濟(jì)南中泰置業(yè)合同協(xié)議書管理規(guī)定修訂稿

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書管理規(guī)定

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合同管理辦法

第一章目的

第一條為規(guī)范公司經(jīng)濟(jì)合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，制定本辦法。

第二章適用范圍

第二條本辦法適用于公司對(duì)外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議等。

第三章合同管理部門及職責(zé)

第三條公司合同預(yù)算部負(fù)責(zé)各類合同的管理工作，對(duì)各公司報(bào)審合同的定價(jià)、結(jié)算依據(jù)、付款方式等承擔(dān)全面的審核責(zé)任，并負(fù)責(zé)本辦法的監(jiān)督執(zhí)行。

第四條人事行政部負(fù)責(zé)合同檔案的管理。

第五條各經(jīng)辦部門對(duì)所簽訂合同的合法性、真實(shí)性、經(jīng)濟(jì)性、嚴(yán)謹(jǐn)性對(duì)公司負(fù)責(zé)，承擔(dān)全面的簽約和履約責(zé)任，并負(fù)責(zé)所承辦合同書面文本的歸檔。

第四章合同的授權(quán)委托

第六條經(jīng)企業(yè)法定代表人或主要負(fù)責(zé)人書面授權(quán)的企業(yè)有關(guān)人員可代理簽訂合同。

第七條代理簽約人必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使權(quán)力，維護(hù)本公司的合法權(quán)益。

第八條代理簽約人損害本公司合法權(quán)益、或者不再適宜擔(dān)任代理簽約人的，公司有權(quán)隨時(shí)終止委托代理關(guān)系。終止委托代理關(guān)系的，由法定代表人或者主要負(fù)責(zé)人做出決定。

第五章合同的簽訂、審批和履行

第九條訂立合同，除即時(shí)交付的簡(jiǎn)單小額經(jīng)濟(jì)事務(wù)外，應(yīng)當(dāng)采用書面形式?！皶嫘问健笔侵负贤瑫⒀a(bǔ)充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，要求采用正式的合同書形式及合同標(biāo)準(zhǔn)文本。

第十條訂立合同須由合同經(jīng)辦部門牽頭，重要合同應(yīng)由承辦部門會(huì)同律師、財(cái)務(wù)、合同預(yù)算等部門（必要時(shí)可邀公司有關(guān)部門共同參與）組成合同談判小組，共同參與合同簽訂的調(diào)研、招標(biāo)、定價(jià)、談判。未經(jīng)合同談判小組參與訂立的重要合同，發(fā)生問題由合同承辦部門負(fù)責(zé)。

第十一條合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)預(yù)先審查對(duì)方以下情況：

(一)對(duì)方當(dāng)事人主體資格審查。包括：企業(yè)名稱、性質(zhì)、地址、營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、注冊(cè)資金以及依法應(yīng)當(dāng)辦理的各類行政許可證。

(二)對(duì)方當(dāng)事人資信情況及履約能力審查。包括：資產(chǎn)負(fù)債、技術(shù)設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量、商業(yè)信譽(yù)等。

(三)對(duì)方合同承辦人員資格審查。包括簽約代理人的身份證明、授權(quán)委托證明。

第十二條合同應(yīng)按下列程序辦理簽訂、審批手續(xù)：

（一）草擬會(huì)簽：合同承辦部門應(yīng)就商談約定的內(nèi)容草擬經(jīng)濟(jì)合同文本，國家格式化的合同由經(jīng)辦人按合同文本上的要求填寫，重要合同會(huì)同律師共同擬稿；擬稿完畢后，經(jīng)辦人填寫《經(jīng)濟(jì)合同審批單》，經(jīng)各審批權(quán)限人審批。

（二）審查修改：經(jīng)辦部門根據(jù)修改意見進(jìn)行修改后定稿。

（三）最后簽訂：經(jīng)公司批準(zhǔn)的合同文本定稿后，由合同承辦部門送法定代表人或主要負(fù)責(zé)人簽批后，加蓋公司印章。

第十三條合同報(bào)審、簽批規(guī)定

（一）合同必須先審批后簽約。特殊情況通過授權(quán)處理。

（二）各經(jīng)辦部門報(bào)公司審批時(shí)，一般合同應(yīng)預(yù)留不少于一周的審批時(shí)間，大額合同應(yīng)預(yù)留不少于兩周的時(shí)間，重要合同應(yīng)預(yù)留不少于三周的審批時(shí)間。

（三）具體審批時(shí)間：經(jīng)辦部門經(jīng)理一天，律師一天，主管副總經(jīng)理一天，總經(jīng)理二天，董事長(zhǎng)二天。

在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)未有審批意見的，視同默許，經(jīng)辦部門可予實(shí)施，由此發(fā)生的責(zé)任由審批方負(fù)責(zé)。

（四）任何人對(duì)經(jīng)審核批準(zhǔn)的合同無權(quán)自行修改，否則追究當(dāng)事人責(zé)任。

第六章合同的變更、解除

第十四條合同履行過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況，對(duì)涉及合同履行中的變更、解除等重要事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)；經(jīng)雙方協(xié)商，重新達(dá)成協(xié)議的，新協(xié)議未達(dá)成前，原合同仍然有效。我方收到對(duì)方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。

第十五條存在下列情形之一的，我方可以單方解除合同：

（一）因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；

（二）在履行期限屆滿之前，對(duì)方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)的；

（三）對(duì)方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行的；

（四）對(duì)方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；

（五）法律規(guī)定的其他情形。

第十六條變更或解除合同的，必需采用書面形式；

第十七條變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審批程序報(bào)批。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時(shí)辦理。

