2023年普通秘書學形成性考核冊答案

普通秘書學形成性考核（一）名詞解釋：1、秘書人員：泛指從事秘書工作或秘書性工作的各類人員，如領導者的個人秘書、秘書機構中的集體秘書，以及為領導工作和機關工作服務的非專職秘書人員。2、秘書方法：是秘書活動得以運營的媒體，意識秘書人員在結識、表達和解決各種事務時所采用的途徑、方式、手段和程序等的總稱。3、秘書技術：就是秘書人員用于解決事務的方法、手段和技能。4、秘書（廣義）：是指在領導者身邊或中樞機構工作，并以辦文、辦會和承辦領導者交辦之事為主要輔助任務的專門人員。涉及秘書、秘書工作者、機要秘書和秘書首長。（二）簡答題：1、秘書技術重要內(nèi)容有哪些？(p12-13)答：秘書活動的重要內(nèi)容有：（1）秘書工作方法，即秘書人員解決平常工作所采用的工作方式、工作程序和工作技巧等；（2）秘書工作手段，即秘書人員為達成某種辦公目的而采用的辦公設備、操作技術和操作規(guī)程等；（3）秘書辦公場合，即秘書人員按照一定的制度，并借助于一定的手段以解決事務的地方。2、秘書學的學科性質(zhì)有哪些重要特性？(p18-19)答：秘書學的學科性質(zhì)有以下特性：（1）知識的綜合性，是秘書學的首要特性；（2）理論的應用性，表現(xiàn)在秘書學的理論知識直接來源于生動的秘書實踐，以及由此而產(chǎn)生的秘書活動經(jīng)驗；直接受到秘書實踐的檢查，指導秘書實踐，并具有普遍意義；（3）學科的群體性，現(xiàn)代秘書學正在發(fā)展為群體學科，即以秘書學概論為主導的眾多學科群。3、秘書活動產(chǎn)生的條件有哪些？（p23-24）答：秘書活動產(chǎn)生具有以下兩個基本條件：第一，社會管理組織的出現(xiàn)是秘書活動產(chǎn)生的前提條件。秘書活動是適應領導活動的需要而產(chǎn)生的，領導活動是社會管理活動的核心內(nèi)容，秘書活動也是社會管理活動不可或缺的組成部分。第二，文字和公文的出現(xiàn)是秘書活動產(chǎn)生的必要條件。秘書活動是以掌管公文為重要職責的，而公文是由文字組成的管理工具，假如秘書活動離開文字記錄、公文撰擬、公文解決等文牘性事務，就失去了秘書活動的本來涵義。（三）論述題：1、受輔助性的規(guī)定，秘書活動還具有哪些重要特性？（p7-8）答：受輔助性的規(guī)定，秘書活動還具有以下重要特性：（1）文牘性，秘書輔助行為的首要內(nèi)容，就是掌管文書；（2）秘密性，秘書工作就是機要工作，秘書人員就是機要人員，秘書活動的諸多內(nèi)容忌為人知；（3）事務性，解決繁雜而瑣碎的事務，是秘書活動的重要任務，也是秘書活動的重要特性；（4）受動性，秘書活動必須以領導活動為中心，并受制于領導活動；（5）隨機性，秘書要經(jīng)常解決非常規(guī)性、突發(fā)性和領導者臨時交辦的事項，其隨機性尤為顯著；(6)補償性，指秘書是領導者的參謀、助手、喉舌、耳目；（7）潛伏性，即秘書活動始終融于領導活動與組織活動之中，具有潛在的和隱蔽的特性，其決定了秘書不能追求自己的勞動成果，成果應是領導者的。2、秘書的類型有哪些？(p51-53)答：（1）按職業(yè)性質(zhì)分類，秘書可分為公務秘書和私人秘書。公務秘書是在國家機關、國有或集體企事業(yè)單位，以及官辦社團中擔任秘書工作的公職人員；私人秘書是在私營公司、外資公司、民辦社團、專業(yè)戶和個體戶，以及社會各界名流那里擔任秘書工作的雇傭人員。（2）按業(yè)務范圍分類，秘書可分為通用秘書和行業(yè)秘書。