關(guān)于加強疾控中心檔案管理的措施和注意事項研究

關(guān)于加強疾控中心檔案管理的措施和注意事項研究關(guān)于加強疾控中心檔案管理的措施和考前須知研究

1前言

在經(jīng)濟全球化、信息高速開展的時代背景下，全面實現(xiàn)檔案管理信息自動化已經(jīng)成為了醫(yī)療機構(gòu)檔案事業(yè)的開展趨勢。對于疾控中心單位來說，還存在著很多弊端和漏洞，基本無法滿足日益增長的現(xiàn)代醫(yī)療效勞需求。為此，對現(xiàn)有的管理模式進行改革和創(chuàng)新，采取各種科學合理的檔案管理措施，借此從基本上進一步提高檔案工作效率和效勞質(zhì)量。

2當前疾控中心檔案管理中存在問題

2.1檔案信息化建設意識不高

很多疾控中心對于檔案信息化建設意識缺乏，只注重本單位的經(jīng)濟效益和業(yè)務的開展，忽略對檔案資源的管理，沒有把檔案資源管理當成管理中一個重要的組成局部，導致整體的檔案管理水平停滯不前。隨著計算機技術(shù)的高速開展和大力遍及，醫(yī)療機構(gòu)的信息化建設步伐也得到加快。很多疾控中心都已經(jīng)從過去手動管理轉(zhuǎn)型逐步轉(zhuǎn)為計算機管理，并開始創(chuàng)立醫(yī)院局域網(wǎng)，應用辦公自動化系統(tǒng)以及醫(yī)院信息系統(tǒng)等等來對檔案進行管理。但是由于局部醫(yī)療機構(gòu)對信息化的認識不夠深入，檔案信息化建設的重視程度不高，導致檔案管理信息化水平還較為落后。在2022年某份醫(yī)療行業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)報告中指出，僅有53%的疾控中心檔案部門擁有完善的根底設施配置，實現(xiàn)數(shù)字信息化管理。百分之42%的疾控中心檔案管理根底設施依然得到不完善，5%的疾控中心依然使用傳統(tǒng)手工檔案管理方式。

2.2不足一套檔案信息化建設管理規(guī)范

檔案管理是否標準與規(guī)范是實現(xiàn)檔案信息化建設的重要前提條件，更是提高檔案信息化水平的一個決定性因素。但從實際的檔案管理工作來看，還不足一套嚴格的管理制度和規(guī)范的操作流程，導致在發(fā)展檔案管理收集、整理、歸檔、立卷以及保管和利用這些工作環(huán)節(jié)的時候無法可依，無據(jù)可循，整體管理工作毫無秩序，混亂不堪。在很多醫(yī)療機構(gòu)當中，人事管理系統(tǒng)、收費系統(tǒng)等等層次與所屬的部門實際要求不符，導致管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象[1]。示例：檔案管理的數(shù)據(jù)儲存的方式與接口存在著技術(shù)問題，導致數(shù)據(jù)信息沒有得到有效的轉(zhuǎn)換、對接以及共享，這些都給疾控中心工作實現(xiàn)信息化管理產(chǎn)生了不同程度的妨礙。

2.3不足統(tǒng)一的軟件應用系統(tǒng)

很多疾控中心在檔案管理工作中采取的管理模式主要為多部門、分散式共同管理。示例：文書檔案、根底檔案等都是由檔案部門來進行保管和儲存，健康檔案以及財務檔案等等都是有保健科與財務科來進行保管，這種分散式、多部門的管理方式促使整個管理工作沒有統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)作為指導，在操作過程中形式不一，大大的降低了檔案的信息化水平，最終導致很多文檔的缺失[2]。同時，很多醫(yī)療機構(gòu)所應用的管理軟件還較為落后，局部還依然應用單機版系統(tǒng)來進行檔案管理工作，導致系統(tǒng)難以順利的實現(xiàn)兼容、對接，升級以及更新，給系統(tǒng)維護增加了難度，以至于無法滿足現(xiàn)代化管理的需求。

2.4檔案管理人員專業(yè)技術(shù)以及職業(yè)素養(yǎng)偏低

很多醫(yī)療機構(gòu)對于檔案的管理工作沒有形成一個全面正確的認識，局部醫(yī)療機構(gòu)還采用兼職人員來負責檔案管理工作，導致管理人員的素質(zhì)水平參差不齊。很多管理人員的知識文化水平和技能水平都較低，沒有接受過系統(tǒng)的培訓，加之年齡較大，導致他們無法正常使用計算機網(wǎng)絡來進行檔案管理，這些因素都給檔案的信息化的建設與開展產(chǎn)生了妨礙。此外，局部管理人員怎責任心缺失，不足創(chuàng)新精神，不合乎現(xiàn)代檔案管理工作人員的規(guī)定與要求。相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在從事檔案管理人員工作中，僅有44%人員為檔案相關(guān)管理專業(yè)畢業(yè)，56%均為中途臨時接替檔案管理工作或者身兼多職人員頂替。

