如何編寫作業(yè)指導(dǎo)書復(fù)習(xí)進(jìn)程

第一頁，共40頁。目錄(mùlù)CONTENTS1認(rèn)識作業(yè)指導(dǎo)書2作業(yè)指導(dǎo)書的編寫幾個(gè)誤區(qū)作用原則要求編寫第二頁，共40頁。幾個(gè)(jǐɡè)誤區(qū)作業(yè)(zuòyè)指導(dǎo)書的作用第一章認(rèn)識(rènshi)作業(yè)指導(dǎo)書第三頁，共40頁。幾個(gè)認(rèn)識上的誤區(qū)第四頁，共40頁。作業(yè)(zuòyè)指導(dǎo)書是無用的？？？第五頁，共40頁。有人認(rèn)為我從事這項(xiàng)工作已經(jīng)很多年了，作業(yè)步驟已可以倒背如流了，甚至閉著眼睛也能把它做好。實(shí)質(zhì)(shízhì)上這是把作業(yè)指導(dǎo)書僅理解為純粹的操作流程，實(shí)際上除此以外作業(yè)指導(dǎo)書還應(yīng)包括更重要的內(nèi)容，如作業(yè)的要求、產(chǎn)品接收與判定的準(zhǔn)則等。有人認(rèn)為作業(yè)指導(dǎo)書束縛了員工的手腳，難以發(fā)揮其創(chuàng)造性。實(shí)質(zhì)(shízhì)上這是將作業(yè)指導(dǎo)書當(dāng)作一成不變的真理，很多情況下操作人員可以就作業(yè)指導(dǎo)書的修改、糾正和預(yù)防措施的制定等提出自己的意見，從而發(fā)揮他們的創(chuàng)造性和工作積極性。第六頁，共40頁。越多越好還是(háishi)越少越好？？？第七頁，共40頁。ISO9001中指出“如果沒有形成文件的程序就不能保證質(zhì)量時(shí)，則應(yīng)對生產(chǎn)、安裝和服務(wù)(fúwù)的方法制定形成文件的程序”，對程序文件如此，作業(yè)指導(dǎo)書同樣也是如此，太多的文件會(huì)把你壓垮。有些組織為了使文件的數(shù)量盡可能減少，以利于文件的管理，對于標(biāo)準(zhǔn)中，沒有具體數(shù)量規(guī)定的作業(yè)指導(dǎo)書(程序文件則因標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定了應(yīng)當(dāng)制定的程序而不可能減少)提出盡可能不編，這就使很多重要的、必不可少的文件也沒有制定，從而使許多影響質(zhì)量的因素未能加以控制。第八頁，共40頁。工作標(biāo)準(zhǔn)就是(jiùshì)作業(yè)指導(dǎo)書？？？第九頁，共40頁。有的組織認(rèn)為很多崗位已有工作標(biāo)準(zhǔn)，沒必要制訂作業(yè)指導(dǎo)書。其實(shí)，工作標(biāo)準(zhǔn)不同于作業(yè)指導(dǎo)書，它是針對(zhēnduì)工作的責(zé)任、權(quán)利、范圍、質(zhì)量要求、程序、效果、檢查方法、考核與獎(jiǎng)懲辦法等方面所制定的標(biāo)準(zhǔn)。它與作業(yè)指導(dǎo)書可能有相同之處，但其強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容有區(qū)別，并不是所有的作業(yè)指導(dǎo)書都需要規(guī)定職責(zé)、權(quán)限、考核與獎(jiǎng)懲等內(nèi)容；反過來作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)有的條件和標(biāo)準(zhǔn)在工作標(biāo)準(zhǔn)中卻不一定有。需要說明的是，目前工作標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展趨勢之一是將工作標(biāo)準(zhǔn)與作業(yè)指導(dǎo)書、程序文件有機(jī)地結(jié)合為一體。還有一個(gè)問題就是標(biāo)準(zhǔn)過于分散。作業(yè)指導(dǎo)書可以將散落的各類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)納整理。第十頁，共40頁。第一章認(rèn)識(rènshi)作業(yè)指導(dǎo)書操作按步驟詳細(xì)地描述下來(xiàlái)就是作業(yè)指導(dǎo)書？？？第十一頁，共40頁。太多的人認(rèn)為為與ISO9000一致，公司應(yīng)提供完成日常任務(wù)的書面文件，生產(chǎn)過程的每一個(gè)階段都必須文件化，從而使雇員們陷進(jìn)了把已經(jīng)十分熟悉的操作的每一個(gè)細(xì)小步驟描述下來的泥潭。