辦公軟件應(yīng)用實例教程第五章

《辦公軟件應(yīng)用實例教程》

電子教案

(WindowsXP+Office2003)

主編韋忠堅覃海波中等職業(yè)學校教學用書（計算機技術(shù)專業(yè)）第五章

制作求職信5.1應(yīng)用字符格式文字的格式可以說就是文字的外觀，文字的字體和字號是最常用的文字格式。此外，在Word里面可以設(shè)置的文字格式還有很多。在這份求職信中，標題“求職信”是四號加粗黑體字；正文為五號宋體字；為突出自己的專業(yè)，特意在求職信中將專業(yè)名字“計算機開始及應(yīng)用”設(shè)置為紅色字體，并加上了波浪線。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.1.1使用字體對話框設(shè)置字體步驟1首先選中需要設(shè)定字體的文字，如選中標題“求職信”。步驟2單擊“格式”→“字體”命令，打開“字體”對話框。步驟3在“字體”對話框中的“中文字體”選擇“黑體”，“字形”中選擇“加粗”，“字號”中選擇“四號”，如圖5-1所示。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)步驟4選中第一自然段中的“計算機開發(fā)及應(yīng)用”，在“文字顏色”中選擇紅色，在“下劃線型”中選擇波浪線，在“下劃線顏色”中選擇紅色，如圖5-2所示。小貼士也可以通過鼠標右鍵單擊“開始”按鈕，在彈出的列表中選擇“資源管理器”命令，打開Windows資源管理器，或鼠標右鍵單擊“我的計算機”圖標，在彈出的快捷菜單中選擇“資源管理器”命令打開Windows資源管理器。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.1.2設(shè)置字符間距在對文本進行編排的時候，有的時候，一些特殊的文字需要改變字符的間距以突出文字效果。例如，求職信的標題就加寬了字符間距。下面，我們來看一看，如何改變字符間距。步驟1選取要改變字符間距的文字步驟2單擊“格式”→“字體”命令，打開“字體”對話框。步驟3選擇字體對話框中的“字符間距”選項卡，如圖5-3所示。步驟4在間距一欄選擇“加寬”，磅值選擇3磅。小貼士縮放比例大于100%的，字形加寬，小于100%的，字形變窄；間距是指字與字之間的距離；位置是指字符的水平位置。所有效果均可以預覽中預先瀏覽。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.1.3設(shè)置文字效果為了使文字的效果更加美觀，Word還提供了一些動態(tài)的文字效果可供選擇。在一些非正式文本或者電子文本中如果使用了動態(tài)文字效果會使文字更加生動活潑。下面，我們來看看如何設(shè)置動態(tài)的文字效果。步驟1選取要改變字符間距的文字。步驟2單擊“格式”→“字體”命令，打開“字體”對話框。步驟3選擇字體對話框中的“文字效果”選項卡，如圖5-2所示。步驟4單擊“動態(tài)效果”列表中的“赤水情深”，如圖5-4所示，單擊“確定”按鈕，這樣就設(shè)置好了。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.1.4使用“格式”工具欄設(shè)置字符格式字符格式的設(shè)置是Word中常用的操作，為了更便捷地進行字符格式的設(shè)置，可以使用Word的“格式”工具欄。這樣，每一次在對字符格式進行操作的時候就不需要再選取菜單項，而是直接選用工具欄中的格式。格式工具欄的設(shè)置方法如下。步驟1單擊“視圖”→“工具欄”命令，如圖5-5所示。步驟2在工具欄子菜單中勾選“格式”，即可拖出“格式”工具欄，如果圖5-6所示。在格式工具欄中，每個常用的格式工具做成按鈕的形狀，單擊某一個按鈕，表示選擇這個按鈕必須的功能；再單擊這個按鈕，讓按鈕彈起來，則文字恢復原狀。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.2應(yīng)用段落格式設(shè)置好字符格式后，接著要按圖5-7所示對段落進行格式設(shè)置。在求職信的樣文中，我們可以看到，標題“求職信”是居中對齊的；落款的日期和名稱是右對齊；而文中的每個自然段前都是首行縮進兩字。下面我們參照求職信的樣文對段落進行設(shè)置。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.2.1段落對齊方式在Word里我們通常用的段落的對齊方式有四種，分別是兩端對齊、居中、右對齊和分散對齊。Word的左對齊，因為用得比較少，日常使用中通常都是用兩端對齊來代替左對齊。實際上，左對齊的段落里最右邊是不整齊的，會有一些不規(guī)則的空，而兩端對齊的段落則沒有這個問題。求職信的標題采用的就是對齊方式中的“居中對齊”。下面將求職信的落款設(shè)置為右對齊。步驟1先中要對齊的文字，如圖5-8所示。步驟2單擊“格式”→“段落”命令，在“對齊方式”后選擇“右對齊”。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.2.2行距設(shè)置行距就是行和行之間的距離，在Word2003中共有單倍行距、1.5倍行距、兩倍行距、最小值、固定值、多倍行距等6種。在這份求職信中，因為文字內(nèi)容不多，如果不拉開行距，那么打印出來的文字就會集中在紙的上半部分，很不美觀。所以，將行距設(shè)置為1.5倍，效果會好得多。行距設(shè)置的步驟如下。步驟1選中要改變行距的文字。步驟2打開“格式”菜單，單擊“段落”命令，單擊對話框中“行距”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇“1.5倍行距”，單擊“確定”按鈕，就可以改變行距了，如圖5-9所示。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.2.3段前段后設(shè)置段前和段后是指兩個段落之間的距離，設(shè)置時以行為單位。行數(shù)越大，兩個段落之間的間距越寬。段前指的是選定段落與前一段之間的距離，段后指的是選定段落與后一段之間的距離。小貼士最小值、固定值、多倍行距這三種方式可以在后面的設(shè)置值的下拉框中設(shè)置具體的數(shù)值，以便更靈活地設(shè)置文本的行距。所有效果均可以預覽中預先瀏覽。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.2.4換行和分頁為了使文檔更加美觀，用戶還可以通過控制換行和分頁精確地控制段落格式，在控制換行符和分頁符時主要使用“段落”對話框的“換行和分頁”選項卡，如圖5-10所示。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)設(shè)置換行和分頁的操作步驟如下。（1）選定要格式化的文本。（2）選擇“格式→段落”命令，在打開的“段落”對話框中選擇“分行和分頁”選項卡，從中選中相應(yīng)的復選框。孤行控制：使段落最后一行文本不單獨顯示在下一頁的頂部，或段落首行文本不單獨顯示在上一頁的底部。段中不分頁：防止在選定段落中產(chǎn)生分頁符。如果碰到分頁符，Word將自動將整段移動到下一頁。與下段同項：防止在選定段落及其后繼段落之間產(chǎn)生分頁符。段前分頁：在選定段落前手工插入分頁符。（3）單擊“確定”按鈕，即可完成操作。小貼士合理地使用換行與分頁，能使自己的文檔更加易于讀者閱讀。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.2.5縮進段落通常文章的每一段落開頭都要縮進兩格，文本縮進的目的是使文檔的段落顯得列加條理清晰，更便于讀者閱讀?？s進的格式有左縮進、右縮進、首行縮進、懸掛縮進，如圖5-11所示。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)

