業(yè)務(wù)外包主要風(fēng)險及其內(nèi)部控制三篇

業(yè)務(wù)外包主要風(fēng)險及其內(nèi)部控制三篇第1條業(yè)務(wù)外包的主要風(fēng)險及其內(nèi)部控制業(yè)務(wù)外包的主要風(fēng)險及其內(nèi)部控制業(yè)務(wù)外包是企業(yè)利用專業(yè)化分工，將其部分日常業(yè)務(wù)委托給企業(yè)外部的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或其他經(jīng)濟(jì)組織(承包商)的一種業(yè)務(wù)運作。外包作為一種新的商業(yè)模式，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮著重要的作用。目前，外包活動已經(jīng)廣泛應(yīng)用于電信、手機(jī)、金融等行業(yè)，為企業(yè)提供活力，降低交易成本、實現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)、獲取外部稀缺資源、提高運營效率。然而，由于外包過程中的諸多不確定因素，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營帶來了風(fēng)險。因此，企業(yè)應(yīng)制定和完善外包制度，加強(qiáng)外包風(fēng)險管理，從而有效規(guī)避風(fēng)險，充分發(fā)揮外包優(yōu)勢。1、外包風(fēng)險外包給企業(yè)帶來好處的同時也帶來了風(fēng)險。從外包活動的流程來看，主要包括以下環(huán)節(jié):制定外包實施計劃、審批、承包商選擇、簽訂外包合同、組織實施外包活動、外包流程管理、驗收、會計控制等。各環(huán)節(jié)組織不當(dāng)會給企業(yè)帶來風(fēng)險，這直接關(guān)系到能否給企業(yè)帶來預(yù)期的利潤增長和戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。(1)外包業(yè)務(wù)選擇不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險在外包業(yè)務(wù)決策中，企業(yè)應(yīng)該首先回答的問題是外包哪些業(yè)務(wù)。一般來說，企業(yè)應(yīng)該盡最大努力選擇與核心業(yè)務(wù)關(guān)系不大、相對獨立于外包的非核心業(yè)務(wù)。然而，在實踐中，公司核心業(yè)務(wù)和非核心業(yè)務(wù)的界限并不明確，管理層受到其專業(yè)知識和能力的限制。不適合外包的業(yè)務(wù)有可能被外包，從而使企業(yè)失去核心競爭力，這將給企業(yè)帶來不可估量的嚴(yán)重后果。(2)外包承包商選擇不當(dāng)外包承包商的選擇將對外包業(yè)務(wù)的有效發(fā)展產(chǎn)生重要影響。企業(yè)沒有建立重要業(yè)務(wù)外包的外包承包商選擇機(jī)制，或者外包承包商的決策權(quán)過于集中，容易因失去權(quán)力平衡而導(dǎo)致商業(yè)賄賂。外包承包商定價過高，從而使外包成本超過外包帶來的收益，從而給企業(yè)造成損失。外包承包商缺乏資質(zhì)審查制度，對承包商專業(yè)能力、財務(wù)狀況、經(jīng)營狀況和信用水平缺乏了解等。如果外包承包商不具備相應(yīng)的專業(yè)資質(zhì)，員工不具備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)和專業(yè)資質(zhì)，且缺乏相關(guān)項目的經(jīng)驗，導(dǎo)致雙方存在嚴(yán)重分歧并陷入法律糾紛。(3)在確定不完全合同風(fēng)險的承包商后，企業(yè)應(yīng)及時與選定的承包商簽訂外包合同，約定外包的內(nèi)容和范圍、雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保密事項、成本結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等事項。這一環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是合同條款未能對外包風(fēng)險做出明確約定，承包商違約責(zé)任未明確界定，導(dǎo)致企業(yè)陷入合同糾紛和訴訟。外包合同價格不合理或成本過高，給企業(yè)造成損失。