但這些逐步展開的作業(yè)指導(dǎo)書又怎么樣呢?我們經(jīng)?？梢园l(fā)現(xiàn)這樣的話：“通過撥動(dòng)計(jì)算機(jī)左后方的肘節(jié)開關(guān)打計(jì)算機(jī)直到屏幕上出現(xiàn)綠光”或“立即(lìjí)輸入口令”。這種指導(dǎo)書不僅無用，也是不必要的。詳細(xì)的作業(yè)步驟必須文件化嗎？是的，它們可能應(yīng)該的，但有些卻不是必須的。辦公設(shè)備的操作、程序中已經(jīng)有詳細(xì)說明的等情況不用重復(fù)寫。第十二頁，共40頁。第一章認(rèn)識(rènshi)作業(yè)指導(dǎo)書程序(chéngxù)與作業(yè)指導(dǎo)書有什么區(qū)別？？？第十三頁，共40頁。地位功能(gōngnéng)內(nèi)容第十四頁，共40頁。功能(gōngnéng)程序：涉及多崗位、多部門、多環(huán)節(jié)過程(guòchéng)的順序和相互作用強(qiáng)調(diào)職能、協(xié)調(diào)工作作業(yè)指導(dǎo)書：程序中的某個(gè)環(huán)節(jié)強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)(xìjié)和方法、標(biāo)準(zhǔn)第十五頁，共40頁。內(nèi)容(nèiróng)程序(chéngxù)：強(qiáng)調(diào)職責(zé)、流程統(tǒng)一解釋作業(yè)指導(dǎo)書：對程序的補(bǔ)充(bǔchōng)強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)、具體方法、標(biāo)準(zhǔn)具有可操作性第十六頁，共40頁。作業(yè)(zuòyè)指導(dǎo)書的定義第十七頁，共40頁。作業(yè)指導(dǎo)書是用以指導(dǎo)某個(gè)具體過程，事物形成的技術(shù)性細(xì)節(jié)描述的可操作性文件。常用的作業(yè)指導(dǎo)書、工作細(xì)則、標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)規(guī)范通常應(yīng)包含(bāohán)的內(nèi)容。作業(yè)指導(dǎo)書是針對某個(gè)部門內(nèi)部或某個(gè)崗位的作業(yè)活動(dòng)的文件，側(cè)重描述如何進(jìn)行操作，是對程序文件的補(bǔ)充或具體化。對這類文件有不同的具體名稱，如工作指令、操作規(guī)程等。什么(shénme)是作業(yè)指導(dǎo)書？第十八頁，共40頁。作業(yè)指導(dǎo)書的作用第十九頁，共40頁。作業(yè)指導(dǎo)(zhǐdǎo)書的作用1、作業(yè)指導(dǎo)(zhǐdǎo)書是指導(dǎo)(zhǐdǎo)保證過程質(zhì)量的最基礎(chǔ)的文件和為開展純技術(shù)性質(zhì)量活動(dòng)提供指導(dǎo)(zhǐdǎo)。2、作業(yè)指導(dǎo)(zhǐdǎo)書是質(zhì)量體系程序文件的支持性文件。第二十頁，共40頁。作業(yè)指導(dǎo)書的作用說通俗點(diǎn)：1、積累經(jīng)驗(yàn)，并把經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)記錄下來，以防流失。2、新員工可以快速掌握操作要領(lǐng)。3、最有效的管理工具和生產(chǎn)資料。4、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的操作.5、工作(gōngzuò)質(zhì)量檢測和追溯的依據(jù)。第二十一頁，共40頁。作業(yè)指導(dǎo)書的種類1、按發(fā)布形式可分為：書面作業(yè)指導(dǎo)書、口述作業(yè)指導(dǎo)書（在我們這不存在，沒有固化下來的東西沒有法律依據(jù)）。2、按內(nèi)容可分為：用于施工、操作、檢驗(yàn)、安裝等具體過程的作業(yè)指導(dǎo)書。用于指導(dǎo)具體管理工作的各種工作細(xì)則、計(jì)劃和規(guī)章制度(ɡuīzhānɡzhìdù)等。用于指導(dǎo)自動(dòng)化程度高而操作相對獨(dú)立的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范。第二十二頁，共40頁。原則(yuánzé)要求(yāoqiú)第二章作業(yè)(zuòyè)指導(dǎo)書的編寫編寫第二十三頁，共40頁。作業(yè)指導(dǎo)書的編寫原則第二十四頁，共40頁。1、確定性

