如何管理電子文件

如何管理電子文件大家好，由于每個(gè)人所在的單位不同，基本配置有差別，對(duì)于電子文檔的使用也不盡相同。這里謹(jǐn)提出一點(diǎn)看法，希望能直到拋磚引玉的作用，并就此可以進(jìn)行更深入的探討。計(jì)劃從以下幾點(diǎn)進(jìn)行談?wù)撈匠Ｊ褂没蛞?jiàn)到的電子文件有哪些什么是電子文件，它有什么特征根據(jù)文件的要求，應(yīng)采取哪些與紙質(zhì)文件不同的方法進(jìn)行管理對(duì)于常見(jiàn)電子文件的一點(diǎn)建議擴(kuò)展閱讀.平常見(jiàn)到的電子文件有哪些大家平常使用或見(jiàn)到的電子類文件有哪些呢？公司OA系統(tǒng)上的文件、OA系統(tǒng)上進(jìn)入流程審批的原始表單、ERP系統(tǒng)形成的各種表單；公司網(wǎng)站上的新聞、即時(shí)通的QQ群或飛秋等上的通知、工作聯(lián)絡(luò)用的短信、各等級(jí)微信群通知；日常6S檢查或其他類似監(jiān)測(cè)活動(dòng)時(shí)的手機(jī)照片、公司培訓(xùn)或活動(dòng)的影像文件、外出培訓(xùn)或開(kāi)會(huì)時(shí)領(lǐng)取的光盤資料；定期例會(huì)上做的PPT報(bào)告、定期上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表（如生產(chǎn)、倉(cāng)庫(kù)日?qǐng)?bào)表）、給領(lǐng)導(dǎo)提交的電子報(bào)告；與客戶或朋友間的電子訂單、通知、報(bào)告類郵件、從政府官網(wǎng)上下載的標(biāo)準(zhǔn)通知；設(shè)備軟件運(yùn)行的原始數(shù)據(jù)、專業(yè)軟件制作設(shè)計(jì)的CAD或其他專業(yè)圖、各軟件運(yùn)行的工作日志；客戶或供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)時(shí)的電話記錄……還有什么，大家補(bǔ)充.什么是電子文件，它有什么特征借用GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中的定義看一下：電子文件electronicrecords：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。通過(guò)以上定義，電子文件的特點(diǎn)至少有這么些個(gè)要點(diǎn)：a）電子文件的表現(xiàn)形式不是通常的文字，不像紙質(zhì)文件一看就知道是什么意思電子文件的的直接形式是以0、1組成的二進(jìn)制或其他進(jìn)制的數(shù)碼，不能被使用者直觀地看到是什么意思。要想知道的話，至少要進(jìn)行轉(zhuǎn)換。也就是電子文件從形成到使用，至少要經(jīng)過(guò)兩次轉(zhuǎn)換，反文字信息轉(zhuǎn)變成數(shù)碼，然后把數(shù)碼再變成文字；如果有人修改沒(méi)有采取相應(yīng)監(jiān)控措施，不容易知道其真假，因?yàn)橹灰兄虚g環(huán)節(jié)，就有可能有漏洞電子文件要使用需要特定的設(shè)備或（軟件）環(huán)境，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀處理如果電子文件只有0101…等組成的數(shù)碼，沒(méi)有數(shù)字設(shè)備或相應(yīng)軟件時(shí)，也不容易明白，在一定的使用限制，如設(shè)備沒(méi)有電源可能就看不了，網(wǎng)絡(luò)斷了，就無(wú)法查找OA上的通知，如果軟件版本不對(duì)，可能不兼容，時(shí)間存放長(zhǎng)了，新的軟件可能打不開(kāi)b）電子文件的載體是磁帶、磁盤、光盤等形式，其保存條件要求高紙質(zhì)文件可以保存百年以上，而一般的磁帶、磁盤、光盤不過(guò)幾年，需要經(jīng)常遷移轉(zhuǎn)換再備份，很容易有遺失，造成不完整；遇到強(qiáng)磁場(chǎng)、高低溫或濕度、跌落破損或外力破壞，使載體受損，文件內(nèi)容無(wú)法正確顯示。c）可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送，其安全性受到影響容易傳播，就是容易擴(kuò)散，容易受到攻擊，在U盤中使用中病毒后不易打開(kāi)、如果沒(méi)有按授權(quán)等級(jí)，保密性差。從上可知，電子文件除了方便及時(shí)快速外，其真實(shí)性、完整性、有效性與適宜性需要特別控制，否則，可能不符合文件的要求，需要采取特定的措施，以發(fā)揮文件的作用。.根據(jù)文件的要求，應(yīng)采取哪些與紙質(zhì)文件不同的方法進(jìn)行電子文件的管理先看一下標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中的要求“文件是指信息及其承載媒介，信息指有意義的數(shù)據(jù)。