淺談PowerPoint的制作技巧

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PowerPoint是大名鼎鼎的微軟Office系列組件之一，是很通用的一款幻燈片制作工具，微軟原本將其定位在商務(wù)演示的幻燈軟件，現(xiàn)已成為課堂教學(xué)課件的主流制作平臺。一個演示文稿是由若干張“幻燈片”組成的。這里“幻燈片”實(shí)際上是表示一個“視覺形象頁”。用PowerPoint制作的幻燈片與傳統(tǒng)幻燈片的不同之處，其最突出的特點(diǎn)是幻燈片用計(jì)算機(jī)進(jìn)行演示的效果。你可以在幻燈片之間添加不同的切換效果，可以為幻燈片中的對象設(shè)置動畫與聲音效果，可以在幻燈片中插入音樂與視頻信息等。它的最大優(yōu)點(diǎn)就是簡單易學(xué)，能夠滿足工作的一般要求，特別是對于一些演示的環(huán)節(jié)很是適用。

下面從幾個方面談?wù)勈褂肞owerPoint(以下簡稱PPT)制作幻燈片的技巧，希望能給大家?guī)硎掳牍Ρ兜男Ч阂?、目?biāo)

首先應(yīng)了解所制作的PPT的目標(biāo)演示對象，如果事先知道演示對象的喜好,來確定演示文稿的內(nèi)容、重點(diǎn)、風(fēng)格，可以投其所好來設(shè)計(jì),這樣在一開始就得到他們的喜愛,注意力會更加的集中,可得到意想不到之效。

一個PPT只能為一類人服務(wù)，針對不同人群要制作不同層次內(nèi)容。演講PPT的場合也非常重要，是一對一？一對多？？或者是公開演講？？？這些都需要實(shí)事先做好充分的準(zhǔn)備工作。你的PPT永遠(yuǎn)是為聽者服務(wù)，所以在設(shè)計(jì)的時候，一定不要以自我為中心。

你的PPT只講一個重點(diǎn)，不要試圖在某個PPT中既講技術(shù)，又講管理。

二、邏輯

PPT要有清晰、簡明的邏輯，所以，最好就用“并列”或“遞進(jìn)”兩類邏輯關(guān)系。一定要通過不同層次“標(biāo)題”的分層，標(biāo)明你整個PPT邏輯關(guān)系，但最好不要超過3層縱深。

每張幻燈片內(nèi)容獨(dú)立，其間又聯(lián)系緊密。每張片中，標(biāo)題與內(nèi)容闡述關(guān)系合乎邏輯。建議在每個章節(jié)之間，插入一個空白幻燈片或標(biāo)題幻燈片。

在演示的時候，一定要順序播放，切忌幻燈片回翻，容易使聽者混淆。

PPT的設(shè)計(jì)原則：KISS（KeepItSimpleandStupid）。因?yàn)槲覀冏鯬PT針對的是大眾，不是小眾。我們的目的是把自己的理解灌輸給聽眾，深入淺出才代表你對知識的真正掌握。

1、訂好題目

2、列出大綱

3、架構(gòu)重要觀念和關(guān)鍵字的關(guān)聯(lián)性

4、加上創(chuàng)意

5、以視覺工具輔助說明：數(shù)據(jù)、圖表、動畫三、風(fēng)格

通過“母版”，定義你的PPT風(fēng)格。所謂“母版”就是一種特殊的幻燈片，她包含了幻燈片文本和頁腳（如日期、時間和幻燈片編號）等占位符，這些占位符，控制了幻燈片的字體、字號、顏色（包括背景色）、陰影和項(xiàng)目符號樣式等版式要素。在商業(yè)應(yīng)用中，一般應(yīng)趨于“保守”的風(fēng)格。

所有風(fēng)格中，最重要的是“簡明”的風(fēng)格：只列要點(diǎn)，切忌整張PPT中都是文字，盡量少的文字，盡量多的圖表與簡潔的數(shù)字。在一些正規(guī)的場合，還應(yīng)注意盡量少的使用動畫和聲音。

留白天地寬——所以，母版背景切忌用圖片等；而只用空白或是很淡的底，以凸顯其上的圖文。最好使用標(biāo)準(zhǔn)的、已被成功應(yīng)用的各類圖表工具，不要自造。

1、文字的使用

用PowerPoint已制作好的模板，節(jié)約配色定字型的時間。PowerPoint模板的應(yīng)用可能不被人注意。如果能巧妙地利用PowerPoint模板，就可以為我們帶來極大的方便，提升我們的工作效率。

PPT制作的MagicSeven原則：每頁文字行數(shù):7±2＝5～9。每張幻燈片傳達(dá)5個概念效果最好，7個概念人腦恰好可以處理，超過9個概念會讓人感覺負(fù)擔(dān)重，需重新組織。

