房訊房屋管理專(zhuān)家(出租房版)使用說(shuō)明書(shū)

房訊房屋管理專(zhuān)家（出租房版）使用說(shuō)明書(shū)目錄TOC\o"1-4"\h\u引言 21．1編寫(xiě)目的 21．2項(xiàng)目背景 2系統(tǒng)設(shè)置 22．1樓房設(shè)置 22．1．1添加樓房 22.1.2房間設(shè)置 3軟件使用 53．1房屋管理 53．1．1房子的基本操作 53．1．1．1租房流程 63.1.1.2退房流程 83．1．1．3換房程序 103．1．1．4訂房流程 113．1．1．5訂房->租房 123．1．1．5停租流程 133．1．1．6繳費(fèi)操作 133．1．2房屋的查詢(xún)界面 143．1．2．1現(xiàn)有房屋 143．1．2．2當(dāng)前費(fèi)用 153．1．2．3租客信息 153．1．2．4水電信息 163．2水電管理 163．2.1輸入水電表方法一 163．2.2輸入水電表方法二 173．3擴(kuò)展功能 183.3.1統(tǒng)計(jì)分析 183.3.1.1列表顯示 183.3.1.2數(shù)據(jù)分析 193.3.2導(dǎo)出打印 203.3.3短信發(fā)送 203.3.4郵件發(fā)送 203.3.5服務(wù)中心 213．4數(shù)據(jù)庫(kù)管理 213.4.1數(shù)據(jù)庫(kù)備份 213.4.2數(shù)據(jù)庫(kù)恢復(fù) 213．5系統(tǒng)菜單 223.5.1用戶(hù)信息 223.5.2賬戶(hù)管理 223.5.3房屋管理 233.5.4更改密碼 233．6打印與導(dǎo)出 243．7服務(wù)中心 243．8常用問(wèn)題解答 253．9升級(jí)為VIP 26引言1．1編寫(xiě)目的房訊網(wǎng)絡(luò)科技房屋管理專(zhuān)家是專(zhuān)門(mén)為廣大房東用戶(hù)研發(fā)，此系統(tǒng)提供強(qiáng)大的房屋管理功能，能讓您對(duì)自己的房屋管理的有條不絮。該系統(tǒng)和房屋租賃網(wǎng)站緊密結(jié)合，能夠快速、精確的幫助廣大房東找到自己尚未推廣出租的房屋租客，并且能在最短的時(shí)間內(nèi)找到最好的租客。1．2項(xiàng)目背景深圳市房訊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司是一家專(zhuān)注租房及生活領(lǐng)域的高科技企業(yè)，我公司業(yè)務(wù)包括房屋管理系統(tǒng)及房屋推廣平臺(tái)網(wǎng)站，通過(guò)公司平臺(tái)可以幫助廣大房東便捷管理房子。系統(tǒng)設(shè)置2．1樓房設(shè)置2．1．1添加樓房1.通過(guò)【系統(tǒng)菜單】->【房屋管理】并點(diǎn)擊添加，如下圖所示填寫(xiě)樓房的相關(guān)資料，如下圖所示2.1.2房間設(shè)置點(diǎn)擊房間設(shè)置，再點(diǎn)擊你所要設(shè)置的樓房，最后你可選擇點(diǎn)擊“添加”或“批量添加”來(lái)添加你的房間，下面以批量添加為例，如下圖所示輸入你的房屋基本情況，并可以根據(jù)一些規(guī)則設(shè)置房間，最后點(diǎn)擊確定，如下圖所示軟件使用3．1房屋管理3．1．1房子的基本操作首先，通過(guò)點(diǎn)擊打開(kāi)“房訊網(wǎng)絡(luò)科技房屋管理系統(tǒng)”，打開(kāi)“房屋管理”，點(diǎn)擊“現(xiàn)有房屋”，查看房屋出租狀態(tài)（已租/未租），如下圖所示系統(tǒng)中，用戶(hù)可通過(guò)不同圖標(biāo)和不同顏色一目了然地區(qū)別房屋的租賃狀態(tài)：標(biāo)志該房已出租、標(biāo)志該房尚未出租、標(biāo)志該店面已出租、標(biāo)志該店面尚未出租；此外，用戶(hù)也可在該界面右側(cè)讀取房屋的租賃信息。如在上圖中，101、102、103等房子已出租；305、306、401等房子尚未出租，用戶(hù)可進(jìn)行租賃；201、202為尚未出租的店面，用戶(hù)可進(jìn)行租賃。另，該功能也可通過(guò)直接點(diǎn)擊“房屋”→“房屋狀態(tài)”，選擇“全部”、“已租”或“未租”來(lái)直接查看房屋的租賃狀態(tài)。3．1．1．1租房流程用戶(hù)在“房屋管理”中查詢(xún)到未出租房屋時(shí)，可點(diǎn)擊未出租房號(hào)進(jìn)行出租。用戶(hù)進(jìn)入房屋管理系統(tǒng)，打開(kāi)房屋狀態(tài)界面。若房客有意向租住306號(hào)房，則可雙擊306房，打開(kāi)306房信息界面。如下圖所示出租過(guò)程分兩步驟：第一步驟：完善租客信息和合約信息，將押金費(fèi)用寫(xiě)入數(shù)據(jù)庫(kù)確認(rèn)后，系統(tǒng)將收錄實(shí)收押金費(fèi)用如下圖：第二步驟：寫(xiě)入這個(gè)月需要的房租等費(fèi)用，假如是15號(hào)過(guò)來(lái)，入住半個(gè)月，則只需交半個(gè)月的費(fèi)用如下，500改為250，衛(wèi)生費(fèi)20改10，實(shí)際金額260元點(diǎn)確定后，會(huì)有記錄寫(xiě)入數(shù)據(jù)庫(kù)；如下圖3.1.1.2退房流程若現(xiàn)有租戶(hù)因個(gè)人或工作地點(diǎn)變動(dòng)等原因需退房時(shí)，用戶(hù)在房屋管理系統(tǒng)中通過(guò)簡(jiǎn)單幾步完成租房的退房程序，對(duì)房屋信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。下面以102號(hào)房租客退房為例對(duì)退房流程進(jìn)行說(shuō)明：打開(kāi)在房屋管理信息系統(tǒng)中房屋管理界面，從綠色房屋標(biāo)示中可找102號(hào)房，雙擊進(jìn)入102房，選擇“退房”，彈出退房對(duì)話(huà)框。用戶(hù)只需在該對(duì)話(huà)框輸入當(dāng)前水表、電表度數(shù)，系統(tǒng)即可自動(dòng)計(jì)算出需退回租戶(hù)的費(fèi)用。如下圖所示圖1—4用戶(hù)確認(rèn)退費(fèi)金額之后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)回退到這個(gè)102房屋管理的頁(yè)面出下圖，此刻退房流程已完成，如下圖所示3．1．1．3換房程序若現(xiàn)有租戶(hù)入住后想換一套更適合自己的房子，用戶(hù)可在打開(kāi)房屋管理界面根據(jù)租戶(hù)意愿選擇一套未租房子進(jìn)行置換。下面以居住在一房一廳的301號(hào)房租戶(hù)更換一套單房為例對(duì)換房流程進(jìn)行說(shuō)明步驟一：在“房屋管理”選擇一套合適的房間進(jìn)行置換。在圖1—6中，可以看到目前可選擇的房屋有102、305、306等。假若301租戶(hù)經(jīng)查看房屋后選擇搬入305房，則用戶(hù)可點(diǎn)擊301號(hào)房屋管理中心，然后進(jìn)入換房界面，點(diǎn)擊“換房”，系統(tǒng)彈出“換房對(duì)話(huà)框”。用戶(hù)在該對(duì)話(huà)框中雙擊選擇305號(hào)房，并在對(duì)話(huà)框中填入305號(hào)房各項(xiàng)租金、水費(fèi)、電費(fèi)及網(wǎng)絡(luò)地址等信息，如下圖所示圖1—6步驟二：在核對(duì)對(duì)話(huà)框各項(xiàng)信息正確之后，點(diǎn)擊“確定”，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)入305房屋管理界面進(jìn)行信息錄入，如下圖所示3．1．1．4訂房流程以訂301房為例，雙擊301房，再點(diǎn)擊“訂房”，彈出如下圖的頁(yè)面后填下“租客信息”和“合同信息”后點(diǎn)擊“確認(rèn)”即可3．1．1．5訂房->租房首先需要修改合約信息，進(jìn)而不全費(fèi)用，在房屋管理單元點(diǎn)擊【便捷工具】按鈕，選擇【更新合約】通過(guò)上面的操作，301新入住的合約已經(jīng)補(bǔ)全了；別忘了這個(gè)月的房租也需要添加到記錄里面，假如這個(gè)月還有半個(gè)月需要交房租3．1．1．5停租流程以401房為例，雙擊401房后點(diǎn)擊“停租”，彈出如下圖的頁(yè)面，最后填寫(xiě)“空置原因”后點(diǎn)擊“確認(rèn)”即可3．1．1．6繳費(fèi)操作1、雙擊房號(hào)即能清楚了解該房的每月繳費(fèi)情況，如果房客租住時(shí)間不足整月，你則可在費(fèi)用結(jié)算中修改正確費(fèi)用，然后再進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，如下圖所示你也可以雙擊當(dāng)月費(fèi)用后再進(jìn)行費(fèi)用的修改結(jié)算（需要有權(quán)限的人），如下圖所示3．