3加強醫(yī)療機構(gòu)檔案資源管理的有效措施

3.1努力完善檔案管理信息化建設根底設施

為了要充沛發(fā)揮出檔案部門的管理作用，應該要努力完善檔案部門的根底設施的配置。示例：掃描儀、打印機、計算機一級數(shù)碼相機等等這些設備都應該缺一不可，實現(xiàn)檔案部門數(shù)字化管理，進一步提高數(shù)據(jù)處理的能力，確保檔案部門具備強大的數(shù)據(jù)存儲功能[3]。同時，還要努力完善影像存貯系統(tǒng)、通訊系統(tǒng)、財務收費系統(tǒng)、實驗室信息系統(tǒng)等等現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，配置完善各種子系統(tǒng)，應用各種現(xiàn)代化新型軟件，進一步滿足現(xiàn)代化管理的需求。在收集、分類、歸檔、查閱、存儲等工作環(huán)節(jié)上充沛利用計算機來進行管理，從基本上來提高檔案管理的信息化建設水平。

3.2加強檔案信息化建設同時保存?zhèn)鹘y(tǒng)保管方式

充沛借助計算機互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，加強對檔案的管理工作。在檔案查詢以及存儲方面，應該要努力提高檔案的信息化和數(shù)字化水平。由于當前的電子文檔依然不具備法律作用和憑證作用，為此還無法完全替代實物文檔。所以，在實際的檔案管理工作當中，除了要努力加強檔案管理工作的信息化建設水平之外，還應該要適當保存?zhèn)鹘y(tǒng)檔案保管工作方式，把重要的實物檔案保管好，確保電子文檔和紙質(zhì)文件同時進行歸檔保留，方便日后的查找和閱讀，充沛保證紙質(zhì)文件自身所具備的憑證以及法律作用。

3.3提高檔案信息平安管理性

在檔案管理信息化建設過程當中，還應該要重視信息的平安管理工作，保證檔案在網(wǎng)絡保管中具有高效的平安性。檔案屬于一種原始性的文件，應要保證文員的完整性，避免文件在涂中被歹意篡改。為此，檔案管理部門的工作人員一定要努力提高自身的管理技術(shù)水平，采用利用防火墻、網(wǎng)關(guān)等技術(shù)來提高檔案的平安性，避免檔案受到網(wǎng)絡的攻擊以及黑客的不法侵入。在整個檔案的網(wǎng)絡中心系統(tǒng)當中，設置出難以破解的密碼權(quán)限，采用數(shù)字簽名、實臉認證等高級機密技術(shù)，對電子文檔實行嚴密的防護[4]。同時，加強對紙質(zhì)文件以及實物檔案的保管，把其放置在保險箱內(nèi)，保險箱設置好密碼，避免密碼的外泄。任何人想要得到查詢文件，需要經(jīng)過有關(guān)部門領(lǐng)導的同意簽字，方可由檔案部門管理工作人員提供。此外，對于各種檔案數(shù)據(jù)需進行備份，加強對電子文檔的監(jiān)測以及維護工作，保證檔案的平安性。

3.4提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)

聘用具有一定知識文化的人員專門負責檔案的管理工作。同時，醫(yī)院相關(guān)管理部門應努力為他們構(gòu)建各種學習的平臺和深造的時機，定期的對他們進行檔案管理技術(shù)知識的培訓，促使他們與時俱進，緊跟時代步伐，促使他們掌握最先進的檔案管理模式和技術(shù)并在實際管理工作中得以應用。此外，醫(yī)院管理部門還應該要采取獎勵的機制，激發(fā)他們工作的積極性，促使他們追求更高的職業(yè)理想，在實際檔案管理工作當中，要求他們秉持高度責任心，在工作崗位中做出應有的奉獻。提高他們的信息化意識和管理意識，加強對新人才的培養(yǎng)力度，為醫(yī)院的檔案管理工作提供充足的人才支持，確保醫(yī)院檔案各項管理工作得以順利發(fā)展與實施。

4結(jié)束語

綜合上述我們可知道，在醫(yī)療機構(gòu)的檔案資源管理工作中，還存在著信息化建設重視度不高、不足一套檔案信息化建設管理規(guī)范