高職-新編計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ) 項目PPT課件項目五 數(shù)據(jù)處理3

項目五數(shù)據(jù)處理

項目導(dǎo)讀

我們都在紙上畫過表格，當(dāng)你不得不拿起筆、尺子、橡皮的時候，是否有一些無奈？尤其是表格比較大時，工作量更是可觀，如果表格中再有大量的數(shù)據(jù)需計算，那就更是頭疼了。隨著信息時代的來臨，大量的表格已由計算機(jī)來處理，電子制表成為了我們工作中重要的手段。

Excel電子表格軟件是美國微軟公司研制的辦公自動化軟件Office中的重要成員。啟動Excel后，屏幕上顯示由橫豎線組成的空白表格，可以直接填入數(shù)據(jù)，就可形成現(xiàn)實生活中的各種表格，如學(xué)生登記表、考試成績表、工資表、物價表等。我們將數(shù)據(jù)從紙上存入Excel工作表中，對數(shù)據(jù)的處理和管理發(fā)生了質(zhì)的變化，使數(shù)據(jù)從靜態(tài)變成動態(tài)，能充分利用計算機(jī)自動、快速處理。本項目將通過4個學(xué)習(xí)型任務(wù)，來學(xué)習(xí)Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能。學(xué)習(xí)要點建立工作表

格式化工作表使用函數(shù)和公式數(shù)據(jù)排序、篩選、分類匯總建立圖表

任務(wù)1建立學(xué)生成績表任務(wù)導(dǎo)入

為了便于成績管理，輔導(dǎo)員讓孫紅建立一份學(xué)生成績統(tǒng)計表，表中包含學(xué)號、班級、姓名、性別、各科成績等信息。

本任務(wù)我們以學(xué)生成績統(tǒng)計表為例，學(xué)習(xí)創(chuàng)建Excel電子表格的方法，并適當(dāng)設(shè)置字體格式、適當(dāng)調(diào)整行高、列寬，并添加工作表邊框。學(xué)習(xí)目標(biāo)

1.理解工作簿、工作表、單元格等基本概念。2.會創(chuàng)建、編輯、保存電子表格文件。3.能熟練輸入、編輯、修改工作表中的數(shù)據(jù)。4.能熟練設(shè)置表格格式。任務(wù)實施工作簿名

列號行號活動單元格全選按鈕名稱框工作表標(biāo)簽編輯框任務(wù)窗格1.啟動Excel2.工作簿、工作表、單元格的基本概念

1）工作簿

Excel支持的文檔叫做工作簿（Book），它用來存儲并處理工作數(shù)據(jù)文件。當(dāng)啟動Excel時，系統(tǒng)自動打開一個工作簿，默認(rèn)名字為Book1，以.xls為擴(kuò)展名。一個工作簿可以由多張工作表組成，最多可達(dá)到255個。

在Excel中，工作簿與工作表的關(guān)系如同日常的賬簿和賬頁之間的關(guān)系。一個賬簿可由多個賬頁組成，如果一個賬頁所反映的是某月收支賬目，那么賬簿可以用來說明一年或更長時間的收支狀況。

在一個工作簿中所包含的工作表都以標(biāo)簽的形式排列在狀態(tài)欄的上方，當(dāng)需要進(jìn)行工作表的切換時，只要用鼠標(biāo)單擊工作表名字標(biāo)簽，對應(yīng)的工作表就從后面顯示到屏幕上，原來的工作表即被隱藏起來。2）工作表

工作表是Excel完成一項工作的基本單位。工作表內(nèi)可以包括字符串、數(shù)字、公式、圖表等信息，每一個工作表用一個標(biāo)簽來進(jìn)行標(biāo)識（如Sheet1）。3）單元格

工作表格區(qū)域中每一個長方形的小格就是一個單元格。在單元格中可以存放字符或數(shù)據(jù)。

列號和行號連接在一起構(gòu)成了單元格在工作表中地址，即坐標(biāo)。描述時把列號寫在行號的前面，如A1、C3、E4等。列號用字母A～Z、AA～AZ、BA～BZ、…、IA～I(xiàn)V表示，共256列。行號用數(shù)字表示，從1～65536。3.建立工作表當(dāng)把數(shù)字串當(dāng)作字符時，在輸入項前添加單引號'或者格式為：="數(shù)字串"默認(rèn)狀態(tài)，字符型數(shù)據(jù)居左默認(rèn)狀態(tài)，數(shù)值型數(shù)據(jù)居右4.設(shè)置標(biāo)題單擊行標(biāo)頭，選中該行5.移動與刪除操作6.改變數(shù)據(jù)格式7.行高、列寬、邊框線操作8.保存工作簿文件