1．2房屋的查詢(xún)界面3．1．2．1現(xiàn)有房屋包括“房屋狀態(tài)”、“繳費(fèi)情況”、“合同狀態(tài)”、“房屋與合同信息”等，如下圖所示3．1．2．2當(dāng)前費(fèi)用點(diǎn)擊“當(dāng)前費(fèi)用”，簡(jiǎn)單清晰的了解當(dāng)前出租房屋的費(fèi)用情況，如下圖所示3．1．2．3租客信息點(diǎn)擊“租客信息”，可以快捷方便的了解租客的信息和進(jìn)行查詢(xún)房屋并操作，如下圖所示3．1．2．4水電信息點(diǎn)擊“水電信息”，方便快捷對(duì)水電費(fèi)的清楚了解和查看房屋，如下圖所示3．2水電管理點(diǎn)擊“水電管理”，會(huì)彈出“房號(hào)”、“租客姓名”、“上次水電表值”、“當(dāng)前水電表值”、“水電使用值”、“上次抄水電表時(shí)間”、“本次抄水電表時(shí)間”等數(shù)據(jù)。在這個(gè)界面您可以有兩種方法寫(xiě)入水電表數(shù)值。3．2.1輸入水電表方法一1、你首先選擇要記錄的類(lèi)型，水電表，水表，電表，然后點(diǎn)擊“選擇房間”然后具體選擇具體房號(hào)進(jìn)行水電費(fèi)的當(dāng)前表值，如下圖所示2、你可以在藍(lán)色區(qū)直接填寫(xiě)各房間的“當(dāng)前表值（水）”、“當(dāng)前表值（電）值”，如下圖所示通過(guò)選擇具體的房號(hào)，然后填寫(xiě)相應(yīng)值并按回車(chē)。3．2.2輸入水電表方法二選擇要填寫(xiě)的房間，連續(xù)點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵兩次，即可彈出水電表記錄對(duì)話(huà)框，如下圖所示3．3擴(kuò)展功能3.3.1統(tǒng)計(jì)分析對(duì)于每一個(gè)房東來(lái)說(shuō)，給每個(gè)月統(tǒng)計(jì)各個(gè)房間水電管理費(fèi)、網(wǎng)費(fèi)、衛(wèi)生費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用：（數(shù)據(jù)的錄入）和（數(shù)據(jù)的展現(xiàn)）是一頗頭痛的事情，因?yàn)楹芏喱嵥榈墓ぷ饕ネ瓿?。但沒(méi)關(guān)系，房訊房屋管理專(zhuān)家它可以通過(guò)圖標(biāo)來(lái)顯示，能夠快速完成這一工作。1）各個(gè)房間的，每個(gè)月的費(fèi)用（選擇水費(fèi)，電費(fèi)）用圖標(biāo)顯示和用均線(xiàn)表示，還有平均所有的水、電費(fèi)的用量的平均值，在一個(gè)圖標(biāo)里顯示2）所有房間的總和及上交的總和圖標(biāo)顯示進(jìn)行對(duì)比3）所有房子指定（房租+水電+管理費(fèi)+衛(wèi)生費(fèi)+上網(wǎng)費(fèi)）費(fèi)用圖標(biāo)顯示3.3.1.1列表顯示按房號(hào)按順序顯示，按樓層的房號(hào)類(lèi)別顯示；然后累加進(jìn)行總數(shù)于上交的對(duì)比；所有費(fèi)用累加顯示；●通過(guò)對(duì)每個(gè)房間水，電的使用情況來(lái)判斷，水表，電表是不是有問(wèn)題，還有一些人通過(guò)儀表達(dá)到偷水偷電的目的，這個(gè)也可以查出來(lái)●入住率、平均房?jī)r(jià)、總收入、凈收入、總用水量、總用電量、統(tǒng)計(jì)上網(wǎng)家數(shù)用圖標(biāo)展現(xiàn)出來(lái)3.3.1.2數(shù)據(jù)分析月平均用水量和月總用水電量如圖1—1所示；月平均用電量和月總用電量如圖1—2所示；月平均房?jī)r(jià)和月總收入及并凈收入如圖1—3所示；入住率和月流動(dòng)率如圖1—4所示圖1—1所示為月平均用水量和月總用水量圖1—2為月平均用電量和月總用電量 圖1—3為月平均房?jī)r(jià)和月總收入及并凈收入圖1—4所示為月入住率和月流動(dòng)率3.3.2導(dǎo)出打印當(dāng)房客進(jìn)行入住或者某一交費(fèi)后，必須有各方面的信息報(bào)表、合約、交費(fèi)信息憑條（為收款憑條）等。我們的軟件專(zhuān)門(mén)為你提供“當(dāng)前費(fèi)用報(bào)表”、“租客資料報(bào)表”、“水電信息報(bào)表”“盈利匯總報(bào)表”、“合約打印”等打印與導(dǎo)出項(xiàng)目。假如你已安裝好打印機(jī)，那么點(diǎn)擊“打印”即可打印出你想要的資料；如果你想導(dǎo)出你想要的資料到你的電腦上，那么你點(diǎn)擊“導(dǎo)出”即可；你也可以點(diǎn)擊“設(shè)置”來(lái)更加詳細(xì)的設(shè)置你要打印或?qū)С龅捻?xiàng)目，如下圖所示3.3.3短信發(fā)送該功能尚未完善，請(qǐng)期待下一版本3.3.4郵件發(fā)送點(diǎn)擊“郵件發(fā)送”輸入相關(guān)內(nèi)容后，可點(diǎn)擊“郵件設(shè)置”，可設(shè)置發(fā)送方式、設(shè)置周期/定時(shí)發(fā)送時(shí)間、設(shè)置郵件服務(wù)器地址等3.3.5服務(wù)中心點(diǎn)擊“服務(wù)中心”后會(huì)彈出“58租房”、“趕集租房”、“百姓租房”等網(wǎng)站（任你選擇）供你免費(fèi)發(fā)布租房信息，如下圖所示3．4數(shù)據(jù)庫(kù)管理3.4.1數(shù)據(jù)庫(kù)備份點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)庫(kù)備份”會(huì)彈出“需備份的目錄”、“備份文件到”、“備份說(shuō)明”、“操作員”，根據(jù)實(shí)際情況操作，最后點(diǎn)擊“備份”即可，如下圖所示3.4.2數(shù)據(jù)庫(kù)恢復(fù)點(diǎn)擊“恢復(fù)數(shù)據(jù)”會(huì)彈出“備份文件”、“備份日期”、“備份操作員”、“備份說(shuō)明”等，根據(jù)實(shí)際情況操作，做好點(diǎn)擊“恢復(fù)”即可，如下圖所示3．5系統(tǒng)菜單3.5.1用戶(hù)信息它包括有姓名、性別、聯(lián)系方法、房屋地址、用戶(hù)名等，如下圖所示3.5.2賬戶(hù)管理可添加管理員、刪除管理員、為管理員添加管理樓房或刪除管理樓房、保存管理員權(quán)限等，如下圖所示添加管理員：點(diǎn)擊“添加管理員”后填寫(xiě)相關(guān)資料和密碼即可刪除管理員：先點(diǎn)擊管理員名字，后點(diǎn)擊“刪除管理員”，最后點(diǎn)擊“是”即可添加樓房：點(diǎn)擊管理員名字后點(diǎn)擊“添加樓房”彈出你的所有樓房，然后點(diǎn)擊需要管理的樓房即可刪除樓房：點(diǎn)擊管理員名字后點(diǎn)擊“刪除樓房”即可刪除你想要?jiǎng)h除的樓房保存權(quán)限：點(diǎn)擊管理員名字，之后點(diǎn)擊管理員所管理的房屋，彈出管理權(quán)限后你即可選擇管理員的管理權(quán)限，最后點(diǎn)擊“保存權(quán)限”即可3.5.3房屋管理房間設(shè)置點(diǎn)擊房間設(shè)置，再點(diǎn)擊你所要設(shè)置的樓房，最后你可選擇點(diǎn)擊“添加”或“批量添加”來(lái)添加你的房間，下面以批量添加為例，如下圖所示輸入你的房屋基本情況，并可以根據(jù)一些規(guī)則設(shè)置房間，最后點(diǎn)擊確定，如下圖所示添加樓房1.通過(guò)【系統(tǒng)菜單】->【房屋管理】并點(diǎn)擊添加，如下圖所示填寫(xiě)樓房的相關(guān)資料，如下圖所示3.5.4更改密碼點(diǎn)擊“更改密碼”可方便修改你認(rèn)為比較好的密碼，如下圖所示3．6打印與導(dǎo)出當(dāng)房客進(jìn)行入住或者某一交費(fèi)后，必須有各方面的信息報(bào)表、合約、交費(fèi)信息憑條（為收款憑條）等。我們的軟件專(zhuān)門(mén)為你提供“當(dāng)前費(fèi)用報(bào)表”、“租客資料報(bào)表”、“水電信息報(bào)表”“盈利匯總報(bào)表”、“合約打印”等打印與導(dǎo)出項(xiàng)目。假如你已安裝好打印機(jī)，那么點(diǎn)擊“打印”即可打印出你想要的資料；如果你想導(dǎo)出你想要的資料到你的電腦上，那么你點(diǎn)擊“導(dǎo)出”即可；你也可以點(diǎn)擊“設(shè)置”來(lái)更加詳細(xì)的設(shè)置你要打印或?qū)С龅捻?xiàng)目，如下圖所示3．7服務(wù)中心點(diǎn)擊“服務(wù)中心”后會(huì)彈出“58租房”、“趕集租房”、“百姓租房”等網(wǎng)站（任你選擇）供你免費(fèi)發(fā)布租房信息，如下圖所示3．8常用問(wèn)題解答如果你遇到一些問(wèn)題需要解答時(shí)，你可以登錄我們的網(wǎng)站：進(jìn)行解答，也可在房訊房屋管理專(zhuān)家的首頁(yè)點(diǎn)擊“聯(lián)系客服”寫(xiě)下你的“問(wèn)題反饋”或“需求提交”，我們將以最快速度給你答復(fù)，操作如下圖所示3．9升級(jí)為VIP在主頁(yè)點(diǎn)擊“升級(jí)為VIP”后會(huì)彈出相關(guān)頁(yè)面，只要你填寫(xiě)好你的姓名和聯(lián)系方式，我們的客服會(huì)主動(dòng)聯(lián)系您。升級(jí)為VIP您可以更加方便快捷的管理您的房屋，讓您的管理更加輕松、簡(jiǎn)單比如升級(jí)為VIP您可以同時(shí)輕松管理多幢房子，管理房子不受任何限制；會(huì)專(zhuān)門(mén)有一個(gè)進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)的客戶(hù)端，對(duì)所有的管理客戶(hù)端進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，管理；您還可以定時(shí)發(fā)郵件；還可以將數(shù)據(jù)庫(kù)備份到服務(wù)器中等等

