商務(wù)英語(yǔ)郵件寫作

商務(wù)英語(yǔ)郵件寫作第一頁(yè)，共十六頁(yè)，2022年，8月28日商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式Subject--主題Salutation--稱呼Opening--開頭、Body--正文、Ending--結(jié)尾句ComplimentaryClose--禮貌結(jié)束語(yǔ)Signature--寫信人商務(wù)電子郵件的書寫格式絕大多數(shù)采用齊頭式。齊頭式是指正文中各部分都從每行的左邊開始,沒有空格。第二頁(yè)，共十六頁(yè)，2022年，8月28日Example

DearDavidandSteve,----------（Salutation）Goodafternoon.OnMay10,2010,araidactionagainstthetargetwasconducted.On

site,totally

77boxes

and7200metersUTPCableswereseized.Pleaseprovideuswithverificationreportandpricecertificate.Sampleswouldbe

senttoyounextweek.Shouldyouhaveanycommentsorsuggestions,pleasecontactusatany

time.BestRegards,-----------（ComplimentaryClose）(Sincerelyyours,Yourstruly,Bestwishes)

Peter-------------（Signature）第三頁(yè)，共十六頁(yè)，2022年，8月28日Subject

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主題

主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如Greetings,Inquiry;長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，如：“YourMeetinginCalifornia”

主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。

NO:Newsaboutthemeeting

YES:Tomorrow‘smeetingcanceled。

一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。

YES：NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation

NO：detailedcalculation

視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT等第四頁(yè)，共十六頁(yè)，2022年，8月28日Salutation-稱呼1、商務(wù)信件中要特別注意稱呼的禮貌得體。如不知對(duì)方姓名只知頭銜，可用Dear+Title，如DearManager作為稱呼或DearSir,DearMadam,DearSirorMadam，DearCustomer2、若知對(duì)方姓名，則用Dear+對(duì)方的姓氏或者DearMr./Mrs./Ms./Miss+對(duì)方姓氏TomHanksJenniferAustin第五頁(yè)，共十六頁(yè)，2022年，8月28日Opening

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開頭1、如果你主動(dòng)給別人寫郵件，表明意圖

Iamwritingto…2、如果對(duì)方已經(jīng)回復(fù)或聯(lián)系過你了，感謝回復(fù)或聯(lián)系

Thankyouforyourreply./Thankyouforcontactingus.3、如果對(duì)方回復(fù)了你所咨詢的問題

Thankyouforprovidingtherequestedinformation.4、提到之前客人發(fā)你的郵件內(nèi)容

Regardingyourletterof…/Asfor…第六頁(yè)，共十六頁(yè)，2022年，8月28日Body

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正文核心和主要內(nèi)容，應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在段落的開頭大多把話題分成幾個(gè)小主題，每個(gè)小主題一段每段一般只有一兩句話正文由兩三個(gè)或三四個(gè)簡(jiǎn)短的段落構(gòu)成。

第七頁(yè)，共十六頁(yè)，2022年，8月28日

在郵件結(jié)束之前，可以再次感謝收信人

Thank

you

for

your

patience

andcooperation.或Thank

you

for

your

consideration.If

you

have

any

question

or

concern,don’thesitatetocontactus.或Welookforwardtohearingfromyou.yourreply.Pls.kindlycheck&advice.Ending

–

結(jié)尾｛第八頁(yè)，共十六頁(yè)，2022年，8月28日ComplimentaryClose

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禮貌結(jié)束語(yǔ)

&Signature–

簽名

YourstrulySincerelyyours,Yourssincerely,SincerelyBestregards.簽名（signature）通常是寄件者在信函的敬意結(jié)尾下面寫上自己的姓名

第九頁(yè)，共十六頁(yè)，2022年，8月28日商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫作要求商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫作應(yīng)遵循的五C原則Correctness

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準(zhǔn)確Conciseness–

簡(jiǎn)潔Complete&Clarity–

完整清楚Courtesy–

禮貌第十頁(yè)，共十六頁(yè)，2022年，8月28日Conciseness–

簡(jiǎn)潔簡(jiǎn)潔原則是商務(wù)英語(yǔ)寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡(jiǎn)單句子和簡(jiǎn)短詞語(yǔ)。一封拖沓冗長(zhǎng)、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來(lái)不必要的麻煩，故商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)以簡(jiǎn)明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。在具體寫作中，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單明了，舍長(zhǎng)句、復(fù)合句，選短句、簡(jiǎn)單句，喜并列、棄從屬有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語(yǔ)簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要。第十一頁(yè)，共十六頁(yè)，2022年，8月28日Conciseness–

簡(jiǎn)潔Pls.Please請(qǐng)Qty.Quantity數(shù)量PCPiece個(gè)UYou你IOWInotherwords換句話說(shuō)PSPostscript附言Info.Information信息BTWBytheway順便提一下第十二頁(yè)，共十六頁(yè)，2022年，8月28日Complete&Clarity–

完整清楚郵件文本信息需具體完整，層次清楚，用詞準(zhǔn)確。Thefiguresshowasignificantincrease.Wewilldeliveryourgoodssoon.Thefiguresshowayear-on-yearincreaseof15%.WewilldeliveryourgoodsonDec.10th.第十三頁(yè)，共十六頁(yè)，2022年，8月28日

Courtesy–

禮貌

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則?？梢酝ㄟ^使用虛擬語(yǔ)氣、委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。

“Wewantto"之類的詞能避免則避免出現(xiàn)，相比之下，

“Wewouldliketo"顯得更尊重對(duì)方。

If…,wecouldnot…Wewouldappreciateitifyoucould…第十四頁(yè)，共十六頁(yè)，2022年，8月28日Courtesy–

禮貌

表示建議、要求時(shí)用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)可以避免直接觸及施動(dòng)者(自己或?qū)Ψ?，使口氣更加婉轉(zhuǎn)。Wehavetostressthatyoumust…Ithastobestressedthatsth.mustbe…如果是寫一些壞消息或是道歉Unfortunately…We’reafraidthat…We’resosorrythat…Sorryfor…第十五頁(yè)，共十六頁(yè)，2022年，8月28日Hi,①I'msorryaboutthis.②Now,wehavebeenclearabouttheproblemaboutoursystem.③Thereisanewcolleaguejoiningourteam,andhewillarrangeforcheckingthesystem.④Becauseheisbusywithanotherrequirementnow,hewillgiveustheoptimalplanaft