文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)。其使用有助于：滿足顧客要求和質(zhì)量改進(jìn)；提供適宜的培訓(xùn)；重復(fù)性和可追溯性；提供客觀證據(jù)；評(píng)價(jià)體系的有效性和持續(xù)適宜性等。”不管是紙質(zhì)文件或電子文件等，其要求是一致的，如充分適宜、易讀性、修訂受控、可檢索等。從文件的形成、審核、批準(zhǔn)、評(píng)審、更新、再批準(zhǔn)、更改與現(xiàn)行修訂狀態(tài)、使用可獲得適用版本、清晰易識(shí)別、作廢防誤用、外來(lái)文件的控制使用，從記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保留和處置等均應(yīng)進(jìn)行控制。電子文件的三個(gè)基本管理要求通常來(lái)講，要有相應(yīng)的制度措施與責(zé)任人，對(duì)電子文檔進(jìn)行系統(tǒng)的考慮，結(jié)合所在單位的實(shí)際進(jìn)行管理。至少應(yīng)該考慮電子文件的真實(shí)性、完整性與有效性。a）要考慮電子文件的真實(shí)性真實(shí)性，指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。（背景信息指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。）b）要考慮電子文件的完整性完整性指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。（元數(shù)據(jù)metadata，指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。c）要考慮電子文件的有效性有效性指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。一般操作方法電子文檔形成過(guò)程的規(guī)范性操作對(duì)電子文件的形成處理過(guò)程操作進(jìn)行持續(xù)的不間斷的監(jiān)管登記，包括起草、修改、審核、簽發(fā)的責(zé)任者，打字、發(fā)文、收文、存儲(chǔ)管理的操作者，責(zé)任者的實(shí)施憑證如批示、簽名、印章、代碼及傳遞交接的登記標(biāo)識(shí)等；真實(shí)性保證文件操作身份識(shí)別與權(quán)限控制；自動(dòng)進(jìn)行電子文檔的操作日志記錄；進(jìn)行電子文件的防錯(cuò)漏和防調(diào)換標(biāo)記；對(duì)電子簽章、數(shù)字簽署防止非法使用的措施；完整安全的技術(shù)保證措施與電子文本同時(shí)保留相應(yīng)的運(yùn)行環(huán)境要求和軟件、電子文件說(shuō)明等。方便閱讀，格式的通用性文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVl為通用格式音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。電子文件稿本代碼M——草稿性電子文件；U——非正式電子文件；F——正式電子文件。電子文件類別代碼T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈結(jié)文件；P——程序文件；D——數(shù)據(jù)文件。定期備份電子文件登記表與電子文件同時(shí)保存，永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存。把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。存儲(chǔ)電子文件的載體標(biāo)簽存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。電子文件的載體檢驗(yàn)項(xiàng)目——載體有無(wú)劃痕，是否清潔；—有無(wú)病毒；—核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)；—核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全；—對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。3.3.10電子文檔的保管要求除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：a）歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。b）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。