附錄資料：不需要的可以自行刪除ExcelXP的八則快速輸入技巧如果我們?cè)谟肊xcelXP處理龐大的數(shù)據(jù)信息時(shí)，不注意講究技巧和方法的話(huà)，很可能會(huì)花費(fèi)很大的精力。因此如何巧用ExcelXP，來(lái)快速輸入信息就成為各個(gè)ExcelXP用戶(hù)非常關(guān)心的話(huà)題，筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。1、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字如果我們需要在ExcelXP工作表中輸入大量的帶有小數(shù)位的數(shù)字時(shí)，按照普通的輸入方法，我們可能按照數(shù)字原樣大小直接輸入，例如現(xiàn)在要在單元格中輸入0.05這個(gè)數(shù)字時(shí)，我們會(huì)把“0.05”原樣輸入到表格中。不過(guò)如果需要輸入若干個(gè)帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，我們?cè)侔凑丈厦娴姆椒ㄝ斎氲脑?huà)，每次輸入數(shù)字時(shí)都需要重復(fù)輸入小數(shù)點(diǎn)，這樣工作量會(huì)變大，輸入效率會(huì)降低。其實(shí)，我們可以使用ExcelXP中的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能，讓所有數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能時(shí)，我們可以先在ExcelXP的編輯界面中，用鼠標(biāo)依次單擊“工具”/“選項(xiàng)”/“編輯”標(biāo)簽，在彈出的對(duì)話(huà)框中選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們?cè)佥斎霂в行?shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車(chē)鍵后自動(dòng)進(jìn)行定位。例如，我們要在某單元格中鍵入0.06的話(huà)，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù)”選項(xiàng)為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車(chē)以后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?.06”，怎么樣簡(jiǎn)單吧？2、快速錄入文本文件中的內(nèi)容現(xiàn)在您手邊假如有一些以純文本格式儲(chǔ)存的文件，如果此時(shí)您需要將這些數(shù)據(jù)制作成ExcelXP的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會(huì)這樣做；將菜單上的數(shù)據(jù)一個(gè)個(gè)復(fù)制/粘貼到工作表中，也需花很多時(shí)間。沒(méi)關(guān)系！您只要在ExcelXP中巧妙使用其中的文本文件導(dǎo)入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復(fù)制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時(shí)，您只要在ExcelXP編輯區(qū)中，依次用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)/獲取外部數(shù)據(jù)/導(dǎo)入文本文件”命令，然后在導(dǎo)入文本會(huì)話(huà)窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再按下“導(dǎo)入”鈕以后，程序會(huì)彈出一個(gè)文本導(dǎo)入向?qū)?duì)話(huà)框，您只要按照向?qū)У奶崾具M(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。3、快速輸入大量相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間，而且還比較容易出錯(cuò)。你可以通過(guò)下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車(chē)鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。4、快速進(jìn)行中英文輸入法切換一張工作表常常會(huì)既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換：首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個(gè)合適的中文輸入法；接著打開(kāi)“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話(huà)框，選中“IME模式”標(biāo)簽，在“模式”框中選擇打開(kāi)，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話(huà)框中，單擊“IME模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。5、快速刪除工作表中空行刪除ExcelXP工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來(lái)，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來(lái)進(jìn)行刪除：首先打開(kāi)要?jiǎng)h除空行的工作表，在打開(kāi)的工作表中用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“插入”菜單項(xiàng)，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中Ｘ列的數(shù)據(jù)，以Ｘ列重新排序，然后刪去Ｘ列。按照這樣的刪除方法，無(wú)論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。6、快速對(duì)不同單元格中字號(hào)進(jìn)行調(diào)整在使用ExcelXP編輯文件時(shí)，常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等，致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上，為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上，就不得不對(duì)這些單元格重新定義較小的字號(hào)。如果依次對(duì)這些單元格中的字號(hào)調(diào)整的話(huà)，工作量將會(huì)變得很大。其實(shí)，您可以采用下面的方法來(lái)減輕字號(hào)調(diào)整的工作量：首先新建或打開(kāi)一個(gè)工作簿，并選中需要ExcelXP根據(jù)單元格的寬度調(diào)整字號(hào)的單元格區(qū)域；其次單擊用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對(duì)齊”標(biāo)簽，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框，并單擊“確定”按鈕；此后，當(dāng)你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果輸入的數(shù)據(jù)長(zhǎng)度超過(guò)了單元格的寬度，ExcelXP能夠自動(dòng)縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。