額，這些都是編制采購計劃的依據(jù)。1.編制采購計劃的基礎(chǔ)

(6)存量管制卡物料存量管制卡，為制定采購認(rèn)證計劃提供物料庫存情況;再依據(jù)物料需要數(shù)量，并考慮采購物料的作業(yè)時間和安全存量標(biāo)準(zhǔn)，算出正確的采購數(shù)量，然后才開具請購單，進行采購活動。(二)確定采購需要量的三個關(guān)鍵因素圖2-11采購需要量決定的程序2.選擇物資品種應(yīng)考慮的因素

（1）選用的物資必須保證生產(chǎn)的產(chǎn)品的質(zhì)量；（2）選用的物資品種規(guī)格應(yīng)立足于國內(nèi)且充分考慮取材的可能性；（3）盡量選用資源豐富，價格低廉的材料代替稀缺、貴重材料，用工業(yè)原材料代替農(nóng)業(yè)原料；

（4）充分考慮物資的規(guī)格化、標(biāo)準(zhǔn)化，盡可能減少物資選用的品種、規(guī)格；（5）物資的規(guī)格、尺寸要有利于減少生產(chǎn)中的廢料數(shù)量；（6）選用的物資應(yīng)盡可能保證生產(chǎn)中有較高的勞動生產(chǎn)率和設(shè)備利用率。2.選擇物資品種應(yīng)考慮的因素（二）平衡階段一般企業(yè)的物資平衡的實質(zhì)就是我們在上一節(jié)論述的企業(yè)采購需要量的確定，即通過計算企業(yè)計劃期內(nèi)各物資的需用量和計劃期期初庫存量、期末儲備量來確定企業(yè)計劃期內(nèi)的采購量。計算公式為：

某種物資的采購量=該種物資本期的需要量+計劃期末庫存數(shù)量-計劃期初庫存量-企業(yè)內(nèi)部可利用資源（二）平衡階段格式如表2-5所示：編號物資名稱計量單位預(yù)計期初庫存①企業(yè)可利用資源計劃期需用量⑤計劃期末余額⑥平均余缺⑦采購量⑧備注合計②改用③原來入庫量④零件A件②=③+④⑦=(⑤+⑥)-(①+②)⑧等于⑦表2-5物資平衡表（三）編制采購計劃階段物資采購計劃都是由下而上地逐級進行編制，各級物資申請單位可按生產(chǎn)、基建、市場需要等不同情況，提出計劃期需用量，編制出物資申請計劃，并按規(guī)定時間，要求逐級匯總上報。1.物資采購計劃的內(nèi)容和形式

物資采購計劃包括采購計劃表和采購計劃編制說明。采購計劃編制說明的主要內(nèi)容