在求職信中，每個自然段前空兩格，我們可以使用段落縮進來實現(xiàn)。下面，我們一起來看看如何在文檔中使用段落縮進。步驟1將求職信的正文部分全部選中。步驟2單擊“格式”→“段落”命令，打開“段落”對話框，如圖5-12所示。步驟3單擊“特殊格式”的下拉按鈕，選擇首行縮進，在度量值中選擇“2字符”。步驟4單擊“確定”按鈕。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.2.6使用“格式”工具欄設(shè)置段落格式一些常用的段落設(shè)置在格式工具欄中設(shè)有快捷按鈕，如圖5-13所示，為提高效率，常用的段落設(shè)置如對齊方式和行距之類的操作都可以在格式工具欄中進行。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.3文檔模板模板是提高工作效率的一個重要途徑。對于那些需要常常處理具有規(guī)律和重復性的文檔（例如會議通知、企業(yè)公文、客戶信函、傳真等）的朋友來說，模板將是你夢寐以求的工具。5.3.1利用模板創(chuàng)建文檔用戶在創(chuàng)建文檔時，可能要創(chuàng)建一些專業(yè)性較強的文檔，如簡歷、公文等。如果用戶對該類文檔的樣式不太熟悉，那么，創(chuàng)建它是比較麻煩的事情。利用Word2003提供的模板功能，用戶就可以輕松地創(chuàng)建出比較專業(yè)的文檔了。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)例如，在求職的過程中，用人單位不但要看你的求職信，還需要你提供一份專業(yè)型簡歷，利用模板創(chuàng)建簡歷的具體步驟如下。步驟1依次選擇“文件”|“新建”命令，打開“新建文檔”任務(wù)窗格，如圖5-14所示。步驟2在“模板”區(qū)域單擊“本機上的模板”選項，打開“模板”對話框，選擇“其他文檔”選項，如圖5-15所示。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)步驟3在列表中，選擇“專業(yè)型簡歷”模板，在“新建”區(qū)域選擇“文檔”單選按鈕，單擊“確定”按鈕，即創(chuàng)建一個專業(yè)簡歷，如圖5-16所示。步驟4在創(chuàng)建的簡歷文檔中進行必要的編輯，一份專業(yè)型簡歷就創(chuàng)建好了。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.3.2創(chuàng)建模板

