HR你的員工加班、出差的管理制度是怎么做的

HR你的員工加班、出差的管理制度是怎么做的？

員工加班、出差的管理制度

作者：胡華成原創(chuàng)

企業(yè)規(guī)模越大，加班、出差等情況就會(huì)越多，對(duì)這方面事務(wù)的管理，是HR日常工作中需要面對(duì)的常見問題，如果對(duì)其處理不當(dāng)，也很容易成為企業(yè)和員工之間潛在矛盾的重要原因。不言自明，加班、出差和報(bào)銷的管理制度，需要HR付出辛勤勞動(dòng)和堅(jiān)實(shí)工作。

嚴(yán)格來說，加班是指員工根據(jù)企業(yè)要求，在法定節(jié)假日或者公休假日進(jìn)行工作，加班費(fèi)那么是企業(yè)為此而需要給付的額外工資。需要指出的是，加班通常有兩種情況，或者是公司安頓，或者是員工自愿，但無論何種情況，HR都應(yīng)該制定一套標(biāo)準(zhǔn)的加班管理制度，否那么就會(huì)出現(xiàn)問題。

下面案例中，有著加班事務(wù)引起了企業(yè)的內(nèi)部矛盾：

某外企員工徐某，和公司簽訂了一年期勞動(dòng)合同，其職務(wù)為行政專員，公司確定田某工作時(shí)間為每日8小時(shí)，每周40小時(shí)的法定規(guī)范工作時(shí)間，公司按照規(guī)范工時(shí)制度，支付田某工資待遇。

工作期間，徐某正常完成工作，為了不拖延工作，在下班之后，徐某經(jīng)常在下班后自動(dòng)加班，完成任務(wù)。合同期限屆滿之后，徐某表示不再續(xù)簽合同，但要求公司能夠支付其下班后延長(zhǎng)工作時(shí)間的加班工資，共計(jì)80個(gè)小時(shí)，同時(shí)他還出示了一年內(nèi)延長(zhǎng)工作時(shí)間的考勤記錄。

就此，公司告訴徐某，由于實(shí)行計(jì)時(shí)工資制度，同時(shí)并沒有安頓徐某加班，因此徐某加班行動(dòng)是個(gè)人自愿的，公司并不能另外支付加班工資。但徐某對(duì)此說法表示不同意，并將爭(zhēng)議提交到勞動(dòng)爭(zhēng)議部門，最終勞動(dòng)爭(zhēng)議部門沒有支持徐某的仲裁請(qǐng)求。

雖然徐某的主張并沒有成立，但我們可以看到，之所以會(huì)發(fā)生這樣的誤會(huì)，浪費(fèi)公司管理層的精力去應(yīng)對(duì)，問題還是出現(xiàn)在HR工作不夠細(xì)致上。企業(yè)必須要形成全面、統(tǒng)一的加班管理制度，才能減少類似麻煩。

HR在員工加班管理的工作中，要注意到下列幾點(diǎn)：

第一，嚴(yán)格控制加班時(shí)間

根據(jù)?中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》的規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)控制勞動(dòng)者加班時(shí)間，因此，在HR起草擬定企業(yè)加班制度時(shí)，下列兩條必須寫分明：

1、部門經(jīng)理需要安頓員工進(jìn)行加班的，需要上報(bào)公司，并獲得總經(jīng)理審批，同時(shí)報(bào)備公司人力資源部；

2、任何人如未經(jīng)公司手續(xù)批準(zhǔn)自行加班，那么其考勤記錄不能認(rèn)定為加班。

3、如果企業(yè)實(shí)行規(guī)范工時(shí)制，HR應(yīng)該倡議企業(yè)規(guī)定平時(shí)下班后不輕易延時(shí)、法定節(jié)假日和公休假日，不輕易安頓上班。

4、如果企業(yè)實(shí)行綜合工時(shí)制，那么加班一定要獲得上級(jí)主管部門的批準(zhǔn)，并做好倒班的考勤記錄。

第二，加班時(shí)間需要經(jīng)過雙方認(rèn)定

企業(yè)對(duì)員工安頓加班之后，實(shí)際工作過程并不可能完全合乎預(yù)期，因此，實(shí)際時(shí)間有可能大于或小于預(yù)計(jì)時(shí)間，在加班之后，企業(yè)和員工之間需要進(jìn)行確認(rèn)，另一方面，HR也能就此檢查員工是否完成規(guī)定勞動(dòng)量。

可以采用簽字確認(rèn)、打卡確認(rèn)等方式，真實(shí)記錄員工加班時(shí)間，并保留好資料完整性，避免日后產(chǎn)生加班費(fèi)方面的爭(zhēng)議。