通用秘書就是在我國黨政機關辦公廳（室）擔任秘書工作的公職人員；行業(yè)秘書是在不同行業(yè)中擔任專業(yè)秘書工作的人員。（3）按工作崗位劃分，秘書可分為綜合秘書和專項秘書。綜合秘書是承擔全局性秘書工作的人員；專項秘書是專門承擔某項秘書工作的人員；（4）按輔助對象劃分，秘書可分為集體秘書和個人秘書。集體秘書就是輔助領導群體的秘書，而不是只輔助某一位領導者的秘書；個人秘書是輔助某位領導者的秘書，而不是輔助領導群體的秘書。作業(yè)2（一）名詞解釋：1、機要工作：就是經(jīng)管重要秘密事項，使秘密特別是國家秘密不被泄露的工作。涉及三項重要工作，一是秘密文獻的保密；二是秘書會議的保密；三是辦公設備的保密。2、輔助決策：就是秘書人員或秘書機構為領導者制定并實行決策所采用的各項輔助行為。涉及決策前的秘書工作、決策中的秘書工作和決策后的秘書工作（或決策過程中的各項輔助行為）。3、協(xié)調(diào)關系：指秘書人員在其職責范圍內(nèi)，或在領導者的授權下，調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人際之間的關系，促進各項活動趨向同步化和諧化，以實現(xiàn)共同目的的過程。4、典型調(diào)查法：就是故意識地選擇某個或某幾個具有代表性的單位或個人，進行進一步細致的調(diào)查，從中得出具有普遍意義的結論和規(guī)律的調(diào)查方法。（二）簡答題：1、簡述秘書工作的作用。(p79-80)答：秘書機構就其自身而言，大體發(fā)揮以下三種作用：（1）組合作用，即秘書機構的建立，可以把機構、職責、人員和組織關系等要素，有機地加以優(yōu)化組合，形成一種組織力量，起到一種凝聚作用，從而保證領導工作的正常運用。（2）樞紐作用。秘書機構處在機構的中心環(huán)節(jié)，上傳下達、內(nèi)外聯(lián)絡和左右協(xié)調(diào)等，是秘書機構樞紐作用的重要表現(xiàn)；（3）過濾作用，秘書機構作為綜合辦事部門，可代行領導者解決瑣碎和不重要的事情，以便使領導者從繁雜的事務中解脫出來。2、簡述秘書工作的趨勢。（p69-71）答：（1）延展性趨勢，指導思想上的發(fā)展、工作方式的發(fā)展、工作內(nèi)容的發(fā)展、管理模式上的發(fā)展和辦公手段上的發(fā)展等，是秘書工作延展性的佐證；（2）智能化趨勢，“四個轉(zhuǎn)變”的提出和實現(xiàn)，是其重要標志；（3）高效化趨勢，辦公自動化進入秘書機構，使秘書業(yè)務逐漸變得簡樸、便捷和節(jié)儉，辦公自動化限度越高，秘書工作的高效化趨勢就愈強。（三）論述題：1、秘書工作的原則有哪些？如何堅持秘書工作的各項原則。（p71-74）答：秘書工作的原則涉及：（1）準確原則；（2）及時原則；（3）嚴謹原則；（4）同步原則；（5）保密原則準確原則是對秘書工作的質(zhì)量規(guī)定，必須做到：準確理解和執(zhí)行黨和國家的現(xiàn)行方針政策，做到有令則行，令行嚴禁；準確地收集和提供領導工作需要的信息資料，做到有喜報喜，有憂報憂；準確判斷和貫徹領導意圖，做到不誤解，不走樣；準確解決各種秘書事務和領導交辦的事項，做到事前有請示，事后有報告；準確進行文字表達和口頭表達，做到語言規(guī)范，合乎邏輯。及時性原則是對秘書工作的效率規(guī)定，必須做到：確立對的的時間觀念，以適時為本，該快則快，該慢則慢，快慢適中；講究工作效率，以較少的人力、物力和時間，獲得較大的工作效率；分辨輕重緩急，重要的、緊急的工作要一方面去做，下功夫去做；變被動為積極，積極積極，做到快捷、迅速、及時出手。