采購(gòu)部門的組織設(shè)置-2要點(diǎn)

選購(gòu) 與供應(yīng)部門的組織設(shè)置Step1選購(gòu) 與供應(yīng)部門的設(shè)置Step2選購(gòu) 與供應(yīng)部門的崗位設(shè)置Step3選購(gòu) 團(tuán)隊(duì)的建設(shè)Step4選購(gòu) 限制Step1選購(gòu) 與供應(yīng)部門的設(shè)置1、要思索的問題應(yīng)當(dāng)做什么？（部門職責(zé)）應(yīng)當(dāng)建在什么地方？（在組織結(jié)構(gòu)中的位置）內(nèi)部應(yīng)當(dāng)如何構(gòu)建？要考慮哪些因素？須要哪些資源？……2、影響選購(gòu) 組織設(shè)置的因素1）選購(gòu) 與供應(yīng)職能的重要性影響管理層對(duì)選購(gòu) 職能的相識(shí)與期望；取決于下列方面對(duì)公司的重要性：–產(chǎn)品創(chuàng)新與設(shè)計(jì)–對(duì)市場(chǎng)變更做出快速反應(yīng)的支持–避開生產(chǎn)停頓–質(zhì)量保證–促使成本降低–各種項(xiàng)目須要獲得的裝備、服務(wù)與供應(yīng)品–選購(gòu) 支出占總營(yíng)業(yè)額的百分比–供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)水平。怎樣提高選購(gòu) 與供應(yīng)職能的形象？–與管理者溝通他的重要性，并且強(qiáng)調(diào)部門為降低成本能夠做些什么；–主動(dòng)宣揚(yáng)良好的供應(yīng)商能夠?qū)M織產(chǎn)生的影響；–展示無效率的供應(yīng)鏈或低水平服務(wù)將導(dǎo)致的機(jī)會(huì)成本和銷售損失；–招募高素養(yǎng)的員工；……2）集權(quán)化決策還是分權(quán)決策集中選購(gòu) 與分散選購(gòu) 集中選購(gòu) ：企業(yè)在核心管理層建立特地的選購(gòu) 管理機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一組織企業(yè)所需物品的選購(gòu) 業(yè)務(wù)。它具有較大的選購(gòu) 部門、更困難的結(jié)構(gòu)，選購(gòu) 活動(dòng)由專家管理。集中選購(gòu) 的優(yōu)點(diǎn)：–合并需求，獲得規(guī)模經(jīng)濟(jì)，提高買方地位；–有利于降低選購(gòu) 成本（獲得折扣、降低運(yùn)費(fèi)）；–較簡(jiǎn)潔實(shí)現(xiàn)物料的標(biāo)準(zhǔn)化；–削減管理上的重復(fù)設(shè)置，統(tǒng)一選購(gòu) 規(guī)范；–集中選購(gòu) 責(zé)任重大，多接受公開招標(biāo)、集體決策的方式，可以對(duì)選購(gòu) 活動(dòng)進(jìn)行更有效的限制；–更有效的庫存限制和材料利用；–簡(jiǎn)化供應(yīng)商的聯(lián)系；–易于穩(wěn)定本企業(yè)同供應(yīng)商之間的關(guān)系；–更利于專業(yè)分工和專業(yè)技能的發(fā)展。降低成本，規(guī)范過程，穩(wěn)定關(guān)系但是：集中選購(gòu) 可能對(duì)客戶需求的變更反應(yīng)較緩慢，過分的集權(quán)化可能導(dǎo)致選購(gòu) 管理效率低下。集中選購(gòu) 適用的主體–集團(tuán)范圍實(shí)施的選購(gòu) 活動(dòng)；–跨國(guó)公司的選購(gòu) ；–連鎖經(jīng)營(yíng)、特許經(jīng)營(yíng)企業(yè)的選購(gòu) ；–OEM廠商的選購(gòu) 。集中選購(gòu) 的適用范圍–大宗物品、批量物品、價(jià)值高或總價(jià)多的物品；–關(guān)鍵零部件、原材料或其他戰(zhàn)略資源；–共性要求的物品，如辦公用品；–定期選購(gòu) 的物品；–地理位置的分布；–降低成本的潛力；–專業(yè)技能的要求–價(jià)格浮動(dòng)的影響。如金屬、油品、紙品、橡膠、大米等對(duì)政治、經(jīng)濟(jì)環(huán)境特別敏感，宜于集中選購(gòu) 。選擇集中選購(gòu) 應(yīng)遵循的原則–有利于資源的綜合配置–有利于削減層次，加速周轉(zhuǎn)，簡(jiǎn)化手續(xù)；–有利于節(jié)約物品，提高綜合利用率；–有利于加強(qiáng)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益。哪些企業(yè)是通過集中選購(gòu) 取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)？

