質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核存在的問題及對策

質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核存在的問題及對策貫徹GB/T19001-2008標(biāo)準(zhǔn)的核心是建立、實施和保持文件的質(zhì)量管理體系，并持續(xù)改進其有效性，實現(xiàn)“滿足顧客要求，增強顧客滿意”的目的。內(nèi)部審核是組織的自我評價和改進機制，是質(zhì)量管理體系保持和改進的重要管理手段。但在實踐中，一些單位或組織沒有用好這一重要手段，內(nèi)部審核流于形式，難以深入開展下去，有效性較差，對體系改進的推動作用不大，亟待改進提高。一、內(nèi)部審核存在的主要問題1、內(nèi)審策劃不當(dāng)一方面，許多貫標(biāo)單位只滿足于一年開展一次集中式全面內(nèi)審，包括所有部門及所有條款，沒有按標(biāo)準(zhǔn)要求“考慮擬審核的過程、區(qū)域的狀況、重要性以及以往審核的結(jié)果”來規(guī)定審核的范圍和頻次。另一方面，審核日程安排過于緊湊，安排的審核內(nèi)容較多，重點不突出，審核時間不充分，很難深人發(fā)現(xiàn)問題，審核難免流于形式。2、審核不到位一是檢查表中的審核內(nèi)容千篇一律，不結(jié)合單位的產(chǎn)品、過程和體系實際，審核目的不明確，可操作性差，有的根本無法取證。二是審核記錄中存在問題較多。如：審核計劃及檢查表中有的審核內(nèi)容沒有相應(yīng)的審核證據(jù)支撐，不能表明對該項內(nèi)容實施了審核；有的審核記錄僅為“符合”或“不符合”，沒有體現(xiàn)出審核抽樣及相應(yīng)的審核證據(jù)，不能支持審核結(jié)論；有的審核記錄僅為“規(guī)定要求”，反映不出該項要求的實施及其有效性；3、發(fā)現(xiàn)問題及整改力度不夠首先是審核深度不夠，每次通過內(nèi)審僅發(fā)現(xiàn)1-2個諸如文件、記錄或標(biāo)識管理方面的問題，很少涉及設(shè)計、生產(chǎn)、檢驗及體系管理和改進方面的實質(zhì)性問題，對體系改進的推動作用不大。其次，不少不符合項僅停留在就事論事的糾正上，未認真查找原因，并針對原因制定和實施有效的糾正措施。第三，一般僅對不合格項的糾正進行驗證，未對糾正措施的實施效果進行驗證。第四，有的審核報告中未對體系的薄弱環(huán)節(jié)進行認真分析，也未提出改進的建議。二、產(chǎn)生問題的主要原因1、對內(nèi)審缺乏足夠的認識不少單位僅把內(nèi)審作為管理體系的一項要求，作為認證審核的一項受檢內(nèi)容而被動開展，沒有真正把內(nèi)審作為組織識別改進機會、改進和完善體系的自身需要。因而有的管理層不夠重視，部門配合不夠和諧，內(nèi)審員審核不夠認真，使內(nèi)審流于形式。2、內(nèi)審員素質(zhì)不高一是內(nèi)審員培訓(xùn)質(zhì)量不高。盡管近年來國家加強了對內(nèi)審員培訓(xùn)機構(gòu)的資格審查和監(jiān)督管理，但相當(dāng)一部分以內(nèi)審員培訓(xùn)機構(gòu)名義進行的培訓(xùn)仍不規(guī)范，使培訓(xùn)“合格”的內(nèi)審員不理解標(biāo)準(zhǔn)要求，不知道怎樣進行審核。二是內(nèi)審員素質(zhì)參差不齊。有的內(nèi)審員缺乏管理或技術(shù)知識，文字及語言表達能力差，參加審核實踐的機會少，加之有的組織人員變動大，審核水平難以提高。三是有的內(nèi)審員責(zé)任心不強。有的單位規(guī)定，凡是審核發(fā)現(xiàn)的問題都要處罰，給內(nèi)審員帶來一定的精神壓力，加之朝夕相處，打不破情面，因而寧愿少找問題。三、改進措施根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求和單位內(nèi)審的實踐，對改進組織內(nèi)審、提高內(nèi)審有效性提出以下建議，以期對組織有所幫助。1、切實提高對內(nèi)審的認識一是要充分認識到內(nèi)審對組織管理體系保持和改進的推動作用，真正把內(nèi)審作為組織的自身需要，充分用好內(nèi)審這一重要管理手段，及時發(fā)現(xiàn)體系運行中存在的問題，識別改進機會，不斷改進和提高體系有效性。二是組織的管理層不僅要思想上重視，更要行動上支持。組織的最高管理者應(yīng)參加首次和未次會議，以便了解內(nèi)審和休系運行情況，尤其是存在的問題，向各部門提出糾正措施要求，管理者代表應(yīng)對內(nèi)部審核計劃、實施方案等進行審批，并參加內(nèi)審。