第三，在確認(rèn)加班時(shí)間后，及時(shí)支付加班費(fèi)

當(dāng)員工簽字確認(rèn)加班時(shí)間后，HR要注意提醒財(cái)務(wù)部門，一定要在工資表的加班費(fèi)上有所體現(xiàn)，不能在一個(gè)月的薪水總數(shù)上進(jìn)行合并支付，更不能忘記支付。

加班情況是由企業(yè)提出的，同樣，員工的出差事務(wù)，也是由企業(yè)發(fā)起的，HR需要先制定員工的出差管理制度，通過以后，企業(yè)各個(gè)部門可以在日常工作中，按照制度，圍繞出差的相關(guān)考前須知，去布置員工逐一遵守和執(zhí)行。

當(dāng)然，理論上簡(jiǎn)單而明確的概念，并不代表現(xiàn)實(shí)中管理就同樣簡(jiǎn)單，下面的案例恰恰表明這點(diǎn)：

某電力設(shè)備制造企業(yè)，公司銷售員工X，由于業(yè)務(wù)調(diào)整，由企業(yè)將其調(diào)往工作性質(zhì)接近的另一個(gè)部門。但由于X對(duì)調(diào)崗之后的薪資分配計(jì)劃不同意，反對(duì)在崗位調(diào)動(dòng)單上簽字，并且將已經(jīng)有兩邊部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)的調(diào)動(dòng)單保存在身邊。兩個(gè)月之后，該員工以出差為名義離開，一直未回公司。結(jié)果，原部門和新部門都找到了企業(yè)的人事部門，要求拿出解決計(jì)劃。

該公司HR了解后發(fā)現(xiàn)，X出差向來不需要書面批準(zhǔn)記錄，只是向其原分管領(lǐng)導(dǎo)打個(gè)請(qǐng)示即可，而這次出差，他也打了，雖然分管領(lǐng)導(dǎo)并沒有明確肯定，但這期間，公司一直在給他發(fā)工資。這就讓HR陷入難題，X到底是在按慣例出差，還是在嚴(yán)重違紀(jì)而能夠接觸勞動(dòng)合同？

該企業(yè)顯然在平時(shí)就疏忽了對(duì)出差人員的管理，由于一直對(duì)出差人員的行為沒有書面審批記錄，出差中的考勤無法確定，而且員工始終在領(lǐng)取工資，有更加看似合法合理的理由，拒絕成認(rèn)自己的曠工事實(shí)。這導(dǎo)致即使最后結(jié)果提交到勞動(dòng)仲裁部門，企業(yè)依然會(huì)處于被動(dòng)地位。

通過這個(gè)負(fù)面案例，HR應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，出差管理屬于日常管理工作，但很可能在企業(yè)平靜的運(yùn)行管理外表之下，形成漏洞，并招致未來的大麻煩，在執(zhí)行出差管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意下面幾點(diǎn)：

第一，出差員工考勤管理

員工出差之前，需要按照規(guī)定，將出差審批表填寫完整上交，HR批準(zhǔn)之后，通知部門考勤員和人力資源部門開始按照出差情況處理考勤。員工出差結(jié)束回到公司后，HR需要及時(shí)通知部門和人力資源部門，按正常高低班方式進(jìn)行考勤。

第二，員工出差時(shí)的假日管理

員工出差時(shí)間稍長(zhǎng)，也會(huì)碰到周末休息日或法定節(jié)假日，HR要提前在管理制度中做好相應(yīng)規(guī)定，并負(fù)責(zé)對(duì)員工進(jìn)行解釋、認(rèn)定等工作。同時(shí)，如果員工在初潮過程中，堅(jiān)持工作，沒有休假，或者假期依然在途中，那么應(yīng)該考慮條件允許的情況下，在出差員工回公司之后，進(jìn)行補(bǔ)休。

第三，和出差員工保持聯(lián)系

如果條件可能，應(yīng)該由HR或部門經(jīng)理每天和出差員工聯(lián)系一次，這不僅是工作業(yè)務(wù)上的需要，HR也能夠由此了解到員工在外工作的情況，示例是否有什么意外、是否有什么需要，從而確保企業(yè)可以及時(shí)了解情況。尤其是長(zhǎng)期在較遠(yuǎn)地區(qū)出差的員工，更是要注意聯(lián)系的暢通。

另外，如果出差員工長(zhǎng)期在外，HR有必要偶爾代表公司以簡(jiǎn)單的問候或走訪形式去慰問員工家人。

本文為：胡華成原創(chuàng)文章，如需轉(zhuǎn)載請(qǐng)聯(lián)系作者