如果你對(duì)這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，則字符可自動(dòng)增大或縮小字號(hào)，以適應(yīng)新的單元格列寬，但是對(duì)這些單元格原設(shè)置的字體字號(hào)大小則保持不變。7、快速輸入多個(gè)重復(fù)數(shù)據(jù)在使用ExcelXP工作表的過(guò)程中，我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù),如果依次輸入，無(wú)疑工作量是巨大的?，F(xiàn)在我們可以借助ExcelXP的“宏”功能,來(lái)記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過(guò)程,然后將這些命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。使用宏功能時(shí)，我們可以按照以下步驟進(jìn)行操作:首先打開(kāi)工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；接著再用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級(jí)菜單中選擇“錄制新宏”命令；設(shè)定好宏后，我們就可以對(duì)指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)所進(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。8、快速處理多個(gè)工作表有時(shí)我們需要在ExcelXP中打開(kāi)多個(gè)工作表來(lái)進(jìn)行編輯，但無(wú)論打開(kāi)多少工作表，在某一時(shí)刻我們只能對(duì)一個(gè)工作表進(jìn)行編輯，編輯好了以后再依次編輯下一個(gè)工作表，如果真是這樣操作的話(huà)，我們倒沒(méi)有這個(gè)必要同時(shí)打開(kāi)多個(gè)工作表了，因?yàn)槲覀兺瑫r(shí)打開(kāi)多個(gè)工作表的目的就是要減輕處理多個(gè)工作表的工作量的，那么我們?cè)撊绾螌?shí)現(xiàn)這樣的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"鍵或“Ctrl"鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對(duì)其實(shí)行多方面的批量處理；接著在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作；然后在“文件”菜單中選擇“頁(yè)面設(shè)置……”，將選中的多個(gè)工作表設(shè)成相同的頁(yè)面模式；再通過(guò)“編輯”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過(guò)“格式”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個(gè)工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作；接著在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)……”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個(gè)工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格。高效辦公Excel排序方法"集中營(yíng)"排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作，Excel排序有序數(shù)計(jì)算（類(lèi)似成績(jī)統(tǒng)計(jì)中的名次）和數(shù)據(jù)重排兩類(lèi)。本文以幾個(gè)車(chē)間的產(chǎn)值和名稱(chēng)為例，介紹Excel2000/XP的數(shù)據(jù)排序方法。一、數(shù)值排序1.RANK函數(shù)RANK函數(shù)是Excel計(jì)算序數(shù)的主要工具，它的語(yǔ)法為:RANK（number，ref，order），其中number為參與計(jì)算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格，ref是對(duì)參與計(jì)算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對(duì)引用，order是用來(lái)說(shuō)明排序方式的數(shù)字（如果order為零或省略，則以降序方式給出結(jié)果，反之按升序方式）。例如圖1中E2、E3、E4單元格存放一季度的總產(chǎn)值，計(jì)算各車(chē)間產(chǎn)值排名的方法是:在F2單元格內(nèi)輸入公式“=RANK（E2，$E$2:$E$4）”，敲回車(chē)即可計(jì)算出鑄造車(chē)間的產(chǎn)值排名是2。再將F2中的公式復(fù)制到剪貼板，選中F3、F4單元格按Ctrl+V，就能計(jì)算出其余兩個(gè)車(chē)間的產(chǎn)值排名為3和1。如果B1單元格中輸入的公式為“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，則計(jì)算出的序數(shù)按升序方式排列，即2、1和3。需要注意的是:相同數(shù)值用RANK函數(shù)計(jì)算得到的序數(shù)（名次）相同，但會(huì)導(dǎo)致后續(xù)數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中F2單元格存放的數(shù)值與F3相同，則按本法計(jì)算出的排名分別是3、3和1（降序時(shí)）。2.COUNTIF函數(shù)COUNTIF函數(shù)可以統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語(yǔ)法為COUNTIF（range，criteria）。其中range為參與統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域，criteria是以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直接寫(xiě)入，表達(dá)式和文本必須加引號(hào)。仍以圖1為例，F(xiàn)2單元格內(nèi)輸入的公式為“=COUNTIF（$E$2:$E$4，">"&E2）+1”。計(jì)算各車(chē)間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同，2、1和3。此公式的計(jì)算過(guò)程是這樣的:首先根據(jù)E2單元格內(nèi)的數(shù)值，在連接符&的作用下產(chǎn)生一個(gè)邏輯表達(dá)式，即“>176.7”、“>167.3”等。COUNTIF函數(shù)計(jì)算出引用區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)量，該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)計(jì)算得到的結(jié)果與RANK3.IF函數(shù)Excel自身帶有排序功能，可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函數(shù)結(jié)合，可以計(jì)算出沒(méi)有空缺的排名。以圖1中E2、E3、E4單元格的產(chǎn)值排序?yàn)槔唧w做法是:選中E2單元格，根據(jù)排序需要，單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列。假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到?。ń敌颍┡帕械模窒胭x予每個(gè)車(chē)間從1到n（n為自然數(shù)）的排名?？梢栽贕2單元格中輸入1，然后在G3單元格中輸入公式“=IF（E3=E2，G3,G3+1）”，只要將公式復(fù)制到G4等單元格，就可以計(jì)算出其他車(chē)間的產(chǎn)值排名。