嚴謹原則是對秘書工作的作風規(guī)定，必須做到：嚴密地思考，秘書人員在解決每件事情時盡量做到?jīng)]有疏漏；周祥地運作，秘書人員要進行周詳?shù)陌才拧⒔M織、協(xié)調(diào)，盡量做到萬無一失。同步原則是對秘書工作的態(tài)勢規(guī)定，必須做到：同步思維，想領導所想，急領導所急，盡量做到與領導者同步思維；同步行動，及時到位，與領導同步運營；同步提高，努力提高自己的綜合素質(zhì)，與領導者綜合素質(zhì)的提高保持同步。保密原則是對秘書工作的紀律規(guī)定，必須做到：強化保密意識，保持高度的警惕性；具有法律知識，熟知國家頒發(fā)的一系列保密法規(guī)等；嚴守保密紀律，并敢于同一切泄密和竊密行為做斗爭。2、如何才干建構和優(yōu)化秘書的知識結構，實現(xiàn)秘書知識體系的最佳整體效應？（P138）答：第一，秘書的知識結構要有中心性。知識結構的營建應當從實際出發(fā)，具有明確的中心性，圍繞中心恰本地選擇知識和組織知識，使知識體系各組成部分泵發(fā)揮出最佳功能。秘書人員應根據(jù)自己職業(yè)特性和工作需要，合理確立知識結構的中心點；第二，秘書的知識結構要有寬闊性。秘書要有廣博知識，這是秘書的通才特性決定的。秘書的知識面應力求涵蓋領導者的知識面，才干真正發(fā)揮補償和輔助作用。寬闊性隨知識的發(fā)展而發(fā)展，秘書要緊緊盯住時代對自己的知識需求，不斷拓展知識面；第三，秘書的知識結構規(guī)定層次性。一個合理的知識結構，必須呈現(xiàn)出一定的層次性，由低到高，互相促進，反映知識結構內(nèi)部的縱向關系。秘書的知識結構層次涉及基礎層次、中間層次和最高層次，三個層次組成寶塔型結構，一層比一層范圍更窄，規(guī)定更高。在秘書知識結構中，任何一個層次都不能忽視，否則其他層次都要受到影響；第四，秘書的知識結構要有動態(tài)性，必須具有自我調(diào)節(jié)的動態(tài)功能：基礎較寬，活性較強，反饋及時，調(diào)節(jié)有力，使個體的知識結構不斷趨于完善。假如不能緊隨社會前進步伐，及時調(diào)整知識結構，就會使自己的知識系統(tǒng)處在陳舊、僵硬狀態(tài)。作業(yè)3第九章——第十三章（一）名詞解釋：1、文書：是指能表達某種意思，用于解決各種事務，并具有一定體式的書面材料。2、公文：是指能表達某種意思，用于解決公共事務，其體式由國家統(tǒng)一規(guī)定的文書。3、文獻：是指具有法規(guī)性、指導性和知照性，并印有固定版頭的那部分公文。4、信訪：是指公民、法人和其他組織采用書信、電話、走訪等形式，向行政機關或其他社會組織反映情況，提出意見、建議和規(guī)定，依法應當由有關行政機關或組織解決的活動。（二）簡答題：1、簡述文書管理的基本原則。（p174-175）答：基本原則：（一）準確無誤：是對文書管理的質(zhì)量規(guī)定，規(guī)定文書運轉(zhuǎn)的各個階段和每個環(huán)節(jié)，無差錯、無疏漏，萬無一失；（二）及時迅速：是對文書管理的效率規(guī)定，規(guī)定文書在整個運轉(zhuǎn)過程中，不誤時、不誤事，不影響文書的有效運轉(zhuǎn)；（三）安全保密：是對文書管理的可靠性規(guī)定，規(guī)定文書從形成到終止，要不失密、不泄密、不發(fā)生竊密事件；（四）集中統(tǒng)一：是對文書管理的組織規(guī)定，要不分散不分權，不“政出多門”；（五）黨政分開：是對文書管理的政治規(guī)定，規(guī)定文書管理特別是行文，要不越權、不越級、不違反行文規(guī)則。