物業(yè)管理資料之質(zhì)量記錄管理規(guī)定模板

質(zhì)量記錄管理規(guī)定資料文件編號：WY/QW-06-008修改版號：0/A頁號：第1頁共3頁1.0目的規(guī)范對記錄進(jìn)行設(shè)計、編號標(biāo)識、收集、編目、查閱、申購、領(lǐng)用、歸檔、貯存、保管和處理的職責(zé)和方法，以證明所有服務(wù)活動符合規(guī)定的要求，并為公司管理體系的有效運(yùn)行提供可追溯性的證據(jù)。2．0適用范圍本規(guī)定適用于本公司所有與質(zhì)量管理工作關(guān)于的記錄的監(jiān)控。3.0職責(zé)3.1物業(yè)品質(zhì)部職責(zé)3.1.1質(zhì)量管理記錄監(jiān)控的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定本制度。3.1.2負(fù)責(zé)記錄的編號標(biāo)識、編目、申購、發(fā)放、歸檔、登記和處理；3.1.3負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)各部門關(guān)于記錄的設(shè)計、填寫和管理；3.1.4負(fù)責(zé)歸口管理項目記錄的設(shè)計、收集、歸檔、借閱管理。3.2各單位職責(zé)3.2.1各部門負(fù)責(zé)本部門歸口管理的記錄的設(shè)計、收集、歸檔、借閱、管理。3.2.2負(fù)責(zé)按要求填寫各種記錄。3.2.3負(fù)責(zé)按要求及時提供本部門的關(guān)于記錄以供查詢。4.0監(jiān)控程序4.1記錄的設(shè)計、編號、編目管理4.1.1設(shè)計：（1）各部門依照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項目，需要增加表格的由使用部門制定，填寫《質(zhì)量記錄增減申請表》經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核，品質(zhì)部審批和統(tǒng)一編號后遞公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)公司批準(zhǔn)后使用。（2）質(zhì)量記錄是執(zhí)行關(guān)于要求、規(guī)定或制度的個體體現(xiàn)，在提出增加質(zhì)量記錄表格申請時，必需附上關(guān)于規(guī)定或制度。（3）當(dāng)已發(fā)布的表格未能在某項工作中通用、兼容或空缺時，使用部門可提出申請增減質(zhì)量記錄表格，經(jīng)品質(zhì)部審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。4.1.2修改：已發(fā)布的表格未能質(zhì)量記錄管理規(guī)定資料文件編號：WY/QW-06-008修改版號：0/A頁號：第2頁共3頁提出更改申請，并在申請表后附上更改后記錄表格格式樣式。4.1.2編號：記錄表格由品質(zhì)部按《資料文件監(jiān)控程序》對各種記錄表格進(jìn)行編號。4.1.3編目品質(zhì)部負(fù)責(zé)對記錄進(jìn)行編目，制定公司《質(zhì)量記錄一覽表》。各部門負(fù)責(zé)編制本部門的《質(zhì)量記錄一覽表》。4.2記錄的發(fā)放、收集、歸檔保管、借閱管理4.2.1發(fā)放、收集（1）空白表格由物業(yè)品質(zhì)部統(tǒng)一管理，各部門依據(jù)需要填寫《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報品質(zhì)部。（2）每月20日前，各單位遞交《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》，品質(zhì)部在本月終止前將記錄發(fā)放到位，申請單位在《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》上簽收后返回發(fā)放記錄。（3）品質(zhì)部要及時把握存記錄狀況，依據(jù)庫存狀況組織印刷并填寫《質(zhì)量記錄印刷申請表》報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織印刷。4.2.2歸檔保管各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規(guī)定歸檔，下半年使用的記錄于次年2月前按規(guī)定歸檔。各部門應(yīng)按記錄的分類制定記錄歸檔清單，并將歸檔清單報品質(zhì)部，歸檔記錄由各部門保管存放。4.2.3借閱歸檔記錄借閱，由借閱人提出申請，經(jīng)品質(zhì)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，品質(zhì)部辦理借閱手續(xù)。在工作現(xiàn)場借閱記錄應(yīng)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，一般狀況下嚴(yán)禁將工作記錄帶出使用場所。特殊狀況下要將工作記錄帶出使用場所（如外部檢查、內(nèi)外部審核等），經(jīng)記錄保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。該申請表由記錄保管部門負(fù)責(zé)人保存,并負(fù)責(zé)按期收回被借記錄。資料文件管理部門每月對資料文件借閱歸還狀況進(jìn)行檢查，及時追回借出資料文件，防止資料文件丟失狀況發(fā)生。質(zhì)量記錄管理規(guī)定資料文件編號：WY/QW-06-008修改版號：0/A頁號：第3頁共3頁行政人事部在有職工或員工離職或調(diào)離工作崗位的，要及時知會相關(guān)部門查閱是否有借出資料文件，以便及時收回借出資料文件。4.3記錄的填寫、更改、使用保管4.3.1填寫、更改記錄應(yīng)填寫及時、清晰、準(zhǔn)確,未能隨便涂改，除備注欄外其他欄目未能出現(xiàn)空格，如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內(nèi)容。發(fā)覺有隨便更改的記錄,應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任。4.3.2使用保管工作現(xiàn)場的記錄應(yīng)用按月進(jìn)行裝訂，保持資料文件記錄的完整、清潔。各崗位人員不得隨便將記錄表格帶出工作現(xiàn)場，如要帶出按規(guī)定4.2.3規(guī)定行。記錄按《質(zhì)量記錄一覽表》上規(guī)定的年限進(jìn)行保管。5.0支持資料文件5.1《資料文件監(jiān)控程序》6.0質(zhì)量記錄6.1《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》WY/QR-WY-0176.2《質(zhì)量記錄印刷申請表》WY/QR-WY-0186.3《質(zhì)量記錄一覽表》WY/QR-WY-0016.4《資料文件借閱登記表》WY/QR-WY-0196.5