檔案室與文件中心課件

第八章檔案室與文件中心重點(diǎn)掌握：檔案室的性質(zhì)與職責(zé)文件中心的概念與性質(zhì)文件生命周期理論及其發(fā)展文件連續(xù)體理論第一節(jié)中國檔案室的建立和發(fā)展一、檔案室的草創(chuàng)階段（建國初期－1959年）1、黨委機(jī)關(guān)檔案室2、政府機(jī)關(guān)檔案室3、軍事機(jī)關(guān)檔案室二、檔案室的改進(jìn)與發(fā)展階段（1959－1965年）三、檔案室停滯發(fā)展階段（1966－1976年）四、檔案室的恢復(fù)與發(fā)展階段（1976.10－現(xiàn)在）第二節(jié)檔案室的性質(zhì)、功能與職責(zé)一、檔案室的性質(zhì)1、依附性2、內(nèi)向性3、機(jī)要性4、過渡性5、服務(wù)性三、檔案室的職責(zé)和任務(wù)1、負(fù)責(zé)收集、管理本單位在工作活動中形成的全部檔案和資料，積極提供檔案為本單位的工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)。2、監(jiān)督和指導(dǎo)本單位及其所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。3、按有關(guān)規(guī)定把具有長久保存價值的檔案，向國家檔案館移交。四、檔案室檔案的管理程序五、檔案室工作與文書處理工作和檔案館工作的關(guān)系第三節(jié)檔案室的類型及其設(shè)置一、檔案室的類型1、從檔案室所屬領(lǐng)域可劃分為（1）機(jī)關(guān)檔案室（2）學(xué)校檔案室（3）企業(yè)檔案室（4）醫(yī)院檔案室

3、根據(jù)檔案室的收藏范圍可分為（1）綜合檔案室（2）聯(lián)合檔案室（3）專門檔案室二、檔案室的設(shè)置1、各機(jī)構(gòu)辦公室下設(shè)檔案室，管理文書檔案與科技檔案。2、文書檔案室與科技檔案室分開設(shè)置。3、設(shè)綜合檔案室。4、設(shè)綜合信息中心思考綜合檔案室的優(yōu)勢有哪些？聯(lián)合檔案室在我國應(yīng)當(dāng)如何發(fā)展？目前沒有充分發(fā)展的原因何在？四、文件中心的作用

1、是文件運(yùn)動過程的中間階段必須采取的措施2、可以節(jié)省保管費(fèi)用，解決庫房問題3、有利于對檔案文件信息的開發(fā)利用五、文件中心的設(shè)置國外一般是獨(dú)立設(shè)置，需要三個條件：地理位置、管理手段、機(jī)構(gòu)參與。主要有兩種類型：政府性、商業(yè)性。我國一般是在檔案館內(nèi)部設(shè)置五、文件中心的設(shè)置

國外一般是獨(dú)立設(shè)置，需要三個條件：地理位置、管理手段、機(jī)構(gòu)參與。主要有兩種類型：政府性、商業(yè)性。我國一般是在檔案館內(nèi)部設(shè)置討論題中外文件中心的共性與差異表現(xiàn)在哪些方面？文件中心與檔案室比較，哪一種機(jī)構(gòu)在中國更具有發(fā)展?jié)摿Γ恐袊奈募行慕ㄔO(shè)應(yīng)該走什么樣的發(fā)展道路？二、文件生命周期理論產(chǎn)生的專業(yè)背景1.文件數(shù)量的急劇增長—基本因素2.文件管理的出現(xiàn)及其專門化—推動因素3.文件中心的建立—直接因素三、文件生命周期理論的形成與發(fā)展萌芽——概念的提出。美國檔案學(xué)者菲利普.布魯斯（PhilipBrooks）最早提出形成——與文件中心的出現(xiàn)密切相關(guān)。發(fā)展——1950年英國倫敦大學(xué)教授羅吉爾.艾利斯（RogerEllis）在第一屆國際檔案大會上提出了文件運(yùn)動的三階段論，認(rèn)為文件有現(xiàn)行階段暫時保存階段和永久保存階段。當(dāng)時并未引起足夠的重視。20世紀(jì)80年代西方檔案界對文件生命周期理論的研究日趨完整和系統(tǒng)，并發(fā)表了一些頗有深度的論著。四、文件生命周期理論的基本內(nèi)容1.文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的運(yùn)動過程。2.這一完整過程可劃分為若干階段。3.文件在每一階段因其特定的價值形態(tài)而與服務(wù)對象﹑保管場所和管理形式之間存在一種內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。六、文件生命周期理論的發(fā)展電子文件的大量產(chǎn)生，中外檔案學(xué)者對電子文件生命周期的概念、含義、階段、對應(yīng)關(guān)系等方面提出了一些新的認(rèn)識，認(rèn)為電子文件時代文件生命周期理論面臨挑戰(zhàn)與修正，應(yīng)有新的發(fā)展。在電子文件時代面臨的挑戰(zhàn)及自身的修正挑戰(zhàn)——新的理解，階段劃分有不同看法，有些方面不太適應(yīng)電子文件，階段劃分太過分明修正——文件運(yùn)動的整體性保持不變，階段性特點(diǎn)發(fā)生變化，對應(yīng)關(guān)系發(fā)生一些變化，需要補(bǔ)充在電子文件運(yùn)動過程中進(jìn)一步加強(qiáng)全程管理和前端控制，起點(diǎn)需要延伸到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計之中。有的學(xué)者提出了文件連續(xù)體理論。七、文件連續(xù)體理論（一）概念文件連續(xù)體理論（Recordscontinuum），以澳大利亞檔案學(xué)者弗蘭克.阿普沃德為代表。提出將文件的運(yùn)動過程視為一個連續(xù)統(tǒng)一體。此體系包括四個坐標(biāo)體系——文件保管形式軸，價值表現(xiàn)軸，業(yè)務(wù)活動軸，形成者軸。（三）進(jìn)步之處此體系包括四個坐標(biāo)體系——文件保管形式軸，價值表現(xiàn)軸，業(yè)務(wù)活動軸，形成者軸。進(jìn)步之處可歸結(jié)為四個方面：1、獨(dú)特的研究視角——文件保管形式與業(yè)務(wù)活動、環(huán)境的互動；2、立體多維的研究方法——全方位地考察文件運(yùn)動過程及規(guī)律；3、突出文件運(yùn)動的聯(lián)系性和整體性——適用范圍更廣、生命力更強(qiáng)；4、不再要求文件管理相關(guān)因素的機(jī)械對應(yīng)——順應(yīng)電子文件時代的發(fā)展要求。第五節(jié)其他新型檔案機(jī)構(gòu)檔案寄存中心檔案