臺辦室工作存在問題清單

9/9辦公室工作存在問題清單序號工作項目存在問題改進措施1收發(fā)文件由于人員緊張、事務(wù)性工作較多，多由司機收取，存在風(fēng)險設(shè)置專人收取做好收發(fā)登記17公文收發(fā)存在個別由部門提供的需套頭發(fā)OA的公文有錯別字、編號混亂等問題，如果是常規(guī)錯字辦公室可以在檢查中發(fā)現(xiàn)，但如果是專有名詞、公司名稱錯誤則由辦公室發(fā)現(xiàn)的可能性很小，導(dǎo)致上行公文與實際不符造成后續(xù)隱患。文起草科室做好初審工作；格按照發(fā)文流程，由起草部門初核→辦公室復(fù)核→分管領(lǐng)導(dǎo)會簽，完成上述流程后再走OA程序，盡量不發(fā)急文；③盡可能多了解各項事務(wù)，提高自身業(yè)務(wù)水平。3會務(wù)組織接待規(guī)格標準不一、不夠明確。比如不同會議分別使用何種水杯、何種茶葉、水倒幾分滿、何時需要既上茶水又上礦泉水、添水間隔等問題。禮儀不規(guī)范會議室桌椅陳舊音響效果有待提升會務(wù)餐飲、住宿能力不足制定接待規(guī)范。建議按級別、人數(shù)明確會務(wù)接待標準，形成標準化方案。實現(xiàn)即使面臨重大接待任務(wù)、辦公室人員不足的亦可有序接待。購置書籍，講師培訓(xùn)，提高禮儀知識購置新桌椅進一步升級音響設(shè)備建設(shè)相關(guān)設(shè)施，提高接待能力建議針對大型活動圍內(nèi)選拔成立一個5-10人的團隊，配備統(tǒng)一服裝、統(tǒng)一培訓(xùn)。4信訪工作接待業(yè)務(wù)不熟悉與上級信訪部門缺乏交流溝通加強信訪業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力加強與有關(guān)部門溝通聯(lián)系加強宣傳，引導(dǎo)通過正規(guī)渠道反應(yīng)問題5制度匯編個別部門上報制度效率較低制度界限不清個別部門制度分類不科學(xué)按時督促相關(guān)部門上報制度分管領(lǐng)導(dǎo)與部門確定制度分類6固定資產(chǎn)管理小額消耗品使用量大物品分散，不易管理幾個部門固定資產(chǎn)在辦公室名下，實際無法有效監(jiān)管小額物品以批、套、箱為單位進行登記加強巡視巡查，確保各處物品完好建議各部門直接監(jiān)管各自資產(chǎn)7檔案管理檔案整理工作量巨大，人員不足歷史原因，部分檔案部門自管檔案庫房較多，無法集中管理歷史檔案損毀嚴重，工程檔案查閱較多造成破損，查閱效率低檔案收集不系統(tǒng)、不全面建議增加1名專職檔案員推進各部門檔案匯繳工作建議財務(wù)、人事檔案統(tǒng)一在檔案室建議盡快啟動檔案數(shù)字化工作做好規(guī)劃，加強對各類檔案的收集整理8保密工作職工重視程度不高手機泄密風(fēng)險較大加強保密宣傳，進一步提高保密意識加強宣貫和管控，在核心位置安裝手機信號干擾器9法務(wù)工作部分干部職工法律意識、法律知識欠缺法律咨詢、法律援助渠道少邀請法官講座，組織法務(wù)培訓(xùn)，提高法律意識聘請律師事務(wù)所，加強法律援助10各類請示流程較多，效率較低格式不規(guī)范提高轉(zhuǎn)文效率，規(guī)范格式要求建設(shè)OA，一站式解決效率、格式、留痕等問題11通訊稿的審核與發(fā)布各部門通訊稿質(zhì)量參差不齊，最近一段時間不附照片情況增加。方式：定期組織培訓(xùn)。周期：一季度一次內(nèi)容：①總結(jié)各部門通訊稿中存在的問題、發(fā)現(xiàn)的亮點。②匯總其他單位的優(yōu)秀規(guī)范報道，集中進行分析學(xué)習(xí)。③集中討論宣傳方式的創(chuàng)新形式，展開頭腦風(fēng)暴，收集創(chuàng)意和建議。