大型報(bào)告會(huì)流程

第第#頁第第13頁會(huì)議類視頻短片音樂PPT抽獎(jiǎng)箱道具其它類促單表簽到筆入場(chǎng)登記表n份產(chǎn)品N套運(yùn)輸車N輛收據(jù)（購(gòu)物表）POS機(jī)五）會(huì)場(chǎng)布置安排：1，條幅懸掛：條幅懸掛于醒目的地方如;門口、會(huì)場(chǎng)上方，位置居中。2，銷售的產(chǎn)品、展架確定位置：位置擺放在醒目位置如會(huì)議室問口側(cè)面，但不能影響會(huì)議的正常進(jìn)行。產(chǎn)品的擺放位置不能距離收款臺(tái)距離太近。以免因?yàn)槿硕嘤绊戜N售3，合作商展位擺放位置：確定在會(huì)場(chǎng)外面，保證不會(huì)影響會(huì)議正常進(jìn)行也不能讓合作商動(dòng)靜過大。4.為會(huì)議特別制作的宣傳畫、座位礦泉水，會(huì)議紙筆，提前整理放到每個(gè)座位上。5.筆記本電腦到位（主持臺(tái)一臺(tái)，控制臺(tái)一臺(tái)，演示區(qū)一臺(tái)）。6講臺(tái)區(qū)布置：主持臺(tái)LOGO、鮮花、主持臺(tái)的麥克1-2個(gè)、無線麥克2-4個(gè)，音響、投影預(yù)備與調(diào)試，攝影機(jī)預(yù)備與調(diào)試，專業(yè)照相機(jī)2-3臺(tái)。7.禮儀物品與禮儀小姐，獎(jiǎng)品、禮品到位。8.聲光電調(diào)試，桌簽核對(duì)與粘貼、排列。9.預(yù)留座椅,貴賓室布置。10.技術(shù)演示區(qū)：2-4臺(tái)筆記本電腦，裝好產(chǎn)品，技術(shù)人員到位（插座備好）。11.會(huì)后禮品發(fā)放區(qū)、收取調(diào)查表區(qū)，督促客戶憑調(diào)查表領(lǐng)取禮品或軟件，保證收全調(diào)查表，發(fā)送禮品。12.簽到處：會(huì)前裝好會(huì)議資料按類分好，布置好簽到臺(tái)，簽到前把已經(jīng)報(bào)名的名單打印4份，以保證報(bào)名人數(shù)集中時(shí)能分批簽到，節(jié)約時(shí)間，空白的報(bào)名表多打印些，分成幾份，分批簽到。（六）設(shè)備調(diào)試細(xì)則1，音響設(shè)備調(diào)試：將音響設(shè)備全部連接，播放歌曲，測(cè)試耳麥。效果達(dá)到聲音清晰穩(wěn)定并檢查會(huì)議使用音樂。2，視頻設(shè)備調(diào)試：連接投影播放視頻，圖像在屏幕居中并檢查測(cè)試會(huì)議使用視頻圖片等文件。3，幻燈片，音頻，視頻拷貝到特定文件夾，并做好分類順序安排4，筆記本桌面文件剪切至一個(gè)文件夾。并將桌面換成與會(huì)議有關(guān)的圖片5，取消屏保與休眠等影響會(huì)議的模式。會(huì)中人員安排及會(huì)議流程一、會(huì)場(chǎng)人員安排及注意事項(xiàng)1、場(chǎng)內(nèi)人員安排：引位組、安保組、銷售組、音響設(shè)備組、舞臺(tái)服務(wù)組、攝影組各小組職位概述，操作方式，注意事項(xiàng)見下表小組名稱引位組小組人員小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人聯(lián)系

填寫日期核準(zhǔn)人職位概述：負(fù)責(zé)引導(dǎo)參會(huì)人員從會(huì)場(chǎng)門口進(jìn)入會(huì)場(chǎng)并有序入座。操作方式：職業(yè)用語：您好！歡迎參加本次****會(huì)議，為了方便您的入座，請(qǐng)出示您的座位號(hào)（檢查座位號(hào)）。謝謝您的配合，您這邊請(qǐng)。（入座后）請(qǐng)您稍作休息，會(huì)議*點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)開始。注意事項(xiàng)：：?必須穿著會(huì)議統(tǒng)一著裝，如工裝等?服裝必須保持整潔，褲袋不能突起，不能背包?心態(tài)平與，保持微笑?統(tǒng)一佩戴會(huì)議制定工作證件小組名稱安保組小組人員小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人聯(lián)系填寫日期核準(zhǔn)人職位概述：安保組主要負(fù)責(zé)會(huì)議當(dāng)天會(huì)場(chǎng)的秩序維持，會(huì)中突發(fā)事件的處理。操作方式：會(huì)議開始后，所有安保人員按“會(huì)議人員安排方案”就位，主要