作業(yè)指導(dǎo)書的重點(diǎn)內(nèi)容應(yīng)該是解決如何作業(yè)的問題，應(yīng)列出具體操作的詳細(xì)過程，包括每一步驟(bùzhòu)所使用的材料（筆啊、紙啊等辦公用品就不要寫了，下同）、儀器設(shè)備以及過程作業(yè)的結(jié)果和判定標(biāo)準(zhǔn)等。

2、實(shí)用性

作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容和形式應(yīng)以實(shí)用為原則，盡量簡潔、易懂，而且要符合文件控制的要求。以文字?jǐn)⑹鲎鳂I(yè)過程時(shí)，應(yīng)選擇通俗易懂的語句來表達(dá)，方便各個(gè)層次人員的理解和領(lǐng)悟。同時(shí)盡量多采用圖表、圖示、流程圖和照片等形式，或圖文并茂，更容易為使用者接受。

3、必要性

沒有必要每個(gè)崗位每個(gè)活動(dòng)都必須有作業(yè)指導(dǎo)書，應(yīng)該充分考慮活動(dòng)的復(fù)雜性、事實(shí)活動(dòng)的方式、完成活動(dòng)所需的技能、人員和資源要求等，以便確定最能適合組織運(yùn)作需要的作業(yè)指導(dǎo)書。

4、協(xié)調(diào)性

編寫作業(yè)指導(dǎo)書時(shí)，應(yīng)認(rèn)真分析現(xiàn)有文件的特點(diǎn)和適用性，以相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)技術(shù)文件作為編寫依據(jù)，同時(shí)也應(yīng)注意作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容并非一定要限制在所依據(jù)的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)要求的范圍之內(nèi)，還可以包括對其他業(yè)務(wù)活動(dòng)的控制要求。第二十五頁，共40頁。作業(yè)指導(dǎo)書的編寫要求第二十六頁，共40頁。作業(yè)(zuòyè)指導(dǎo)書的要求最基本(jīběn)要求

1、內(nèi)容應(yīng)滿足：5W1H原則Where：即在哪里使用此作業(yè)指導(dǎo)書。Who：什么樣的人使用該作業(yè)指導(dǎo)書。What：此項(xiàng)作業(yè)的名稱及內(nèi)容是什么。Why：此項(xiàng)作業(yè)的目的是干什么。When：什么時(shí)候(shíhou)使用該作業(yè)指導(dǎo)書。How：如何按步驟完成作業(yè)。第二十七頁，共40頁。作業(yè)(zuòyè)指導(dǎo)書的要求最基本(jīběn)要求

2、格式要求：基本框架目的：本作業(yè)指導(dǎo)書是用來做什么的范圍：適用于哪些人，哪些工作(gōngzuò)職責(zé)：涉及哪些崗位，這些崗位在本次工作(gōngzuò)中的各自承擔(dān)的任務(wù)或功能術(shù)語：如有必要步驟：一步一步怎么做這個(gè)工作(gōngzuò)的，應(yīng)達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)。意外情況（不正常情況下的操作）第二十八頁，共40頁。作業(yè)(zuòyè)指導(dǎo)書的要求最基本(jīběn)要求

2、格式(géshi)要求：文本格式(géshi)：與手冊系統(tǒng)/保持一致第二十九頁，共40頁。作業(yè)(zuòyè)指導(dǎo)書的要求最基本(jīběn)要求

3、文字要求：作業(yè)指導(dǎo)書用于具體指導(dǎo)現(xiàn)場生產(chǎn)或管理工作，其結(jié)構(gòu)和形式完全取決于作業(yè)的性質(zhì)和復(fù)雜程度，不像質(zhì)量手冊和程序文件那么單一，不必也不可能采用統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)和形式。因而根據(jù)其應(yīng)當(dāng)包括的內(nèi)容可以(kěyǐ)全部用文字描述，也可以(kěyǐ)用圖表來表示，或兩者結(jié)合起來使用。描述簡單、實(shí)際就好。客觀陳述，條理清淅就好。不需要復(fù)雜的描述方法，修辭手法。