12網(wǎng)絡(luò)宣傳方面的實踐活動因接手此崗位工作時間不長、經(jīng)驗不足，在今年未開展相關(guān)活動。計劃可開展：①手機攝影比賽。因現(xiàn)在大家使用手機照相比較方便、易操作，可以調(diào)動起積極性；并且部門寫報道時經(jīng)常使用手機照相。②可組織參加讀書沙龍、攝影展、看話劇、郊游采風(fēng)活動，并可結(jié)合活動布置相關(guān)練筆任務(wù)、攝影任務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平?？梢詢?nèi)部組織讀書會活動，提高文字水平13正面宣傳報道工作一些重點工作、重大工程項目缺少系統(tǒng)的跟進報道。在年初就開始進行系統(tǒng)的跟進報道，報道工程項目的前期準備、中期進展、后期成果，文字圖片相結(jié)合，涉及場面較大工程的話，可以使用延時攝影等形式作為素材。旨在展現(xiàn)工程項目有條不紊、積極開展。具體計劃在年初將相關(guān)準備工作布置到責任部門的通訊員，責成其進行相關(guān)素材的收集。14年底活動如視頻制作等工作存在時間安排較為緊張的問題，且形式和去年改動不大提早進行方案準備、思考新思路。提前進行素材的收集和整理，在年初和年中可開展討論、頭腦風(fēng)暴，進行創(chuàng)意收集。15網(wǎng)宣攝影工作攝影經(jīng)驗、技術(shù)仍需提高在日常中多進行學(xué)習(xí)和練習(xí)、多瀏覽其他新聞媒體的照片，總結(jié)積累經(jīng)驗。16文件、紀要分發(fā)工作有時出現(xiàn)因涉及部門較多、涉及文件數(shù)量較多等原因延長了分發(fā)時間、效率降低的情況克服客觀原因，做到及時有效，規(guī)范整理、提高分發(fā)效率。17內(nèi)網(wǎng)維護工作偶爾出現(xiàn)過期信息未及時處理的情況及時瀏覽、時刻關(guān)注及時處理、及時更新18督辦提醒督辦職能由單一部門承擔，易造成漏錄、漏督、遲督。①收到文件后細致通讀，對有截止日期、上報事項的做好具體記錄；②于每日下午（15:00）設(shè)定日提醒鬧鐘，及時電話督辦有截止日期的具體工作；③建議開發(fā)線上自動督辦功能，實現(xiàn)人工錄入、智能提醒；④建議普及推廣督辦機制，不僅由辦公室承擔在截止日期前督辦的職能，而是責任科室也應(yīng)建立自己的內(nèi)部記錄、督辦提醒機制。19每周工作計劃匯總有時存在不能于周一下班前匯總的情況。原因：個別部門上交晚、遇周一下午工作多可能會在臨近下班時才想起來此項工作。①每周一下午設(shè)置提醒鬧鐘，盡量按時完成;②建議變更上報截止時間，由本周一上午變?yōu)榍耙恢苤芪逑挛?；議明確上交截止時間，超時未交視作未上報。20合同存檔（1）存在合同主辦人交存檔合同時缺少相關(guān)材料、不完整的情形，到年底歸檔時再向主辦部門索要時找不到、厘不清的情況。（2）存在合同主辦人不清楚如何填寫辦理合同時需要簽署的多類單據(jù)，集中向辦公室詢問、索要的情形。①收檔時做好標注；②形成按季度回顧整理的習(xí)慣，及時追索未完全存檔的合同；③建議向各部門明確盡量在存檔時交合同相關(guān)的整套的資料，不漏、不拖。①將具體辦事流程細節(jié)梳理一遍，落實到紙質(zhì)，提升自己的業(yè)務(wù)水平；②對辦公室人員、各部門辦事人員組織培訓(xùn)，明確包含但不限于合同辦理等常規(guī)業(yè)務(wù)的辦事流程，促進標準化、規(guī)范化；21常規(guī)工作（1）操作復(fù)雜表格時，一些excel使用技巧還不熟練。（2）對領(lǐng)導(dǎo)的名字和相貌還不能一一對應(yīng)。（3）年終總結(jié)格式、行文語言特色不突出。（4）對