試述水文檔案信息化建設(shè)的重要性-檔案管理論文

3/3試述水文檔案信息化建設(shè)的重要性-檔案管理論文

水文工作隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)技術(shù)的進(jìn)步而迅速發(fā)展，我國(guó)現(xiàn)已擁有涉及水位、雨量、地下水、蒸發(fā)、泥沙等全面的水文項(xiàng)目且布局科學(xué)可靠的水文站網(wǎng)。通過(guò)這些水文站網(wǎng)收集自然界中水的變化和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，由研究人員把得到的數(shù)據(jù)參數(shù)整理歸納成水文材料，并將所有數(shù)據(jù)材料與規(guī)律匯總編輯成水文檔案。水文檔案中的記錄都是長(zhǎng)期觀(guān)測(cè)水文情況總結(jié)而得到的規(guī)律，為了提高水文檔案的利用率，開(kāi)展水文檔案信息化建設(shè)可以服務(wù)于人們規(guī)避洪澇災(zāi)害，有益于水利設(shè)施建設(shè)，從而促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

一、水文檔案信息化建設(shè)的重要性

所有水文工作伊始，皆是以了解與整理水文檔案工作為主，只有熟悉當(dāng)?shù)厮男畔ⅲ谄浯罅拷?jīng)驗(yàn)的參考與指導(dǎo)下，才能更好地完成水文工作。而水文檔案信息化可以完善資料的錄入、存儲(chǔ)與使用，簡(jiǎn)化各環(huán)節(jié)工作內(nèi)容，提高水文檔案的服務(wù)質(zhì)量與效率。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生的積極影響主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

（一）信息化建設(shè)是檔案部門(mén)健康發(fā)展的內(nèi)在要求。現(xiàn)在檔案管理部門(mén)的管理者，其觀(guān)念沒(méi)能與時(shí)俱進(jìn)，在檔案存儲(chǔ)設(shè)備智能化的當(dāng)下，管理者仍然以舊方式進(jìn)行文檔管理，不能去學(xué)習(xí)適應(yīng)新的更加高效便捷的管理方式。隨著檔案資料收集、存儲(chǔ)、利用的智能信息化，檔案管理工作將廢除過(guò)去工作量大效率低的模式，采納信息化建設(shè)后的高效率模式。

（二）信息化是保障服務(wù)質(zhì)量的必要條件。水文檔案服務(wù)作為水文資料管理工作中至關(guān)重要的一環(huán)，其服務(wù)水平的提升對(duì)抗洪減災(zāi)工作與水資源的管理等皆具有重要作用。而且水文檔案的影響力伴隨國(guó)家基礎(chǔ)設(shè)施全面建設(shè)的拓展日益增加，在堅(jiān)持合理利用資源和高質(zhì)量建設(shè)的條件下，傳統(tǒng)的人工查找檔案材料的服務(wù)方式已經(jīng)不再適用，亟須使用高效的信息化模式來(lái)提供服務(wù)。

（三）信息化是開(kāi)發(fā)利用水文信息的必由之路。水文信息是建設(shè)水利事業(yè)的基礎(chǔ)，工程建設(shè)要充分考慮當(dāng)?shù)氐乃男畔⑦M(jìn)行施工設(shè)計(jì)，只有如此才能設(shè)計(jì)出保護(hù)自然方便人類(lèi)的工程。各項(xiàng)工程項(xiàng)目都需要從大量水文檔案中收集有用的信息，建設(shè)信息管理平臺(tái)服務(wù)于工程項(xiàng)目幫助其開(kāi)發(fā)利用信息，成為檔案管理部門(mén)的首要工作。