負(fù)責(zé)：制止參會(huì)人員在會(huì)中隨意走動(dòng)、攝影、拍照、接打手機(jī)；對(duì)會(huì)中離場(chǎng)人員給予制止及正確引導(dǎo)。注意事項(xiàng)：?在會(huì)場(chǎng)走動(dòng)時(shí)應(yīng)蹲下慢走，不得影響觀眾聽會(huì)?會(huì)議進(jìn)行時(shí)如經(jīng)過多次勸告，仍違反會(huì)場(chǎng)紀(jì)律的應(yīng)及時(shí)帶出會(huì)場(chǎng)小組名稱銷售組小組人員小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人聯(lián)系填寫日期核準(zhǔn)人職位概述：在會(huì)議過程中完成銷售環(huán)節(jié)操作方式：在主持人宣布進(jìn)入產(chǎn)品銷售環(huán)節(jié)時(shí)，銷售人員帶齊宣傳單頁，收據(jù)等物料，對(duì)聽會(huì)人員進(jìn)行產(chǎn)品講解及促單，完成銷售注意事項(xiàng)：?銷售環(huán)節(jié)時(shí)間緊迫，銷售人員應(yīng)熟悉銷售話術(shù)，具備快速成交能力小組名稱音響組小組人員小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人聯(lián)系填寫日期核準(zhǔn)人

職位概述：負(fù)責(zé)音響調(diào)試，會(huì)場(chǎng)音樂切換，PPT切換，視頻放映等操作方式：在會(huì)議彩排時(shí)調(diào)試音響設(shè)備，確保設(shè)備可以正常使用。熟悉音樂，視頻切換點(diǎn)，在會(huì)議進(jìn)行時(shí)配合講師進(jìn)行PPT切換。注意事項(xiàng)：?如果需要接插線板，布線時(shí)應(yīng)把線沿墻角順至指定位置?如果手機(jī)信號(hào)會(huì)對(duì)音響放聲造成影響，音響師應(yīng)將手機(jī)關(guān)機(jī)，或?qū)⑹謾C(jī)遠(yuǎn)離音響設(shè)備交由他人看管小組名稱舞臺(tái)服務(wù)組小組人員小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人聯(lián)系填寫日期核準(zhǔn)人職位概述：配合講師、主持與觀眾進(jìn)行互動(dòng)，會(huì)場(chǎng)燈光開關(guān)操作方式：如果講師或主持人需要觀眾回答問題，舞臺(tái)服務(wù)組應(yīng)快速移動(dòng)到指定觀眾身旁，將話筒雙手遞上。如果需要觀眾上臺(tái)進(jìn)行游戲互動(dòng)，舞臺(tái)服務(wù)組應(yīng)引導(dǎo)觀眾上臺(tái)。熟悉會(huì)場(chǎng)燈光控制按鍵，講師使用PPT演講時(shí)應(yīng)關(guān)閉舞臺(tái)燈光。播放視頻是燈光全部關(guān)閉。其他時(shí)間燈光全亮。注意事項(xiàng)：

?在會(huì)場(chǎng)移動(dòng)時(shí)應(yīng)用蹲跑動(dòng)作，手一直背在身后，話筒雙手遞出，遞出后手繼續(xù)被回身后?如觀眾拒絕上臺(tái)，……?傳遞話筒時(shí)應(yīng)確保話筒可以正常使用小組名稱攝影組小組人員小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人聯(lián)系填寫日期核準(zhǔn)人職位概述：負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)攝像，拍照。保證會(huì)議當(dāng)天攝影機(jī)到位，設(shè)備、攝影帶、儲(chǔ)存卡等充足，做好遠(yuǎn)景、近景、特寫的攝影工作，聽總協(xié)調(diào)指揮，做好會(huì)場(chǎng)、簽到處、操作方式：在會(huì)場(chǎng)指定位置架立攝像機(jī)，調(diào)試攝像機(jī)鏡頭，確保正常拍攝。拍照時(shí)拍到大會(huì)各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容情況嘉賓采訪、重點(diǎn)事件等各區(qū)的攝影工作。注意事項(xiàng)：?如需延長(zhǎng)電線，插線板應(yīng)沿墻順線，避免走動(dòng)時(shí)有人踢斷電源?拍照時(shí)應(yīng)避免站在觀眾面前拍攝，影響觀眾聽會(huì)2、場(chǎng)外人員安排：檢票組、迎賓組、外圍安全組、車位引導(dǎo)組各小組職位概述，操作方式，注意事項(xiàng)見下表小組名稱檢票組小組人員