二、文本排序選舉等場(chǎng)合需要按姓氏筆劃為文本排序，Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將圖1數(shù)據(jù)表按車(chē)間名稱(chēng)的筆劃排序，可以使用以下方法:選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的首個(gè)單元格（如圖1中的A1），單擊Excel“數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕。選中“排序選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框“方法”下的“筆畫(huà)排序”，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對(duì)話(huà)框（圖2）。如果您的數(shù)據(jù)帶有標(biāo)題行（如圖1中的“單位”之類(lèi)），則應(yīng)選中“有標(biāo)題行”（反之不選），然后打開(kāi)“主要關(guān)鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”，選中排序方式（“升序”或“降序”）后“確定”，表中的所有數(shù)據(jù)就會(huì)據(jù)此重新排列。此法稍加變通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，請(qǐng)讀者自行摸索。三、自定義排序如果您要求Excel按照“金工車(chē)間”、“鑄造車(chē)間”和“維修車(chē)間”的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)，前面介紹的幾種方法就無(wú)能為力了。這類(lèi)問(wèn)題可以用定義排序規(guī)則的方法解決:首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框中的“自定義序列”選項(xiàng)卡（圖3）。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標(biāo)就會(huì)在右邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動(dòng)，您就可以輸入“金工車(chē)間”、“鑄造車(chē)間”等自定義序列了，輸入的每個(gè)序列之間要用英文逗號(hào)分隔，或者每輸入一個(gè)序列就敲回車(chē)。如果序列已經(jīng)存在于工作表中，可以選中序列所在的單元格區(qū)域單擊“導(dǎo)入”，這些序列就會(huì)被自動(dòng)加入“輸入序列”框。無(wú)論采用以上哪種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用（圖3）。使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要打開(kāi)“排序選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的排序規(guī)則，其他選項(xiàng)保持不動(dòng)。回到“排序”對(duì)話(huà)框后根據(jù)需要選擇“升序”或“降序”，“確定”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。需要說(shuō)明的是:顯示在“自定義序列”選項(xiàng)卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法參與排序，請(qǐng)讀者注意Excel提供的自定義序列類(lèi)型。談?wù)凟xcel輸入的技巧在Excel工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時(shí)間等數(shù)據(jù)，還可以包括邏輯值和錯(cuò)誤值，每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法，為了使用戶(hù)對(duì)輸入數(shù)據(jù)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，有必要來(lái)介紹一下在Excel中輸入各種類(lèi)型數(shù)據(jù)的方法和技巧。一、輸入文本Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合，每個(gè)單元格中最多可容納32000個(gè)字符數(shù)。雖然在Excel中輸入文本和在其它應(yīng)用程序中沒(méi)有什么本質(zhì)區(qū)別，但是還是有一些差異，比如我們?cè)赪ord、PowerPoint的表格中，當(dāng)在單元格中輸入文本后，按回車(chē)鍵表示一個(gè)段落的結(jié)束，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到本單元格中下一段落的開(kāi)頭，在Excel的單元格中輸入文本時(shí)，按一下回車(chē)鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元格，出現(xiàn)這種情況時(shí)，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車(chē)，即按住Alt鍵的同時(shí)按回車(chē)鍵。二、輸入分?jǐn)?shù)幾乎在所有的文檔中，分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來(lái)分界分子與分母，其格式為“分子/分母”，在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來(lái)區(qū)分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車(chē)鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們?cè)趩卧裰休斎敕謹(jǐn)?shù)時(shí)，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”（零）以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個(gè)空格隔開(kāi)，比如我們?cè)谳斎?/2時(shí)，則應(yīng)該輸入“01/2”。如果在單元格中輸入“81/2”，則在單元格中顯示“81/2”，而在編輯欄中顯示“三、輸入負(fù)數(shù)在單元格中輸入負(fù)數(shù)時(shí)，可在負(fù)數(shù)前輸入“-”作標(biāo)識(shí)，也可將數(shù)字置在（）括號(hào)內(nèi)來(lái)標(biāo)識(shí)，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車(chē)鍵，則會(huì)自動(dòng)顯示為“-88”。四、輸入小數(shù)在輸入小數(shù)時(shí)，用戶(hù)可以向平常一樣使用小數(shù)點(diǎn)，還可以利用逗號(hào)分隔千位、百萬(wàn)位等，當(dāng)輸入帶有逗號(hào)的數(shù)字時(shí)，在編輯欄并不顯示出來(lái)，而只在單元格中顯示。當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時(shí)，可以采用下面的方法：選擇“工具”、“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框，單擊“編輯”標(biāo)簽，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)，如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動(dòng)添零，可指定一個(gè)負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個(gè)數(shù)，比如要在單元格中輸入“88”后自動(dòng)添加3個(gè)零，變成“88000”，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”后自動(dòng)添加3位小數(shù)，變成“0.088”，則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對(duì)“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”符選框的選定，以免影響后邊的輸入；如果只是要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn)。五、輸入貨幣值Excel幾乎支持所有的貨幣值，如人民幣（￥）、英鎊（￡）等。歐元出臺(tái)以后，Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號(hào)。