二、水文檔案信息化建設(shè)存在的阻礙

（一）管理部門(mén)不夠重視，現(xiàn)有條件較差。由于重視的不足，管理部門(mén)對(duì)信息化的管理方式關(guān)注不夠，投入檔案管理的資源太少，使水文檔案信息化建設(shè)停滯不前。水文檔案管理部門(mén)在文檔存儲(chǔ)設(shè)備智能化的當(dāng)下，仍然讓工作人員以低效方式進(jìn)行水文檔案管理，未能提供學(xué)習(xí)應(yīng)用更加高效便捷方式的途徑。尤其是數(shù)據(jù)庫(kù)建立的不完善，存在著信息量少、檢索率低等缺點(diǎn)。

（二）信息化建設(shè)目標(biāo)不明確。水文檔案管理部門(mén)對(duì)新的信息管理模式了解不充分，進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)關(guān)注點(diǎn)比較片面。例如管理部門(mén)建設(shè)信息化平臺(tái)時(shí)，未能根據(jù)水文檔案資料的具體情況來(lái)選擇合適的信息管理軟件，在軟件應(yīng)用過(guò)程中并未體現(xiàn)出便利性。

（三）水文檔案信息化不全面。水文資料種類(lèi)多樣，而資料的存檔相互獨(dú)立，未能將有聯(lián)系的資料建立出關(guān)聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。檔案部門(mén)提供豐富高質(zhì)量的信息，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的要求較高。水文文檔信息管理平臺(tái)應(yīng)吸取國(guó)內(nèi)外的豐富經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合應(yīng)用區(qū)域的實(shí)際狀況來(lái)設(shè)計(jì)，按照規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)研發(fā)。

三、檔案資料信息化的改善意見(jiàn)

結(jié)合水文檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，通過(guò)分析存在于建設(shè)工作中的問(wèn)題，根據(jù)國(guó)內(nèi)外較為先進(jìn)的信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，有針對(duì)性地對(duì)目前的水文檔案信息化提出幾條改善建議，以期提高目前水文檔案信息服務(wù)水平，具體內(nèi)容如下：

（一）加大信息化工作的資源投入。檔案管理部門(mén)應(yīng)給予信息化工作足夠的重視，從完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施開(kāi)始，增加信息化平臺(tái)的研發(fā)人員，加強(qiáng)檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，掌握檔案管理的新技術(shù)和新設(shè)備，資料檢索軟件的設(shè)計(jì)應(yīng)更加人性化。建立的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)與當(dāng)?shù)氐乃恼揪W(wǎng)聯(lián)系起來(lái)，及時(shí)更新收集到的資料。各項(xiàng)信息的研究部門(mén)之間相互分享整理后的材料，使信息服務(wù)平臺(tái)的資源最新且全面。

（二）完善水文檔案資料工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)。水文資料的整理應(yīng)按照種類(lèi)，年限，使用率等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，在數(shù)據(jù)庫(kù)中的資料要有清晰的樹(shù)狀圖便于檢索。所有的資料在檔案室中皆有備份，檔案服務(wù)軟件要滿(mǎn)足使用者的需求，服務(wù)速度快且準(zhǔn)確率高。檢索查詢(xún)?cè)O(shè)備要與專(zhuān)業(yè)的開(kāi)發(fā)隊(duì)伍合作，使檔案資料的檢索質(zhì)量達(dá)到最優(yōu)。

（三）提高水文檔案的開(kāi)發(fā)利用率。管理部門(mén)應(yīng)關(guān)注各項(xiàng)資料的開(kāi)發(fā)利用效果，根據(jù)使用情況不斷進(jìn)行更新完善。建立服務(wù)于公眾的查詢(xún)網(wǎng)站，使信息公開(kāi)并達(dá)到最大的使用價(jià)值。水文資料提取到的有效信息可以借助各種載體廣泛?韃ジ?公眾，類(lèi)如洪澇災(zāi)害的預(yù)防信息、危險(xiǎn)水位的預(yù)警、大范圍降雨等信息。最終，要做好信息庫(kù)的安全防護(hù)措施，避免信息庫(kù)被破壞。

四、結(jié)語(yǔ)

水