字體要大，行數(shù)要少。字型以黑體、宋體為佳，我們是來演講，不是來做視力檢查！字體大，行數(shù)自然少，當(dāng)然就符合MagicSeven原則！

不宜使用小于20號的字體,層次亦不要太多，每一層可以采用不同顏色加以區(qū)分。中文字型最好使用標(biāo)楷體或細(xì)明體，不要使用其他字型，而且要加粗。英文字型最好用Arial。字型顏色要選用與PPT背景顏色成鮮明對比的。

2、數(shù)字的使用

數(shù)字會說話，善用數(shù)字來支持我們的觀點(diǎn)或是論證會達(dá)到最佳效果。投影片中宜以精確數(shù)字呈現(xiàn)，口述時，宜使用近似值，因?yàn)榻浦等菀子洃浫菀茁?lián)想。

3、標(biāo)題的使用

標(biāo)題是每張影片的主軸，要能簡潔有力的傳達(dá)每張影片的重點(diǎn)，最好是以5～9個字來說明，因?yàn)樵俣嘧忠恍芯蛿D不進(jìn)去了，就算擠得進(jìn)投影片，也擠不進(jìn)觀眾的腦中，而后者顯然是比較重要的。標(biāo)題一定不要使用標(biāo)點(diǎn)符號，尤其是冒號和句逗，更是可以直接省略，重要內(nèi)容可以用加下劃線或其他顏色表示。

4、圖表的使用

表勝于文，圖勝于表，圖表自己就能說故事。同時，圖表只須標(biāo)題，勿再加上文字解釋圖表內(nèi)容，這個工作不該電腦做的，而應(yīng)該留給你。重要的資訊，要講的內(nèi)容打在備忘稿中。

用餅圖、柱狀圖等來呈現(xiàn)統(tǒng)計(jì)數(shù)字。

四、布局

單個幻燈片布局要有空余空間，要有均衡感。PPT有標(biāo)題頁、正文、結(jié)束頁三類幻燈片，結(jié)構(gòu)化它們，體現(xiàn)你的邏輯性。整個PPT最好不要超過30頁面。完成PPT之后，切換到“瀏覽視圖”，整體看看有沒有不協(xié)調(diào)的地方。

好的開始是成功的一半，注意封面PPT的制作，要充份彰顯占PPT成功關(guān)鍵58％的態(tài)度和形象，要標(biāo)明主辦單位或是會議名稱，要標(biāo)明簡報者姓名，職稱和服務(wù)單位或是專長，以及日期。

五、顏色

整個PPT，包括圖表，最好不要超過4種顏色。各種顏色，一定要協(xié)調(diào)，因此建議多用同一個色調(diào)的。不要自造顏色，而應(yīng)用“屏幕取色器”，去“扒”已經(jīng)成功應(yīng)用的顏色。完成PPT之后，切換到“瀏覽視圖”，整體看看顏色有無突兀的地方。

背景應(yīng)選取圖案簡單，顏色較暗的背景（如深藍(lán)色），但需注意避免紅、綠、藍(lán)三種基色，不能選用全亮色（如白色）的背景，因?yàn)榇竺娣e的白色易造成視疲勞。

字符應(yīng)選取白、黃等與深色背景反差大的淺色，以突出講稿的內(nèi)容；同樣需注意避免紅、綠、藍(lán)三種基色。

六、過程

演講結(jié)構(gòu)：開展白、主體演講、結(jié)束語。

最大的忌諱是演講的時候，對著PPT照本宣科地念上面的文字!!!主題——暫停——下一個主題，如此循環(huán)，注意使用“暫?！笔寡葜v平滑過渡。

不要試圖去用PPT闡述復(fù)雜的概念，永遠(yuǎn)記住PPT只說清晰、簡明的事物。善用比喻和象征，善于調(diào)動聽者參與互動，但要謹(jǐn)慎地使用幽默。

七、工具

善于學(xué)習(xí)借鑒優(yōu)秀PPT的風(fēng)格、布局和顏色，借助和使用各種多媒體制作工具。收集并使用咨詢公司的PPT素材庫，如麥肯賜、羅蘭貝格等的素材庫。

最后附上密技真言：

1、盡量用1種字體，最好不要超過3種；

2、PPT的靈魂----“邏輯！”

3、PPT的惡心----“錯別字等于蒼蠅”

4、3色原則：“不要超過3種色系”

5、6字解碼：“大化小，小化圖”----提綱時，用邏輯樹盡量將大問題分解成小問小問題用圖表現(xiàn)。

6、12字真言：“能用圖，不用表；能用表，不用字”

7、不要用超過3種的動畫效果，包括幻燈片切換。好的PPT不是靠效果堆砌出來的，樸素一點(diǎn)比花哨的更受歡迎。

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