(4)外包過程中的風(fēng)險管理承包人在合同期內(nèi)由于市場變化等原因無法保持履行合同義務(wù)的能力，導(dǎo)致外包失敗，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中斷；承包商未能按照外包合同規(guī)定的質(zhì)量要求持續(xù)提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)，導(dǎo)致企業(yè)難以充分發(fā)揮外包優(yōu)勢，甚至遭受重大損失?？刂撇涣?dǎo)致了商業(yè)秘密的泄露。企業(yè)與外包承包商簽訂協(xié)議后，往往不進(jìn)行后續(xù)監(jiān)督管理，從而使外包活動失控。承包商陷入財務(wù)困境，無法及時提供外包產(chǎn)品或服務(wù)。承包商未能持續(xù)提供符合合同規(guī)定的產(chǎn)品。承包人未按照合同規(guī)定嚴(yán)格履行保密義務(wù)，泄露企業(yè)商業(yè)秘密的。2、外包內(nèi)部控制措施在評估外包各方面的風(fēng)險后，企業(yè)應(yīng)根據(jù)外包內(nèi)部控制目標(biāo)實施有針對性的控制措施。主要從六個方面加強(qiáng)控制。(一)不相容崗位的分離通過對外包流程的梳理，企業(yè)應(yīng)明確不同崗位的職責(zé)和權(quán)限，形成相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制，避免外包實施中的欺詐行為。外包不相容崗位主要包括以下幾項：(1)外包的申請和審批；(2)外包的批準(zhǔn)和實施；(3)外包合同的訂立和審查；(4)實施外包及相關(guān)會計記錄；(5)付款申請、審批和執(zhí)行。(2)授權(quán)審批企業(yè)應(yīng)建立業(yè)務(wù)外包審批制度，明確授權(quán)審批、各部門審批范圍和權(quán)限的方法和程序，確保申請、審批、執(zhí)行和監(jiān)督等程序按照相關(guān)管理制度運行，禁止越權(quán)審批或越權(quán)審批。審批業(yè)務(wù)外包實施方案時，應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點，重點對比分析項目在自我管理和外包條件下的風(fēng)險和收益，確定外包的合理性和可行性。涉及企業(yè)市場競爭力的重大業(yè)務(wù)外包，因其對企業(yè)發(fā)展影響較大，應(yīng)提交董事會或類似機(jī)構(gòu)審批。(3)選擇最佳承包商選擇承包商對外包的成敗具有重要意義。企業(yè)在選擇承包商時應(yīng)注意兩個方面。首先，對候選承包商的調(diào)查主要包括⑴合法性。候選承包商是否是依法設(shè)立和合法經(jīng)營的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，是否有相應(yīng)的業(yè)務(wù)范圍和固定的辦公場所。(2)職業(yè)資格。承包商是否具有相應(yīng)的專業(yè)資質(zhì)，員工是否符合崗位要求和資質(zhì)，是否具有相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)資格。企業(yè)應(yīng)指派有能力的專業(yè)人員進(jìn)行全面調(diào)查，并根據(jù)收集到的信息形成調(diào)查和評估報告。第二，引入競爭機(jī)制。首先，企業(yè)可以通過公開招標(biāo)選擇高質(zhì)量的承包商。其次，可以選擇許多企業(yè)作為承包商，這樣可以減少一方因服務(wù)失誤給企業(yè)帶來的損失。第三，最終承包商應(yīng)根據(jù)規(guī)定的程序確定。在確定最終承包商的過程中，企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格遵循規(guī)定的程序和權(quán)限，防止徇私舞弊行為。(4)為通過招標(biāo)和競爭機(jī)制選擇的高質(zhì)量承包商建立有效的溝通機(jī)制。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)雙方的交流與溝通。一方面，承包商可以了解企業(yè)文化，提供更符合企業(yè)需求的服務(wù)。另一方面，企業(yè)也可以對承包商在行業(yè)中的地位、提供的服務(wù)質(zhì)量、生產(chǎn)經(jīng)營狀況等有更深入的了解。對于資金雄厚、服務(wù)質(zhì)量高、企業(yè)規(guī)模大、企業(yè)信譽(yù)好的承包商，企業(yè)應(yīng)與他們建立長期合作的長期機(jī)制，這不僅有助于企業(yè)獲得高質(zhì)量的專業(yè)、快捷的服務(wù)，還能使承包商發(fā)展更多的業(yè)務(wù)，通過建立戰(zhàn)略合作伙伴實現(xiàn)雙方的雙贏。