c）存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。d）環(huán)境溫度選定范圍：17℃?20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35%?45%。3.3.11有效性管理每年均應(yīng)對(duì)電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件GB/T18894—2002的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后對(duì)可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。檔案保管部門應(yīng)定期將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》3.3.12其他關(guān)于文件的保管期限，企業(yè)的要求為永久、30年、10年，見(jiàn)檔案局10號(hào)令，如客戶的質(zhì)量投訴等為永久，管理制度為永久等，企業(yè)可以參考，國(guó)有企業(yè)的一定要重視，承擔(dān)相應(yīng)的違規(guī)責(zé)任。.對(duì)于常見(jiàn)電子文件的一點(diǎn)建議太麻煩了，其實(shí)可以結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，根據(jù)文件的性質(zhì)，制訂有效的適宜的方式，達(dá)到目的就可以了，給出如下幾點(diǎn)建議：管理類的通用電子文件OA系統(tǒng)或非OA的單機(jī)版中發(fā)布的管理制度、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等一段時(shí)間內(nèi)相應(yīng)穩(wěn)定的文件，建議在形成時(shí)執(zhí)行紙質(zhì)文件的流程，然后通過(guò)掃描或照像轉(zhuǎn)換為PDF文件授權(quán)分級(jí)聯(lián)網(wǎng)情況下，注明以網(wǎng)絡(luò)為準(zhǔn)，下載或紙質(zhì)為參考；非聯(lián)網(wǎng)情況下，執(zhí)行紙質(zhì)文件的發(fā)放回收登記或電子格式的發(fā)放更新登記；作廢時(shí)，以舊版本標(biāo)注作廢歸檔參考；臨時(shí)性通知類文件可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布或電子郵件等形式發(fā)布，但要求接收人員回復(fù)確認(rèn)，以保證傳遞到位，管理人員負(fù)責(zé)進(jìn)行電子文檔的發(fā)放回復(fù)確認(rèn)登記跟蹤電子格式的總結(jié)、報(bào)告、定期數(shù)據(jù)分析類文件文件提出人要加注時(shí)間版本，在文件屬性中標(biāo)注，如有修改，在文件題目或?qū)傩灾羞M(jìn)行注明，以記錄要求保存，執(zhí)行定期的備份；客戶的合同訂單、采購(gòu)的合同訂單、印刷品設(shè)計(jì)稿件電子郵件及確認(rèn)建議，及時(shí)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)存檔，用于意外情況下或糾紛法律途徑時(shí)的不時(shí)之需客戶檔案、客戶的圖形技術(shù)文件電子類文件建議執(zhí)行嚴(yán)格的外來(lái)文件編碼、審核、確認(rèn)、登記、安全備份、存檔，以追溯與問(wèn)題處理使用。設(shè)計(jì)類的技術(shù)文檔、圖紙等文件的管理嚴(yán)格版本，并不同版本同時(shí)標(biāo)識(shí)、存檔、備份等，以確認(rèn)、驗(yàn)證或解決產(chǎn)品技術(shù)問(wèn)題時(shí)對(duì)照分析OA、ERP系統(tǒng)上網(wǎng)上辦公流程審批、流程表單等類電子文檔如合同審批、工程項(xiàng)目審批等按OA與ERP系統(tǒng)的分級(jí)授權(quán)與記錄要求執(zhí)行信息安全管理（參考擴(kuò)展閱讀）日常管理中的QQ群、飛秋群，短信等對(duì)于涉及到客戶要求、產(chǎn)品生產(chǎn)規(guī)格的安排調(diào)度通知、安全環(huán)境、包裝標(biāo)識(shí)等重要事件或易出風(fēng)險(xiǎn)的事件，要保證有回復(fù)確認(rèn)，并建議由相關(guān)信息發(fā)出人，如生產(chǎn)調(diào)度定期進(jìn)行電子表格登記，以備查，保存期限執(zhí)行記錄管理規(guī)定；對(duì)于一般工作安排，時(shí)限性有限的會(huì)議通知等在事件完成后可以不處置；對(duì)于網(wǎng)上收集的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、政府通知等可以參照紙質(zhì)文件的外來(lái)文件要求規(guī)定，及時(shí)以郵件形式