技能拓展1.選擇操作對象

（1）單元格內(nèi)容的選擇

使用鼠標(biāo)：用光標(biāo)定位的方法進(jìn)入單元格內(nèi)容編輯狀態(tài)，在所要選取內(nèi)容開始處按下鼠標(biāo)左鍵不放，然后拖動到所要選擇內(nèi)容結(jié)束處。

使用鍵盤：用光標(biāo)定位的方法，將光標(biāo)置于所要選擇內(nèi)容開始處，按下Shift鍵的同時，用左、右方向鍵將光標(biāo)移到所要選擇內(nèi)容結(jié)束處。

1)單個單元格：單個單元格的選擇就是激活該單元格，其名稱為該單元格的名稱，例A2B3等。2)行、列：選擇行或列時，只需單擊行標(biāo)頭或列標(biāo)頭。如果選擇連續(xù)的行或列，只需拖動行標(biāo)頭或列標(biāo)頭。3)連續(xù)單元格：將光標(biāo)定位在所選連續(xù)單元格的左上角，然后將鼠標(biāo)從所選單元格左上角拖動到右下角，或者在按下Shift鍵的同時，單擊所選單元格的右下角。其區(qū)域名稱為“左上角單元格名稱:右下角單元格名稱”，例如B1:K15等。第一個選擇的單元格為活動單元格，其為白色狀態(tài)，其他選擇區(qū)為具有透明度的淺藍(lán)色狀態(tài)，名稱框中顯示選中的行列數(shù)（如15R×10C）。4)不連續(xù)單元格：在按下Ctrl鍵的同時，單擊所選的單元格，就可以選擇不連續(xù)的單元格區(qū)域。5)全部單元格：單擊工作表左上角的“全選按鈕”，或者選擇“編輯”菜單→“全選”項，或者使用快捷鍵Ctrl+A，就可以選擇當(dāng)前工作表的全部單元格。6)特殊單元格：如果所選擇的單元格具有某種條件，例如，選擇工作表中的所有空格，或選擇工作表中的所有公式等，其方法為：單擊“編輯”菜單→“定位”項，在“定位”對話框中，單擊“定位條件”按鈕，打開“定位條件”對話框，在其中選擇所需的條件，例如選中“空值”項，將會選擇空單元格，如果選擇“常量”項，將不會選擇公式項。（2）單元格的選擇（3）工作表的選擇

選擇單個工作表：激活工作表就是選擇單個工作表，此時所選的工作表標(biāo)簽為白色。

選擇連續(xù)工作表：按下Shift鍵，單擊所要連續(xù)選擇的最后一個工作表標(biāo)簽，此時被選擇的工作表標(biāo)簽呈白色狀態(tài)。

選擇不連續(xù)的工作表：在按下Ctrl鍵的同時，分別單擊所要選擇的工作表標(biāo)簽，此時，被選擇的工作表標(biāo)簽也呈白色狀態(tài)。2.格式化數(shù)字原始數(shù)據(jù)貨幣樣式百分比樣式千位分隔樣式增加小數(shù)位數(shù)減少小數(shù)位數(shù)3.預(yù)置小數(shù)位數(shù)輸入數(shù)字相關(guān)知識1.單元格數(shù)據(jù)的類型（1）字符型數(shù)據(jù)

字符型數(shù)據(jù)是指由字母、漢字或其他符號組成的字符串。字符個數(shù)≤255，在單元格中默認(rèn)為左對齊。

當(dāng)在一個單元格內(nèi)輸入的內(nèi)容需要分段時，按Alt+Enter鍵在單元格內(nèi)換段。（2）數(shù)值型數(shù)據(jù)

數(shù)值型數(shù)據(jù)可以使用普通計數(shù)法，如5、-9，也允許使用科學(xué)計數(shù)法，如1234.5可輸入1.2345E3。（3）日期型數(shù)據(jù)

日期型數(shù)據(jù)的格式為年/月/日或月/日。如2012/10/20或10/20，表示為2012年10月20日或10月20日。若按Ctrl+;則取當(dāng)前系統(tǒng)日期。（4）邏輯型數(shù)據(jù)