用戶(hù)可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，Excel會(huì)自動(dòng)套用貨幣格式，在單元格中顯示出來(lái)，如果用要輸入人民幣符號(hào)，可以按住Alt鍵，然后再數(shù)字小鍵盤(pán)上按“0165”即可。六、輸入日期Excel是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的，它能夠識(shí)別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。用戶(hù)可以用多種格式來(lái)輸入一個(gè)日期，可以用斜杠“/”或者“-”來(lái)分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1七、輸入時(shí)間在Excel中輸入時(shí)間時(shí)，用戶(hù)可以按24小時(shí)制輸入，也可以按12小時(shí)制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時(shí)30分38秒，用24小時(shí)制輸入格式為：2:30:38，而用12小時(shí)制輸入時(shí)間格式為：2:30:38p，注意字母“p”和時(shí)間之間有一個(gè)空格。如果要在單元格中插入當(dāng)前時(shí)間，則按Ctrl+Shift+;鍵。了解Excel公式的錯(cuò)誤值經(jīng)常用Excel的朋友可能都會(huì)遇到一些莫名奇妙的錯(cuò)誤值信息：#N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出現(xiàn)這些錯(cuò)誤的原因有很多種，如果公式不能計(jì)算正確結(jié)果，Excel將顯示一個(gè)錯(cuò)誤值，例如，在需要數(shù)字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格，或者使用了寬度不足以顯示結(jié)果的單元格。以下是幾種常見(jiàn)的錯(cuò)誤及其解決方法。1．#####！原因：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時(shí)間比單元格寬，或者單元格的日期時(shí)間公式產(chǎn)生了一個(gè)負(fù)值，就會(huì)產(chǎn)生#####！錯(cuò)誤。解決方法：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時(shí)間比單元格寬，可以通過(guò)拖動(dòng)列表之間的寬度來(lái)修改列寬。如果使用的是1900年的日期系統(tǒng)，那么Excel中的日期和時(shí)間必須為正值，用較早的日期或者時(shí)間值減去較晚的日期或者時(shí)間值就會(huì)導(dǎo)致#####！錯(cuò)誤。如果公式正確，也可以將單元格的格式改為非日期和時(shí)間型來(lái)顯示該值。2．#VALUE!當(dāng)使用錯(cuò)誤的參數(shù)或運(yùn)算對(duì)象類(lèi)型時(shí)，或者當(dāng)公式自動(dòng)更正功能不能更正公式時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#VALUE!。原因一：在需要數(shù)字或邏輯值時(shí)輸入了文本，Excel不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類(lèi)型。解決方法：確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如：如果單元格A1包含一個(gè)數(shù)字，單元格A2包含文本"學(xué)籍"，則公式"=A1+A2"將返回錯(cuò)誤值#VALUE!。可以用SUM工作表函數(shù)將這兩個(gè)值相加（SUM函數(shù)忽略文本）：=SUM（A1:A2）。原因二：將單元格引用、公式或函數(shù)作為數(shù)組常量輸入。解決方法：確認(rèn)數(shù)組常量不是單元格引用、公式或函數(shù)。原因三：賦予需要單一數(shù)值的運(yùn)算符或函數(shù)一個(gè)數(shù)值區(qū)域。解決方法：將數(shù)值區(qū)域改為單一數(shù)值。修改數(shù)值區(qū)域，使其包含公式所在的數(shù)據(jù)行或列。3．#DIV/O!當(dāng)公式被零除時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤值#DIV/O!。原因一：在公式中，除數(shù)使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用（在Excel中如果運(yùn)算對(duì)象是空白單元格，Excel將此空值當(dāng)作零值）。解決方法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。原因二：輸入的公式中包含明顯的除數(shù)零，例如：=5/0。解決方法：將零改為非零值。4．#NAME?在公式中使用了Excel不能識(shí)別的文本時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NAME?。原因一：刪除了公式中使用的名稱(chēng)，或者使用了不存在的名稱(chēng)。解決方法：確認(rèn)使用的名稱(chēng)確實(shí)存在。選擇菜單"插入"|"名稱(chēng)"|"定義"命令，如果所需名稱(chēng)沒(méi)有被列出，請(qǐng)使用"定義"命令添加相應(yīng)的名稱(chēng)。原因二：名稱(chēng)的拼寫(xiě)錯(cuò)誤。解決方法：修改拼寫(xiě)錯(cuò)誤的名稱(chēng)。原因三：在公式中使用標(biāo)志。解決方法：選擇菜單中"工具"|"選項(xiàng)"命令，打開(kāi)"選項(xiàng)"對(duì)話(huà)框，然后單擊"重新計(jì)算"標(biāo)簽，在"工作薄選項(xiàng)"下，選中"接受公式標(biāo)志"復(fù)選框。原因四：在公式中輸入文本時(shí)沒(méi)有使用雙引號(hào)。解決方法：Excel將其解釋為名稱(chēng)，而不理會(huì)用戶(hù)準(zhǔn)備將其用作文本的想法，將公式中的文本括在雙引號(hào)中。例如：下面的公式將一段文本"總計(jì)："和單元格B50中的數(shù)值合并在一起：="總計(jì)："&B50原因五：在區(qū)域的引用中缺少冒號(hào)。解決方法：確認(rèn)公式中，使用的所有區(qū)域引用都使用冒號(hào)。例如：SUM（A2:B34）。5．#N/A原因：當(dāng)在函數(shù)或公式中沒(méi)有可用數(shù)值時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#N/A。解決方法：如果工作表中某些單元格暫時(shí)沒(méi)有數(shù)值，請(qǐng)?jiān)谶@些單元格中輸入"#N/A"，公式在引用這些單元格時(shí)，將不進(jìn)行數(shù)值計(jì)算，而是返回#N/A。6．#REF!當(dāng)單元格引用無(wú)效時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#REF！。原因：刪除了由其他公式引用的單元格，或?qū)⒁苿?dòng)單元格粘貼到由其他公式引用的單元格中。解決方法：更改公式或者在刪除或粘貼單元格之后，立即單擊"撤消"按鈕，以恢復(fù)工作表中的單元格。7．#NUM！當(dāng)公式或函數(shù)中某個(gè)數(shù)字有問(wèn)題時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NUM！。原因一：在需要數(shù)字參數(shù)的函數(shù)中使用了不能接受的參數(shù)。解決方法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類(lèi)型正確無(wú)誤。原因二：使用了迭代計(jì)算的工作表函數(shù)，例如：IRR或RATE，并且函數(shù)不能產(chǎn)生有效的結(jié)果。解決方法：為工作表函數(shù)使用不同的初始值。原因三：由公式產(chǎn)生的數(shù)字太大或太小，Excel不能表示。解決方法：修改公式，使其結(jié)果在有效數(shù)字范圍之間。8．#NULL！當(dāng)試圖為兩個(gè)并不相交的區(qū)域指定交叉點(diǎn)時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NULL！。原因：使用了不正確的區(qū)域運(yùn)算符或不正確的單元格引用。解決方法：如果要引用兩個(gè)不相交的區(qū)域，請(qǐng)使用聯(lián)合運(yùn)算符逗號(hào)（，）。