03合同與合同檔案管理辦法

03合同與合同檔案管理辦法LtD合同與合同檔案管理辦法編號：HFZD-CS-CB03版號：A/1頁碼：第頁共6頁第4頁共18頁文件編號：HFZD-CS-CB03重慶宏帆實業(yè)有限公司合同與合同檔案管理辦法（試行）編制：楊先波日期：2011年10月日審核：各相關(guān)部門日期：批準(zhǔn)：日期：修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)的與項目開發(fā)成本相關(guān)的合同文件及合同文件的檔案資料，其它如行政、融資、房屋銷售等合同不在此管理范圍內(nèi)。合同范圍成本部組織招投標(biāo)產(chǎn)生的各類工程合同（含配套工程合同）、設(shè)計、咨詢合同、材料設(shè)備采購合同和其他合同（招標(biāo)代理、物業(yè)管理委托協(xié)議等）。非招標(biāo)產(chǎn)生的協(xié)議發(fā)包（含配套工程、材料設(shè)備、服務(wù)等）和其他發(fā)包產(chǎn)生的各類合同。職責(zé)成本部：為工程合同辦理的主責(zé)部門，對外洽談、合同擬訂，對合同真實性、合理性、可行性負(fù)責(zé)。工程部：對合同承包內(nèi)容的界面劃分、工程管理、技術(shù)條款等內(nèi)容進行審核，并對相關(guān)內(nèi)容負(fù)責(zé)。開發(fā)設(shè)計部：對合同涉及技術(shù)要求、規(guī)范執(zhí)行、建筑做法等內(nèi)容進行審核，對相關(guān)內(nèi)容負(fù)責(zé)，并作為公司設(shè)計及設(shè)計相關(guān)類合同的主責(zé)部門。營銷策劃部：對與銷售相關(guān)合同的要求、數(shù)量、時間要求等進行審核，對相關(guān)內(nèi)容負(fù)責(zé)，并作為公司銷售類合同的主責(zé)部門。財務(wù)部：對合同收支條款的履約、收付款方式、單據(jù)開具或收取等情況監(jiān)督審核。法務(wù)：對合同內(nèi)容、形式、文字表述、合同法性、有效性以及所承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任負(fù)責(zé)。綜合部：主要負(fù)責(zé)蓋章過程，并應(yīng)核對審核意見的執(zhí)行情況。管理原則：合同訂立原則書面訂立合同原則：訂立合同，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。格式合同原則：統(tǒng)一使用公司制定的合同范本；對于尚未制定合同范本的，由經(jīng)辦部門起草合同草稿，參照本管理辦法經(jīng)審批后方可簽訂。格式合同一般需由成本部根據(jù)外界環(huán)境的實際情況不定期做適當(dāng)?shù)男抻喓透?。事前簽訂原則：合同須先簽訂，然后開始履行。嚴(yán)禁未簽合同即先行履行。在特殊情況有正當(dāng)理由的，經(jīng)辦部門將事件緣由、合作方選擇依據(jù)、結(jié)算方式、工作計劃安排等事項進行說明，由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后實施。并在10日內(nèi)由經(jīng)辦部門參照本管理辦法規(guī)定的流程辦理報批。合同審查原則：所有合同的簽訂、修改、補充都必須按照本管理辦法規(guī)定的相應(yīng)審查流程進行報批。嚴(yán)禁任何部門在合同內(nèi)容未經(jīng)審查的情況下擅自簽訂。合同檔案管理原則合同檔案管理由成本部專人統(tǒng)一管理，以確保合同檔案資料的完整性和有效利用；其他相關(guān)部門的合同管理由相關(guān)部門負(fù)責(zé)管理，參照執(zhí)行本管理制度。成本部負(fù)責(zé)公司工程合同的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和組織管理工作，保管公司各項目部的工程合同及檔案管理，并指導(dǎo)和監(jiān)督各工程項目部的合同及檔案管理工作。合同檔案管理應(yīng)實行分項目分合同類別管理的原則。合同形成的程序及要點合同擬稿成本部根據(jù)招標(biāo)文件、評標(biāo)、詢標(biāo)或談判記錄、中標(biāo)單位的審定意見以及公司有關(guān)規(guī)定起草合同文件。合同經(jīng)辦人與項目公司、對方單位溝通的合同條款。合同簽訂前，經(jīng)辦人員應(yīng)認(rèn)真理解合同范本，熟悉相關(guān)合同條款內(nèi)容。