行政前臺技能培訓演示教學

行政前臺技能培訓一、職位概要：做好公司日常行政事務工作，保證公司信息通訊順暢，提升公司形象。二、工作職責：1總機電話的轉(zhuǎn)接；2來訪客人才接待，并通報相關部門；3傳真、快遞、郵件、報刊接收和分發(fā)；4復印機、傳真機的管控、日常維護和報修；5前臺區(qū)、會議室、董事長辦公室、接待室及辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理；6員工入離職手續(xù)辦理，員工檔案、通訊錄的更新和管理；7每日報紙的整理，公司宣傳冊的補充；8辦公用品、接待用品、清潔用品的申購、管控；9合同、體系文件、員工檔案、宣傳文件、制度政策等相關文檔管理；10公司員工出入管理、車輛使用登記、考勤統(tǒng)計匯總；11公司水、電、電腦等節(jié)約管理；12完成人事行政經(jīng)理臨時交辦的其它工作。三、任職要求：22周歲以上，專科以上學歷，熟悉商務禮儀規(guī)范；青春靚麗、儀表大方，富有親和力；普通話標準，聲音甜美；熟練使用各種辦公自動化軟件。四、儀容儀表規(guī)定：保持頭發(fā)整齊、光澤，勤洗頭；不得佩戴款式夸張的首飾、掛飾、耳飾；上班前不得吃異味食品，保持口腔清潔，口氣清新；保持手部干凈。指甲不得超過指頭兩毫米，指甲內(nèi)不得殘留污物；禁止穿拖鞋。上班前應注意檢查一下自己的儀表是否得當。五、工作紀律規(guī)定：每天上班前20分鐘到崗，下班后20分鐘離開；因工作性質(zhì)，不可隨意離開崗位（包括休息時間），離崗前須有人代崗后方可離開；就坐時姿態(tài)要端正，入坐時要輕緩，上身要筆直，腰部挺起，目光平視，面帶微笑。不允許有：在椅上前俯后仰搖腿蹺腳；雙手抱于胸前；蹺二郎腿或半躺半坐；趴在工作桌上；晃動桌椅；玩手機；脫鞋；伸懶腰；哼小調(diào)；打哈欠\嬉戲打鬧等行為。六、常用禮貌用語：禮貌語：您好、請、謝謝、再見道歉語：對不起、打憂了、請原諒征詢語：請問我能為您做什么嗎？您還有別的事嗎？請您……好嗎？三聲服務：來有迎聲，問有答聲，走有送聲七、工作行為規(guī)范：A、電話接聽聽到鈴響，至少在第三聲鈴內(nèi)接聽，注意禮貌用語；接聽電話后先問候，并自報公司名。標準語如下：“您好，這里是浙江中磐電子商務公司！”對方講述時仔細聆聽并記錄要點，迅速判斷他有何需求？接聽電話時應控制音量，不應影響其他人的正常工作；對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；通話之后，應輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；沒有接聽到的電話應根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的。將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄在《電話記錄》上；記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。注意事項：1、來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；2、了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關工作人員；3、如遇信息接收人不在，應采取通知的方式及時轉(zhuǎn)達信息。咨詢業(yè)務先生（小姐），關于這方面的業(yè)務，讓我們公司市場營銷部XX經(jīng)理為您服務吧，他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題，我把電話轉(zhuǎn)過去，請稍等。推銷產(chǎn)品與本公司關聯(lián)的業(yè)務則轉(zhuǎn)接相關部門相關人員；無關聯(lián)業(yè)務，則直接回答：先生/小姐，我們公司暫時沒有這方面的需要，請您聯(lián)系其他公司吧，謝謝！找人先生/小姐，您找的X先生/小姐名字叫什么？您跟他/她預約了嗎？請您稍等。

注：①不指明的電話，判斷自己不能處理時，馬上把電話轉(zhuǎn)給能處理的人；②通話簡明扼要，不應長時間占線。③結(jié)束時應說“謝謝！”，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒；④所有員工的手機號碼不得外泄；主管級以上人員的固話號碼不得外泄；⑤每月更新一次員工電話聯(lián)系一覽表，及時掌握員工最新電話號碼；B、客戶來訪客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領導的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；如有必要，安排來訪者前往會客室稍坐片刻；準備招待茶水飲料；通知相關工作人員有人來訪；每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時起身道別；客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、及時通知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；及時轉(zhuǎn)告相關工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復；A、客戶或來訪者進門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。B、單個人問候標準語：“先生/小姐，您好！”C、來者為三人以上，標準問候語則為：“各位好！”或“大家好!”E、對已知道客戶或來訪者姓名的，標準問候語如下：“X先生/小姐好！”C、日常的打印、復印以及相關設備的使用管理

復印資料須登記，每月統(tǒng)計復印量；領取復印紙須申請，發(fā)放后須登記每天早上上班時間準時開啟并且檢查打印機、復印機，并及時補充所需的紙張；負責公司日常的打印、復印。打印、復印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；打印機、復印機或其它設備出現(xiàn)故障時，及時聯(lián)絡辦公設施維護人員進行檢查維修D(zhuǎn)、接待用品管控每月月初及時申請各接待用品，并記錄申請臺賬；每月最后一日盤點各類接待用品數(shù)量，統(tǒng)計當月使用量；辦公用品缺少時，須提前通知采購；飲料（純凈水）使用、領用須登記。E、辦公室管理每天早上下班后關閉大廳照明、下午上班前開啟大廳照明；每天下班前半小時關閉大廳空調(diào)；每周一8:30更換《會議室使用登記表》、《培訓室使用登記表》客人離開培訓室、接待室、會議室后及時清理衛(wèi)生；各類鑰匙妥善保管，重要物資鎖入柜子；廢品銷售繳款項妥善保管，避免丟失；空調(diào)開關，投影儀開關等要妥善保管，避免丟失。F、考勤統(tǒng)計熟悉門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；如有員工請假，需到前臺填寫《請假單》并注明請假原因、時間及時數(shù)；前臺交行政主管及總經(jīng)理簽字同意后作為考勤依據(jù)；若上級不同意，需注明理由再返回申請人；每月30/31日將門禁考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，并綜合外出登記以及人員請假情況統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；行政主管將考勤統(tǒng)計連同工作匯報表交由財務作為造工資表的根本依據(jù)，財務完成工資表后一起交由總經(jīng)理查閱；總經(jīng)理返回后原件由行政主管歸檔，另復印一份考勤統(tǒng)計公示。I、文件的收發(fā)1、紙質(zhì)文件的收發(fā)a、前臺收/發(fā)文件應及時在《收文明細》/《發(fā)文明細》中登記文件收/發(fā)文件的時間、收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；b、前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；c、前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；B、電子文件的收發(fā)1、前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立