第三十頁，共40頁。作業(yè)指導(dǎo)書的編寫第三十一頁，共40頁。由實(shí)際操作人員編寫編寫之前、之后可以展開討論寫你該做的做你所寫的記你所做的實(shí)際、簡明扼要、便于理解(lǐjiě)保持一致性第三十二頁，共40頁。明確(míngquè)目的：用來做什么的明確(míngquè)范圍：適用于哪些人，哪些工作明確(míngquè)職責(zé)：涉及哪些崗位，這些崗位在本次工作中的各自承擔(dān)的任務(wù)或功能明確(míngquè)術(shù)語：一些專業(yè)用語（如果有）框架前半部分基本(jīběn)就完成了，接下來描述工作步驟就可以了。第三十三頁，共40頁。作業(yè)(zuòyè)指導(dǎo)書的編寫工作(gōngzuò)步驟幾種寫法1、按時(shí)間順序：什么時(shí)間做什么（按時(shí)間鐘順序）航班(hánɡbān)起飛前一天，前兩小時(shí)，前1小時(shí)，前30分鐘，航班(hánɡbān)起飛后30分鐘………………。上崗后第一件事、第二件事、第三件事…………。2.按流程順序：先做什么，后做什么先填貨單，再計(jì)重，再過安檢，入庫，裝斗………………。3.按崗位順序（和流程順序雷同）：先是哪個(gè)崗位做什么，接下來哪個(gè)崗位做什么。以上幾種穿插編寫。第三十四頁，共40頁。作業(yè)(zuòyè)指導(dǎo)書的編寫工作(gōngzuò)步驟描述注意事項(xiàng)：1、如果涉及到了操作標(biāo)準(zhǔn)，都要列明標(biāo)準(zhǔn)。比如填開貨單，每張貨單的錯(cuò)誤不能超過兩處，超過要作廢。比如安全靠接飛機(jī)的條件……2、5W1H原則要交待(jiāodài)清楚Where：即在哪里做。Who：是誰做？What：做什么？（稱重？裝斗？收費(fèi)？拉貨？）Why：為什么做（標(biāo)準(zhǔn)）。When：什么時(shí)候做。How：怎么做（詳細(xì)過程，操作方法）。第三十五頁，共40頁。作業(yè)(zuòyè)指導(dǎo)書的編寫工作步驟(bùzhòu)描述注意事項(xiàng)：3、要考慮意外情況的應(yīng)急處置。比如設(shè)備突然失效，比如人員不在崗，比如收錯(cuò)了錢，比如貨單填寫錯(cuò)誤，但航班已離港，怎么辦？寫清楚，這是非常重要的經(jīng)驗(yàn)，也是作業(yè)指導(dǎo)書精髓之一。4、交接班要求交接班時(shí)哪些事情要交待清楚，怎么交待，如何記錄。5、相關(guān)質(zhì)量記錄的填寫每一步驟中如涉及到要填寫工作記錄，必須予以明確說明。并在最后附上(fùshànɡ)質(zhì)量記錄的樣本。6、特殊的安全要求第三十六頁，共40頁。作業(yè)(zuòyè)指導(dǎo)書的編寫作業(yè)指導(dǎo)(zhǐdǎo)文件的編寫注意事項(xiàng)：1、協(xié)調(diào)好作業(yè)指導(dǎo)書和程序文件之間的關(guān)系

作業(yè)指導(dǎo)書的編寫要以程序文件為依據(jù)，程序文件一般都用于管理層，主要規(guī)定實(shí)施某一相活動(dòng)的職責(zé)、范圍和工作步驟等，而工作步驟所涉及到的具體的純技術(shù)性的細(xì)節(jié)則要在作業(yè)指導(dǎo)書中加以細(xì)化和展開，因此，處理好作業(yè)指導(dǎo)書和程序文件之間的接口關(guān)系非常重要。

2、形式多樣而寫法各異

作業(yè)指導(dǎo)書控制的對象不同就導(dǎo)致作業(yè)指導(dǎo)書的編寫形式和方法不同，因此，在編寫作業(yè)指導(dǎo)書時(shí)，應(yīng)根據(jù)(gēnjù)欲控制的對象，決定控制的內(nèi)容和要求，并選取相應(yīng)的表達(dá)方式。

第三十七頁，共40頁。作業(yè)(zuòyè)指導(dǎo)書的編寫作業(yè)指導(dǎo)(zhǐdǎo)文件的編寫注意事項(xiàng)：3、切合實(shí)際并全面控制

作業(yè)指導(dǎo)書是為了指導(dǎo)實(shí)際工作而編寫的，因此要求其內(nèi)容應(yīng)符合實(shí)際運(yùn)行情況，作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)注重全面性，每一項(xiàng)活動(dòng)其實(shí)都可以對特定事物質(zhì)量的控制、指導(dǎo)和評價(jià)作用，每一項(xiàng)活動(dòng)其實(shí)都可被視