合同簽訂中，相關(guān)經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真填寫合同項目，對于對方地址、聯(lián)系方式、合同內(nèi)容、簽訂日期等條款應(yīng)當(dāng)填寫明確，對于不需要填寫的合同空白之處，應(yīng)當(dāng)明確填寫“無約定”。合同填寫中如出現(xiàn)各種形式的涂改，合同各方當(dāng)事人均須在涂改處簽章確認(rèn)。合同履行過程中對于合同需要對某些特殊情況加以約定時，或某些條款需要修改時可以另行簽訂補充合同，但是應(yīng)當(dāng)保證補充合同與主合同主體的一致性，并須按照合同審批流程進行審批。合同簽訂后，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時跟蹤合同的履行情況，對于合同范本中不完善的地方，應(yīng)當(dāng)及時與合同執(zhí)行部門溝通完善，可以根據(jù)合同履行情況填寫《合同修訂情況調(diào)查表》，及時反饋合同履行過程中的相關(guān)信息及修改意見，由合同執(zhí)行部門、成本部及相關(guān)部門協(xié)商后加以調(diào)整。合同文稿流轉(zhuǎn)會簽合同經(jīng)辦人填寫合同文件審批單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，編號流轉(zhuǎn)。編號規(guī)則如下：編號編制原則：以各項目公司獨立編號，編號簡潔、明了，反映出合同對應(yīng)的項目、簽訂年份、合同類別及合同序號。合同編號內(nèi)容：HFCQ-項目名稱（類別）年份-序號HFCQ—————————宏帆重慶項目部項目名稱(類別)————項目名稱的簡稱，類別分為設(shè)計、工程、咨詢（含服務(wù)）、材設(shè)等。年份-001———————合同簽訂年份及順序號。舉例：HFCQ-鳳凰灣（工程）12年-001HFCQ—————————宏帆重慶公司

鳳凰灣一期（工程）——鳳凰灣一期的工程類合同

12年-001———————公司在2012年簽訂合同第一份合同但對于由集團總部簽訂，服務(wù)于各項目部的合同，其合同編號則取消子公司代碼和項目名稱，其成本歸集則在費用支付時按服務(wù)項目歸集或進行分?jǐn)?。合同文件審批單流轉(zhuǎn)附件。采用招標(biāo)方式確定的合同，應(yīng)附評標(biāo)報告。非招標(biāo)確定的合同，應(yīng)附發(fā)包審批文件。其他方式確定的合同，應(yīng)附會議紀(jì)要或其他審批文件。部門審核內(nèi)容成本部：全面審核合同文件的內(nèi)容，包括合同價款、計價、價格調(diào)整、結(jié)算，以及文字、排版等。工程部：主要審核工作界面劃分、合同工期、工藝措施、技術(shù)要求、質(zhì)量約定等。開發(fā)設(shè)計部：主要審核技術(shù)參數(shù)、技術(shù)規(guī)范、建筑做法等。營銷策劃部：主要審核銷售類合同和與銷售產(chǎn)品有關(guān)的合同，并作為銷售類合同的主辦部門，應(yīng)認(rèn)真把握合同標(biāo)的的要求、數(shù)量及時間要求、產(chǎn)品變化對銷售的影響等。財務(wù)部：主要審核合同的付款方式、付款時間、履約收支等。法務(wù)：主要審核合同內(nèi)容、形式、文字表述合法性、有效性及所承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任等。合同審批流轉(zhuǎn)程序合同審批由經(jīng)辦部門的經(jīng)辦人填寫《合同文件審批表》，并附相關(guān)文件，在經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后進行流轉(zhuǎn)審批。合同文件流轉(zhuǎn)在流轉(zhuǎn)前，應(yīng)當(dāng)由成本部內(nèi)業(yè)人員進行合同統(tǒng)一編號和登記。各級合同審核人員應(yīng)認(rèn)真審核合同文本并各自在《合同文件審批表》上簽署意見或直接修改到合同文件的相應(yīng)部位，應(yīng)做到字跡清楚，觀點明確，詞句不得存在歧義。如沒有修改意見，要簽署“同意”的字樣。相關(guān)部門審核完畢后，按權(quán)責(zé)體系上報審批?！逗贤募徟怼飞系膶徍艘庖姡?jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)審查意見一一落實，凡提有意見的，都應(yīng)當(dāng)經(jīng)原審核人員再次確認(rèn)執(zhí)行行況，然后繼續(xù)審批，但部門之間可同時進行，流轉(zhuǎn)到領(lǐng)導(dǎo)審核時，其前面的審批意見應(yīng)當(dāng)?shù)玫铰鋵崳ǔ桀I(lǐng)導(dǎo)定論的除外）。