止匕外，企業(yè)還應(yīng)建立承包商檔案，以跟蹤和記錄其業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量和效率，從而促進(jìn)未來的進(jìn)一步合作。(5)加強(qiáng)對外包過程的監(jiān)控外包的風(fēng)險監(jiān)控應(yīng)貫穿于整個業(yè)務(wù)過程，即對整個過程的監(jiān)控。由于外包是市場交易和縱向一體化的中間形式，制造商和外包供應(yīng)商之間實際上形成了委托代理關(guān)系。外包供應(yīng)商比制造商擁有更多關(guān)于產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量、成本的信息，導(dǎo)致信息不對稱。止匕外，雙方的觀念和文化差異、溝通機(jī)制無效等因素也可能導(dǎo)致外包失敗。因此，加強(qiáng)外包過程的管理是非常必要的。因此，有可能建立相應(yīng)的管理協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)和暢通的溝通渠道，解決外包過程中的問題和矛盾，防止事故的發(fā)生。止匕外，可以采取細(xì)化外包合同、和建立質(zhì)量保證體系等管理控制措施，加強(qiáng)對外包過程的監(jiān)管，降低外包過程中信息不對稱帶來的風(fēng)險。在外包運營過程中，企業(yè)應(yīng)密切關(guān)注主要外包承包商的績效能力。對承包商的履約能力進(jìn)行持續(xù)評估，分階段檢查其業(yè)務(wù)完成進(jìn)度和資源投入情況，并通過對其生產(chǎn)規(guī)模和能力、財務(wù)狀況和運營狀況的評估，預(yù)測其能否保證按合同期限完成任務(wù)。對于對企業(yè)有重大影響的外包，企業(yè)應(yīng)提前充分預(yù)見所有可能出現(xiàn)的意外情況，建立相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制，制定替代方案，避免因外包失敗而導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動暫停。企業(yè)應(yīng)收集相關(guān)信息。如果有確鑿證據(jù)證明承包人有重大違約行為，導(dǎo)致不能履行外包合同，應(yīng)及時終止合同，以免給企業(yè)造成較大損失。同時，企業(yè)應(yīng)根據(jù)合同約定，指定相關(guān)部門向承包商索賠違約賠償金。為加強(qiáng)業(yè)務(wù)外包管理，規(guī)范業(yè)務(wù)外包行為，防范業(yè)務(wù)外包風(fēng)險，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范，制定本制度。業(yè)務(wù)外包是指公司利用專業(yè)化分工，將其部分日常業(yè)務(wù)委托給公司以外的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或其他經(jīng)濟(jì)組織（以下簡稱承包商）進(jìn)行的業(yè)務(wù)運作。該系統(tǒng)不涉及項目外包。外包通常包括R&D、信用調(diào)查、可行性研究、委托加工、物業(yè)管理、客戶服務(wù)、信息技術(shù)服務(wù)等。門職責(zé)需要進(jìn)一步澄清3.不相容職位3.1外包計劃的項目審批；選擇和批準(zhǔn)外包商；外包的執(zhí)行和接受。理風(fēng)險4.1外包范圍不合理。核心業(yè)務(wù)外包可能導(dǎo)致公司失去競爭優(yōu)勢。不合理的外包價格確定和不恰當(dāng)?shù)某邪踢x擇可能給公司造成損失。外包監(jiān)控不嚴(yán)、服務(wù)質(zhì)量差，這可能使公司難以充分發(fā)揮外包優(yōu)勢。外包中存在商業(yè)賄賂等腐敗行為，可能導(dǎo)致公司相關(guān)人員的參與。程5.1外包實施計劃的制定和審查5.1.1公司外包包括OEM、IT服務(wù)、信用調(diào)查、可行性研究、R&D等。公司應(yīng)根據(jù)各類業(yè)務(wù)與核心業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)度、外包業(yè)務(wù)控制度和外部市場成熟度的標(biāo)準(zhǔn)，合理確定外包范圍，制定外包實施計劃。根據(jù)是否對公司生產(chǎn)經(jīng)營有重大影響，對外包業(yè)務(wù)實施分類管理，突出關(guān)鍵控制點。