公式要對(duì)兩個(gè)區(qū)域求和，請(qǐng)確認(rèn)在引用這兩個(gè)區(qū)域時(shí)，使用逗號(hào)。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。如果沒(méi)有使用逗號(hào)，Excel將試圖對(duì)同時(shí)屬于兩個(gè)區(qū)域的單元格求和，但是由于A1:A13和D12:D23并不相交，所以他們沒(méi)有共同的單元格。在Excel中快速查看所有工作表公式只需一次簡(jiǎn)單的鍵盤(pán)點(diǎn)擊，即可可以顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用來(lái)存放日期的序列值。要想在顯示單元格值或單元格公式之間來(lái)回切換，只需按下CTRL+`（位于TAB鍵上方）。EXCEL2000使用技巧十招1、Excel文件的加密與隱藏如果你不愿意自己的Excel文件被別人查看，那么你可以給它設(shè)置密碼保護(hù)，采用在保存文件時(shí)用加密的方法就可以實(shí)現(xiàn)保護(hù)目的，在這里要特別注意的是，自己設(shè)定的密碼一定要記住，否則自己也將被視為非法入侵者而遭拒絕進(jìn)入。給文件加密的具體方法為：A、單擊“文件”菜單欄中的“保存或者（另存為）”命令后，在彈出的“保存或者（另存為）”的對(duì)話(huà)框中輸入文件名；Ｂ、再單擊這個(gè)對(duì)話(huà)框中“工具”欄下的“常規(guī)選項(xiàng)”按鈕，在彈出的“保存選項(xiàng)”的對(duì)話(huà)框中輸入自己的密碼；這里要注意，它提供了兩層保護(hù)，如果你也設(shè)置了修改權(quán)限密碼的話(huà)，那么即使文件被打開(kāi)也還需要輸入修改權(quán)限的密碼才能修改。Ｃ、單擊“確定”按鈕，在彈出的密碼確認(rèn)窗口中重新輸入一遍密碼，再點(diǎn)擊“確認(rèn)”，最后點(diǎn)“保存”完成文件的加密工作。當(dāng)重新打開(kāi)文件時(shí)就要求輸入密碼，如果密碼不正確，文件將不能打開(kāi)。2、對(duì)單元格進(jìn)行讀寫(xiě)保護(hù)單元格是Excel執(zhí)行其強(qiáng)大的計(jì)算功能最基本的元素，對(duì)單元格的讀寫(xiě)保護(hù)是Excel對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理的基礎(chǔ)。對(duì)單元格的保護(hù)分為寫(xiě)保護(hù)和讀保護(hù)兩類(lèi)，所謂寫(xiě)保護(hù)就是對(duì)單元格中輸入信息加以限制，讀保護(hù)是對(duì)單元格中已經(jīng)存有信息的瀏覽和查看加以限制。對(duì)單元格的寫(xiě)保護(hù)有兩種方法：Ａ、對(duì)單元格的輸入信息進(jìn)行有效性檢測(cè)。首先選定要進(jìn)行有效性檢測(cè)的單元格或單元格集合，然后從數(shù)據(jù)菜單中選擇“有效數(shù)據(jù)”選項(xiàng)，通過(guò)設(shè)定有效條件、顯示信息和錯(cuò)誤警告，控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。Ｂ、設(shè)定單元格的鎖定屬性，以保護(hù)存入單元格的內(nèi)容不能被改寫(xiě)。可分為以下步驟：（1）選定需要鎖定的單元格或單元格集合；（2）從格式菜單中選擇“單元格”選項(xiàng)；（3）在設(shè)置單元格格式的彈出菜單中選擇“保護(hù)”標(biāo)簽，在彈出的窗口中，選中“鎖定”；（4）從工具菜單中選擇“保護(hù)”選項(xiàng)，設(shè)置保護(hù)密碼，即完成了對(duì)單元格的鎖定設(shè)置。對(duì)單元格的讀保護(hù)有三種方法：Ａ、通過(guò)對(duì)單元格顏色的設(shè)置進(jìn)行讀保護(hù)。例如：將選定單元格或單元格集合的背景顏色與字體顏色同時(shí)設(shè)為白色，這樣，從表面看起來(lái)單元格中好像是沒(méi)有輸入任何內(nèi)容，用戶(hù)無(wú)法直接讀出單元格中所存儲(chǔ)的信息。Ｂ、用其他畫(huà)面覆蓋在需要保護(hù)的單元格之上，遮住單元格的本來(lái)面目，以達(dá)到讀保護(hù)目的。例如：使用繪圖工具，畫(huà)一不透明矩形覆蓋在單元格之上，從格式菜單中選定矩形的“鎖定”選項(xiàng)，然后保護(hù)工作表，以保證矩形不能被隨意移動(dòng)。這樣，用戶(hù)所看到的只是矩形，而看不到單元格中所存儲(chǔ)的內(nèi)容。Ｃ、通過(guò)設(shè)置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然后保護(hù)工作表，使用戶(hù)不能直接訪(fǎng)問(wèn)被隱藏的單元格，從而起到讀保護(hù)的作用。3、快速填充相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間，而且還比較容易出錯(cuò)。我們可以通過(guò)下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：Ａ、同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；Ｂ、輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車(chē)鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。4、使用Excel中的“宏”功能宏的概念，相信使用過(guò)WORD的人都會(huì)知道，她可以記錄命令和過(guò)程,然后將這些命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。在實(shí)踐工作中，它可以代替經(jīng)常輸入大量重復(fù)而又瑣碎的數(shù)據(jù)，具體宏的定義方法如下：:Ａ、打開(kāi)工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；Ｂ、用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級(jí)菜單中選擇“錄制新宏”命令；Ｃ、設(shè)定好宏后，我們就可以對(duì)指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)所進(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。5、連續(xù)兩次選定單元格我們有時(shí)需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)數(shù)值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按回車(chē)鍵，活動(dòng)單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格，非常不便。解決此問(wèn)題的一般做法是通過(guò)選擇“工具”\“選項(xiàng)”\“編輯”，取消“按回車(chē)鍵后移動(dòng)”選項(xiàng)的選定來(lái)實(shí)現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸入許多數(shù)值，但以后你還得將此選項(xiàng)選定，顯得比較麻煩。其實(shí)，采用連續(xù)兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：?jiǎn)螕羰髽?biāo)選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格。此時(shí)，單元格周?chē)鷮⒊霈F(xiàn)實(shí)線(xiàn)框。6、在工作表之間使用超級(jí)連接首先須要在被引用的其他工作表中相應(yīng)的部分插入書(shū)簽，然后在引用工作表中插入超級(jí)鏈接，注意在插入超級(jí)鏈接時(shí)，可以先在“插入超級(jí)鏈接”對(duì)話(huà)框的“鏈接到文件或URL”設(shè)置欄中輸入目標(biāo)工作表的路徑和名稱(chēng)，再在“文件中有名稱(chēng)的位置”設(shè)置欄中輸入相應(yīng)的書(shū)簽名，也可以通過(guò)“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標(biāo)左鍵單擊工作表中帶有下劃線(xiàn)的文本的任意位置，即可實(shí)現(xiàn)中文Excel2000在自動(dòng)打開(kāi)目標(biāo)工作表并轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置處，這一點(diǎn)與WORD的使用很相似。