2、簡述接待工作的一般規(guī)定。(p228-229)答：接待工作的規(guī)定：（一）熱情大方，對于來訪客人，熱情、誠懇、以禮相待，做到禮儀周到而不繁瑣，接待熱情而不鋪張；（二）細致周到，處處為來賓著想，時刻關注來賓的需要，為來賓做出周密的安排，使其感到方便和滿意；（三）保證安全，要有強烈的安全和保密意識，以保證接待工作順利進行。（四）儉省節(jié)約，要精打細算、厲行節(jié)約，抵制鋪張浪費等，還要樹立時間觀念，提高辦事效率，積極為領導者約見、約談框算時限，安排順序。（五）內(nèi)外有別，在接待中注意本系統(tǒng)內(nèi)和本系統(tǒng)外、黨內(nèi)和黨外、國內(nèi)來賓和國外來賓的區(qū)別。（三）論述題1、信訪工作的基本方針是什么？信訪工作的原則有哪些？（p216-218）答：基本方針：聯(lián)系群眾、廣開言路、滿足群眾的合法規(guī)定。這一方針涉及三個基本思想：一是信訪工作的出發(fā)點，即聯(lián)系群眾；二是信訪工作的基本規(guī)定，即廣開言路；三是信訪工作的主線目的，即滿足群眾的合法規(guī)定。信訪工作的原則：（一）調(diào)查研究、實事求是的原則。秘書人員對信訪者提出的問題、反映的情況要進行進一步細致的調(diào)查、分析，弄清事實真相，抓住問題癥結進行解決，嚴厲對待、謹慎從事，切忌偏聽偏信，輕率解決；（二）按政策、法規(guī)辦事。秘書人員要熟悉掌握黨和政府的基本政策、國家憲法和其他常用法規(guī)以及那些與群眾切身利益密切相關的準則法規(guī)等，堅持政策與法律面前人人平等的原則，排除干擾，秉公辦事。（三）思想疏導的原則，秘書人員面對信訪者的暴躁、氣憤、憂慮、痛苦等不同情形，應端正態(tài)度，區(qū)別對待，認真做好思想疏導工作，把解決實際問題和解決思想工作結合起來。（四）分級負責、歸口辦理的原則，實行分級負責、歸口辦理，有助于增強各級領導機關和工作人員的責任心，有助于改善工作作風，克服互相扯皮、盯著不辦等不良現(xiàn)象，有助于提高機關工作效率。（五）及時、就地依法解決問題的原則，力求在最短的時間內(nèi)，依照法規(guī)政策，把大量的信訪問題解決在縣團以下的基層單位，既可方便群眾，避免群眾往返奔波之苦，又可減少越級信訪和重信重訪，減輕領導機關的工作承擔。2、談談你對改善會風的思考。(p196，參考答案)答：由于受傳統(tǒng)觀念和管理體制影響，會風不正已經(jīng)成為當下亟待糾正的問題。目前會議過多過濫的現(xiàn)象十分嚴重，會議的思想和工作作風令人擔憂。會期過長，規(guī)模過大、規(guī)格過高；借開會之名吃喝玩樂、鋪張浪費、濫發(fā)錢財；紀律松散、內(nèi)容空洞、議而不決、決而不行，搞形式主義，做表面文章的現(xiàn)象已不容小視，必須予以重視和加以改善。我認為，應通過以下途徑改善會風：第一，樹立對的的會議觀念，提倡務實精神和負責精神。不開無效或成效不大的會議，減少浪費。第二，建立健全會議的法規(guī)制度，破除形式主義，力戒官場習氣，注重會議成效，實現(xiàn)會議工作的科學化、規(guī)范化和制度化；第三，邊個會議的方式和手段，從形式上課采用現(xiàn)場辦公、對話會、午餐會，以及限時發(fā)言開會、站著開會等方式；從手段上，可借助廣播、電視、電話、計算機等現(xiàn)代化通訊手段開會。