三是各部門領(lǐng)導(dǎo)要理解并主動配合內(nèi)審，對內(nèi)審查出的問題一定要認真整改。2、重視內(nèi)審策劃應(yīng)考慮擬審核的過程、重要性以及以往審核的結(jié)果，對審核方案進行策劃，規(guī)定審核的范圍及頻次。通過策劃，組織應(yīng)在《年度內(nèi)審計劃》中規(guī)定一年開展幾次審核、每次審核哪些部門和過程以及大體什么時間審核等。在《年度審核計劃》及《內(nèi)審實施計劃》中，應(yīng)突出審核重點，把部門的主要職能過程作為重點必查內(nèi)容，而對能取證的相關(guān)過程可采取抽查的辦法，對各部門通用的過程可結(jié)合部門審核時檢查，以有利于抓住關(guān)鍵過程或活動，使審核有一定的深度。內(nèi)審的日程安排宜寬不宜緊，以保證受審核部門有人能夠接受審核，且在計劃安排的審核時間內(nèi)能查完。3、認真搞好現(xiàn)場審核搞好現(xiàn)場審核，要按照審核計劃及檢查表的安排進行現(xiàn)場審核。對具體過程的審核，可按PDCA的過程方法。應(yīng)把審核重點放在檢查文件(規(guī)定)實施的符合性和有效性上，抓住重點，采取抽樣檢查的力一法，按照'有沒有規(guī)定?做沒做?做得怎么樣?”三個層次，一查到底，審核至一定深度。審核記錄應(yīng)反映審核全過程及審核發(fā)現(xiàn)，體現(xiàn)“查了什么?符合不符合?的證據(jù)，符合的證據(jù)可稍簡略，不符合的細節(jié)一定要清楚、可追溯，表明按審核計劃實施了審核，并支持審核結(jié)論。4、加大整改力度內(nèi)審的目的重在改進。要支持內(nèi)審員多找問題，對內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的問題，原則上均應(yīng)整改。對普遍性的、典型性的、重復(fù)發(fā)生的及影響嚴重的問題，宜以書面不符合報告提出，以引起管理層及責(zé)任部門的重視，認真分析原因，采取措施，限期整改，防止其再發(fā)生。組織體系管理部門及內(nèi)審員應(yīng)指導(dǎo)責(zé)任部門針對問題，認真分析原因，采取有效的糾正措施，并對措施的實施情況進行跟蹤驗證，不僅要驗證糾正措施的完成情況，更要驗證其實施有效性。內(nèi)審重在改進。對內(nèi)審查出的問題，關(guān)鍵在于整改的態(tài)度。為了給受審核部門提供改進機會，鼓勵各部門自我暴露問題、自我改進、變被動熬改為主動改進。5、加強對內(nèi)審過程的監(jiān)視和評審內(nèi)審是組織管理體系的一個重要過程，組織的體系管理部門要加強對審核方案的管理，采取檢查審核案卷等方式加強對內(nèi)審實施過程的監(jiān)視，找出內(nèi)審策劃和實施中存在的問題，提出改進意見。要把內(nèi)審結(jié)果作為管理評審的重要輸人，對內(nèi)審方案的實施及內(nèi)審的效果進行評價，研究改進和提高內(nèi)審的有效性措施，推動內(nèi)審的深人開展。6、加強內(nèi)審員隊伍的建設(shè)(1)內(nèi)審員的素質(zhì)直接關(guān)系內(nèi)審的效果。組織應(yīng)選派一定數(shù)量的技術(shù)或管理骨干組成內(nèi)審員隊伍。由于內(nèi)審員均屬組織內(nèi)部人員，且均是兼職，因此，在編寫或修改體系文件時，可以將內(nèi)審員的性質(zhì)、職權(quán)、責(zé)任以及相應(yīng)的利益予以確認，以保持一支相對穩(wěn)定的從事內(nèi)部質(zhì)量體系監(jiān)督審核隊伍。同時，組織應(yīng)采取適當(dāng)?shù)募钍侄?，鼓勵?nèi)審員盡職盡責(zé)，發(fā)揮作用。(2)組織應(yīng)充分利用接受外審的機會，安排內(nèi)審員作為陪同人員，也可以聘請有經(jīng)驗的外審員參加或指導(dǎo)內(nèi)審，內(nèi)審員要充分利用這些機會，多學(xué)習(xí)審核方法和審核技巧，彌補內(nèi)審員培訓(xùn)缺乏實際訓(xùn)練的不足。組織的體系管理部門應(yīng)加強對內(nèi)審員的考核，重點考核內(nèi)審員的組織、溝通、分析、行政、合作以及與被審核部門關(guān)系等能力。實踐中要針對內(nèi)審中存在的問題，管理部門應(yīng)不定期組織內(nèi)審員學(xué)習(xí)研討和交流溝通，以加深對標(biāo)準(zhǔn)的理解，提高審核能力。質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核是整個體系運行的重要環(huán)節(jié)，也是體系保持和改進的重要管理