物資采購管理手冊

物資采購管理手冊業(yè)務(wù)目標(biāo)確保采購活動符合國家法律、法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的要求；強(qiáng)化采購過程管理，確保采購物資的數(shù)量、質(zhì)量符合企業(yè)生產(chǎn)需要；確保授權(quán)合理，與采購相關(guān)的關(guān)鍵崗位、職責(zé)相分離；保證采購資料及數(shù)據(jù)記錄的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；加快資金周轉(zhuǎn)，降低采購成本，防止資金占用，提高經(jīng)營效率；業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)采購過程不合法或違反有關(guān)的規(guī)定，可能使企業(yè)遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失或信譽(yù)損失；采購物資數(shù)量、質(zhì)量、交付服務(wù)不能滿足規(guī)定需要，影響工程進(jìn)度安排及企業(yè)發(fā)展目標(biāo)；采購環(huán)節(jié)未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能因重大差錯(cuò)、舞弊、欺詐而導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失；采購資料不完整或數(shù)據(jù)記錄不準(zhǔn)確，影響成本核算，可能影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益；采購工作效率不高可能導(dǎo)致資金占用、成本增加，影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率；業(yè)務(wù)范圍該子流程主要描述了××××股份有限公司（以下簡稱“××股份”）關(guān)于物資采購管理的相關(guān)流程，主要包括采購原則、物資需求計(jì)劃和采購計(jì)劃的編制與審批、采購價(jià)格的確定與控制、采購合同的管理、采購驗(yàn)收管理等內(nèi)容。在執(zhí)行采購業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)確保不相容職責(zé)相分離以及采購人員定期輪崗。業(yè)務(wù)流程描述采購原則按需采購：公司所有采購活動都要根據(jù)生產(chǎn)和經(jīng)營的實(shí)際需求來進(jìn)行，包括采購價(jià)格、采購品種、采購數(shù)量、采購標(biāo)準(zhǔn)、采購周期等都要與實(shí)際需要相符。最優(yōu)化采購：公司采購部門要全面掌握材料行情動態(tài)，充分發(fā)掘市場信息，做到采購價(jià)格低于市場平均水平，同時(shí)材料規(guī)格、批量、指標(biāo)等完全適用，使材料綜合成本最經(jīng)濟(jì)，采購整體工作水平達(dá)到最優(yōu)。原產(chǎn)地采購：供應(yīng)部門應(yīng)直接購買一手材料，消除或減少中間環(huán)節(jié)，努力實(shí)現(xiàn)材料的原產(chǎn)地采購，有效降低采購成本。物資需求計(jì)劃和采購計(jì)劃的編制與審批常規(guī)物資采購生產(chǎn)部根據(jù)訂貨合同和民品銷售情況制定制定生產(chǎn)計(jì)劃，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上傳到公司內(nèi)部內(nèi)部局域網(wǎng)，供應(yīng)部門內(nèi)勤人員按照生產(chǎn)計(jì)劃及車間產(chǎn)品圖紙要求要求，結(jié)合材料庫存水平提出材料《采購計(jì)劃表》，材料采購計(jì)劃主要內(nèi)容包括材料的名稱、規(guī)格、材質(zhì)、單價(jià)、庫存量及計(jì)劃采購量等，報(bào)供應(yīng)部部長審核，供應(yīng)部長依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫存標(biāo)準(zhǔn)審批后執(zhí)行。