秘書學作業(yè)4（一）名詞解釋：1、政務：指行政管理中涉及全局性、長遠性的高層次公務活動，如行政決策、行政指揮、行政監(jiān)督、行政立法等。2、事務：指行政管理中除政務以外的、具體的、一般的平常公務活動。如辦文、辦會、值班、接待、印信管理等。3、值班工作制度：是值班人員共同遵守的行為準則，是保證值班工作順利進行和圓滿完畢值班任務的措施和保障。4、黨政秘書工作（廣義）：黨的機關、政府機關、人大機關、司法機關和政協(xié)機構的秘書工作，統(tǒng)稱為黨政秘書工作。5、私人秘書：指為私營公司、民辦機構、個人或家庭所雇傭，提供秘書性服務的社會職業(yè)人員。（二）簡答題1、簡述事務解決的基本特點。答：事務解決的特點有：（一）廣泛性。秘書工作是服務性工作，其服務對象重要有機關的領導工作、機關工作、相關單位的員工和來訪群眾，事務多、雜、細；（二）反復性。體現(xiàn)為一是內(nèi)容的類似性，二是出現(xiàn)的反復性，三是辦理的例行性；（三）智能性。秘書事務規(guī)定秘書人員要具有強烈的輔助意識，密切關注并緊緊圍繞領導活動，始終把領導活動當做事務工作的出發(fā)點和落腳的，具有較高智能素質(zhì)，才干真正做好事務管理工作，成為領導活動順利進行的有力助手。2、簡述涉外秘書工作的特點。答：（一）跨國性，是涉外秘書的主線特點，指秘書工作的內(nèi)容與涉外事務直接聯(lián)系，或者是協(xié)助經(jīng)理解決涉外事務，或是在我國境內(nèi)協(xié)助外方經(jīng)理解決涉外事務；（二）商務性，是指涉外秘書的重要任務是協(xié)助老板經(jīng)商。（三）單一性，涉外秘書的服務對象一般指向領導者個人，強調(diào)對領導者（上司）個人負責。（四）雙語言，涉外秘書必須具有純熟運用本國語言與外國語言兩種以上的語言工具，才干勝任涉外秘書工作。（五）女性化，涉外秘書工作的模式基本是從國外引進的，事務性、技能性較為突出，女性恰好在這方面具有先天優(yōu)勢，因此女性化成為涉外秘書工作又一顯著特點，（三）論述題：1、領導者事務活動安排的原則是什么？答：（一）統(tǒng)籌兼顧，有急有緩。統(tǒng)籌兼顧就是安排領導事務活動，要從全局出發(fā)，統(tǒng)一籌劃，兼顧領導者的活動，做到公平合理。一般應注意：一是以分管領導者為主，其他領導者適當分擔；二是布局合理，兼顧領導者的特點，從工作實際出發(fā)，讓重要領導者參與重要活動，次要領導者參與次要活動，各得其所。有急有緩就是根據(jù)領導者事務活動的情況，擬定安排的先后順序，以保障領導者活動的高效率，避免誤時誤事。（二）圍繞中心，突出重點。對下級機關、單位規(guī)定領導者參與的活動，秘書機構要嚴格把關，堅持少而精的原則，同時要圍繞中心，突出重點。對完畢中心工作有直接聯(lián)系或關系重大的事務性活動，要優(yōu)先安排，加大力度。與中心工作關系不大或毫無關系的活動，可以推后安排或不予安排，以利于領導者集中精力抓大事。（三）理解排場，求真務實。秘書機構在安排領導者活動時一定理解排場，求真務實，下大力氣精簡領導者不必要的事務性活動。對那些沒有任何實際意義的應酬活動，做表面文章、擺花架子、大轟大嗡的形式主義活動，要敢于提出意見，不再予以安排。領導者外出活動要盡量輕車從簡，不要興師動眾，前呼后擁。2、談談你對黨政秘書人員的素質(zhì)規(guī)定的理解。答：黨政秘書工作和地位的特殊性，決定他們應具有較高的素質(zhì)，我認為，黨政秘書人員的素質(zhì)應符合以下規(guī)定：（一）政治可