分散選購(gòu) 分散選購(gòu) ：由運(yùn)用者（企業(yè)下屬個(gè)單位如子公司、分廠、分店等）自行管理選購(gòu) 工作，它是集中選購(gòu) 的完善與補(bǔ)充。?基本特點(diǎn)：–批量小、價(jià)值低或開支小；–過程短、手續(xù)簡(jiǎn)、決策層次低；–問題反饋快，便利敏捷；–……分散選購(gòu) 的優(yōu)點(diǎn)：–更好地滿足各地特性化的需求；–更快地對(duì)需求作出反應(yīng)；–保持同供應(yīng)商的親密聯(lián)系；–便于對(duì)選購(gòu) 活動(dòng)進(jìn)行限制。分散選購(gòu) 適用的主體：–子公司、分廠、車間；–離主廠區(qū)或集團(tuán)供應(yīng)基地較遠(yuǎn)，其本地供應(yīng)成本低于集中選購(gòu) 成本的狀況；–異國(guó)、異地供應(yīng)的狀況。

集中/分散選購(gòu) ：在總部設(shè)置中心選購(gòu) 部，分部也設(shè)有選購(gòu) 部門，它綜合考慮了集中選購(gòu) 和分散選購(gòu) 的優(yōu)點(diǎn)。集中選購(gòu) 和分散選購(gòu) 誰哪個(gè)好？3）與其他部門的關(guān)系?選購(gòu) 部門與生產(chǎn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、營(yíng)銷、財(cái)務(wù)等部門有親密的關(guān)系。責(zé)任！義務(wù)！3、選購(gòu) 與供應(yīng)部門的組織模式?選購(gòu) 職能從屬其他部門，向部門經(jīng)理匯報(bào)。設(shè)置單一選購(gòu) 部門，并干脆向總經(jīng)理匯報(bào)工作。設(shè)置獨(dú)立的選購(gòu) 部門體系，并向副總經(jīng)理匯報(bào)工作。集中選購(gòu) 設(shè)置模式，即總部設(shè)置選購(gòu) 部。最常見：集中與分散模式集中與分散相結(jié)合的選購(gòu) 設(shè)置模式，即總部設(shè)置中心選購(gòu) 部，分部設(shè)置選購(gòu) 部。中心選購(gòu) 部的職責(zé)：–制定選購(gòu) 政策、流程與限制系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)；–人員的聘請(qǐng)與培訓(xùn)；–選購(gòu) 法律事務(wù)；–協(xié)調(diào)常用項(xiàng)目的選購(gòu) ；–協(xié)調(diào)重要設(shè)備的選購(gòu) ；–集團(tuán)庫存的協(xié)調(diào)；–審查選購(gòu) 部門績(jī)效。集中與分散相結(jié)合的選購(gòu) 模式適用于：–多分廠/多事業(yè)部組織內(nèi)的選購(gòu) 部門設(shè)置–聯(lián)合大型企業(yè)內(nèi)的選購(gòu) 部門設(shè)置案例：大型超市商品選購(gòu) 的模式案例：沃爾瑪?shù)倪x購(gòu) 模式Step2選購(gòu) 部門的崗位設(shè)置1、專業(yè)分工選購(gòu) 和談判：依據(jù)需求確定選購(gòu) 支配、評(píng)價(jià)、選擇和確定供應(yīng)商，商務(wù)談判，確定合同條款。跟蹤和催貨：負(fù)責(zé)選購(gòu) 合同的實(shí)施，并監(jiān)督供應(yīng)商對(duì)合同的執(zhí)行狀況。行政管理：處理正式選購(gòu) 文件、日常文書工作、選購(gòu) 數(shù)據(jù)處理與分析、選購(gòu) 資料管理等。選購(gòu) 探討：收集、分析選購(gòu) 市場(chǎng)信息，對(duì)價(jià)格和供應(yīng)商進(jìn)行預(yù)料，參與選購(gòu) 決策，開發(fā)供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)體系等。2、崗位設(shè)置首席選購(gòu) 官（CPO:ChiefPurchasingOfficer）:選購(gòu) 經(jīng)理、選購(gòu) 主管、選購(gòu) 副總裁、物料經(jīng)理、物料主管、物料副總裁、…A依據(jù)產(chǎn)品種類設(shè)置崗位B依據(jù)業(yè)務(wù)分工設(shè)置崗位C綜合考慮種類和分工自學(xué)：商品選購(gòu) 的職責(zé)劃分還有其他劃分方法：比如依據(jù)地域、依據(jù)經(jīng)營(yíng)習(xí)慣……4、為選購(gòu) 部門配備資源人員；通訊工具；應(yīng)用軟件。組織結(jié)構(gòu)與人員配置——總部案例：九州通的選購(gòu) 崗位設(shè)置組織結(jié)構(gòu)與人員配置——二級(jí)公司組織結(jié)構(gòu)與人員配置——二級(jí)公司Step3選購(gòu) 團(tuán)隊(duì)的建設(shè)1、選購(gòu) 團(tuán)隊(duì)的主要目標(biāo)共同開發(fā)公司的選購(gòu) 戰(zhàn)略加速新產(chǎn)品開發(fā)，降低開發(fā)成本強(qiáng)化對(duì)供應(yīng)商評(píng)估、選擇與管理提高選購(gòu) 效率降低公司總成本…2、選購(gòu) 團(tuán)隊(duì)的類型1）跨職能選購(gòu) 團(tuán)隊(duì)至少由來自三個(gè)不同職能部門的人員組成主要目的：–縮短選購(gòu) 時(shí)間–有利于解決選購(gòu) 問題–推動(dòng)產(chǎn)品革新和協(xié)作–推動(dòng)組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)–利于團(tuán)隊(duì)成員的職業(yè)發(fā)展Reason?2）有供應(yīng)商參與的團(tuán)隊(duì)–有利于同供應(yīng)商之間的信息溝通–有利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理–能得到供應(yīng)商更多的幫助–推動(dòng)新產(chǎn)品開發(fā)。