7、快速清除單元格的內(nèi)容首先用鼠標(biāo)選定該單元格,然后按住鍵盤(pán)上的Delete鍵，此時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)你只是刪除了單元格內(nèi)容,它的格式和批注還保留著。那么如何才能徹底清除單元格呢,請(qǐng)看下面的兩種操作步驟：Ａ、選定想要清除的單元格或單元格范圍；Ｂ、選擇“編輯”菜單中的“清除”命令,這時(shí)顯示“清除”菜單；Ｃ、選擇要清除的命令,可以選擇“全部”、“格式”、“內(nèi)容”或“批注”中的任一個(gè)。8、快速修改單元格次序在實(shí)際操作的過(guò)程中，我們有時(shí)需要快速修改單元格內(nèi)容的次序。在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新的位置的同時(shí)，按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法如下：Ａ、首先用鼠標(biāo)選定單元格，同時(shí)按下鍵盤(pán)上的Shift鍵；Ｂ、接著移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變成一個(gè)水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變成垂直“工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。、在Excel中利用公式來(lái)設(shè)置加權(quán)平均加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到，并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡(jiǎn)單的將各個(gè)單位值（如單價(jià)）平均后得到的那個(gè)單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決（其實(shí)就是一個(gè)除法算式），分母是各個(gè)量值之和，分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。10、用Excel繪制函數(shù)圖像函數(shù)圖像能直觀地反映函數(shù)的性質(zhì)，用手工方法來(lái)繪制函數(shù)圖像效果不太好，而用Excel繪制函數(shù)圖像非常簡(jiǎn)便，所作圖像非常標(biāo)準(zhǔn)、漂亮，具體方法如下：Ａ、首先打開(kāi)電子表格的操作窗口，然后用鼠標(biāo)選擇菜單欄中的“新建”命令，這時(shí)屏幕上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)空白的電子表格；Ｂ、然后在A列的A1格輸入“X=”，表明這是自變量，再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個(gè)值；實(shí)際輸入的時(shí)候，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法，先輸入前三個(gè)值，定出自變量中數(shù)與數(shù)的距離，然后點(diǎn)擊A2格，按住鼠標(biāo)拖到A4格選中這三項(xiàng)，使這三項(xiàng)變成一個(gè)黑色矩形，再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊，當(dāng)光標(biāo)變成“＋”后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入；Ｃ、接著在B列的B1格輸入函數(shù)式y(tǒng)=f（x）的一般函數(shù)表達(dá)式，如y=1/x；也可在點(diǎn)擊工具欄上的函數(shù)圖標(biāo)“fx”后，在出現(xiàn)的不同函數(shù)列表的選項(xiàng)中選擇需要的一種；輸入結(jié)束后，點(diǎn)擊函數(shù)輸入對(duì)話(huà)框旁的勾號(hào)，B2格內(nèi)馬上得出了計(jì)算的結(jié)果。這時(shí)，再選中B2格，讓光標(biāo)指向B2矩形右下角的方框，當(dāng)光標(biāo)變成“＋”時(shí)按住光標(biāo)沿B列拖動(dòng)到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計(jì)算。注意一定要把該函數(shù)中自變量x的位置輸入前面A列自變量的絕對(duì)位置A2格，這樣下面計(jì)算的時(shí)候才會(huì)對(duì)不同的自變量進(jìn)行計(jì)算；Ｄ、最后點(diǎn)擊工具欄上的“圖表向?qū)А眻D標(biāo)，在出現(xiàn)的各種圖表格式圖標(biāo)中選擇“X，Y散點(diǎn)圖”，然后在出現(xiàn)的“X，Y散點(diǎn)圖”類(lèi)型中選擇“無(wú)數(shù)據(jù)點(diǎn)平滑線(xiàn)散點(diǎn)圖”；這時(shí)，可按住鼠標(biāo)察看即將繪好的函數(shù)圖像。另外，對(duì)于自變量?jī)H為正值的函數(shù)，也可用“圖表向?qū)А敝械摹罢劬€(xiàn)圖”格式繪制。在Excel中自動(dòng)推測(cè)出生年月日及性別的技巧大家都知道，身份證號(hào)碼已經(jīng)包含了每個(gè)人的出生年月日及性別等方面的信息（對(duì)于老式的15位身份證而言，7-12位即個(gè)人的出生年月日，而最后一位奇數(shù)或偶數(shù)則分別表示男性或女性。如某人的身份證號(hào)碼為420400700101001，它的7-12位為700101，這就表示該人是1970年元月1日出生的，身份證的最后一位為奇數(shù)1，這就表示該人為男性；對(duì)于新式的18位身份證而言，7-14位代表個(gè)人的出身年月日，而倒數(shù)第二位的奇數(shù)或偶數(shù)則分別表示男性或女性）。根據(jù)身份證號(hào)碼的這些排列規(guī)律，結(jié)合Excel的有關(guān)函數(shù)，我們就能實(shí)現(xiàn)利用身份證號(hào)碼自動(dòng)輸入出生年月日及性別等信息的目的，減輕日常輸入的工作量。Excel中提供了一個(gè)名為MID的函數(shù)，其作用就是返回文本串中從指定位置開(kāi)始特定數(shù)目的字符，該數(shù)目由用戶(hù)指定（另有一個(gè)名為MIDB的函數(shù)，其作用與MID完全一樣，不過(guò)MID僅適用于單字節(jié)文字，而MIDB函數(shù)則可用于漢字等雙字節(jié)字符），利用該功能我們就能從身份證號(hào)碼中分別取出個(gè)人的出生年份、月份及日期，然后再加以適當(dāng)?shù)暮喜⑻幚砑纯傻贸鰝€(gè)人的出生年月日信息。提示：MID函數(shù)的格式為MID(text,start_num,num_chars)或MIDB(text,start_num,num_bytes)，其中Text是包含要提取字符的文本串；Start_num是文本中要提取的第一個(gè)字符的位置（文本中第一個(gè)字符的start_num為1，第二個(gè)為2……以此類(lèi)推）；至于Num_chars則是指定希望MID從文本中返回字符的個(gè)數(shù)。假定某單位人員管理希望通過(guò)身份證號(hào)碼自動(dòng)得出員工的出生年月日及性別，現(xiàn)以此為例，將有關(guān)步驟向廣大用戶(hù)作一簡(jiǎn)要介紹：1.選中整個(gè)B列，然后執(zhí)行“格式”菜單中的“單元格”命令，打開(kāi)“單元格格式”窗口。2.選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡。3.在“分類(lèi)”欄中選擇“文本”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“單元格格式”窗口，將所有包含有身份證號(hào)碼的單元格設(shè)置為文本格式。4.將光標(biāo)移至C3單元格中，然后輸入“="19"&MID(B3,7,2)&"年"&MID(B3,9,2)&"月"&MID(B3,11,2)&"日"”內(nèi)容。其中MID(B3,7,2)就是從身份證號(hào)碼的第7位開(kāi)始取2位數(shù)，得出該員工的出生年份，MID(B3,9,2)就是得出該員工的出生月份，而MID(B3,11,2)則是該員工的出生日期，這些信息再加上年、月、日等文字就會(huì)組成該員工的準(zhǔn)確出生年月日“1970年1月5.接下來(lái)我們應(yīng)將光標(biāo)移至D3單元格中，然后輸入“=IF(MID(B3,15,1)/2=TRUNC(MID(B3,15,1)/2),"女","男")”。這就表示取身份證號(hào)碼的第15位數(shù)，若能被2整除，這表明該員工為女性，否則為男性。6.最后我們只需利用自動(dòng)填充功能對(duì)其他各個(gè)員工的出生年月日、性別進(jìn)行填充即可。上面