小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人聯(lián)系填寫日期核準(zhǔn)人職位概要：檢閱參會(huì)人員的參會(huì)證件，對(duì)丟失證件，證件不足者給予合理安排；發(fā)放會(huì)議相關(guān)資料。簽到人員要及時(shí)整理簽到名單，統(tǒng)計(jì)人數(shù)。明確職責(zé)，把開收據(jù)、收錢、給資料的人員分工明確，收取會(huì)務(wù)費(fèi)的人員要寫明交費(fèi)人的單位與姓名，以便查找。會(huì)中，及時(shí)把簽到表整理好，打印成冊(cè)，會(huì)后發(fā)給與會(huì)者。操作方式：會(huì)議開場(chǎng)前半小時(shí)檢票組于門口就位，檢查參會(huì)資料是否齊全，對(duì)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的參會(huì)人員的參會(huì)證件給予檢閱并發(fā)放會(huì)議相關(guān)資料。注意事項(xiàng)：?態(tài)度要端正，說話要親切與藹?認(rèn)真檢閱，防止假冒證件及混雜人等進(jìn)入小組名稱迎賓組小組人員小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人聯(lián)系填寫日期核準(zhǔn)人職位概要：會(huì)議開場(chǎng)前半小時(shí)迎兵人員于會(huì)場(chǎng)門口就位，身掛彩帶迎接參會(huì)

人員的進(jìn)場(chǎng)。操作方式：站立在門口對(duì)每一位參會(huì)人員表示歡迎，職業(yè)用語“歡迎光臨本次會(huì)議”注意事項(xiàng)：?穿著整潔，站姿幽美?話術(shù)柔與，貼近人心小組名稱外圍安全組小組人員小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人聯(lián)系填寫日期核準(zhǔn)人職位概要：負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)外圍安全，阻止同行業(yè)務(wù)人員在外圍發(fā)單及銷售，對(duì)擾亂會(huì)場(chǎng)秩序著給予制止，嚴(yán)重者撥打110報(bào)警熱線。操作方式：會(huì)議開始前及會(huì)議結(jié)束后，在規(guī)定地點(diǎn)站位，事件發(fā)生時(shí)，即時(shí)處理。注意事項(xiàng)：?態(tài)度要柔與，盡量避免沖突?時(shí)刻要注意自身形象，不得因小失大，詆毀公司形象?與同行業(yè)務(wù)人員多交流