Word2003提供的模板很有可能不符合用戶的需要，此時，用戶可以自己創(chuàng)建一個合適的模板，下次做類似的文檔時，用戶可以只簡單地輸入內(nèi)容。在這里，利用前面制作的“求職信”文件創(chuàng)建一個模板，具體步驟如下。步驟1首先打開“求職信”文件，如圖5-17所示。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2將求職信中的無用內(nèi)容清空，只保留較為固定的部分，如圖5-18所示。步驟3依次選擇“文件”|“另存為”命令，打開“另存為”對話框，如圖5-19所示。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)步驟4在保存類型下拉列表中選擇“文檔模板”，此時，保存位置將會自動轉(zhuǎn)到“Templates”目錄。步驟5在“文件名”文本框中輸入“求職信”，單擊“保存”按鈕新建的模板就會出現(xiàn)在“模板”對話框中，如圖5-20所示。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.4制作圖章在Word文檔中，可以插入任意圖片或剪貼畫以美化文檔。除此以外，Word還提供了工具，能夠讓用戶根據(jù)需要自己繪制簡單的圖形和設(shè)置藝術(shù)字。本節(jié)將介紹這些內(nèi)容。在求職信中的末尾落款處，特意制作了一個笑臉圖章，選擇了由粉紅色到白色的漸變效果填充，使得求職信增添了此許生動活潑的元素。下面我們來看看如何制作這個笑臉圖章。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.4.1繪圖工具的使用

利用“繪圖”工具欄中的繪圖工具，可以很輕松地、快速地繪制出各種外觀專業(yè)、效果生動的圖形。對于繪制出來的圖形，可以調(diào)整其大小，進行旋轉(zhuǎn)、翻轉(zhuǎn)、添加顏色等修改。步驟1依次選擇“視圖”|“工具欄”|“繪圖”命令，打開“繪圖”工具欄，如圖5-21所示。步驟2在工具欄中，單擊“自選圖形”按鈕，彈出一下拉菜單，在菜單中單擊“基本形狀”中的“笑臉”選項，如圖5-22所示。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)步驟3此時，會出現(xiàn)一塊繪圖畫布，同時鼠標變成十字形，按下鼠標左鍵，拖動鼠標到達合適的位置后松開鼠標，即可繪制出一個笑臉，如圖5-23所示。小貼士自選圖形繪制好后還可以進行調(diào)整。圖形的四周一共有九個控制點，八個白色的控制點是用來調(diào)整圖象大小的，一個綠色的控制點是用來旋轉(zhuǎn)圖形的。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)在Word2003默認的情況下，所繪制的圖形對象是用白色進行填充的，用戶可以充分利用繪圖工具欄為圖形添加其他效果。步驟4選中已經(jīng)繪制好的笑臉，單擊“繪圖”工具欄中的“填充顏色”按鈕右側(cè)的下拉箭頭，出現(xiàn)一個顏色列表，如圖5-24所示。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)步驟5我們可以在顏色列表中選擇一種顏色，也可以單擊“填充效果”選項，打開“填充效果”對話框，選擇“漸變”選項卡，如圖5-25所示。小貼士圖形工具欄上的所有按鈕都可以對圖形進行設(shè)置、美化。同學們可以盡情地發(fā)揮自己的想象，把自己制作的自選圖形設(shè)計得豐富多彩。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.4.2藝術(shù)字的使用通過字體的格式化，可將字符設(shè)置為多種字體，但這遠遠不能滿足文字處理工作中對字形藝術(shù)性的設(shè)計需要。使用Word提供的創(chuàng)建藝術(shù)字功能，可以創(chuàng)建出各種各樣的藝術(shù)效果。步驟1依次選擇“插入”|“圖片”|“藝術(shù)字”命令，打開“藝術(shù)字庫”對話框。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2在藝術(shù)字庫列表中，選擇一種藝術(shù)字樣式后，單擊“確定”按鈕，打開“編輯藝術(shù)字”文字對話框，如圖5-26所示。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)步驟3在“字體”下拉列表中，選擇“楷體”，在字號下拉列表中選擇40，將字形設(shè)置為加粗傾斜，在文本框圖中輸入“求職信”。步驟4單擊“確定”按鈕。創(chuàng)建好藝術(shù)字后，還可以根據(jù)需要對它進行各種修飾。如改變藝術(shù)字的顏色、線條和大小等。這些操作都可以充分利用藝術(shù)字工具欄上的按鈕完成，如圖5-27所示。辦公軟件實例教程(WindowsXP+Office2003)5.5插入圖示在Word2003的繪圖工具欄上，有一個“插入組織結(jié)構(gòu)圖或其他圖示”按鈕，使用它可以輕松地繪制