非常規(guī)產(chǎn)品訂貨（指大宗或特殊訂貨及出口業(yè)務(wù)的訂貨）由業(yè)務(wù)主管經(jīng)理召開訂貨專題會，組織業(yè)務(wù)部門、生產(chǎn)部、成本管理部、設(shè)計(jì)室、供應(yīng)部門、相關(guān)分廠參加，專題會根據(jù)合同價(jià)位、客戶要求、產(chǎn)品工藝特性等條件確定材料采購的具體要求，生產(chǎn)分廠并提交《非常規(guī)材料采購申請表》到物資供應(yīng)部，物資供應(yīng)部據(jù)《非常規(guī)材料采購申請表》在市場上詢價(jià)后，報(bào)分廠廠長審核，審核通過后，采購人員組織制定采購計(jì)劃，并將《非常規(guī)材料采購申請表》報(bào)供應(yīng)部長審批通過后執(zhí)行采購，同時(shí)將《非常規(guī)材料采購申請表》分別報(bào)材料管理庫及財(cái)務(wù)資金部。對于分廠外購的半成品時(shí)，需分廠上報(bào)《分廠外購產(chǎn)品申請表》到生產(chǎn)部，經(jīng)生產(chǎn)部長審批后提交到供應(yīng)部，采購人員根據(jù)《分廠外購產(chǎn)品申請表》制定《采購計(jì)劃單》，經(jīng)供應(yīng)部長審批后執(zhí)行采購。采購大型設(shè)備時(shí)，需使用分廠設(shè)備員填寫《設(shè)備購置單》，經(jīng)分廠廠長簽字后，提交到技術(shù)管理部，采購人員上報(bào)《設(shè)備購置單》經(jīng)技術(shù)管理部長、財(cái)務(wù)部長、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批簽字后實(shí)施采購。對于預(yù)算外的需經(jīng)總經(jīng)理審批后，方可實(shí)施采購。采購價(jià)格的確定與控制常規(guī)物資的采購采取在合格供應(yīng)商中進(jìn)行公開招標(biāo)或邀標(biāo)招標(biāo)方式進(jìn)行，由招標(biāo)小組根據(jù)開標(biāo)情況組織商務(wù)談判，確定采購價(jià)格。對于非常規(guī)的物資采購采取即時(shí)詢價(jià)方式，采購員在《合格供方/委外加工供方名單》選取供貨商進(jìn)行市場詢價(jià)，經(jīng)分廠廠長審核后，由供應(yīng)部長審批后確定。當(dāng)供應(yīng)商因市場變化而提價(jià)時(shí)，采購人員應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)部長，向供應(yīng)部長詳細(xì)分析情況并提出建議，由供應(yīng)部長批準(zhǔn)。如主要材料市場提價(jià)幅度較大，供應(yīng)部長應(yīng)進(jìn)行市場考察并提出價(jià)格變動意見，提交《常規(guī)材料價(jià)格變更審批表》報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。供應(yīng)部門應(yīng)時(shí)刻關(guān)注市場行情，當(dāng)市場價(jià)格下降時(shí)，供應(yīng)部門應(yīng)立即與供應(yīng)商協(xié)商降價(jià)。當(dāng)同類物資采購數(shù)量或頻率明顯增加時(shí)，供應(yīng)部門應(yīng)要求供應(yīng)商適當(dāng)降低單價(jià)。供應(yīng)部門應(yīng)將全部材料的采購價(jià)格報(bào)成本管理部備案，每月更新價(jià)格信息，重要材料價(jià)格發(fā)生變動時(shí)應(yīng)及時(shí)上報(bào)《材料價(jià)格變動表》通知成本管理部。生產(chǎn)分廠及有關(guān)部室如發(fā)現(xiàn)購進(jìn)材料價(jià)格與市場行情不符的，可提出質(zhì)詢，采購部門要予以解釋并解決相關(guān)問題。采購合同及訂單管理常規(guī)合同業(yè)務(wù)員需經(jīng)公司授權(quán)方有權(quán)對外簽訂合同，合同應(yīng)符合國家合同法和公司關(guān)于合同的有關(guān)要求，填寫《合同審批單》和《用印審批單》。