公司應(yīng)根據(jù)年度預(yù)算和生產(chǎn)經(jīng)營計劃對實施計劃的重要方面進(jìn)行深入評估和評審，包括承包商的選擇計劃、外包業(yè)務(wù)的成本效益和風(fēng)險、外包合同期限、外包方式、員工培訓(xùn)計劃等。確保計劃的可行性。外包計劃包括但不限于業(yè)務(wù)外包范圍、模式、條件、程序和實施等。避免外包核心業(yè)務(wù)，確保計劃的完整性。在制定外包計劃時，公司應(yīng)聽取外部專業(yè)人員對外包的意見，并根據(jù)他們的合理化建議改進(jìn)實施計劃。公司應(yīng)建立健全外包審批制度，明確審批方式、權(quán)限、程序、責(zé)任及相關(guān)控制措施，規(guī)定各級人員在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得越權(quán)審批。在評審?fù)獍鼘嵤┯媱潟r，應(yīng)重點比較和分析自我管理和外包條件下業(yè)務(wù)項目的風(fēng)險和收益，以確定外包的合理性和可行性。承包商的招標(biāo)和選擇5.2.1公司應(yīng)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)范圍組建一個由相應(yīng)專業(yè)人員組成的承包商評估小組，并向公眾發(fā)布招標(biāo)公告，與候選承包商建立聯(lián)系，發(fā)布外包項目及相關(guān)材料的招標(biāo)邀請。參加投標(biāo)的候選承包商應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)提交投標(biāo)文件及相關(guān)材料，主要包括項目方案、實施方案、資源配置、報價等。公司應(yīng)引入競爭機(jī)制，遵循公開、公平、公平的原則，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，通過招標(biāo)等適當(dāng)方式選擇最佳承包商。評估小組應(yīng)通過現(xiàn)場調(diào)查等多種方式調(diào)查候選承包商的合法性、專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)實力、質(zhì)量和環(huán)保意識，并調(diào)查候選承包商從事類似項目的成功案例、行業(yè)評價和口碑；同時，考慮公司內(nèi)部和外部因素，計算分析外包成本，合理確定外包價格，嚴(yán)格控制外包成本。調(diào)查結(jié)束后，評估小組應(yīng)準(zhǔn)備一份評估報告，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司應(yīng)根據(jù)評估小組反饋的各種信息從候選承包商中進(jìn)行選擇，并建立嚴(yán)格的回避制度和監(jiān)督處罰制度，以避免相關(guān)人員在選擇承包商過程中的賄賂和欺詐。簽訂外包合同5.3.1簽訂外包合同前，應(yīng)充分考慮外包計劃中確定的重要風(fēng)險因素，并通過合同條款有效避免或減少。在合同的內(nèi)容和范圍上，明確定義承包商提供的服務(wù)類型、數(shù)量、成本，并明確定義服務(wù)環(huán)節(jié)、運營模式、運營時間、服務(wù)成本等細(xì)節(jié)。關(guān)于合同的權(quán)利和義務(wù)，很明顯，企業(yè)有權(quán)督促承包商改進(jìn)服務(wù)流程和方法。承包商有責(zé)任按照合同協(xié)議規(guī)定的方式和頻率向企業(yè)通報外包實施的進(jìn)展和現(xiàn)狀，并有效溝通存在的問題。就合同的服務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)而言，如果不符合標(biāo)準(zhǔn)，承包商應(yīng)規(guī)定最低服務(wù)水平要求和補(bǔ)救措施。對于合同中的保密事項，承包人應(yīng)明確規(guī)定承包人應(yīng)負(fù)責(zé)履行企業(yè)業(yè)務(wù)和涉及企業(yè)保密事項的保密義務(wù)。在費用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)上，綜合考慮內(nèi)部和外部因素，合理確定外包價格，嚴(yán)格控制外包成本。在違約責(zé)任方面，制定了既有原則性又有靈活性的合同條款，以適應(yīng)環(huán)境的變化、技術(shù)和企業(yè)自身的業(yè)務(wù)。外包合同的審核和簽訂流程參見合同管理系統(tǒng)。外包的組織與實施5.4.1對于貼牌生產(chǎn)，公司應(yīng)指派至少兩名員工到貼牌工廠進(jìn)行現(xiàn)場管理。