3）有顧客參與的團(tuán)隊(duì)–更好地剛好了解顧客需求，便利選購(gòu) 部門剛好制訂和修正選購(gòu) 支配4）供應(yīng)商委員會(huì)–由關(guān)鍵供應(yīng)商組成，集中進(jìn)行有利于成本削減的活動(dòng)，如縮短選購(gòu) 提前期、消退奢侈、開發(fā)更有效的程序等。5）選購(gòu) 委員會(huì)–由選購(gòu) 經(jīng)理、選購(gòu) 員骨干及相關(guān)部門的主管組成，集中進(jìn)行選購(gòu) 預(yù)算的制定、重大選購(gòu) 活動(dòng)的決策、供應(yīng)商關(guān)系開發(fā)等活動(dòng)。3、組建選購(gòu) 團(tuán)隊(duì)的流程組建選購(gòu) 團(tuán)隊(duì)特殊是跨職能團(tuán)隊(duì)要考慮很多因素：–團(tuán)隊(duì)成員：多專業(yè)組合、允許觀點(diǎn)不同；–成員角色：明確團(tuán)隊(duì)任務(wù)及職責(zé)分工，確定個(gè)人在團(tuán)隊(duì)中的角色；–建立團(tuán)隊(duì)績(jī)效目標(biāo)、制定團(tuán)隊(duì)紀(jì)律；–身份地位：應(yīng)盡量消退任何部門或等級(jí)觀念，保證團(tuán)隊(duì)的整體性；–工作間布置：要使團(tuán)隊(duì)取得最佳效果，成員應(yīng)當(dāng)在一起工作；–酬勞嘉獎(jiǎng)：團(tuán)隊(duì)集體獎(jiǎng)。Step4選購(gòu) 限制有效的選購(gòu) 限制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是：–工作過程透亮；–權(quán)力不能過于集中；–選購(gòu) 記錄完整、精確、清晰；–有相應(yīng)的限制制度。?四要素：分類限制、制度限制、過程限制、審計(jì)限制1、選購(gòu) 的分類限制生產(chǎn)型選購(gòu) 通用型選購(gòu) 客戶服務(wù)型選購(gòu) ——對(duì)象不同，選購(gòu) 人員、限制程度不同2、選購(gòu) 制度限制建立請(qǐng)購(gòu)限制制度；選購(gòu) 決策合理化，如：–四分開：申請(qǐng)人、選購(gòu) 人、付款人和收貨人分開；–逐級(jí)授權(quán)；–崗位輪換；財(cái)務(wù)、審計(jì)雙管齊下；實(shí)物、信息同步；徹底保證選購(gòu) 質(zhì)量以求防患未然；謹(jǐn)防回扣中的賣方欺詐。3、過程限制應(yīng)在選購(gòu) 限制系統(tǒng)中，對(duì)審批、簽約、登記、承付、驗(yàn)收、審核、記帳等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格限制與審核。–請(qǐng)購(gòu)的限制：要明確請(qǐng)購(gòu)人、審批人、審核人、請(qǐng)購(gòu)規(guī)范等。–訂購(gòu)的限制：訂單的審批與核查、復(fù)查訂單的編制過程與內(nèi)容、將訂單副本送驗(yàn)收部門和財(cái)務(wù)部門，作為貨物驗(yàn)收和支付的憑據(jù)。–驗(yàn)收的限制：明確驗(yàn)收的組織及人員組成、確定驗(yàn)收的質(zhì)量體系、制定健全的驗(yàn)收制度、確定對(duì)不合格選購(gòu) 品的處置制度。4、選購(gòu) 審計(jì)保證選購(gòu) 業(yè)務(wù)合法有效保證所購(gòu)材料價(jià)廉物美保證選購(gòu) 成本核算正確保證選購(gòu) 記錄真實(shí)完整。選購(gòu) 中常見的舞弊手段–虛列選購(gòu) –押金抵物–有單無貨–涂改發(fā)票單價(jià)。供應(yīng)商欺詐的審計(jì)線索–選購(gòu) 方員工的奢侈的生活方式–對(duì)供應(yīng)商欺詐沒有良好的防范制度–不正值的單一渠道供應(yīng)商–其它供應(yīng)商的埋怨和申訴–供應(yīng)商與選購(gòu) 方員工親密的關(guān)系–常常發(fā)生但未得到解決的對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品的投訴–……end選購(gòu) 組織設(shè)置–沒有簡(jiǎn)潔的答案；–企業(yè)接受哪種模式，要視企業(yè)的規(guī)模和選購(gòu) 的