3、后勤組小組名稱車位引導(dǎo)組小組人員小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人聯(lián)系填寫日期核準(zhǔn)人職位概要：在會(huì)場(chǎng)外負(fù)責(zé)參會(huì)人員車輛的正確引導(dǎo)，把持車輛停車位置。操作方式：在入口處確認(rèn)參會(huì)車輛，正確引導(dǎo)車輛停放，歡迎參會(huì)人員的到來。注意事項(xiàng)：?明確場(chǎng)外車位的布置及可利用車位的位置?對(duì)非參加本次會(huì)議的人員車輛給予制止，并做好解釋工作小組名稱后勤組小組人員小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人聯(lián)系填寫日期核準(zhǔn)人職位概述：明確物料種類，確保物料齊全及正常使用，運(yùn)送物料。（如外地做會(huì)，應(yīng)清點(diǎn)裝車，交有當(dāng)?shù)匚锪县?fù)責(zé)人）操作方式：確定會(huì)場(chǎng)所需物料，將物料按規(guī)定時(shí)間運(yùn)輸?shù)綍?huì)議現(xiàn)場(chǎng)，配合其他小組人員做好會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)議結(jié)束后，清點(diǎn)物料，并回收。注意事項(xiàng)：：?確保物料正常使用?隨時(shí)清點(diǎn)，防止丟失?物料的擺放位置確保不影響會(huì)議正常進(jìn)行?保證物料及時(shí)到場(chǎng)，以免影響會(huì)議正常開始二、會(huì)場(chǎng)流程細(xì)則會(huì)議開始前主要進(jìn)行迎賓引導(dǎo)、外圍安全、檢票三項(xiàng)工作，各小組人員會(huì)議半小時(shí)前到達(dá)指定工作崗位，會(huì)議結(jié)束后撤離，其間可依據(jù)會(huì)場(chǎng)需要調(diào)動(dòng)位置。迎賓引導(dǎo)主要負(fù)責(zé)參會(huì)人員車輛的正確引導(dǎo)，把持車輛停車位置。外圍安全主要負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)外圍安全，阻止同行業(yè)務(wù)人員在外圍發(fā)單及銷售，對(duì)擾亂會(huì)場(chǎng)秩序著給予制止檢票組主要負(fù)責(zé)檢閱參會(huì)人員的參會(huì)證件，對(duì)丟失證件，證件不足者給予合理安排；發(fā)放會(huì)議相關(guān)資料控制臺(tái)：控制會(huì)場(chǎng)的聲、光、電，與音響師、主持人做好配合，保證達(dá)到會(huì)議效果。會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的音樂控制。禮儀小姐：頒獎(jiǎng)、抽獎(jiǎng)等工作的禮儀工作，與議程吻合，總協(xié)調(diào)提前做好禮儀培訓(xùn)工作。會(huì)議進(jìn)行中首先播放暖場(chǎng)音樂主持人在幕后宣布會(huì)場(chǎng)紀(jì)律、播放會(huì)議相關(guān)視頻（在此期間場(chǎng)內(nèi)人員負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)場(chǎng)的燈光。在播放視頻時(shí)將會(huì)場(chǎng)的燈關(guān)掉）。隨后主持人開場(chǎng)，進(jìn)行會(huì)議說明及講師塑造，之后講師進(jìn)行會(huì)議主題演講，在演講過后主持人講述產(chǎn)品。并促單，同時(shí)進(jìn)入銷售環(huán)節(jié)，銷售人員進(jìn)行快速成交，最后進(jìn)入抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)，結(jié)束本次會(huì)議，工作人員安排觀眾離場(chǎng)。會(huì)議結(jié)束后引導(dǎo)沒有當(dāng)場(chǎng)結(jié)單的觀眾到咨詢臺(tái)進(jìn)行咨詢，并為下次跟蹤銷售做鋪墊，觀眾完全退出會(huì)場(chǎng)后，工作人員整理會(huì)場(chǎng)，收拾物料。三、銷售環(huán)節(jié)細(xì)則1、課程進(jìn)行一半后，所有銷售人員在后臺(tái)集合，由負(fù)責(zé)人分派每人的負(fù)責(zé)的區(qū)域。2、每人根據(jù)情況領(lǐng)取產(chǎn)品購(gòu)買表。3、講師課程結(jié)束后，主持人上場(chǎng)，音響師播放促單的音樂配合主持人宣讀本次大會(huì)產(chǎn)品的優(yōu)惠政策，及需要交納的訂金金額。4、當(dāng)主持人示意之后所有的銷售人員快速到達(dá)指定區(qū)域，優(yōu)先的發(fā)放有意向的客戶。并詢問其是否購(gòu)買產(chǎn)品。（先生你是刷卡還是現(xiàn)金呢？）如果是設(shè)有產(chǎn)品的擺放區(qū)域，所有銷售人員去產(chǎn)品擺放區(qū)提單。注意切勿因大量聚集擋住產(chǎn)品展示區(qū)。產(chǎn)品介紹人員詳細(xì)介紹產(chǎn)品的功能與好處。5、如有客戶成交，購(gòu)買銷售人員大聲宣布營(yíng)造購(gòu)買氛圍。6、客戶有意向成交后，帶其去財(cái)務(wù)付訂金或全款。并開發(fā)收據(jù)。促單表會(huì)后事項(xiàng)一、清場(chǎng)將X展架，噴繪，條幅等公司物品收回。所有設(shè)備、產(chǎn)品剩余的宣傳資料等由后勤組清點(diǎn)完畢運(yùn)輸回公司。二、回訪會(huì)議結(jié)束后，兩天內(nèi)對(duì)有意向的客戶進(jìn)行回訪，主要針對(duì)在會(huì)議銷售中沒有當(dāng)場(chǎng)完成成交的顧客進(jìn)行回訪方式為主的再次溝通，在溝通過程中應(yīng)重點(diǎn)闡明會(huì)議優(yōu)惠政策，了解顧客沒有成交的原因，并根據(jù)顧客的疑問進(jìn)行解答