第七章合同的履行

第十八條經(jīng)辦人在合同履行過程中，對(duì)本公司合同的履行情況應(yīng)及時(shí)做好記錄并經(jīng)對(duì)方確認(rèn)。

（一）履行銷售合同交付材料時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人署收。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付正規(guī)發(fā)票時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人簽收。

（二）履行采購合同付款時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具收款收據(jù)、收條或者直接開具發(fā)票，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。

（三）履行支付條款時(shí)應(yīng)按照“進(jìn)度在先，支付在后”的原則，由合同執(zhí)行部門請(qǐng)款并《經(jīng)濟(jì)合同付款申請(qǐng)單》、對(duì)方蓋章的付款通知單。

1．合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)合同執(zhí)行過程中的請(qǐng)款報(bào)批。

2．合同執(zhí)行完畢后，合同經(jīng)辦部門將執(zhí)行過程中形成的材料交合同預(yù)算部進(jìn)行結(jié)算審計(jì)。

3．結(jié)算審計(jì)完畢后，合同預(yù)算部填寫《結(jié)算審批單》，財(cái)務(wù)部憑此單付余款。

4．合同招待完畢后，合同文本及執(zhí)行過程中形成的所有資料轉(zhuǎn)人事行政部歸檔保存。

第十九條若合同簽訂部門與執(zhí)行部門不同時(shí)，在合同簽訂后五日內(nèi)由合同簽訂部門向執(zhí)行部門進(jìn)行合同交底，執(zhí)行部門負(fù)責(zé)合同履行過程中的管理。

第二十條在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對(duì)方當(dāng)事人有下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行，并及時(shí)書面報(bào)合同預(yù)算部。

（一）經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化；

（二）轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；

（三）喪失商業(yè)信譽(yù)；

（四）有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。

第二十一條在常年合同特別是常年材料供應(yīng)、采購合同履行過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定期對(duì)帳（至少每年末一次），確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)。

第二十二條在對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項(xiàng)，以及本公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)帳，確認(rèn)合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。

第八章合同糾紛的解決

第二十三條合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時(shí)，應(yīng)按照實(shí)事求是的原則，平等協(xié)商解決。

第二十四條合同雙方在一定期限（一般為一個(gè)月）內(nèi)無法就糾紛的處理達(dá)成一致意思或?qū)Ψ疆?dāng)事人無意協(xié)商解決的，合同經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)書面報(bào)告公司總經(jīng)理和合同預(yù)算部，并擬定處理意見，與公司法律顧問商討決定。

第二十五條公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對(duì)方當(dāng)事人起訴的，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報(bào)公司法律事務(wù)人員。

第九章考核與獎(jiǎng)懲

第二十六條對(duì)在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補(bǔ)救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失以及在經(jīng)濟(jì)糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的，予以獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十七條合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責(zé)任人員追償損失：

（一）未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同；

（二）為他人在空白合同、授權(quán)委托書上蓋章的；

（三）應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同；

（四）擅自修改已批準(zhǔn)的合同條款對(duì)我方造成不利的。

第二十八條合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關(guān)人員追償損失：

（一）因工作過失致使公司被詐騙；

（二）公司履行合同未經(jīng)對(duì)方當(dāng)事人確認(rèn)；

（三）遺失重要證據(jù)；

（四）發(fā)生糾紛后隱瞞不報(bào)或私自了結(jié)或報(bào)告避重就輕，從而貽誤時(shí)機(jī)的；

（五）合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書遺失未及時(shí)報(bào)案和報(bào)告；

（六）其他違反公司相關(guān)制度的。

第二十九條公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機(jī)關(guān)處理。

第十章合同檔案管理

第三十條合同經(jīng)辦過程應(yīng)產(chǎn)生如下記錄：

（一）《合同采購/顧問聘用建議書RFA》；

（二）三家供應(yīng)商的書面報(bào)價(jià)；

（三）合同/協(xié)議文本；

（四）《經(jīng)濟(jì)合同審批單》；

（五）《經(jīng)濟(jì)合同付款申請(qǐng)單》。

第三十一條《合同采購/顧問聘用建議書RFA》、《經(jīng)濟(jì)合同審批單》、《經(jīng)濟(jì)合同付款申請(qǐng)單》編號(hào)規(guī)則如下：

（一）《合同采購/顧問聘用建議書RFA》：

編號(hào)：RFA/XX/YY/流水號(hào)如：1，2，3，4……

建議書年份：如2007，2008，2009……

注：業(yè)務(wù)類型包括：施工、監(jiān)理、服務(wù)（法律、策劃、代理、勞務(wù)、廣告及其他非實(shí)物采購）、采購（物資采購，包括軟件）、其他，共五類，歸類時(shí)應(yīng)以最為接近者歸類。

（二）《經(jīng)濟(jì)合同審批單》編號(hào)：HT/XX/YY/流水號(hào)，除開頭外規(guī)則同本條（一）。

注：（1）合同編號(hào)同“審批單”編號(hào)一致

（2）銷售合同編號(hào)規(guī)則另行制定。

（五）《經(jīng)濟(jì)合同付款申請(qǐng)單》編號(hào)：FK/XX/YY/流水號(hào)－付款次序流水號(hào)

除開頭和付款次序注水號(hào)外規(guī)則同本條（一）。

舉例如下：一個(gè)建設(shè)工程的施工合同，“建議書”的編號(hào)為：RFA/施工

/2007/1，

“合同審批單”編號(hào)為：HT/施工/2007/1，