在單元格中可以直接輸入邏輯值True（真）或False（假），一般是在單元格中進(jìn)行數(shù)據(jù)之間的比較運(yùn)算時，Excel判斷后自動產(chǎn)生的結(jié)果，居中顯示。2.單元格與活動單元格

工作表中行與列交叉點處的小方格稱為一個表格單元或單元格。每個單元格都有固定的地址，用戶可以把數(shù)據(jù)輸入到單元格中保存起來。Excel啟動之后，光標(biāo)自動定位在Sheet1的A1單元格。

如果用鼠標(biāo)指針（空心十字形狀）單擊某單元格，使它呈現(xiàn)黑色的邊框，這個單元格就是活動單元格，用戶輸入、編輯數(shù)據(jù)都需要在活動單元格中進(jìn)行，每個單元格最多可以容納255個字符。任務(wù)2美化學(xué)生成績表

任務(wù)導(dǎo)入

孫紅已經(jīng)建立了學(xué)生成績統(tǒng)計表，得到了老師的初步認(rèn)可，但老師更關(guān)心不及格同學(xué)的成績，他希望將成績不及格的數(shù)值突出顯示出來。同時孫紅也感覺格式設(shè)置的過于簡單，因此將在此表上進(jìn)行格式設(shè)置，以便更加美觀。另外，輔導(dǎo)員老師需要建立一個工作計劃表，以便提醒自己工作。學(xué)習(xí)目標(biāo)

1.能熟練對電子表格進(jìn)行格式設(shè)置

2.能熟練復(fù)制工作表內(nèi)容

3.能熟練設(shè)置條件格式

4.會自動套用格式

5.會使用自動填充數(shù)據(jù)功能

6.會設(shè)置復(fù)雜邊框任務(wù)實施1.復(fù)制工作表內(nèi)容2.設(shè)置條件格式3.自動套用格式4.自動填充數(shù)據(jù)

填充柄純字符，填充相當(dāng)于復(fù)制數(shù)字與字符混合，填充時字符不變、數(shù)字遞增數(shù)字與字符混合，填充時字符不變、數(shù)字遞增Excel預(yù)設(shè)的自動填充序列純數(shù)字，填充相當(dāng)于復(fù)制5.輸入相同單元格內(nèi)容6.合并單元格內(nèi)容7.改變文字方向8.設(shè)置字符格式9.設(shè)置邊框技能拓展1.連續(xù)區(qū)域內(nèi)數(shù)據(jù)的輸入2.自定義序列

相關(guān)知識Excel中如何避免錯誤信息（1）錯誤值：＃＃＃＃

含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大，使結(jié)果在單元格中顯示不下?；蚴侨掌诤蜁r間格式的單元格做減法，出現(xiàn)了負(fù)值。

解決辦法：增加列的寬度，使結(jié)果能夠完全顯示。如果是由日期或時間相減產(chǎn)生了負(fù)值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結(jié)果為負(fù)的時間量。（2）錯誤值：＃DIV/0!

含義：試圖除以0。這個錯誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。（3）錯誤值：＃VALUE!

含義：輸入引用文本項的數(shù)學(xué)公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符，或者當(dāng)執(zhí)行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產(chǎn)生錯誤信息＃VALUE!。

解決辦法：確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格C4中有一個數(shù)字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計算公式=C4＋D4時，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型，因而返回錯誤值＃VALUE!。（4）錯誤值：＃REF!

含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。

解決辦法：恢復(fù)被引用的單元格范圍，或是重新設(shè)定引用范圍。（5）錯誤值：＃N/A

含義：無信息可用于所要執(zhí)行的計算。在建立模型時，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。

解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù)。（6）錯誤值：＃NAME?

含義：在公式中使用了Excel所不能識別的文本，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個已刪除的名稱，如果沒有將字符串括在雙引號中，也會產(chǎn)生此錯誤值。

解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯誤，應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實存在；如果是名稱、函數(shù)名拼寫錯誤應(yīng)改正過來；將字符串括在雙引號中；確認(rèn)公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號（:）。例如SUM（C1:C10）。（7）錯誤值：＃NUM!