需總部審批的合同，應(yīng)在項目公司審批完成后立即上報總部審批。合同蓋章流程合同審批完畢，應(yīng)由合同經(jīng)辦部門準(zhǔn)備正式合同文本，一般應(yīng)當(dāng)由合同另一方先簽章，對方簽章完成后，由公司綜合部加蓋合同章，合同文本在兩頁或兩頁以上時應(yīng)加蓋騎縫章。有附件的合同，附件應(yīng)與合同主體一起加蓋騎縫章；如有分冊的，應(yīng)當(dāng)注明分冊順序。按印章使用規(guī)定辦理蓋章手續(xù)時應(yīng)對照合同會簽表審查合同是否已經(jīng)修改、有無簽名、是否已填時間、地點、是否已按合同約定附有附件。合同分發(fā)與檔案管理由合同經(jīng)辦部門完成合同分包工作，并確保成本部、財務(wù)部、綜合部（公司存檔）、業(yè)務(wù)部門的合同文本均為原件合同（不分正副本）。合同審批過程的《合同文件審批表》及原文件，均應(yīng)當(dāng)保存到成本部，經(jīng)辦部門應(yīng)保存《合同文件審批表》復(fù)印件。合同完成分發(fā)后，合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)對合同形成過程的全部書面文件資料整理成冊，并形成文件目錄，以備審查。合同簽訂部門在合同分發(fā)時，應(yīng)同時向合同主要業(yè)務(wù)部門交接“合同交底表”，將合同注意事項及合同主要事項向業(yè)務(wù)部門作交接，交接須經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。對需政府部門備案的合同（如總承包施工合同），一般需采用政府標(biāo)準(zhǔn)文本格式，該類合同在簽訂前必須要求合同對方出具“僅作為備案使用”的相關(guān)承諾。公司的所有合同文檔均屬公司機密性文件，任何人不得擅自將合同對外公開或外傳，違者視情節(jié)予以處罰。合同履行的跟蹤合同履行過程中，成本部應(yīng)及時了解合同運行中的問題，及時分析，采取措施，使合同履行得到有效控制。成本部根據(jù)各方面情況進行匯總，對合同履行中的較大問題提出處理意見報公司領(lǐng)導(dǎo)決定。較重要的合同履行完畢，應(yīng)會同項目部和相關(guān)部門填寫“合同履行綜合情況表”，并提出合同條款的總結(jié)與改進建議。在合同履行過程中，如生生乙方代表更換的，則由業(yè)務(wù)主管部門根據(jù)合同履行的實際情況和對擬更換人員的考察情況作綜合評估后報公司審批，批準(zhǔn)后方可更換。合同文檔的移交由成本部經(jīng)辦的工程合同文件，其相關(guān)過程文件資料，由成本部經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)相關(guān)資料的收集整理，并成冊建檔，然后移交到內(nèi)業(yè)管理人員。由公司其他相關(guān)部門經(jīng)辦的合同文件，應(yīng)當(dāng)在合同簽訂完成后及時收集整理完善相關(guān)資料，成冊后移交成本部統(tǒng)一管理，雙方必須當(dāng)面清點，并完善交接清單手續(xù)。合同文檔管理辦法合同文本的管理，應(yīng)當(dāng)分項目以簽訂年份結(jié)合合同分類進行統(tǒng)一編號管理，建立統(tǒng)一的合同管理臺帳。合同文本的形成過程資料，應(yīng)當(dāng)分項目以合同名稱和編號為目錄，統(tǒng)一建檔管理，達(dá)到既可以通過合同目錄直接查閱過程資料，也可以通過過程資料的管理目錄查閱合同文本。成本部應(yīng)根據(jù)實際需要編制合同檔案的檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、閱讀和利用工作。成本部的合同內(nèi)業(yè)管理人員應(yīng)加強合同檔案的統(tǒng)計工作，應(yīng)以原始記錄為依據(jù)，編制合同管理清單，并在清單目錄中注明缺少或遺失資料、文件是原件還是復(fù)印件。合同文件的借閱：公司各部門人員因工作需要須借閱合同文件時，應(yīng)完善相應(yīng)借閱手續(xù)；合同原件不得外借。如特殊情況需外借的，必須經(jīng)成本部分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可外借并辦理相應(yīng)的外借手續(xù)；借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。合同電子文檔：凡由公司相關(guān)部門起草的合同文件，其電子合同文本（蓋章版），均應(yīng)當(dāng)傳至成本部內(nèi)業(yè)管理人