合同正式簽訂前需經(jīng)物資供應(yīng)部長審核批準(zhǔn)。重大的采購合同供應(yīng)部長審核后，需上報(bào)主管經(jīng)理審核，最終由總經(jīng)理審批簽訂。物資訂貨合同應(yīng)當(dāng)條款齊備，包括標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、包裝、價(jià)款、履行期限地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、合同附則等內(nèi)容。合同應(yīng)充分保護(hù)公司的利益，要特別注意明確因材料質(zhì)量、交貨期問題而造成公司實(shí)際損失的，應(yīng)由供應(yīng)商承擔(dān)全部賠償責(zé)任。采購合同修訂：當(dāng)《采購合同》涉及的價(jià)格、數(shù)量、服務(wù)性內(nèi)容等重要條款的要求發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)對合同進(jìn)行修訂，按4.1—4.5的規(guī)定重新簽署。采購部門采購人員根據(jù)采購合同約定的內(nèi)容通知供應(yīng)商下送貨。供應(yīng)部采購人員要按照采購合同中確定的交貨時(shí)間及時(shí)掌握供方材料物流信息，保證材料供給能滿足生產(chǎn)進(jìn)度要求。如遇材料不能按時(shí)供應(yīng)，影響生產(chǎn)進(jìn)度的，供應(yīng)部門應(yīng)要求供方立即采取補(bǔ)救措施，同時(shí)將相關(guān)信息及時(shí)反饋給生產(chǎn)部，由生產(chǎn)部通知業(yè)務(wù)部門與甲方洽商相關(guān)事宜。供應(yīng)部采購人員負(fù)責(zé)登記合同臺賬，跟蹤并監(jiān)督合同執(zhí)行情況，合同執(zhí)行完畢及時(shí)核銷。采購的入庫與驗(yàn)收常規(guī)物資采購送達(dá)后，庫管員應(yīng)根據(jù)供貨單位提供的送貨單的明細(xì)對入庫的物資進(jìn)行質(zhì)量、數(shù)量及環(huán)保狀況的檢驗(yàn)。對于非常規(guī)物資驗(yàn)收，需要庫管驗(yàn)收人員根據(jù)供應(yīng)部提供的《非常規(guī)材料采購申請表》的相關(guān)信息驗(yàn)收。對于采購入庫的物資需要技術(shù)檢測的，庫管驗(yàn)收人員應(yīng)對物資取樣送質(zhì)管部進(jìn)行檢測，有質(zhì)管部出具檢測合格的物資《檢測報(bào)告》后，方可驗(yàn)收入庫。需進(jìn)行性能試驗(yàn)判定質(zhì)量環(huán)保的材料，庫房應(yīng)按規(guī)定時(shí)間送檢并在收到合格通知后再行發(fā)料。物資經(jīng)檢驗(yàn)合格后，應(yīng)辦理《入庫材料檢驗(yàn)單》，由送貨方和檢驗(yàn)人員雙方確認(rèn)簽字后，根據(jù)《入庫材料檢驗(yàn)單》輸機(jī)制作入庫單?；瘜W(xué)危險(xiǎn)品的驗(yàn)收應(yīng)嚴(yán)格按國家法規(guī)及《化學(xué)危險(xiǎn)品管理辦法》進(jìn)行。對于不合格的物資，根據(jù)質(zhì)量管理部出具不合格品報(bào)告物資供應(yīng)部填寫《質(zhì)量信息反饋單》傳真至供應(yīng)商，供應(yīng)商及時(shí)來公司核實(shí)情況并且提出處理辦法，情況屬實(shí)一律做退貨處理并且填寫《退貨記錄》。采購業(yè)務(wù)評估生產(chǎn)分廠要對采購材料的實(shí)際使用效果進(jìn)行評價(jià)，提出存在問題，改進(jìn)建議以及替代；公司各部門均可就材料價(jià)格、質(zhì)量、環(huán)保、服務(wù)等情況提出意見。物資供應(yīng)部針對各部門提出的反饋和評價(jià)意見，認(rèn)真研究落實(shí)并及時(shí)回復(fù)，不斷改進(jìn)和優(yōu)化采購工作，降低綜合采購成本。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)收集上述反饋信息，對改進(jìn)采購工作提出指導(dǎo)性意見，對采購部門的工作作出綜合評價(jià)。相關(guān)制度目錄《物資采購管理辦法》六、