含義：提供了無效的參數(shù)給工作表函數(shù)，或是公式的結(jié)果太大或太小，而無法在工作表中表示。

解決辦法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如果是公式結(jié)果太大或太小，就要修改公式，使其結(jié)果在-1×10307和1×10307之間。（8）錯誤值：＃NULL！

含義：在公式中的兩個范圍之間插入一個空格以表示交叉點，但這兩個范圍沒有公共單元格。比如輸入=SUM(A1:A10C1:C10)，就會產(chǎn)生這種情況。任務(wù)3統(tǒng)計學(xué)生成績?nèi)蝿?wù)導(dǎo)入

本任務(wù)在已建立的“學(xué)生成績表”上，利用Excel的公式和函數(shù)功能來計算學(xué)生總分、個人平均分、最高分、學(xué)生數(shù)。學(xué)習(xí)目標(biāo)1.了解單元格地址的引用2.會使用公式和常用函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計3.會根據(jù)輸出要求設(shè)置打印方向與邊界、頁眉和頁腳，設(shè)置打印屬性4.會預(yù)覽和打印文件任務(wù)實施1.自動求和2.復(fù)制公式3.自動求平均值4.理解單元格引用的概念（1）相對引用

相對引用是指在公式移動或復(fù)制時，單元格地址相對目的單元格發(fā)生變化，相對引用地址由列名行號表示。（2）絕對引用

絕對引用表示單元格地址不隨移動或復(fù)制的目的單元格的變化而變化，即表示某一單元格在工作表中的絕對位置。絕對引用地址的表示方法是在行號和列標(biāo)前加一個$符號。

例如，把F2單元格中的公式改為“=$A$1+$B$2+$C$3”，然后將公式復(fù)制到G4單元格，則G4的值與F2相同，也是21，復(fù)制后的公式仍為“=$A$1+$B$2+$C$3”。（3）混合引用

如果單元格引用地址一部分為絕對引用，另一部分為相對引用，例如$B1或B$1，則這類地址稱為混合引用地址。如果“$”符號在行號前，則表明該行位置是絕對不變的，而列位置仍隨目的位置的變化做相應(yīng)變化。反之，如果“$”符號在列名前，則表明該列位置是絕對不變的，而行位置仍隨目的位置的變化做相應(yīng)變化。5.使用“粘貼函數(shù)”功能求最高分6.在函數(shù)列表中選擇函數(shù)求學(xué)生數(shù)7.頁面設(shè)置

8.打印預(yù)覽9.設(shè)置打印選項技能拓展1.自動計算功能2.在單元格中顯示公式相關(guān)知識1.Excel中的常用函數(shù)

(1)SUM(A1,A2,...)

（2）AVERAGE(A1,A2,...)

（3）MAX(A1,A2,...)

（4）MIN(A1,A2,...)

（5）INT(A1)

（6）ABS(A1)

（7）ROUND(A1,A2)

（8）COUNT(A1,A2,...)

（9）IF(P,T,F)

（10）COUNTIF(范圍,條件)

（11）YEAR(日期數(shù)據(jù))

（12）RANK(單元格,范圍)2.內(nèi)部引用和外部引用

同一工作表中的單元格之間的引用稱為“內(nèi)部引用”。在Excel中還可以引用同一工作簿中不同工作表中的單元格，也可以引用不同工作簿中的工作表的單元格，這種引用稱之為“外部引用”，也稱為“鏈接”。

引用同一工作簿內(nèi)不同工作表中的單元格格式為“=工作表名!單元格地址”。例如，“=Sheet2!A1+Sheet1!A4”表示將Sheet2中A1單元格的數(shù)據(jù)與Sheet1中的A4單元格的數(shù)據(jù)相加，放入某個目標(biāo)單元格。

引用不同工作簿工作表中的單元格格式為“=[工作簿名]工作表名!單元格地址”。例如，“=[Book1]Sheet2!$A$1-[Book2]Sheet1!B3”表示將Book1工作簿中Sheet2工作表中的A1單元格的數(shù)據(jù)與[Book2]工作簿中Sheet1工作表中的B3單元格的數(shù)據(jù)相減，放入某個目標(biāo)單元格，前者為絕對引用，后者為相對引用。

任務(wù)4分析學(xué)生成績?nèi)蝿?wù)導(dǎo)入

本任務(wù)將在“學(xué)生成績表”工作簿的基礎(chǔ)上，完成下面6個子任務(wù)。

（1）對學(xué)生按總分降序排序，以便發(fā)放獎學(xué)