在承包商提供服務(wù)或制造產(chǎn)品的過程中，公司應(yīng)密切關(guān)注主要外包承包商的績效能力，采用承包商動態(tài)管理模式，對承包商進(jìn)行日常績效評估和定期考核。建立實時監(jiān)控機(jī)制。如果偏離合同目標(biāo)，承包商應(yīng)及時調(diào)整和改進(jìn)。充分預(yù)測重大外包的各種突發(fā)情況，建立相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制，制定臨時替代方案，避免外包失敗導(dǎo)致生產(chǎn)經(jīng)營活動中斷。如果有確鑿證據(jù)表明承包商存在重大違約行為，且外包合同無法履行，應(yīng)及時終止合同，并指定相關(guān)部門按照法定程序向承包商索賠。加強(qiáng)外包過程中形成的業(yè)務(wù)信息資料的管理。驗收5.5.1質(zhì)量管理部對貼牌生產(chǎn)活動的全過程進(jìn)行控制，確保外協(xié)產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定要求，確保產(chǎn)品質(zhì)量；質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)貼牌產(chǎn)品的進(jìn)貨檢驗；負(fù)責(zé)收集OEM產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證數(shù)據(jù)、整理歸檔，建立質(zhì)量檔案；負(fù)責(zé)評估原始設(shè)備制造商的質(zhì)量保證能力和表現(xiàn)。產(chǎn)品進(jìn)廠后，倉管員應(yīng)對貼有標(biāo)簽的產(chǎn)品的質(zhì)量證明等相關(guān)信息進(jìn)行審核，以確保發(fā)貨單上的型號、數(shù)量等內(nèi)容與實物一致，并確保質(zhì)量證明數(shù)據(jù)完整正確。進(jìn)貨檢驗人員應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品檢驗和試驗控制程序及相關(guān)技術(shù)條件進(jìn)行檢驗，并將檢驗結(jié)果及時通知倉庫。需要現(xiàn)場檢驗的產(chǎn)品應(yīng)由質(zhì)量管理部在國外檢驗或檢驗。業(yè)務(wù)需求發(fā)起部門會同相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員接受其他類型的外包檢驗工作。會計與財務(wù)控制公司財務(wù)部門根據(jù)合同和外包時間表辦理結(jié)算業(yè)務(wù)。如果達(dá)不到合同規(guī)定的履約狀態(tài)，財務(wù)部門有權(quán)拒付并及時向企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人報告。外包的主要風(fēng)險及其內(nèi)部控制1、識別并描述風(fēng)險。為了評估外包的風(fēng)險，我們應(yīng)該首先確定外包的具體風(fēng)險，然后從總體上對風(fēng)險進(jìn)行分類。業(yè)務(wù)外包有多種具體風(fēng)險，其描述因企業(yè)和業(yè)務(wù)外包的內(nèi)容而異。將業(yè)務(wù)外包的具體風(fēng)險與業(yè)務(wù)外包過程結(jié)合起來是一種更好的方式。根據(jù)《外包指南》的要求，在評估外包風(fēng)險時，至少應(yīng)注意以下幾個方面:外包范圍和價格的確定不合理，承包商選擇不當(dāng)，可能給企業(yè)造成損失；業(yè)務(wù)外包監(jiān)控不嚴(yán)、服務(wù)質(zhì)量差，這可能使企業(yè)難以充分發(fā)揮業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢；業(yè)務(wù)外包涉及商業(yè)賄賂等欺詐行為，可能導(dǎo)致企業(yè)相關(guān)人員的參與。止匕外，還存在外包可能違反國家法律法規(guī)的風(fēng)險，導(dǎo)致外部處罰、經(jīng)濟(jì)和聲譽(yù)損失；外包信息保護(hù)措施不當(dāng)可能導(dǎo)致商業(yè)秘密泄露；外包會計處理不當(dāng)可能導(dǎo)致財務(wù)報告信息失真。2、分析風(fēng)險。外包風(fēng)險分析的內(nèi)容很多，應(yīng)包括原因和結(jié)果兩個方面，并編制外包風(fēng)險分析表。3、風(fēng)險評估。外包風(fēng)險評估